Elaboración y Seguimiento de Proyectos de Investigación I

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Ing. Nilton Arámbulo Vera

 ÍNDICE

– Objetivos de la sesión
– Metodología de trabajo
– Fundamentos de la gestión de proyectos
– Problemática de la planificación de proyectos
– Elementos de la planificación: RR.HH, EDT, hitos
– Plan de proyecto: diagramas de Gantt y Red
– Control y seguimientos de proyectos
– Taller de casos prácticos
 OBJETIVOS DE LA SESIÓN

Objetivo general
G1 - Introduciros en los fundamentos y principios de la gestión de proyectos,
y al mismo tiempo enseñaros a planificar, administrar y realizar el
seguimientos de Proyectos de I+D+i considerando las actividades a realizar, su
programación en el tiempo, recursos y costes.

Objetivos específicos
E1 - Que seáis capaces de planificar y gestionar proyectos desde un punto de
vista práctico.
E2 - Que aprendáis a usar de la herramienta Microsoft Project.
 METODOLOGÍA DE TRABAJO

SESIÓN TEÓRICA

– Planificación de Proyectos
Estructura de proyecto (EDT), RR.HH, Diagrama de Gantt y Red

TALLER - CASOS PRÁCTICOS

– Usaremos Project 2010.

– Prepararemos la planificación del proyecto de I+D+i y
el plan de trabajo para el Proyecto de Tesis Doctoral
 GESTIÓN DE PROYECTOS

¿ Qué es un proyecto ?
“Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con
recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto único”
(Ajenjo, 2000).

“Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un

resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad
(acabado) y coste (presupuesto)” (Courter, 2000).

“Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio

único” Project Management Institute (PMI)
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Características de un proyecto

 Buscar alcanzar uno o varios objetivos.

 Realizados por personas.
 Actividades planificadas, ejecutadas y
controladas.
 Disponibilidad limitada de recursos.

 Limitado en el tiempo. (Temporalidad)

 Resultado único. (Unicidad)

Los proyectos son temporales y únicos, lo que les diferencia de otras

operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Algunos ejemplos de proyectos

Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la
organización y pueden involucrar desde una sola persona a muchas.

 Diseñar un nuevo producto o servicio.

 Desarrollar o rediseñar un sistema de
información.
 I+D+i en líneas de investigación
específicas.
 Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo de una
organización.
 Implantar una norma: ej. sistema de gestión de I+D+i, calidad, seguridad
de la información …
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Tipos de proyectos
En función del objeto del Proyecto
 Proyecto de investigación.
 Análisis.
 Estudio de viabilidad.
 Proyecto industrial.

De acuerdo con su alcance

 Programa / Proyecto / Subproyecto.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Dimensiones del desarrollo de un proyecto

Dimensión técnica
Dimensión humana
Depende de la naturaleza del
Coordinar a un grupo de
proyecto y de los
personas, donde influirán las
conocimientos técnicos y
relaciones humanas y el
científicos de jefe de
liderazgo del Director de
proyecto y del equipo de
proyecto.
trabajo.
Dimensión de gestión

Aplicación de metodologías y
técnicas de organización y
gestión para alcanzar los
objetivos del proyecto
 GESTIÓN DE PROYECTOS

RR.HH en Proyectos de I+D+i (1)

Personal investigador

El Manual Frascati publicado por la OCDE proporciona una definición del

investigador o investigadora, que refleja la diversidad de situaciones:

« Especialista involucrado en la concepción o creación de nuevos

conocimientos, productos, procesos, métodos, y sistemas, y/o encargado de la
gestión de los proyectos en cuestión »

• Investigador responsable
• Coordinador principal y coordinador de sub-proyecto en proyectos
coordinados
 GESTIÓN DE PROYECTOS

RR.HH en Proyectos de I+D+i (2)

Personal Contratado con cargo a Proyectos de Investigación

Personal Técnico de apoyo a la Investigación

Destinado a la realización de actividades técnico-científicas en líneas de

investigación a desarrollar por equipos que tengan un proyecto de I+D, en
convocatorias públicas de proyectos de investigación del Ministerio de Ciencia e
Innovación (MICINN).

 El manejo de equipos, instalaciones y demás infraestructuras de I+D.

 El apoyo a la actividad investigadora en general.

Ej: Técnicos de laboratorio, Personal informático, etc.

 GESTIÓN DE PROYECTOS

RR.HH En Proyectos de I+D+i (3)

Becarios FPI y FPU

El programa FPI "Formación de Personal Investigador": las becas otorgadas

por un proyecto de I+D+i que ha solicitado dicha posibilidad al Ministerio.
El Ministerio valora en la solicitud: Interés científico y calidad del proyecto; CV
solicitante; CV Director de la tesis doctoral; actividad investigadora del grupo investigador
en los últimos cinco años y nota media ponderada del expediente académico.

El programa FPU "Formación de Personal Universitario" se convocaba

anualmente por el Ministerio de Educación español y su objetivo es ayudar a la
formación de futuros doctores de universidad.
Los criterios de selección: mejores expedientes, interés del proyecto de tesis, currículo del
Director de tesis y la producción del grupo investigador.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Conocimientos y habilidades de dirección de proyectos

Habilidades
Conocimientos
Comunicación efectiva
Planificación Influencia en la organización
Organización Liderazgo
Selección de personal Negociación y gestión de
conflictos
Técnicos
Resolución de problemas
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Dirección de programas y gestión del portafolio

Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya dirección se
realiza de manera coordinada.

