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GESTION INTEGRAL DE

PROYECTOS
Formulación de proyectos

Rodrigo Trujillo Bejarano


DEFINICIÓN DE PROYECTO

Tarea de cierta magnitud y complejidad, orientada hacia el logro


de un objetivo particular que se ejecuta una sola vez, en un
plazo determinado y utilizando recursos limitados.

Los proyectos pueden cambiar de alcance, tamaño y hasta de


localización y seguir siendo el mismo proyecto. Pero, si cambia
el objetivo, se trata de un proyecto diferente.

Tomado de: Gestión Integral de proyectos – Por: Jaime Campo Rodríguez


DEFINICIÓN DE PROYECTO (PMI)

Es un emprendimiento temporal realizado para crear un


producto o servicio único.

Cuyo objetivo debe ser cumplido:

En un tiempo establecido


Que incluye un COMIENZO y un FINAL
Con una determinada cantidad de recursos
Y un determinado nivel de Calidad

Tomado de: Gestión Integral de proyectos – Por: Jaime Campo Rodríguez


ORIGEN DE LOS PROYECTOS

Los proyectos se diseñan porque existe un problema o situación a


resolver.
Ese obstáculo se genera porque existe un bien o servicio (público o
privado) deficiente o inexistente, teniendo muchas veces el consenso de
que la situación actual es insatisfactoria, que se requiere un cambio.
ORIGEN DE LOS PROYECTOS

A esa situación insatisfactoria la llamamos Situación Actual.


Si existe una situación actual insatisfactoria, podemos decir que existe
también una Situación Futura Deseada que sería el resultado de una
intervención diseñada para mejorar algunos o todos los aspectos de la
situación actual.
Esa intervención es un proyecto o un programa, que se ejecuta en el corto
plazo y lograr en el mediano y largo plazo la situación deseada.
extern
o
PORQUE FRACASAN LOS PROYECTOS?

Requisitos incompletos / falta de una visión clara


Falta de involucramiento de los usuarios
Falta de recursos
Expectativas poco realistas
Falta de soporte ejecutivo /estructura organizativa inapropiada
Gestión inadecuada en entornos multi-proyecto
Planificación Mala o Deficiente
Visión y gestión de un ámbito parcial del proyecto
Gestión mala o inadecuada de las personas
Modificación de requisitos /requisitos crecientes
Mala gestión de las modificaciones de requisitos
Personal técnico incompetente o inadecuado
Estimación mala o deficiente

Tomado de: Gestión Integral de proyectos – Por: Jaime Campo Rodríguez


LA GERENCIA DE PROYECTOS

Metodología que comprende las actividades de Planeación, Organización,


Dirección, Administración y Control de Recursos Humanos y Materiales durante
el ciclo de vida de un Proyecto, usando técnicas gerenciales que faciliten el
logro de objetivos predeterminados de Alcance, Costo, Tiempo, Calidad y
Satisfacción de los CLIENTES.

Tomado de: Gestión Integral de proyectos – Por: Jaime Campo Rodríguez


LA GERENCIA DE PROYECTOS

DEFINICIÓN (PMI)

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las


actividades relacionadas con el proyecto para cumplir con los requisitos del mismo,
mediante la integración adecuada de 49 procesos de dirección, estructurados
lógicamente en 5 grupos (inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y
cierre), y soportados por 10 áreas de conocimiento.

Tomado de: Gestión Integral de proyectos – Por: Jaime Campo Rodríguez


QUÉ PROPONE EL PMI

Inicio Planeación

GRUPOS DE PROCESOS Y SU
INTERRELACION
Ejecución Monitoreo
y Control

Cierre
CONTEXTO DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS

Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto

Fase Fase de Fase de Fase de


Conceptual Desarrollo Implementación Finalización

Definición del Definición y


Planeación Operación
Alcance Ejecución

Estudios Diseños Diseños Adquisición Puesta


Iniciales Básicos Detallados y en marcha
Construcción
CONTEXTO DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS
Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Implementación

Fase de
Finalización
Desarrollo

Fase
Conceptual

NIVEL DE
ACTIVIDAD

Final
Inicio
TIEMPO
Fases y etapas del ciclo de vida del
proyecto - DNP

El ciclo de vida de un proyecto sintetiza todas las etapas que este debe surtir desde el
momento de su concepción hasta la evaluación del cumplimiento de sus objetivos.

Cuatro etapas componen el ciclo de vida de un proyecto de inversión pública, las cuales
presentan características propias que las diferencian entre sí y generalmente suceden
de forma secuencial
Fases y etapas del ciclo de vida del
proyecto - DNP
PMI vs. DNP
Fase Fase de Fase de Fase de
Conceptual Desarrollo Implementación Finalización

Definición del Definición y


Operación
Planeación Ejecución
Alcance

Estudios Diseños Diseños Adquisición Puesta


Iniciales Básicos Detallados y en marcha
Construcción
Etapa de Preinversión
Se realizan todos los análisis y estudios requeridos para definir la problemática e identificar la
mejor alternativa de solución.

Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad

La diferencia entre las fases mencionadas radica en la precisión o certeza de la información


que aportan los estudios que se realizan en cada una y con los cuales se reduce la
incertidumbre que representa la ejecución del proyecto
Formulación del proyecto
TIPOS DE PROYECTOS
Producción
de Bienes Públicos

Según el Prestación Según el


Privados
Objetivo de Servicios Ejecutor
Proyectos de
Investigación Mixtos
Pequeños
– Micro
Según su
Medianos
Tamaño
Grandes
o Mega
TIPOS DE PROYECTOS
• Proyectos de
• Proyectos Desarrollo
Sociales Económico
Generación de
Desarrollo
riqueza,
Humano,
empleo,
capacidades,
productividad,
identidad
asociatividad,
cultural
competitividad

Protección
Equipamiento y manejo de
territorial, recursos
bienes y naturales,
servicios para control de
el desarrollo riesgos
ambientales

• Proyectos de • Proyectos
Infraestructura Ambientales
Características de los Proyectos

1. Pertinencia:
Oportunidad y conveniencia de formular proyectos acordes a
las condiciones particulares y necesidades socioculturales,
económicas y ambientales.

