CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO PARA EL

DEPARTAMENTO DE MERCADEO Y BIENESTAR DE LA UNIVERSIDAD PILOTO

SECCIONAL ALTO MAGDALENA

REALIZADO POR:

NOMBRE: CAMILO ANDRÉS MARTÍNEZ LEÓN

CODIGO ESTUDIANTIL: 23262117972

CEDULA DE CIUDADANIA: 1018418486

CURSO: COACHING, LIDERAZGO Y DESEMPEÑO DE PERSONAL

GRUPO 1

CORTE 3

ACTIVIDAD NUMERO 1

PROFESOR CONSULTOR

MARTHA LUCÍA FAUSTINO CASTILLO

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO (UAN)

CAMPUS VIRTUAL (CVUAN)
MAESTRIA EN GERENCIA FINANCIERA Y TRIBUTARIA
2021
 TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION .............................................................................................................. 3
2. OBJETIVOS GENERALES DEL EQUIPO ...................................................................... 5
3. INTEGRANTES ................................................................................................................. 6
3.1 Selección de los integrantes ................................................................................................ 6
3.2 Listado de Cargos ................................................................................................................ 6
3.3 Coaching grupal .................................................................................................................. 6
3.4 Organigrama del equipo ..................................................................................................... 7
3.5 Manual de funciones resumido de cada cargo y objetivos individuales ......................... 7
3.6 Roles de los integrantes del equipo durante las reuniones ............................................ 11
4. REGLAS FUNDAMENTALES DEL EQUIPO .............................................................. 13
5. CANALES DE COMUNICACIÓN DEL EQUIPO ......................................................... 14
6. CONTROL Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS INDIVIDUALES Y GENERALES..15
7. REFERENCIAS ................................................................................................................ 16
 1. INTRODUCCION
Debido a la crisis económica por la que atraviesa el país a raíz de la pandemia causada por el
COVID 19, la cantidad de estudiantes matriculados en la UPC SAM se redujo
considerablemente, se hace necesario por esto, crear un equipo de alto rendimiento en uno de los
departamentos de la universidad para gestionar e incrementar el número de estudiantes
empleando todos los medios necesarios para que la universidad pueda superar la crisis
económica. El presente documento tiene por objeto el realizar la conformación de un equipo de
alto rendimiento para el departamento de mercadeo de la Universidad Piloto de Colombia Sede
del Alto Magdalena (UPC SAM), esto con el fin de obtener más estudiantes e incrementar los
ingresos percibidos por matriculas.

Un equipo de alto desempeño es un pequeño número de personas con habilidades

complementarias que están comprometidas con unos objetivos comunes y cuyo desempeño es
superior a los de equipos ordinarios debido a que manejan altos estándares de excelencia
(Raman, 2013); Dicha definición es de vital importancia ya que es el tipo de equipo que se
requiere en la situacion por la que pasa la universidad, uno que muestre resultados y este
integrado por gente altamente competente que proyecte y cumpla los objetivos requeridos en un
corto periodo de tiempo; Para formar un equipo de alto desempeño primero se tendrá que
seleccionar al personal mejor calificado para la tarea, por lo que se deberá elaborar un escrito
sobre las competencias que requieran los miembros del equipo (de preferencia que sean
complementarias) (DYER W., DYER, & DYER, 2012), dentro de estas se incluirán los valores
y el sentido de pertenencia de los aspirantes para con la labor a encomendarles (no puede ser
cualquiera, sin importar los conocimientos técnicos o profesionales que tenga), se hará necesario
pues, diseñar unos objetivos para el equipo a formar, el listado de cargos, seleccionar a un coach
del equipo (no necesariamente tiene que ser el jefe), se deberá diseñar el organigrama del
equipo, un manual de funciones corto por cada miembro y se asignaran los roles (que son
diferentes a los cargos) que tomaran los miembros durante las reuniones periódicas ; también
hay que tomar en cuenta que sin importar cuanto se planifique la conformación del equipo, este
atravesara por 4 etapas antes de poder ser un equipo de alto rendimiento, estas son: “Formación
(Forming), conflicto (Storming), Normalización (Norming) y Desempeño (Performing)” (Pareja
M., 2019), y los cuatro pilares sobre los cuales debe regirse un equipo de alto rendimientos una
vez superadas las 4 etapas anteriormente mencionadas son: confianza, consenso, compromiso y
colaboración (Arroyo Tovar, 2012).
 2. OBJETIVOS GENERALES DEL EQUIPO

1. Configurarse el departamento de mercadeo y bienestar de la UPC SAM como un equipo de

alto rendimiento para mediados del primer semestre del 2022.

2. Incrementar la cantidad de estudiantes nuevos matriculados en 400 para el segundo semestre

del 2022.

3. Incrementar los niveles de audiencia de la Radio Piloto de la universidad en un 20% para

Junio del 2022.

4. Incrementar los espacios televisivos, de radio externa, asi como otros medios digitales en un
100% para Junio 30 del 2022.

5. Aumentar el tráfico de la página web de la UPC SAM en como mínimo el 100%, para Junio
30 del 2022
 3. INTEGRANTES

3.1 Selección de los integrantes

Se eligió un grupo multidisciplinario para conformar el nuevo equipo de alto rendimiento del
departamento de mercado y bienestar de la Universidad Piloto de Colombia Sede Alto
Magdalena, se incluyo en este equipo personal de otras dependencias para tener puntos de vista
complementarios.

José Ernesto Cifuentes Cárdenas-Vicerrector Administrativo y Financiero

Linda Zarate Sepúlveda------------Coordinadora de Mercadeo

Alejandra Ramírez Suarez---------Coordinadora de Bienestar institucional

Jennifer García Ríos----------------Auxiliar del área de Mercadeo

Cristóbal León Capera--------------Auxiliar del área de Bienestar

Henry Guzmán Buenaventura------Coordinador del área de contabilidad

Rigoberto Arroyo Esguerra---------Coordinador del área de tesorería

Blanca Inés Yara Rincón------------Coach profesional independiente

3.2 Listado de Cargos

1. Vicerrector Administrativo y Financiero

2. Coordinadora de Mercadeo

3. Coordinadora de Bienestar institucional

4. Auxiliar del área de Mercadeo

5. Auxiliar del área de Bienestar

6. Coordinador del área de contabilidad

7. Coordinador del área de tesorería

8. Coach profesional independiente

3.3 Coaching grupal

El proceso de coaching grupal se dará al terminar las reuniones programadas en donde el coach,
brindara opciones de mejora para optimizar los procesos en aras de la consecución de los
objetivos, aparte de esto, el Coach dará coach personalizado por Skype y videollamada a cada
miembro del equipo para que cada uno explote al máximo su potencial.
En resumen, el Coach verificara el clima organizacional y los niveles de “toxicidad” entre los
miembros del equipo tanto en grupo como de forma individual (guardando absoluta reserva,
claro está), también aportara observaciones y preguntas centrales para ayudar al equipo a
elaborar planes de acción en cada momento del proceso, al mismo tiempo, medirá los avances
que el equipo formule y el progreso que se lleve para completar los objetivos.

3.4 Organigrama del equipo

Nivel
Cargos
jerarquia

Vicerrector
1
Administrativo y

Coordinadora de Coordinadora de Coordinador del Coordinador del Coach profesional

2
Mercadeo Bienestar área de contabilidad área de tesorería independiente

Auxiliar del área de Auxiliar del área de

3
Mercadeo Bienestar

Tipo de
relacion

Subordinacion

Coaching

Fuente: elaboración propia

3.5 Manual de funciones resumido de cada cargo y objetivos individuales

1. Vicerrector Administrativo y Financiero

1.1. Funciones:

1.1.1. Asumir el rol de monitor y coordinador del equipo.

1.1.2. Realizar llamadas telefónicas y enviar correos a estudiantes antiguos para recordarles los
periodos de matrículas, asi como recomendar la matricula a estudiantes nuevos.
1.1.3. Autorizar y firmar el pago de gastos por la contratación de publicidad radial y televisiva
con miras a obtener mas estudiantes matriculados el segundo semestre del año 2022.

1.1.4. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

1.2. Objetivos:

1.2.1. Dirigir al equipo y ver que cumpla con su función durante el primer semestre del año
2022.

1.2.2. Conseguir 50 estudiantes nuevos para las matrículas del segundo semestre del año 2022.

2. Coordinadora de Mercadeo

2.1. Funciones:

2.1.1. Ocuparse del área de mercadeo de la universidad y contactar directamente con proveedores
de espacios televisivos y radiales para presentar las mejores propuestas al vicerrector.

