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MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

EMPRESA LAP

MARGARITA MARIA CALDERON ACEVEDO


MARTHA CECILIA MONÁ VÉLEZ
BONILLA BELTRAN LILA TATIANA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS –
METODOLOGÍA
FICHA DE CARACTERIZACIÓN: 1966073
Modalidad Virtual
2019
MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS
EMPRESA LAP

MARGARITA MARIA CALDERON ACEVEDO


MARTHA CECILIA MONÁ VÉLEZ
BONILLA BELTRAN LILA TATIANA

NAYIT DEL SOCORRO TERAN BOHORQUEZ


Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS –
METODOLOGÍA
FICHA DE CARACTERIZACIÓN: 1966073
Modalidad Virtual
2019
TABLA DE CONTENIDO

Introducción
1. Objetivos
1.1. objetivo general
1.2. objetivos específicos
2. Alcance.
3. Aplicabilidad del manual.
4. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar decisiones
sobre los procesos de selección, promoción y vinculación.
5. Responsables
6. Cómo se estructura
7. Políticas para la búsqueda del talento humano.
8. Etapas del proceso.
9. Notificación /creación de la vacante.
10. Revisión / creación del Perfil del cargo.
11. Perfil de las competencias organizacionales.
12. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas
(vinculación)
13. Mecanismos de publicación de vacantes.
14. Modelo hoja de vida propia.
15. Diseño aviso de publicación.
16. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.
17. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE
18. Creación bases de datos de candidatos.
19. Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A quiénes
se quiere evaluar? ¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán entrevistados? ¿Quiénes
participarán del proceso?
20. Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.
21. Formato de referenciarían.
22. Decisión de contratar / promover a un cargo.
23. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.
24. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el
proceso.
INTRODUCCIÓN
La selección del personal en la organización LAP; es uno de los elementos más
importantes para una organización; por ello, la calidad del personal es la que determina
que esta organización sea eficiente en un mundo de muchas necesidades sociales. Por lo
tanto, es de vital importancia realizar un proceso sano, responsable transparente y
profesional de reclutamiento y selección de personal, que permita dotar a la organización
de personas con el perfil idóneo a las necesidades de ésta, y que puedan generar un buen
aporte para la mayor eficiencia de la misma.
Asimismo el recurso más valioso con que debe contar la distribuidora LAP es el humano,
como lo plasma, la premisa de KAIZEN “engloba el concepto de un método de gestión de la
calidad muy conocido en el mundo de la industria. Es un proceso de mejora continua basado
en acciones concretas, simples y poco costosa, y que implica a todos los trabajadores de una
empresa”, desde los directivos hasta los trabajadores de base que de acuerdo con sus
cualidades y su grado de capacitación o de estudio, va a incidir en el progreso o en el
estancamiento de la misma, razón por la cual se ha establecido un Manual de Selecciones
de Personal, que debe cumplirse para poder desarrollar los objetivos y las políticas
trazadas por la empresa.
1. OBJETIVOS

1.1. General
Seleccionar candidatos para desempeñar los cargos y roles de trabajo, de acuerdo con los
perfiles, políticas, normas legales vigentes y procedimientos de la distribuidora LAP.
Además es una guía de aplicación de procedimientos para la escogencia del recurso
humano, que deban llenar las vacantes de la empresa, y con ello lograr una mayor
productividad y desarrollo en las actividades a realizar.

1.2. Específicos

● Realizar el paso a paso el proceso para el reclutamiento y selección del personal


que es requerido para el cargo.

● Proporcionar herramientas prácticas para que la selección de la vacante sea


efectiva.

● Seleccionar que todos los puestos vacantes sean cubiertos por el personal idóneo,
teniendo en cuenta los requisitos que exige el manual de funciones por competencias,
procedimientos y requisitos de la distribuidora LAP.
2. Alcance.
El objetivo de este manual es describir el paso a paso de lo que se debe realizar para
llevar a cabo el proceso de selección del personal vacante en la organización.
También será el instrumento legal y jurídico que contiene el procedimiento para
hacer una adecuada escogencia del personal que necesite vincular la distribuidora
LAP, de acuerdo a sus conocimientos, aptitudes y destrezas.
3. Aplicabilidad del manual.

Este manual se implementa con el fin de ser dirigido al coordinador de Talento


Humano; para que este se lo dirija y comunique al profesional de selección para que
del mismo modo lo aplique en su proceso, al momento de seleccionar el puesto
vacante. Además el material consignado, es para ser aplicado en todo el personal
que trabaja para la organización.

4. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar


decisiones sobre los procesos de selección, promoción y vinculación.
Teniendo en cuenta el organigrama de la empresa, adjuntado a continuación.
Cada departamento de la empresa LAP, tiene autonomía y debe articular con el àrea
de RRHH en la selección del personal, donde informen y describan las competencias
requeridas como: funciones, características, procedimientos de cada cargo.
logrando con esto tener una comunicaciòn asertiva y trabajo colaborativo dentro de
la organizaciòn. Asimismo cumplir con los perfiles establecidos para los cargos.

Este manual está direccionado bajo los lineamientos legales del MINISTERIO DEL
TRABAJO RESOLUCIÓN NÚMERO (2605) DE 2014).
https://unidad.serviciodeempleo.gov.co/norma/resolucion-2605-de-2014/

5. Responsables
Los directos responsables, inicialmente es el gerente; él es el encargado de reunirse
con el departamento de Talento Humano y el Asistente de Talento Humano.
Este equipo debe tener muy claro el perfil que necesita el puesto trabajo, para una
buena toma de decisiones en el momento de contratar al cliente interno. Por
consiguiente, son los encargados clarificar cualquier tipo de duda que se presente
en el momento de interpretar las actividades que se encuentran descritas dentro del
Manual, debido a que se alude que conocen e interpretan correctamente lo
plasmado en él.

6. Cómo se estructura

La estructura para la obtención del recurso humano, que se requiere en la


distribuidora LAP, es disponer de un procedimiento definido y con medios y canales
apropiados para poder atraer personas calificadas. Teniendo en cuenta las
diferentes fuentes o requisitos de personal, se puede recurrir a los recursos: ya se
internó o Externo, según lo considere pertinente la dirección general de la empresa.
7. Políticas para la búsqueda del talento humano.

Al tener fijas las políticas, se tiene como objetivo prever y realizar una mejora
continúa en los procesos de talento Humano, como son: Proceso de capacitación,
reclutamiento, selección, inducción y promoción del personal de la Distribuidora
LAP. Alineando estas con la misión y visión de la organización.

8. Etapas del proceso.

 FASE PRIMERA
Solicitar vacante al departamento de Talento Humano
Generar el perfil, con las especificaciones del cargo
Publicar la vacante inter y externamente de la empresa

 FASE SEGUNDA
Recibir hojas de vida
Preseleccionar los currículos más aptos
Entrevista preliminar
Pruebas Psicológicas y Psicotécnicas

 FASE TERCERA
Entrevista final
Selección del candidato
Comunicar por medio escrito quien fue seleccionado y quien rechazado
 FASE CUARTA
Exámenes ocupacionales
Entrega de documentos
Firma del contrato
Inducción

9. Notificación /creación de la vacante.

9.1. NOTIFICACIÓN

Para tener claro el proceso de búsqueda del personal idóneo, se debe tener preciso
las ventajas y desventajas, si es notificación interna o externa la selección.

A) INTERNOS. Internamente se realiza una convocatoria a concurso mediante la


publicación de un comunicado donde se detalle las características del perfil del cargo
vacante.

B) EXTERNOS: se realizará convocatorias a través de avisos clasificados en medios de


comunicación, solicitudes a universidades, centro de empleo SENA, etc.

La empresa LAP, realiza la notificación, ya que se debe hacer primero con el


personal interno de la empresa por medio de un memo; en varios casos el personal
al tener conocimiento que en la empresa a la cual trabajan pueden crecer
profesionalmente, suben su rendimiento en su puesto de trabajo, porque existe un
fin.
Si a los 5 días, el personal no se manifiesta, se realiza una publicación, en las Bolsas
de empleo, en la página de la empresa
❏ La convocatoria deberá contener lo siguiente: Nombre del cargo a proveer.
❏ Salario base.
❏ Funciones del cargo.
❏ Clases de prueba.
❏ Fecha y lugar donde se realizará la prueba.
❏ Funcionarios o dependencia ante el cual se presentan los documentos en las
fechas previstas.
❏ Término para publicar los resultados.
❏ Una vez publicada la convocatoria el aspirante tiene plazo de cinco (5) días
hábiles para la presentación de su hoja de vida con soportes que acrediten el nivel
académico y la experiencia laboral y referencias laborales, familiares y personales.
9.2 CREACIÓN DEL VACANTE

La vacante, puede ser creada por los siguientes motivos:


● Nuevo departamento o puesto de trabajo,
● Por despido.
● Por renuncia.
En el momento que suceda una de las anteriores situaciones, el departamento de
Talento Humano, crea la Vacante, especificando el perfil, y las características que
debe contener la persona la cual quiera postularse al cargo.