2. Viabilidad:
cumplimiento de las condiciones y criterios jurídicos,
técnicos, financieros, ambientales y sociales requeridos.

3. Sostenibilidad: Proyecto
Inversión
Funcionamiento
¿Recursos?
posibilidad de financiar la operación y el funcionamiento del
proyecto, con ingresos de naturaleza permanentes. 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Características del Proyecto

4. Impacto:
contribución efectiva que realice el proyecto al
cumplimiento de las metas locales, sectoriales,
regionales y los objetivos y fines de los recursos.

5. Articulación :
PND Plan
con planes y políticas nacionales de las Desarrollo
Dptal
entidades territoriales, internacionales y/o
de las comunidades.
Plan
Desarrollo Plan
Municipal Sectorial
PASOS METODOLÓGICOS

Diagnóstico de
Situación
la situación Identificación
deseada
actual de un
3. Análisis de proyecto
1. Análisis de objetivos
involucrados 5. Matriz de
4. Análisis de Marco Lógico
2. Análisis de alternativas
problemas
ENFOQUE DE MARCO LÓGICO DE
PROYECTOS
ORÍGENES DEL MARCO LÓGICO
• En el desarrollo de técnicas de administración por objetivos (APO) en la
década de 1960.
• A principios de los años 70, la U.S. Agency for International Development –
USAID (Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional)
comenzó formalmente a utilizar la MML en la planificación de sus proyectos.

• Fue elaborado buscando evitar tres problemas frecuentes en proyectos de


variado tipo y monto:
• La existencia de múltiples objetivos en un proyecto y la inclusión de
actividades no conducentes al logro de estos.
• Fracasos en la ejecución por no estar claramente definidas las
responsabilidades y no contar con métodos para el adecuado seguimiento
y control.
• Inexistencia de una base objetiva y consensuada para comparar lo
planificado con los resultados efectivos.
MATRIZ DE MARCO LÓGICO: ¿CÓMO SE
OBTIENEN LOS RESULTADOS?

Es secuencial y nos muestra paso


a paso lo que debemos hacer
Terminología sencilla
para cumplir con el objetivo
planteado

MATRIZ DE MARCO
LÓGICO

Es un método participativo,
donde los propios beneficiarios
Su uso como herramienta gráfica
determinan los problemas a ser
del proyecto
resueltos y el camino a tomar
para ello
VENTAJAS DE LA MML ÚTILES A LA
PLANEACIÓN

El análisis de la MML de un proyecto permite responder a las siguientes


preguntas:

• ¿Cuál es la finalidad que se persigue con su ejecución?


• ¿Qué impacto concreto se espera alcanzar?
• ¿Qué bienes o servicios deberán ser producidos?
• ¿Cómo se va a hacer para producir dichos bienes o servicios?
• ¿Cuánto nos va a costar producirlos?
• ¿Cómo sabremos si se han cumplido los objetivos?
• ¿Qué factores externos pueden comprometer el éxito?
ESTRUCTURA

En el Esquema de Marco Lógico (EML) se considera que la ejecución de un


proyecto es consecuencia de un conjunto de acontecimientos con una
relación causal interna. Estos se describen en:

Objetivo Superior o Finalidad


El objetivo de Desarrollo (Propósito o general);
Los objetivos específicos (Resultados o productos);
Las actividades o acciones necesarias para alcanzar dichos resultados;
Los recursos necesarios para desarrollar las actividades;
Las limitantes externas o supuestos del programa o proyecto;
Los indicadores medibles y objetivos útiles a la evaluación del
programa o proyecto; y,
El procedimiento para determinar los indicadores.
¿DÓNDE ESTÁ LA COMPLEJIDAD DEL
MÉTODO?

La complejidad está en el trabajo previo, todas las actividades


se desarrollan por intermedio de la participación y el logro de
consenso entre los involucrados.
EJEMPLO:
Fortalecer la Gestión Tecnológica de las instituciones educativas oficiales
Propósito - Fin
Del Municipio de Cali

Objetivo
General de
Mejorar la conectividad de las instituciones educativas oficiales
La intervención Del Municipio de Cali

Ejecutar programas Facilitar el acceso


Instalación de
Responsabilidad de formación en el A la información a
los equipos para la
De los ejecutores interconexión
uso de nuevas las Instituciones
tecnologías Educativas

El objetivo general sólo se logrará si las Instituciones educativas oficiales


hacen uso de todos estos bienes y servicios generados por el proyecto.
Etapa de Preinversión

Fase de perfil
 En esta fase se realiza la formulación y la estructuración de la(s) alternativa(s) de
solución seleccionada(s), partiendo de la problemática que se ha identificado
previamente, por lo cual se hace necesario adelantar el análisis y la evaluación
de la conveniencia de cada una de éstas, empleando información proveniente
de fuentes secundarias.
Caracterización del proceso de
identificación de la problemática
PROCESOS

• Definición del problema SALIDAS


ENTRADAS central
• Identificación de causas
Diagnósticos, directas e indirectas, Árbol de
Lluvias de ideas problemas
Consultas, • Identificación de efectos Descripción
Planes de (directos e indirectos) del problema
acción Línea de base
• Verificación de consistencia
lógica
• Descripción de la situación
problema
Matriz de planificación del proyecto
Elementos:
Logro a largo plazo, luego de culminar la intervención, depende de
Propósito - Fin la sostenibilidad del Proyecto: Capacidad para seguir generando
beneficios una vez se haya culminado.

