Administración del cambio en la

gerencia de proyectos:
oportunidad de mejora continua durante el ciclo de vida del proyecto

Oscar Giménez, MSc

Consultor
Caracas 20 de Febrero 2008
Mapa

1. Cómo percibimos el cambio en ámbito de proyectos

2. ¿es el cambio una dimensión de los proyectos?
3. El cambio es complejo y multidimensional
4. La paradoja: “lo duro y lo blando” en los proyectos
5. El factor humano y el cambio
6. Gerencia del Cambio y Gerencia de Proyectos
7. El cómo de la Gerencia del Cambio en el ciclo de vida del
Proyectos

Oscar Giménez, MSc

Consultor
Caracas 20 de Febrero 2008
Cómo percibimos el cambio en ámbito de
proyectos
¿Es el cambio una dimensión de
los proyectos?
• Los proyectos representan un
cambio para la organización

– Realinean la empresa con la

demanda (intenciones estratégicas)
– Introducen nuevos procedimientos,
servicios o tecnologías (impactos)
– Insumen recursos y energía
(materiales y humanos)
– Es percibido como deseable por el
sistema (compromiso)
 … ¿Es el cambio una dimensión de los proyectos?

• Los proyectos representan un

cambio para los individuos

– Definición y evaluación de impactos

en las personas (ad hoc)
– Administración del impacto
sensibilizando (ad hoc)
– Respuestas del líder y del equipo
competente en GP y GC
 La paradoja: “lo duro y lo
blando” en los proyectos

• Lo duro: tiempos, recursos, competencias técnicas

• Lo blando: las emociones, lo intangible, el lado humano
• La trampa: 80-20 / 20-80
 El cambio es complejo y
multidimensional
… a modo de ejemplo

-
De Desarrollo Evolutivo
Tipo I
Profundidad

Transformacional Revolucionario
Tipo II

+ Planificado No Planificado

+ Intencionalidad
El cambio es complejo y
… El Cambio es complejo y multidimensional
Profundo

Modelo Lawson
y Price (2002)

Moderado

Superficial

Modelo Dunphy
Y Stace (1990)

Afinación Ajuste incremental Transformación Transformación

Modular Corporativa

Tecnología Procesos Estructura Cultura

Nivel Operativo Nivel Estratégico

 El factor humano y el cambio
1. Cualquier cambio afecta a todo el sistema;
sea perciba o no.
2. El cambio es un proceso tanto emocional
como intelectual, un reto tanto humano como
técnico.
3. Los cambios deben partir de los cambios en
(y por) los individuos que la integran.
4. Los cambios requieren tiempo y suelen ser
irreversibles
5. El cambio es algo situacional
6. El cambio supone una transición continua
desde las viejas maneras hacia los nuevos
modelos
7. Los resultados finales dependen de los
implicados y de su actitud hacia el cambio.
Quirant, A. y Ortega, A (2006). El cambio organizacional: la
importancia del factor humano para lograr el éxito del
proceso de cambio. Revista de Empresa, 18 (50-63)
 Gerencia del cambio y
Gerencia de Proyectos
• GC es el proceso, las herramientas y las técnicas para
gerenciar el lado humano del cambio en un negocio,
para lograr los resultados deseados y para lograr que el
cambio sea efectivo dentro de la estructura social del
entorno laboral
• La gerencia del cambio se nutre de dos áreas
– Mejora del desempeño del negocio (ingeniería)
– Manejo del lado humano del cambio (psicología)
• Se enfoca en “cómo” es implementado el proyecto,
haciendo énfasis en lo humano
• (Hiatt, J., Creasey, T. (2002). The Definition and History of Change Management. http://www.prosci.com/tutorial-
change-management-history.html)
… Gerencia del Cambio y Gerencia de Proyectos

• La gerencia de Proyectos y la Gerencia del Cambio proporcionan

estructuras y herramientas complementarias para realizar el cambio
con éxito
• Modelo PCT (“Prosci Change Triangle”, 2007).

Liderazgo / Patrocinio

Recursos Estrategia Participación Comunicación

activa y visible Directa
y
Alcance Proyecto
alcanza los
Decisiones objetivos Acciones
Ejecutivas Ejecutivas
Proyecto en tiempo y
Fechas y presupuesto
Tiempos Creación
de Redes
de apoyo
Retorno de la inversión
realizada

Gerencia de Gerencia del

Proyectos Cambio
… Gerencia del Cambio y Gerencia de Proyectos

Da origen

Proyecto Cambio
Dimensión Técnica
Externo
Dimensión Humana
Interno

Produce
… Gerencia del Cambio y Gerencia de Proyectos

Definición y Desarrollo del Implantación del

Proyecto Proyecto

Gestión de
Gestión de las
los Comunicaci
Recursos ones
Humanos del proyecto
del proyecto Gestió
Gestión del
Cambio
del proyecto

Gestión de
los
riesgos del
proyecto
 El cómo de la Gerencia del Cambio en el ciclo de
vida del Proyectos
Proyecto Operación

Ejecución o
Implantación

Conceptualización Seguimiento

Operación
Definición
Cierre Mantenimiento
Actualización
Visualización

Identificación de impactos Recolectar información y dar Medir el impacto real

CAPA1: gestión del Definir la estrategia de Desarrollar los planes feedback del proyecto
cambio Tomar acciones e Diagnosticar brechas y
cambio: atención a los
Definición de los planes y implementar gerenciar la resistencia
impactos del proyecto Documentar el
estrategias de gestión del los planes Implementar acciones
cambio Sensibilizar correctivas y celebrar éxitos
proyecto

Team building Monitoreo de Monitoreo de satisfacción Monitoreo de

Diseño estrategias de satisfacción y Diagnosticar brechas y impactados
CAPA 2: gestión del reconocimiento comunicación gerenciar la resistencia
Alineación y fortalecimiento Acciones Acciones correctivas y
equipo de proyecto del liderazgo correctivas celebrar éxitos
Lecciones
Lecciones aprendidas 1 Lecciones aprendidas 2
aprendidas 3
… el como de la Gerencia de Proyectos

DISEÑO PLANES
• Plan de comunicaciones
• Plan de manejo de la resistencia
• Plan de movilización de conductas
• Plan de refuerzo del liderazgo
• Plan de sensibilización
… el como de la Gerencia de Proyectos
Actividades típicas de la
Gerencia de cambio
• Alinear
• Movilizar.
• Catalizar.
• Materializar
• Hacer participar
• Gestionar los aspectos
emocionales.
• Gestionar las relaciones de
poder.
• Formar e instruir.
• Comunicar intensamente.
Focos de desarrollo
• Cultura Proyectizada
• Competencia vs.
Colaboración
• Alineación de metas
individuales y del proyecto
• Reconocimiento centrado en
el equipo
• Liderazgo situacional y
rotativo
• Feedback y escucha activa
• ¿La gerencia de cambio podría ser considerada como una potencial
área de conocimiento de la gerencia de proyectos?
• ¿La ausencia de este cuerpo de conocimiento dentro de la
disciplina de Gerencia de Proyectos podría ser una de las causas
de fracaso de muchos proyectos?