2.1.2. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

2.1.3. Realizar llamadas telefónicas y enviar correos a estudiantes antiguos para recordarles los
periodos de matrículas, asi como recomendar la matricula a estudiantes nuevos.

2.1.4. Asumir los roles de implementador e investigador de recursos externos para el equipo de
alto rendimiento durante el primer semestre del año 2022.

2.2. Objetivos:

2.2.1. Conseguir 50 estudiantes nuevos para las matrículas del segundo semestre del año 2022.

2.2.2. Contactar y ver que los espacios televisivos y radiales contratados incrementen la
audiencia y la informen sobre los beneficios de matricularse en la UPC SAM.

3. Coordinadora de Bienestar institucional

3.1. Funciones:

3.1.1. Programar actividades para incrementar el bienestar de los alumnos en materia de salud y
bienestar integral.

3.1.2. Diseñar actividades durante el primer semestre del año 2022 para atraer estudiantes nuevos
a la institución.
3.1.3. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

3.1.4. Realizar llamadas telefónicas y enviar correos a estudiantes antiguos para recordarles los
periodos de matrículas, asi como recomendar la matricula a estudiantes nuevos.

3.1.5. Asumir el rol de cohesionador del equipo de alto rendimiento durante el primer semestre
del año 2022.

3.2. Objetivos:

3.2.1. Conseguir 50 estudiantes nuevos para las matrículas del segundo semestre del año 2022

3.2.2. Conseguir que el 50% de los estudiantes matriculados asistan a las actividades planteadas
y que por lo menos asistan 100 personas interesadas en matricularse para el segundo semestre del
2022.

4. Auxiliar del área de Mercadeo

4.1. Funciones:

4.1.1. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

4.1.2. Apoyar a la coordinadora de mercadeo en sus funciones durante el primer semestre del año
2022.

4.1.3. Realizar llamadas telefónicas y enviar correos a estudiantes antiguos para recordarles los
periodos de matrículas, asi como recomendar la matricula a estudiantes nuevos.

4.1.4. Asumir el rol de impulsor para el equipo de alto rendimiento durante el primer semestre
del año 2022.

4.2. Objetivos:

4.2.1. Conseguir 50 estudiantes nuevos para las matrículas del segundo semestre del año 2022.

5. Auxiliar del área de Bienestar

5.1. Funciones:

5.1.1. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

5.1.2. Realizar llamadas telefónicas y enviar correos a estudiantes antiguos para recordarles los
periodos de matrículas, asi como recomendar la matricula a estudiantes nuevos.
5.1.3. Apoyar a la coordinadora de bienestar en sus funciones, durante el primer semestre del
2022.

5.1.4. Asumir el rol de cerebro para el quipo de alto rendimiento durante el primer semestre del
año 2022

5.2. Objetivos:

5.2.1. Conseguir 50 estudiantes nuevos para las matrículas del segundo semestre del año 2022

6. Coordinador del área de contabilidad

6.1. Funciones:

6.1.1. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

6.1.2. Realizar llamadas telefónicas y enviar correos a estudiantes antiguos para recordarles los
periodos de matrículas, asi como recomendar la matricula a estudiantes nuevos.

6.1.3. Elaborar los estados financieros para presentarlos al equipo para que conozcan la
condición económica de la universidad.

6.1.4. Asumir el rol de finalizador para el equipo de alto rendimiento durante el año 2022.

6.2. Objetivos:

6.2.1. Conseguir 50 estudiantes nuevos para las matrículas del segundo semestre del año 2022

7. Coordinador del área de tesorería

7.1. Funciones:

7.1.1. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

7.1.2. Realizar llamadas telefónicas y enviar correos a estudiantes antiguos para recordarles los
periodos de matrículas, asi como recomendar la matricula a estudiantes nuevos.

7.1.3. Realizar los procesos de matricula de los estudiantes que incluyen pagos en efectivo y a
crédito durante el primer y segundo semestre del año 2022.

7.1.4. Asumir el rol de especialista para el equipo de alto rendimiento durante el primer semestre
del año 2022.
7.2. Objetivos:

7.2.1. Conseguir 50 estudiantes nuevos para las matrículas del segundo semestre del año 2022

8. Coach profesional independiente

8.1. Funciones:

8.1.1. Asistir a las reuniones virtuales y presenciales del equipo de alto rendimiento que se
programen durante el primer semestre del año 2022.

8.1.2. Realizar el documento “Charter” de la gestión del equipo de alto rendimiento durante el
primer semestre del año 2022.