Sea consistente con la política de desarrollo


Sea consistente con las directrices del donante
Represente una justificación suficiente para el proyecto
No sea demasiado ambicioso
Se defina explícitamente los grupos beneficiarios
Esté expresado como una situación ya alcanzada
Esté expresado en términos verificables
No contenga dos o mas objetivos que estén causalmente
relacionados
IDENTIFICACIÓN.
¿Cómo identificar el problema y las posibles
alternativas de solución?
Analizar y comprender tanto aquellas situaciones en conflicto, causas, efectos y
los problemas derivados, así como aquellas otras que representan posibles
oportunidades de solución.

 Comienza con el diagnóstico de la situación problemática y concluye con el


análisis de posibles rumbos de acción en favor de la población.
 Construcción de Árboles de problemas y árboles de objetivos
 Aplicación de la Metodología de Marco Lógico
ÁRBOL DE PROBLEMAS
EFECTOS INDIRECTOS

EFECTOS DIRECTOS

PROBLEMA CENTRAL

CAUSAS DIRECTAS

CAUSAS INDIRECTAS
EFECTOS Aumento de impactos ambientales Mayor valor de la tarifa de
INDIRECTOS (contaminación fuentes hídricas) aseo para los usuarios

Alto uso de recursos para Aumento del volumen de


EFECTOS Pérdida de ingresos por
DIRECTOS obtención de materias toneladas dispuestas en
ventas potenciales
primas relleno

PROBLEMA Bajo aprovechamiento de los residuos sólidos domiciliarios de la zona


CENTRAL urbana del municipio

Ineficientes espacios para la


CAUSAS Deficientes prácticas de
valorización de residuos
DIRECTAS separación de materiales
sólidos

Informalidad y
Inadecuada tradición Inapropiado sistema Reducida aplicación
CAUSAS dispersión de
del manejo de residuos de recolección para de tecnología en el
INDIRECTAS los
en la fuente el transporte selectivo proceso de reciclaje
recuperadores
Una vez identificado el problema, sus causas y efectos, debe verificarse la coherencia
lógica entre las partes, así como establecerse y describirse la situación actual con relación
al problema.

 Características de la zona de estudio,


 Análisis de cada uno de los factores que hacen parte del problema y de las relaciones
que se establecen entre ellos,
 Descripción de los antecedentes,
 Evolución reciente de la situación negativa identificada, e
 Intervenciones realizadas diferentes a la que se proponen.

Del mismo modo, debe definirse la magnitud o dimensión del problema: indicadores de
referencia
EJEMPLOS DE PROBLEMAS:
Se confunde… Con este problema
Baja cobertura de los servicios de atención
Altos niveles de morbilidad y mortalidad infantil
primaria de salud en el Municipio de Villa Rica,
en el Municipio de Villa Rica, Cauca
Cauca

Poca cantidad de escuelas en el Municipio de Bajo nivel educacional de la población en edad


Buenos Aires, Cauca escolar del Municipio de Buenos Aires, Cauca

Insuficiente oferta de servicios de capacitación Altos niveles de desempleo y subempleo en la


para el empleo de jóvenes del sector rural población juvenil del sector rural

Población carente de un lugar digno donde


Escasez de casas para los pobres
habitar

Necesidad de instalar un semáforo en la Alta tasa de accidentes en la intersección de la


interacción de la calle 5° con carrera 39 calle 5° con carrera 39
Ejemplo
 Una investigación realizada por el Grupo Multidisciplinario de Políticas Públicas (GMPP) de la Escuela de Gobierno de la
Universidad de los Andes advierte que la fuerza laboral actual del Estado colombiano, en muchas de sus entidades,
está envejecida, poco motivada y valorada negativamente por los ciudadanos. Un diagnóstico que obliga a pensar
en la implementación de una política pública que facilite la gestión estratégica del talento humano, con el fin de tener
trabajadores efectivos, calificados, orientados al servicio, motivados y satisfechos.
 Los funcionarios, por su parte, consideran que los concursos para proveer cargos en el Estado no profesionalizan la
función pública y que dichas convocatorias no son transparentes (el 31% lo cree así). Tres de cada 10 trabajadores
considera que estas no promueven condiciones de igualdad y una misma proporción percibe que el sistema de
méritos no ha servido para mejorar el desempeño de su entidad.
 Según los investigadores, hoy el sector no solo afronta el desafío de conformar una fuerza de trabajo que responda
con calidad a las necesidades del Estado y de la sociedad, sino que tiene el reto de vincular a los mejores talentos,
renovar su personal --dado el envejecimiento de sus empleados--, retener a funcionarios de alto desempeño y
desarrollar estrategias que visibilicen y valoren de forma positiva a los servidores y a las entidades.
 La investigación también evidenció la desconexión entre los manuales de funciones y las necesidades de personal de
las entidades y la baja utilidad de la evaluación de desempeño, que funciona más como una formalidad que como
una herramienta de gestión que permita identificar bajos desempeños y corregirlos, o estimular a los servidores de alto
desempeño.
 Los investigadores también consideran pertinente fomentar el uso de las tecnologías de la información y estrategias de
gobierno abierto para mejorar la gestión del talento humano en las entidades y mejorar la percepción que se tiene de
las oficinas públicas.
Desmotivación del Mala percepción por parte de la Afectación negativa
EFECTOS
funcionario / falta de comunidad frente al sector desempeño de los
INDIRECTOS apropiación en su labor público funcionarios

Afectación Edad promedio de Baja Escasa o nula


EFECTOS desempeño de funcionarios alta / transparencia modernización para
DIRECTOS los funcionarios Antigüedad del para proveer el desempeño
personal cargos públicos