Un Portafolio es un conjunto de proyectos

o programas que se agrupan para facilitar su
gestión efectiva.
Los proyectos o programas del portafolio no
tienen por que ser interdependientes o
estar directamente relacionados.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Proyectos consolidados y subproyectos

Los Subproyecto son componentes de un proyecto principal, que son
considerados como proyectos y dirigidos como tales.

En proyectos muy grandes se utilizan

jerarquías de subproyectos.

A menudo los subproyecto se

contratan a:
- Una empresa externa.
- Otra unidad funcional dentro de la
organización.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Ciclo de vida del proyecto

Las distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo pasa el
Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las actividades.

En general podemos
hablar de.

 Concepción.
 Planificación.
 Implementación.
 Finalización.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Ciclo de vida del proyecto

La transición de una fase a otra, normalmente implica alguna forma de
transferencia técnica.

Los productos entregables de una fase

se revisan para verificar si están
completos, si son exactos y se aprueban
antes de iniciar el trabajo de la
siguiente fase.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Nivel de
Incertidumbre
Es más alto,
y por tanto más riesgo
de no cumplir
con los objetivos,
al inicio del proyecto.

La certeza de terminar
con éxito aumenta
gradualmente a medida
que avanza el proyecto.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Procesos de la dirección y gestión de proyectos

Procesos de Procesos de
iniciación planificación

Procesos de
Procesos de
ejecución
control

Las fechas representan el Procesos de

flujo de información. cierre
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Evolución del nivel de actividad de los procesos

Nivel de
actividad

Tiempo
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Nivel de
Coste y Personal

Es bajo al comienzo,
alcanza su
nivel máximo en las fases
intermedias,
y cae rápidamente a la
finalización del proyecto.
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Evolución de costes y personal en el proyecto

 Gestión DE PROYECTOS

La dirección de proyectos
Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo,
recursos o costes.

Se distinguen tres etapas principales:

– Creación del plan de proyecto

 La división del proyecto en tareas.
 La programación de las tareas en el tiempo.
– Gestión y seguimiento del proyecto
 Seguimiento del progreso de las tareas.
 La comunicación con el equipo.
– Cierre del proyecto
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Triángulo de objetivos del proyecto

Los tres factores que determinan un proyecto son:
1) El Tiempo que se refleja en la programación del proyecto.
2) El Dinero que se recoge en el presupuesto.
– Recursos humanos, equipamiento y materiales.
3) El Ámbito del proyecto que incluye:
– Los objetivos y tareas del proyecto.
– El trabajo necesario para realizarlo.

Alguno de los factores suele ser más determinante, mientras que los otros en
ocasiones pueden ser más flexible.
Cada uno de los factores influye en los demás.
 PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Project como herramienta de planificación

– Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas,

recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programación y calcula los
costes mediante la creación de un plan de proyecto.

– Trabaja en cierta forma como una hoja de cálculo, muestra los resultados
inmediatamente.
* Utiliza columnas para introducir la información del proyecto: el
nombre de las tareas, su duración, etc.
 DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de Gantt
Muestra información de las tareas en columnas y un gráfico de barras.
 DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de seguimiento
El gráfico de barras refleja el avance de las tareas.
 DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red
Representación esquemática de las actividades del proyecto y de sus
relaciones lógicas o dependencias.
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). Hay
tres tipos:
 Diagrama PDM - Precedence Diagramming Method
 Diagrama ADM - Arrow Diagramming Method
 Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique
 DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt).

Diagrama PDM
Precedence Diagramming Method
Las actividades están representadas
sobre los nodos.

Diagrama ADM
Arrow Diagramming Method
Las actividades están
representadas sobre las flechas
 DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red
Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique

Técnica para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto, el tiempo para
completar cada tarea, y el tiempo mínimo para completar el proyecto total.

Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, la optimista a, la pesimista b

y la normal m; siendo la duración más probable: t = (a + 4m + b) / 6.
 DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red en Project

Project representa cada tarea como un cuadro (nodo) conectado con las
tareas dependientes.

Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la Fecha de

finalización, la Duración de la tarea y si está completada
o bien está aun en curso.
MEMORIA TÉCNICA DEL PROYECTO: CRONOGRAMA
 SOFTWARE LIBRE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

OPENPROJ – Project Management

http://sourceforge.net/projects/openproj/

http://www.kmkey.com/productos/software_gestion_proyectos

Planner Project
Management
https://live.gnome.org/Planner/Downloads

http://www.ganttproject.biz/download
 ELABORACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO

¿ Cómo planificar un proyecto ?

– Determina los recursos humanos disponibles.
– Establece las fases y tareas.
– Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:

* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duración.

* Dependencias entre tareas.
– Asigna los recursos a las tareas.
– Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.
– Realiza consideraciones como:

* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.

* Interrupciones en días festivos y vacaciones.
 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

 Revisa el progreso de las tareas

 El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la
sobreasignación de tareas a los recursos.
 Las rutas críticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que
el proyecto finalice en la fecha programada.
 Gestiona a tu equipo de trabajo
 Establece una comunicación leal y efectiva con el equipo de trabajo y
evalúa si existen problemas entre los miembros del equipo.
 Establece reuniones de seguimiento
 Quien debe asistir / convocatoria con orden del día detallado, hora
comienzo y finalización.
 Prepara la reunión / actúa de moderador y no abordes temas que no sean
los propios de la reunión / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunión.
 RESUMEN

1) Elabora un plan de proyecto

2) Evalúa y optimiza el plan hasta estar satisfecho
Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución,
debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.
3) Revisa las rutas críticas, el progreso de las tareas y el
cumplimiento de hitos
Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas.

4) Controla los costes y el presupuesto

El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar
desajustes en el presupuesto.
5) Cierra el proyecto adecuadamente
Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas.