ASOCIACIÓN CENTRO DE CAPACITACIÓN Código: CE_P08

ESPECIAL Versión: 03
Fecha: 04/02/2016
PROCESO DE TALENTO HUMANO
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1. OBJETIVO
Proporcionar los métodos necesarios para que la organizació n seleccione el personal con base en el
perfil requerido para el desempeñ o de sus funciones; así como también, establecer las
disposiciones para la inducció n, formació n, entrenamiento y evaluació n de competencias
relacionados con el desempeñ o de sus labores.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicació n para el personal que afecte la calidad del servicio de la
Asociación centro de capacitación CENCAES.

3. DEFINICIONES
Se aplican las definiciones contenidas en la NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestió n de Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.

 Seleccionar: Elegir o escoger entre varias personas aquellas que se consideran má s

adecuadas o idó neas para ejecutar las actividades y funciones pretendidas.
 Personal: Conjunto de personas que pertenecen a un mismo organismo o trabajan en una
misma empresa.
 Capacidad: Aptitud para hacer o ejecutar una actividad.
 Aptitud: Idoneidad para ocupar y desempeñ ar un cargo.
 Empleado: Persona que trabaja a sueldo.
 Entrevista: Encuentro entre dos o má s personas para tratar un tema específico.
 Evaluación: Valoració n que se hace de las aptitudes y méritos de una persona.
 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
 Contrato: Acuerdo o pacto, oral o escrito, entre dos o má s personas, por el que contraen
ciertos derechos y obligaciones.
 Calificación: Determina el grado de suficiencia o insuficiencia de una persona en el
desempeñ o de sus actividades.

4. RESPONSABLES
 Directora administrativa
 Coordinador de talento humano
 Coordinadora de terapias
 Coordinador de SGSST

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Sede Galapa: Calle 12 No. 22 – 44 Barrio La Candelaria
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5. PROCEDIMIENTO

5.1 REQUERIMIENTO DE PERSONAL NUEVO

El Coordinador de Talento Humano, identificara mediante el seguimiento de los procesos las
necesidades para el desarrollo eficaz de cada proceso, y se hace el requerimiento a través de la
Requisición del Personal CE_P08_F01, una vez aprobada la requisició n por la Direcció n
Administrativa, se inicia la selecció n.

5.2 SELECCION DE PERSONAL

El Coordinador de Talento Humano debe tener en cuenta para la selecció n del personal el banco de
Hojas de vidas, si no se encuentra un candidato con la competencia establecida en la CE_SIG_D02
Descripción de Cargo, se solicitaran Hojas de Vidas de personal externo, esto puede ser por medio
de :
Publicació n en prensa, y/o Recomendaciones por empleados de la misma compañ ía.

5.2.1 Recopilación y Preselección de Hojas de Vida

El Coordinador de Talento Humano debe tomar como base los requerimientos del cargo
establecidos en la CE _D02 Descripción de Cargo, para la preselecció n de las hojas de vida
recibidas a fin de citar a las personas para la respectiva entrevista y pruebas psicotécnicas.

5.2.2 Entrevista personal

El lider de Area que hizo la Requisició n del Personal, entrevista a los preseleccionados, luego la
psicó loga encargada debe realizar las pruebas psicotécnicas y una entrevista personal, con el fin de
obtener una apreciació n que les permita determinar la competencia del aspirante para
desempeñ ar el cargo. Entrevista Aspirante al Cargo CE _P08_F02.

La Psicó loga escoge el aspirante má s opcionado y pasa a una tercera entrevista con la Directora
Administrativa, quien define la contratació n del mismo, diligencia el formato Selección del
Personal CE _P08_F04. Y lo envía al Coordinador de Talento Humano junto con la hoja de vida y
documentos soportes.

El coordinador del Sistema de gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo entrega al personal

seleccionado la carta de autorizació n para realizarse los Exá menes Médicos de Ingreso, de acuerdo
a los perfiles de cargo de la empresa.
El médico especialista en Salud Ocupacional que realiza el examen ocupacional entrega a la
empresa por escrito el informe de aptitud del trabajador.

5.3 CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL

Escogida la persona, se entrevista con el Coordinador de Talento Humano para oficializar las
condiciones contractuales específicas, como son: tipo de contrato, salario, horario,
responsabilidades al interior de CENCAES, fecha de inicio.

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Una vez contratado el personal, el coordinador de Talento Humano, el coordinador de calidad,

Coordinador SGSST, y el Lider de á rea que hizo la requisició n del Personal, realizan la inducció n al
nuevo trabajador teniendo en cuenta procedimiento de INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN CE_ _P35.
Luego, se registra la actividad de Inducció n en el “FORMATO DE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN”
CE_P08_F05. Por ú ltimo, la Coordinadora de Calidad, efectuara una evaluació n, con el fin de
determinar la eficacia de la inducció n recibida.

De acuerdo al tipo de contratació n, es indispensable que se tengan la siguiente Documentació n:

Contrato Laboral Contrato prestación de servicios

Hoja de Vida actualizada Hoja de Vida actualizada
Certificaciones laborales. Certificaciones laborales.
Certificados de estudios que evidencien el Certificados de estudios que evidencien el
cumplimiento de los requisitos del perfil cumplimiento de los requisitos del perfil
seleccionado en cuanto a educació n seleccionado en cuanto a educació n
Certificació n de afiliació n EPS a la cual se
encuentra vinculado (prestació n de servicios)
Certificació n de afiliació n ARL a la cual se
encuentra vinculado (prestació n de servicios)
Certificació n de afiliació n a fondo de pensió n
obligatoria (prestació n de servicios)

5.4 CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL

Los Líderes de Á reas deben realizar Semestralmente la Evaluación Competencia,

CE_SIG_PR08_F03 y Evaluación de Desempeño CE_ P08_F10 al personal a cargo, con el propó sito
de determinar las necesidades de entrenamiento y capacitació n del personal y de evaluar la eficacia
de las acciones de entrenamiento desarrolladas durante el periodo anterior.

Con base en las necesidades de formació n detectadas durante estas evaluaciones, cada líder de á rea
se las comunica al coordinador de Talento Humano quien elabora el Programa de Capacitación,
CE _P08_F06, detallando las actividades de formació n, el personal a asistir, los capacitadores, las
fechas de ejecució n programadas y los objetivos de cada actividad. Este programa es aprobado por
la Directora Administrativa.

El programa es actualizado a medida que se presenten necesidades de formació n durante el añ o en

curso.

Cada vez que los líderes de Area,(Coordinador de Calidad, Coordinador de Talento Humano,
Coordinador de SGSST, Coordinadora de Terapia y Coordinadora de Medio Ambiente, Asistente
Administrativa ) o Personal Externo, realicen las capacitaciones, estas son registradas en la
Constancia de Formación, CE_P08_F07. El Responsable de la capacitació n debe evaluar la

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eficacia para el cumplimiento y desempeñ o de objetivos esperados de la capacitació n y será n

registradas en el Programa de Capacitació n.

La efectividad de las acciones para la mejora de la competencia del personal es evaluada por el
responsable de la capacitació n mediante pruebas teó ricas, prá cticas o seguimiento del proceso. En
caso de que las acciones tomadas no sean eficaces se toman las acciones necesarias. Esta actividad
se realiza posterior a cualquier actividad de mejora de la competencia proveída al personal.

5.5 EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL

El Coordinador de Talento Humano realizara una encuesta a los empleados de la Asociació n para
identificar las condiciones en las cuales se encuentra el personal laborando, anualmente se usa el
formato Encuesta Clima Labora, CE _P08_F08. En caso de que se presente inconformidad por el
clima laboral será comunicada a la Directora Administrativa quien determinara las acciones de
mejora.

5.8 RENOVACIÓN DE CONTRATO

Un mes antes de finalizar los contratos la Directora administrativa, analiza junto con el coordinador
de talento humano y el Jefe Inmediato las evaluaciones de desempeñ o y comportamiento del
trabajador para determinar si éste continú a o no al servicio de CENCAES. El coordinador de Talento
humano comunica al trabajador por escrito la fecha de terminació n del contrato, y le da la
autorizació n para realizar el examen médico de retiro.

6 REGISTROS

CE_P08_F01_Requisició n del Personal

CE_P08_F02_Entrevista al aspirante al Cargo
CE_P08_F03_Evaluacion de competencias
CE_P08_F04_Selecció n del Personal
CE_P08_F05_Inducion y re inducció n
CE_P08_F06_Programa de Capacitació n
CE_P08_F07_Constacia de Formació n
CE_P08_F08_Encuesta de Clima Laboral
CE_P08_F10_Evaluacion de desempeñ o
Pruebas psicotécnicas

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7. TABLA DE CAMBIOS

FECHA: VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO:

4/02/2014 1 Inicio del Proceso de Talento Humano
Se incluyen exámenes médicos de ingreso y perió dicos, se incluye
entrevista con la persona que hizo la requisició n, se elimina evaluació n de
01/07/2015 2
competencias al entrar, se incluye prueba después de inducció n y
entrenamiento.
04/02/2016 3 se incluyen responsables de Cada procedimiento

Realizo Reviso Aprobó

Nombre: Luis Suarez Nombre: Jorge Peñ aranda Nombre: Ingrid Gó mez Barros
Cargo: Calidad Cargo: Coord. de Talento Humano Cargo: Directora Administrativa
Fecha: 4/02/2014 Fecha: 4/02/2014 Fecha: 4/02/2014

Firma: Firma: Firma:

Actualizo Reviso Aprobó
Nombre: Jor
Nombre: Jaji Garcia Nombre: Ingrid Gó mez Barros
+}ge Peñ aranda
Cargo: Calidad Cargo: Coord. de Talento Humano Cargo: Directora Administrativa
Fecha: 01/07/2015 Fecha: 01/07/2015 Fecha: 01/07/2015

Firma: Firma: Firma:

Actualizo Reviso Aprobó
Nombre: Britz Alean Nombre: Andrés Villamizar Nombre: Ingrid Gó mez Barros
Cargo: Calidad Cargo: Coord. de Talento Humano Cargo: Directora Administrativa
Fecha: 04/02/2016 Fecha: 04/02/2016 Fecha: 04/02/2016

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