Deficiente gestión estratégica del personal en el Municipio de


PROBLEMA Santiago de Cali
CENTRAL

Baja calidad Arraigo de los Falta de conocimiento y


Corrupción o
en la funcionarios mejoramiento en el manual de
amaño en los
CAUSAS evaluación soportado en funciones
DIRECTAS procesos de
del influencia política / Deficiente esquema de trabajo
selección
desempeño y sindical no orientado a resultados

Instrumentos Falta de No hay capacitación


CAUSAS No renovación de
para evaluación promoción y adecuada y
INDIRECTAS personal / falta
no son aplicados difusión de continuada para el
de oportunidad a
con convocatorias a desempeño de
jóvenes
responsabilidad cargos públicos funciones
Partes interesadas – Actores o Participantes -
Stakeholders

Son todas las personas, grupos y organizaciones que están


relacionados tanto con el problema identificado como con la
ejecución de acciones que se deriven de su posible solución
Caracterización del proceso de
análisis de participantes

SALIDAS
PROCESOS
ENTRADAS
• Registro de personas o
entidades de acuerdo con sus
Diagnósticos, intereses, expectativas e Identificación
Lluvias de ideas influencias y gestión de
registros • Análisis de participantes según interesados
antecedentes y posibles
acuerdos
Tipificación de participantes

 Beneficiario: Son aquellos individuos u organizaciones que recibirán directa o


indirectamente los beneficios de la intervención que se proponga realizar a
través del proyecto.
 Cooperante: Todas aquellas personas o entidades que pueden vincularse
aportando recursos de diferente tipo, ya sea en dinero o en especie para el
desarrollo de dichas intervenciones.
 Oponente: Aquellas personas, grupos de individuos u organizaciones que dado
el inconformismo frente a las posibles intervenciones del proyecto, pueden
llegar a obstaculizar el logro de los objetivos previstos.
 Afectado. Personas, grupos de individuos u organizaciones que podrían llegar
a disminuir su calidad de vida o bienestar como consecuencia del proyecto.
Matriz de identificación de participantes: Ejemplo
CONTRIBUCIÓN O
ACTOR INTERÉS – EXPECTATIVA POSICIÓN
GESTIÓN
Municipio (concejo – Modernización Beneficiario Recursos de
Alcalde) Mejorar la imagen / financiamiento
Cualificar su fuerza laboral Cooperante Talento humano
Sindicatos Velar por el beneficio e intereses del personal Oponente Exigencias de
representado cumplimiento de normas
Transparencia en procesos de selección
Funcionarios de Estimulación laboral Beneficiarios Participación en la
planta Capacitación y oportunidad de crecimiento identificación de
Mejor percepción de la comunidad necesidades
Contratistas Estimulación laboral Beneficiarios Participación en la
Capacitación y oportunidad de crecimiento identificación de
Mejor percepción de la comunidad necesidades
Comunidad Obtener mejores servicios y atención Beneficiario Participación en la
Participación y Procesos transparentes de identificación de
selección necesidades
Estado Mejor percepción de la comunidad Beneficiario Recursos de
Cualificar su fuerza laboral / financiamiento
Modernización Cooperante Talento humano
Mejorar la imagen
Caracterización del proceso de
identificación de población afectada y
objetivo
SALIDAS
PROCESOS
ENTRADAS

Árbol de • Identificación de la población


Población
problemas, afectada por el problema
Afectada y
Involucrados, • Determinación y
Población
Diagnóstico, caracterización de la
Objetivo
registros población objetivo
Población afectada

La población afectada corresponde al conjunto de individuos que


padecen la situación negativa identificada en el problema central y
se encuentran en el área de estudio donde esta se presenta.
Población objeto de la acción

Partiendo de la identificación de la población afectada por el


problema, así como de las restricciones de tipo presupuestal, técnico
e institucional que hayan sido analizadas, se debe determinar si la
intervención se dirigirá a dicho conjunto o se focalizarán los esfuerzos
y recursos disponibles en un grupo concreto, según criterios de
selección de beneficiarios.
¿QUÉ TENEMOS?
El Área o eje temático estratégico
HEMOS
DEFINIDO
Diferentes actores o agentes relevantes

Método:
CARACTERÍSTICAS DE Lluvia de problemas
SU SITUACIÓN u oportunidades
PROBLEMÁTICA O relevantes relacionados
POTENCIALIZADORA con el tema estratégico
Determinación de la situación deseada:
Objetivos

Los objetivos son una proyección de la situación deseable


que se espera alcanzar con la ejecución del proyecto. Esta
situación se construye a partir de la transformación de la
problemática identificada. De esta forma se propone
redefinir todas las condiciones negativas del árbol de
problemas para transformarlas en condiciones positivas
realizables en la práctica.
Dato Clave

Cuando la identificación del problema no se ha


realizado adecuadamente, se corre el riesgo de
definir de forma incorrecta los objetivos del
proyecto, la(s) alternativa(s) de solución, las
acciones que deben adelantarse durante su
ejecución, y en general su alcance.
Árbol de Objetivos
 El problema central identificado, determina el objetivo general del
proyecto.
 Las causas directas determinan los objetivos específicos de la
intervención, así como los bienes y/o servicios entregados durante
la ejecución del proyecto.
 Los efectos serán un referente para determinar los beneficios
económicos cuando la alternativa se evalué económicamente.
Caracterización del proceso de
definición de objetivos

PROCESOS SALIDAS
ENTRADAS
• Transformación del problema
central en objetivo general
Árbol y del proyecto
descripción de • Construcción del indicador
Árbol de
problemas, para medir el objeto general
Objetivos e
Planes de • Transformación de causas
indicadores
acción, directas en objetivos
diagnósticos específicos (medios)
• transformación de efectos
directos e indirectos en fines
El Objetivo General

 El objetivo general debe ser claro, medible, alcanzable y consistente con el


proyecto que está formulando.
PROBLEMA OBJETIVOS

CONSECUENCIA OBJETIVO SUPERIOR


A

T
PROBLEMA - OPORTUNIDAD OBJETIVO CENTRAL

OBJETIVO OBJETIVO
CAUSA 1 CAUSA 2
ESPECÍFICO 1 ESPECÍFICO 2

SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA


Matriz de planificación del proyecto

Establece el propósito operativo, es decir, la situación que se


Objetivo
espera permanezca como consecuencia del proyecto. Por lo
General general el título del Proyecto deriva de este.

Es un sólo objetivo
Están los grupos beneficiarios del proyecto
Se espera contribuya de manera significativa al
cumplimiento del objetivo global del proyecto
Sea realista, es decir es posible que sea logrado una
vez producidos los resultados del proyecto
Está fuera del control inmediato del proyecto mismo
Está formulado como un estado ya alcanzado, no un
proceso
Sea definido de manera concreta y verificable
Matriz de planificación del proyecto

Son los logros que el proyecto puede garantizar


Resultados como consecuencia de sus actividades

Estén incluidos todos los resultados esenciales


necesarios para lograr el objetivo específico
Solamente se incluyen los resultados que pueden ser
garantizados por el proyecto
Cada resultado puede considerarse como un medio
necesario para lograr el objetivo específico
Todos los resultados sean factibles dentro de los
recursos disponibles
Sean definidos de manera concreta y verificable
Formular Objetivos: Método S.M.A.R.T

La palabra “SMART” no solo significa “inteligente”, por su


traducción del inglés, sino que además, las letras que la
componen son un efectivo checklist que potenciará la
estrategia a la hora de definir los objetivos.
Formular Objetivos: Método S.M.A.R.T

 Specific (Específico): El objetivo debe estar bien definido,


Qué se quiere alcanzar
 Measurable (Medible): Se debe poder medir, metas
cuantificables
 Attainable (Alcanzable): ¿Es realista? ¿se puede alcanzar?
 Relevant (Relevante): ¿Está alineado con los objetivos
generales de los stakeholders y sus posibilidades?
 Timely (A tiempo): ¿Qué tiempo tienes para conseguirse?
OBJETIVOS-
INDICADORES-METAS
CANTIDAD
CUALIDAD

TIEMPO
PROGRAMADO LA META: Es la
OBJETIVO: Es el INDICADOR:
cuantificación
deseo Patrón de
del deseo en
(Cualitativa) valoración
el tiempo.

OBJETIVO: Enuncia un
sueño o deseo
NIVELES DE OBJETIVOS
OBJETIVO OBJETIVO DEL
PRODUCTOS
SUPERIOR PROYECTO
• Fin • Propósito • Componentes
• Finalidad • Objetivo • Bienes y/o
• Objetivo de específico servicios
desarrollo • Objetivo final • Resultados
• Objetivo • Efecto • Objetivos
misional esperado intermedios
• Objetivo del • Objetivos
Plan específicos
(investigación)
Matriz de planificación del proyecto
Un indicador define la norma de cumplimiento que
Indicadores hay que alcanzar a fin de lograr el objetivo

Sean específicos en términos de calidad, cantidad, tiempo,


ubicación y grupo beneficiario
Se disponga de un medio de verificación
En caso contrario, averiguar si se puede generar la información a un
costo razonable
Sea relevante como una medición del logro de los objetivos
El medio de verificación sea fiable y actualizado
La recopilación, preparación y almacenamiento de la información
sea una actividad dentro del proyecto y los insumos necesarios para
ello figuren especificados en la MP
Desmotivación del Mala percepción por parte de la Afectación negativa
EFECTOS
funcionario / falta de comunidad frente al sector desempeño de los
INDIRECTOS apropiación en su labor público funcionarios

Afectación Edad promedio de Baja Escasa o nula


EFECTOS desempeño de funcionarios alta / transparencia modernización para
DIRECTOS los funcionarios Antigüedad del para proveer el desempeño
personal cargos públicos

Deficiente gestión estratégica del personal en el Municipio de


PROBLEMA Santiago de Cali
CENTRAL

Baja calidad Arraigo de los Falta de conocimiento y


Corrupción o
en la funcionarios mejoramiento en el manual de
amaño en los
CAUSAS evaluación soportado en funciones
DIRECTAS procesos de
del influencia política / Deficiente esquema de trabajo
selección
desempeño y sindical no orientado a resultados

Instrumentos Falta de No hay capacitación


CAUSAS No renovación de
para evaluación promoción y adecuada y
INDIRECTAS personal / falta
no son aplicados difusión de continuada para el
de oportunidad a
con convocatorias a desempeño de
jóvenes
responsabilidad cargos públicos funciones
FINES
INDIRECTOS

FINES
DIRECTOS

OBJETIVO
GENERAL

MEDIOS
DIRECTOS
(Objetivos
específicos)

Medios
Indirectos
Alternativas de intervención y logro de los
objetivos

Las alternativas de solución de un proyecto son los diferentes caminos que se pueden tomar
para llegar a cumplir el objetivo propuesto y por tanto modificar la situación actual,
atendiendo las condiciones, características y tiempo esperados.
Caracterización del proceso de
definición de alternativas de solución

PROCESOS SALIDAS
ENTRADAS
• Definición de acciones
estratégicas complementarias
Árbol y y sustitutas para cada objetivo
descripción de específico
problemas, • Eliminar acciones de Alternativas de
Árbol de intervención y configuración solución
objetivos, de alternativas
Involucrados • Determinación de la
necesidad de realizar estudios
de preinversión
Caracterización del proceso de
estudio de necesidades
SALIDAS
PROCESOS
ENTRADAS
• Identificación de los bienes
y/o servicios a entregar por la
Alternativa de
alternativa de solución
solución, población
• Análisis del comportamiento Estudio de
afectada,
de la oferta y la demanda necesidades
información
(histórico y proyectado)
complementaria
• Cálculo del balance entre
oferta y demanda (déficit)
Descripción de requisitos técnicos

Dado que los productos han sido definidos, procede entonces la descripción de
sus características técnicas. Se recomienda tener presente las normas técnicas que
le apliquen a cada producto así como cualquier requerimiento que estos deban
cumplir, en razón de los potenciales efectos sobre la decisión de viabilidad del
proyecto
Localización de la alternativa de solución
La localización de la alternativa de solución requiere de un análisis juicioso, puesto que esta
decisión depende de una serie de factores condicionantes entre los que se pueden
destacar la ubicación de la población objetivo, el tamaño de la intervención, la
reglamentación del uso del suelo, las condiciones de accesibilidad y el costo de los terrenos
de llegar a necesitarse.
Caracterización del proceso de análisis de
localización de la alternativa

PROCESOS SALIDAS
ENTRADAS

Población Objetivo, • Análisis de la macro y micro


déficit, estudio de localización de la alternativa
necesidades (tamaño • Definición de la localización Estudio de
del proyecto), análisis de la alternativa, según Localización
técnico de la criterios de ordenamiento y
alternativa desarrollo, sociales
Cadena de valor
Generación de valor en cada alternativa y
estimación de sus costos
las alternativas de solución entregan productos para cumplir con los objetivos que
se han definido para el proyecto. Sin embargo dichos productos solo se consiguen
a través de diferentes procesos de transformación donde intervienen actividades
que utilizan un conjunto de insumos. A este eslabonamiento entre insumos,
actividades, productos, objetivos y resultados que generan valor, se le denomina
cadena de valor.
Caracterización del proceso de
estructuración de la cadena de valor

SALIDAS
PROCESOS
ENTRADAS

• Desagregar las actividades


Árbol de necesarias para entregar los Cadena de
Objetivos, productos de cada objetivo valor, costos
Alternativa(s) • Costear los insumos de cada de la
seleccionadas una de las actividades para el alternativa
horizonte del proyecto
Cadena de valor
Desagregación de las actividades que conforman
cada producto
El concepto de cadena de valor encuentra una estrecha similitud
con la técnica conocida en gerencia de Proyectos como Estructura
de Desglose de Trabajo (EDT).
La EDT “… es una descomposición jerárquica, basada en los
entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto
para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables
requeridos, con cada nivel descendente de la EDT se representa una
definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto.
Matriz de planificación del proyecto
Son acciones necesarias para transformar insumos
Actividades dados en resultados planificados dentro de un periodo
de tiempo especificado

Se incluyan todas las actividades esenciales para producir los


resultados esperados
Todas las actividades corresponden directamente al nivel del
resultado superior
Solamente se incluyen las actividades que el proyecto tiene
que ejecutar
Estén planteadas las actividades en términos de acciones que
se emprenden y no en términos de resultados alcanzados
El tiempo disponible para cada actividad sea realista
Las actividades sean adecuadas a la situación del país
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
Metodología, Estrategia, Procesos
Acciones, Fases, Pasos
¿Cómo obtener cada meta
o resultado Previsto?

OBJETIVO
A4
A3
A2
A1 ¿Cómo se va a hacer?
¿Cómo se va a lograr?
IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS

IDENTIFICAMOS PROBLEMA A RESOLVER

OBJETIVO INDICADORES Y METAS

ACTIVIDADES Para alcanzarlas debemos asignar


a cada actividad sus recursos o
insumos y establecer cuánto cuestan,
y el tiempo durante el cual se van a
utilizar.
Dato Clave

Los recursos no se establecen ni por proyecto, ni por


objetivo/meta; los recursos se visualizan por actividad.

Se deben incluir las relativas a:

• La consecución de información
• Evaluación
• Sistematización
TIPOS DE RECURSOS:

EQUIPO DE TRABAJO ( ET)


TIPOS DE
RECURSOS
RECURSOS FÍSICOS (RF)

A4 OBJETIVO
A3
A2
ET RF
A1
ET RF
ET RF

ET RF
Matriz de planificación del proyecto
Son materias primas de un proyecto para producir
Insumos los resultados propuestos

Se pueden relacionar los insumos directamente con las


actividades especificadas
Son condiciones necesarias y suficientes para emprender las
actividades planeadas
El nivel de detalle sea adecuado y facilite su comprensión
Los insumos deben estar definidos de manera concreta y
verificable (cantidad, calidad, costes)
Los recursos sean adecuados para la situación del país
anfitrión en términos de organización, género, cultura,
tecnología, medio ambiente, etc.
Estructura básica de la cadena de valor de
un proyecto
Dato Clave
 Los productos deben estar alineados para el cumplimiento de los
objetivos específicos y estos a su vez con el resultado previsto en el
objetivo general.
 Los productos no deben confundirse con la población beneficiaria
de la intervención, ni tampoco con actividades o insumos.
 Cada bien o servicio es el resultado de la realización de dos o más
actividades pues de otra forma se estarían confundiendo estas
últimas con el mismo producto
 Para cada nivel es muy importante analizar si son suficientes y
necesarios los elementos asociados, no aparecerá ningún
elemento que no aporte valor a la cadena.
 Los insumos se transforman a través de las actividades y es a estos
a los que se asignan los costos del proyecto.
Costear las actividades y los insumos de las
actividades

 Realizada la descomposición de la cadena de valor, se propone enseguida estimar los


costos de la(s) alternativa(s) de solución mediante la asignación de valores unitarios a los
insumos requeridos para el desarrollo de cada actividad.
 La estimación de costos de la(s) alternativa(s) de solución es un trabajo arduo que
requiere de la mayor dedicación pues de ello depende la determinación del
presupuesto del proyecto y por tanto de la línea de base de costos para la ejecución del
mismo.
VALORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Preparar pre-supuesto del