8.1.3. Realizar el proceso de Coaching grupal y personalizado para los miembros del equipo de
alto rendimiento de la UPC SAM durante el primer semestre del año 2022.

8.1.4. Evaluar los resultados del equipo para saber si los objetivos planteados al inicio se
cumplieron.

8.2. Objetivos:

8.2.1. Conseguir que el equipo llegue al nivel de alto rendimiento y cumpla los objetivos para los
que fue formado.

3.6 Roles de los integrantes del equipo durante las reuniones

Los roles que se pueden asumir en un equipo son los roles mentales (Cerebro, Especialista y
Monitor), roles sociales (Cohesionador, investigador de recursos, Coordinador) y roles de acción
(Impulsor, Implementador, Finalizador) (César & Arola, 2014).

Cerebro: Cristóbal León Capera (Auxiliar del área de Bienestar), su función principal es brindar
ideas innovadoras al equipo.

Especialista: Rigoberto Arroyo Esguerra (Coordinador del área de tesorería), conoce a los
estudiantes ya que, entre otras cosas, los guía a través del proceso de matrícula, maneja datos
sobre cifras y cantidades de estudiantes matriculados que debe entregar a vicerrectoría.

Monitor evaluador: José Ernesto Cifuentes Cárdenas (Vicerrector Administrativo y

Financiero), evalúa las ideas y su viabilidad y es lógico dado que el vicerrector es quien tiene la
ultima palabra en la UPC SAM.
Impulsor: Jennifer García Ríos (Auxiliar del área de Mercadeo), se encargará de estimular al
equipo para llevar a cabo los objetivos.

Implementador: Linda Zarate Sepúlveda (Coordinadora de Mercadeo), se asegura de que las

ideas se transformen en acciones, cosa que se le da fácil ya que tiene varios contactos y se
encarga del área de mercadeo y relaciones de la UPC SAM.

Finalizador: Henry Guzmán Buenaventura (Coordinador del área de contabilidad), llevara

seguimiento continuo de las tareas del equipo entre otras cosas.

Cohesionador: Alejandra Ramírez Suarez (Coordinadora de Bienestar institucional), se

encargará de armonizar las relaciones entre los miembros del equipo.

Investigador de recursos externos: También Linda Zarate Sepúlveda (Coordinadora de

Mercadeo), se encargará de contactar personas que ayuden a cumplir los objetivos planteados,
asi como el manejo de publicidad.

Coordinador: También José Ernesto Cifuentes Cárdenas (Vicerrector Administrativo y

Financiero), se encargará de controlar y dirigir las actividades del equipo hacia el cumplimiento
de los objetivos.

Coach: Blanca Inés Yara Rincón (Coach profesional independiente), se encargará de realizar el
proceso de coaching del equipo.
 4. REGLAS FUNDAMENTALES DEL EQUIPO

Las reglas fundamentales que seguirá este equipo para alcanzar un alto desempeño son las
siguientes:

1. Construir una comunicación transparente: Lo cual se realizará haciendo un uso acertado de

los respectivos canales de comunicación, de modo que se empleen adecuadamente y con el fin de
cumplir los objetivos del equipo en lugar de como espacios de ocio.

2. Código de conducta unificado: Los valores del equipo estarán regidos por el respeto, la
responsabilidad, la disciplina, la independencia, la curiosidad, etc. sin los cuales no se podrían
conseguir los objetivos planteados.

3. Identificar los roles: Anteriormente quedaron plasmados los roles de cada miembro del
equipo acorde a sus competencias, sin embargo, es necesario aclarar que para que no haya
confusión, debe manejarse claramente el rol correspondiente y estar atento para recibir el
respectivo feedback de parte del Coach con el fin de mejorar continuamente de forma individual
y en conjunto.

4. Superar los silos: Básicamente los miembros del equipo deben compartir la información
obtenida con absoluta libertad y dejar a un lado las rivalidades para que, de esta forma, el logro
grupal prime por sobre los logros individuales.

5. Disponer de antídotos para combatir los comportamientos tóxicos: El individualismo solo

es positivo si ayuda a cumplir los objetivos, sin embargo, no se trata de destacar por sobre los
demás, sino de destacar como equipo y hacer que este funcione como la maquinaria de un reloj,
para esto el coach y el líder deberán estar atentos a cualquier comportamiento que empañe el
buen trabajo del equipo.

6. Abandonar a los saboteadores: los miembros del equipo deberán trabajar en conjunto, y por
lo tanto deberán estar atentos al posible surgimiento de saboteadores de carácter interno y
externo, interno será todo aquel que busque sabotear la labor de un compañero con el fin de
destacar y externo será todo aquel que sea un obstáculo para el cumplimiento de los objetivos.

7. Tener un propósito compartido: Es decir, unos objetivos comunes.

 5. CANALES DE COMUNICACIÓN DEL EQUIPO

Mantener canales de comunicación entre los miembros de un equipo de alto rendimiento es de

vital importancia para facilitar la interacción entre sus miembros asi como que recibir el
respectivo feedback de parte del Coach. (FORO EMPRESARIAL IMPULSA, 2019)

Correo electrónico empresarial: Se empleará para dar mensajes importantes de forma general a
los miembros del equipo, asi como para la entrega de resultados en forma de gráficos, tablas de
Excel, archivos de Word, etc. que servirán para servir como prueba de la labor realizada por cada
miembro.

Grupo de WhatsApp: El grupo servirá como chat en el que los miembros trataran puntos de
forma rápida mediante textos cortos, también servirá para unir lazos de cooperación entre los
miembros del equipo.

Skype empresarial: Medio ideal para que el líder se dirija a un miembro en particular o para
que el Coach se dirija a un miembro del equipo que necesite un refuerzo para apoyar la labor del
líder.

Google Meet: Se usará para realizar reuniones virtuales de forma periódica, este espacio virtual
servirá de sustituto de las reuniones presenciales en caso de que un rebrote del COVID 19
obligue a la universidad a adoptar nuevamente la modalidad de teletrabajo.

Reuniones presenciales: Se realizarán reuniones presenciales una vez a la semana de manera

permanente y cada miembro tomara un rol en estas, dichos roles han sido definidos
anteriormente; en estas reuniones se tratarán puntos importantes y se tomaran decisiones claves
sobre cómo llevar a buen término los objetivos del equipo, entre otras cosas.

Teléfonos de la empresa: Dado que la Universidad Piloto otorga a sus trabajadores un teléfono
institucional en sus puestos, el equipo los empleara para dar llamadas breves entre sus miembros
para aclarar algunos puntos importantes de forma rápida, asi como dar noticias breves.
 6. CONTROL Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS INDIVIDUALES Y GENERALES
Se emplearán las siguientes tablas para evaluar los resultados obtenidos de manera individual y
de manera grupal, asimismo se elaborarán graficas en Excel y se usaran otras herramientas de
evaluación, lo importante será siempre el medir cuan cerca está el equipo de alcanzar el
objetivos, no los méritos personales.

Tabla de resultados individuales

Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total
Cantidad de estudiantes
contactados por correo
Cantidad de estudiantes
contactados por Teléfono
Contactos obtenidos de manera
personal
Resumen de la gestión
realizada en el periodo

Tabla de resultados del equipo

Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total
Cantidad de estudiantes
contactados por correo
Cantidad de estudiantes
contactados por Teléfono
Contactos obtenidos de manera
personal
Total estudiantes nuevos
debidamente matriculados en el
periodo
Resumen de la gestión realizada
por el equipo en el periodo
 7. REFERENCIAS

Arroyo Tovar, R. (2012). Habilidades gerenciales: Desarrollo de destrezas, competencias y

actitud. Bogota D.C.: ECOE EDICIONES.

César, P., & Arola, E. (2014). Coaching de equipos: "que necesita saber para facilitar el
desarrollo de un equipo". Barcelona: Editorial Profit.

DYER W., W. G., DYER, J. H., & DYER, W. G. (2012). EQUIPOS DE TRABAJO DE ALTO
DESEMPEÑO. Mexico: GRUPO EDITORIAL PATRIA.

FORO EMPRESARIAL IMPULSA. (30 de Abril de 2019). CLAVES PARA TENER UN

EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO. Obtenido de
https://www.impulsapopular.com/gerencia/rrhh/claves-para-tener-un-equipo-de-alto-
rendimiento/

Pareja M., D. J. (14 de Febrero de 2019). ACADEMIA PRAGMA. Obtenido de

https://www.pragma.com.co/blog/claves-para-formar-un-equipo-de-alto-desempeno

Referencia en inglés

Raman, N. (2013). The Leader’s Guide Series: Building High-Performing Teams. Sydney:
Focused On...®.