Proyecto

Realizar cálculo anticipado de los


costos por cada actividad
programada

Y de los ingresos que financiarán


dichos costos
LOS COSTOS
A4 OBJETIVO
A3
A2
ET RF Σ de costos de los productos
A1 me determina el costo del
ET RF
Proyecto
ET RF

Σ me permite tener
ET RF
costo por producto

Estimamos los costos


de cada recurso
PRESUPUESTO DE COSTOS
COSTO DIRECTO
$
• Actividad 1.1
$
• Actividad 1.2
$
PRODUCTO UNO Σ
$
• Actividad 2.1
$
• Actividad 2.2
$
PRODUCTO DOS Σ
$
Evaluación y sistematización
$

COSTO DIRECTO – PROYECTO Σ $

INVERSIONES $

COSTO INDIRECTO (ADMINISTRACIÓN, IMPREVISTOS, EXCEDENTES) $

LEGALIZACIÓN, IMPUESTOS Y PÓLIZAS $

COSTO TOTAL – PROYECTO Σ $


PRESUPUESTO DE COSTOS (Resumen)
COSTO DIRECTO
$
• Honorarios
$
• Viáticos
$
• Transporte y desplazamiento
$
• Insumos, materiales
$
• Espacios físicos (salones, terrenos)
$
• Maquinaria y equipos
$
• Obras y estructura
$

COSTO DIRECTO – PROYECTO Σ $

INVERSIONES $

COSTO INDIRECTO (ADMINISTRACIÓN, IMPREVISTOS,


$
EXCEDENTES)

LEGALIZACIÓN, IMPUESTOS Y PÓLIZAS $

COSTO TOTAL – PROYECTO Σ $


MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

SUPUESTOS
INDICADORES
LÓGICA DE LA FUENTES DE HIPÓTESIS
OBJETIVAMENTE
INTERVENCIÓN VERIFICACIÓN FACTORES
VERIFICABLES
EXTERNOS

OBJETIVO
FINAL

ÁREA PREFERENTE
DE LA EVALUACIÓN
OBJETIVO
GENERAL

RESULTADOS
PRODUCTOS
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
DEL SEGUIMIENTO
ÁREA PREFERENTE

ACTIVIDADES RECURSOS COSTES

CONDICIONES
PREVIAS
Caracterización del proceso de estimación
de beneficios

SALIDAS
PROCESOS
ENTRADAS
• Identificar cada uno de los
Árbol de Valoración de
beneficios incrementales de la
Objetivos (fines), los beneficios
alternativa
Población directos,
• Cuantificar los beneficios
objetivo, estudio indirectos,
identificados
de necesidades intangibles y
• Valorar los beneficios según la
(mercado) externalidades
técnica más apropiada
Identificación de los ingresos y beneficios

Para la identificación de los beneficios se recomienda hacer uso de los fines previstos en el
árbol de objetivos pues que estos facilitan la interpretación de los efectos positivos
esperados con la ejecución de la alternativa. De forma complementaria se sugiere tener en
cuenta las estimaciones del estudio de necesidades (mercado) en cuanto a los productos,
las unidades de medida y la demanda adicional que atendería la alternativa analizada
para cuantificar los efectos directos que supondría la entrega del respectivo bien o servicio.
Cuantificación de los ingresos y beneficios

Se procede a cuantificar el número de unidades demandas de acuerdo con el producto


que corresponda, para ello se recomienda tener en cuenta las estimaciones realizadas
mediante el estudio de necesidades (mercado). En especial hacer uso de las mismas
unidades de medida utilizadas para el cálculo del déficit de atención y del número de
beneficiarios que fueron considerados como población objetivo de la intervención
analizada dentro de la alternativa de solución.
Etapa de Preinversión

Fase de prefactibilidad:
 En la fase de prefactibilidad, se profundiza en el análisis de la conveniencia de la(s)
alternativa(s), según la disponibilidad de información y el nivel de precisión requerido de
acuerdo con el tipo de proyecto. Se deben realizar estudios más exhaustivos que
pueden demandar la utilización de fuentes de información primaria para complementar
las existentes.
Etapa de Preinversión

Fase de factibilidad
 En la fase de factibilidad se profundiza en el nivel de detalle de los estudios requeridos
para precisar diferentes aspectos de la alternativa seleccionada. De esta forma,
haciendo uso de técnicas de evaluación ex ante como el análisis beneficio costo o el
análisis costo eficiencia, se logra establecer la conveniencia de invertir o no en el
proyecto.
ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD

Indaga por quiénes son los beneficiarios y preferencias


DE MERCADO
ciudadanas del proyecto.

Indaga por la tecnología que se tiene y se sabe manejar


para adelantar el proyecto financiero; por la capacidad
TÉCNICO instalada y de gestión; por las fuentes de financiación con las
que se cuenta para adelantar las actividades; y por la
disponibilidad de recursos.

Indaga por cuáles son las prioridades políticas. En ese


POLÍTICO sentido, está alienada por los objetivos del milenio, con el
Plan de Desarrollo Nacional, con el Plan de desarrollo Local.
Estudia cuál es la misión, visión, principios y prioridades de la
INSTITUCIONAL
organización.
ANÁLISIS DE Explora cuáles son los condicionantes externos que limitan la
RIESGOS factibilidad del proyecto.
Gestión de riesgos de cada alternativa de
solución

Los riesgos son eventos inciertos que pueden llegar a suceder en el futuro, dentro
del horizonte de ejecución del proyecto y representaran efectos de diferente
magnitud en uno o más de sus objetivos.
Caracterización del proceso de
análisis y gestión del riesgo

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

Alternativa(s) de • Identificar riesgos y estimar su


solución, Cadena probabilidad
de valor, • Clasificar la prioridad de Análisis y
localización, atención y establecer gestión de
análisis técnico y medidas de gestión riesgos
estudios de • Definir planes de contingencia
mercado en los casos requeridos
Identificar los riesgos y estimar su
probabilidad e impacto
De manera general los riesgos se pueden clasificar en internos y externos, los primeros se
refieren a las condiciones administrativas propias de la gerencia del proyecto mientras que
los segundos involucran aspectos ambientales o del entorno del mismo.

Para abordar el análisis de riesgos se propone hacer uso de la técnica denominada matriz
de probabilidad e impacto, la cual resulta de un análisis cualitativo donde se priorizan los
diferentes eventos o condiciones de riesgo según el criterio subjetivo de la(s) persona(s) que
intervienen en su elaboración.
Clasificar los riesgos según la importancia de
atención
El resultado esperado de este ejercicio es entonces una lista de riesgos priorizados de
acuerdo con las intersecciones que resulten en la matriz en los cuadrantes de alta
probabilidad de ocurrencia y mayores consecuencias negativas o impactos desfavorables
para el cumplimiento de los objetivos. Para ellos se deberán adoptar medidas que se
orienten a evitarlos interviniendo directamente en las causas que los generan, mitigarlos
contrarrestando sus efectos o transferirlos mediante pólizas de seguros por ejemplo, para
que terceros asuman los daños que pudieran resultar eventualmente
Definir las estrategias de gestión de los riesgos

La gestión de los riesgos implica llevar a cabo una serie de acciones que si bien
regularmente representan costos adicionales en el presupuesto del proyecto, tienen el
propósito de prevenir o mitigar problemas mayores que de otra forma terminarían siendo
más onerosos para los fines perseguidos.
MATRIZ DE RIESGOS

Tipo de Descripción Medidas de


Nivel Probabilidad Impacto Efecto
riesgo del Riesgo Mitigación

Objetivo
General

Productos
Gestión de los Bancos de Programas y
Proyectos Territoriales
Articulación entre los planes de
Desarrollo

Plan de
Desarrollo
Municipal

Plan de
Desarrollo
Deptal

Plan de
Desarrollo
Nacional
Sistema Unificado de Inversiones y
Finanzas Públicas - SUIFP
EL BANCO DE PROYECTOS

Es un instrumento para el proceso de Planeación, que


registra y sistematiza los proyectos evaluados como
viables técnica, jurídica, ambiental, socioeconómica e
institucionalmente, susceptibles de ser financiados con
recursos públicos.
COMPONENTES DEL BANCO DE PROYECTOS
 Legal: se interpreta y se aplica toda la normatividad inherente al desarrollo del Banco
de Proyectos.
 Metodológico: adopción de las metodologías generales y específicas diseñadas por el
Departamento Nacional de Planeación.
 Operativo: garantiza una debida armonía y coherencia en las actividades de todas las
dependencias para efectos del proceso de formulación, evaluación y seguimiento, así
como de la programación físico-financiera de la inversión pública.
 Capacitación y asistencia técnica: estructuración de un equipo interdisciplinario que,
teniendo en cuenta el entorno actual, apoye para lograr los propósitos de la
ciudadanía.
COMPONENTE LEGAL

 Decreto 1082 de 2015 en su artículo 2.2.6.2.1.: (…) “Los proyectos de inversión se


clasificarán de acuerdo con los lineamientos que defina el Departamento
Nacional de Planeación, atendiendo las competencias de las entidades y las
características inherentes al proyecto. Con fundamento en estos criterios, se
determinarán los requerimientos metodológicos que deberá atender cada
proyecto de inversión para su formulación, evaluación previa, registro,
programación, ejecución, seguimiento y evaluación posterior.
COMPONENTE LEGAL

 Artículo 148 del Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 – “Todos por un nuevo
país”: “Orientación de la inversión a resultados. La orientación de la inversión a
resultados es una técnica presupuestal que promueve el uso eficiente y
transparente de los recursos de inversión, permite alinear los objetivos y
prioridades definidos en el Plan Nacional de Desarrollo con el Plan Plurianual de
Inversiones y hace posible establecer una relación directa entre el gasto y los
bienes y servicios entregados a la ciudadanía
COMPONENTE LEGAL

 Ley 152 de 1994: «Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo»
 Ley 179 de 1994. Art. 23: Normativa del Presupuesto General de La Nación. “No
se podrá ejecutar ningún programa o proyecto que haga parte del Presupuesto
General de la Nación hasta tanto se encuentren evaluados por el órgano
competente y registrados en el Banco Nacional de Programas y Proyectos”
 Acuerdo Municipal 016 de 25 de junio de 1992. Reglamenta Banco de proyectos
de inversión.
COMPONENTE METODOLÓGICO

La resolución 0806 del 10 de Agosto de 2005, establece que las


entidades municipales deben utilizar la Metodología General
Ajustada (MGA) para la Identificación, Preparación y Evaluación de
proyectos que compitan por fondos del presupuesto de inversión
pública.
METODOLOGIA GENERAL AJUSTADA
(MGA)

La MGA tiene como objetivo hacer ágil y eficiente el proceso de


identificación, preparación, evaluación y programación de los
Proyectos de Inversión. Todos los proyectos que quieran concursar
por recursos de inversión del Presupuesto General de la Nación
deben registrar su formulación en la MGA.
Componentes de la MGA

Identificación

Plan de Problemática Participantes Población Objetivos Alternativas


Desarrollo
Componentes de la MGA

Preparación

Análisis Ingresos y
Necesidades Técnico
Localización Cadena de Valor Riesgos
Beneficios
Préstamos Depreciación
Componentes de la MGA

Evaluación

Indicadores y
Ver Flujo de Caja Decisión
Componentes de la MGA

Programación

Indicadores de Producto Indicadores de Gestión Fuentes de Financiación Resumen del Proyecto

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