10. Revisión / creación del Perfil del cargo.


En el momento que se crea un cargo, debe existir una reunión por parte de jefe que
solicitó el cargo y el departamento, con este tipo de procesos se puede llegar a un
mejor perfil. Tratando siempre de realizar un trabajo colaborativo dentro de la
organización, sin tomar decisiones alejadas de la visión y misión de la organización.

11. Perfil de las competencias organizacionales.

La descripción de puesto: contemplada en el Manual de Funciones Por


Competencias (MFPC), aporta información sobre responsabilidades del puesto de
acuerdo con su ubicación en la estructura organizativa de la compañía, así como en
cuanto a formación complementaria, conocimientos, habilidades y experiencia
requeridas.
Luego de tener claro el perfil solicitado, se empieza con el proceso de la solicitud de
la nueva vacante.
EJEMPLO:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: ÁREA COMERCIAL

DENOMINACIÓN:
Jefe de Centro de Distribución

CÓDIGO: 002
GRADO: (OPCIONAL)

Marque con X el ESTRATÉGICO


TIPO DE PROCESO
al cual se asocia
MISIONAL X
esta cargo

DE APOYO

NOMBRE DEL PROCESO: ASESOR DE VENTAS

DEPENDENCIA: Area comercial

CARGO DEL JEFE INMEDIATO:


Director Comercial Ventas

II. PROPÓSITO PRINCIPAL:

Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeación,


ejecución y control del Centro de Distribución, desde el momento de la
recepción de la mercancía hasta su entrega, controlando su
almacenamiento y transporte de acuerdo con los lineamientos
previamente constituidos dentro de la empresa para el área comercial

IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
Mantener actualizada la Base de Mantener actualizada la Base de
Datos de proveedores a nivel local, Datos de proveedores a nivel local,
regional y Nacional. regional y Nacional.

Coordinar los contratos marcos · Coordinar los contratos marcos


de la Dirección de Compras, desde de la Dirección de Compras, desde
su etapa precontractual hasta la su etapa precontractual hasta la
formalización del contrato. formalización del contrato.

· Diseñar e implementar · Diseñar e implementar


estrategias de compras, teniendo en estrategias de compras, teniendo en
cuenta las necesidades comunes cuenta las necesidades comunes
identificadas en las dependencias identificadas en las dependencias.
· Establecer cadenas de
distribución para productos,
· Establecer cadenas de
servicios y estrategias de
distribución para productos,
mercadeo.
servicios y estrategias de mercadeo.
· Participar en la selección y
entrenamiento del personal.
· Participar en la selección y
· Comunicar las diferentes
entrenamiento del personal.
decisiones e información que
requieran los empleados.
· Comunicar las diferentes · Planear, administrar y
decisiones e información que controlar presupuestos, contratos,
requieran los empleados. equipos y suministros.

· Planear, administrar y controlar


presupuestos, contratos, equipos y
suministros

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

● Buenas relaciones interpersonales.


● Conocimientos y experiencia en el área.
● Responsabilidad, liderazgo, autoridad, compromiso.
● Eficiente en los procesos de la empresa
● Motivar a sus empleados mediantes diferentes actividades.
● Crear y manejar relaciones comerciales
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

● Administración gerencial
● Diseño, mercadeo y producción
● Manejo de TICS
● Manejo de personal
● Valores éticos

VI. REQUISITOS:

ACADÉMICOS

Ingeniero Industrial o Agroindustrial

DE DESEMPEÑO
Subdirector de oficina con funciones de administrar y dirigir las diferentes
funciones correspondientes a su área.
Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL
relacionadas con el cargo Supervisor de departamentos y áreas asignadas
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA
ESTE CARGO

1. Toma de decisiones

Es el proceso de elegir entre varias opciones aquellas que consideren más


convenientes.

Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar

Efectúa cambios en sus actividades o en las funciones que cuando detecta


problemas o dificultades para su realización.

2. Planeación

Es planear lo que se quiere alcanzar en un tiempo determinado, para lograr un


fin o un objetivo.

Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas


organizacionales

Distribuye el tiempo con eficiencia

3. Desarrollo de la organización

Plantear abiertamente los conflictos, manejarlos efectivamente para optimizar


la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización

Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para


satisfacerlas.

Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las
metas y los estándares de productividad.
CIUDAD: ARAUCA - ARAUCA

FECHA DE 16.09. 2019


APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Auxiliar de talento Director de RRHH


Apoyo de talento
Humano
Humano

12. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas


(vinculación)

Las fuentes de reclutamiento internas, son las bases de datos de los empleados, y
demás hojas de vida ingresadas al archivo

Las fuentes de reclutamiento externas, son las bolsas de empleo por ejemplo, la
bolsa de empleo SENA, donde realizan cruce de información en físico. Para constatar
la información suministrada por el candidato

13. Mecanismos de publicación de vacantes.

Los mecanismos que la empresa LAP va a manejar para la publicación de vacantes


es la siguiente:

PUBLICACION INTERNA: cuando la empresa abre una vacante, primero se debe


realizar una publicación que será envía por medio de un correo a todos los
empleados de la empresa, donde especifique el perfil y los requisitos que estipula el
cargo.

PUBLICACION EXTERNA: al paso de 4 días, si no se recibe alguna respuesta positiva


por cuenta de los empleados, las siguientes publicaciones se harán por medio de
bolsas de empleo, y en la zona de noticias de la página de la empresa.
14. Modelo hoja de vida propia.

FORMATO HOJA DE VIDA - EMPRESA LAP

APELLIDOS:
NOMBRES:
CEDULA:

CIUDAD DE RECIDENCIA
DIRECCION
CELULAR

ESTUDIOS REALIZADOS
1.
2.
3.

REFERENCIAS LABORALES
1. NOMBRE DE LA EMPRESA:
NOMBRE DEL CONTACTO:
CELULAR:
LABORO DESDE_______________HASTA______________
2. NOMBRE DE LA EMPRESA:
NOMBRE DEL CONTACTO:
CELULAR:
LABORO DESDE_______________HASTA______________
3. NOMBRE DE LA EMPRESA:
NOMBRE DEL CONTACTO:
CELULAR:
LABORO DESDE_______________HASTA______________

REFERENCIAS FAMILIARES
1.
CELULAR:
2.
CELULAR:
FIRMA:

15. Diseño aviso de publicación.

16. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.

APELLIDOS:
NOMBRES:
CEDULA:

CIUDAD DE RECIDENCIA
DIRECCION
CELULAR

DEPARTAMENTO: VACANTE:

LISTADO N.A CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES


PRESENTACION DE HOJA DE VIDA

ESTUDIOS TECNICOS Y TECNOLOGICOS

ESTUDIOS PROFECIONALES

ESPECIALIZACION

EXPERIENCIA MINIMA DE XXX AÑOS

LICENCIA - MOTO

LICENCIA - CARRO

PUNTUALIDAD

PRESENTACION PERSONAL

ACTITUD

17. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE


ELEMENTO CUMPLE NO
CUMPLE
DATOS PERSONALES:
Nombre, teléfono (fijo y móvil), correo electrónico, dirección y ciudad.

PERFIL PROFESIONAL:
Debe destacar las habilidades y fortalezas tanto personales como de la
carrera, y no debe ser genérico sino que debe variar de acuerdo con
la vacante a la cual se aplica.

EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Debe ir organizada en orden cronológico inverso, incluir el nombre de
la empresa, el cargo, resumen de las funciones o logros y fecha de
ingreso y finalización. Revise que sea coherente con el perfil.

FORMACION:
Debe incluir título adquirido, Institución Educativa, Fecha de inicio y
finalización de los estudios a los que está haciendo referencia y además
ciudad. Es importante tener en cuenta la educación secundaria,
pregrado y cuando aplique también el postgrado.

FORMACION COMPLEMENTARIA:
Debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos que
no tengan una antigüedad mayor a 2 años. Es importante tener en
cuenta las materias complementarias, el Los idiomas que maneja y el
nivel que tiene en ellos. De igual forma el manejo de herramientas de
sistemas (Programas especializados).

OTROS DATOS DE INTERÉS:


Información sobre deportes, aficiones y distinciones.

RECONOCIMIENTOS Y LOGROS:
Destaque en esta parte aspectos como los reconocimientos que ha
tenido durante su vida universitaria tanto a nivel personal como
académico (alumno distinguido); incluidas también las monitorias.

REFERENCIAS:
Referencias personales
Referencias laborales.

18. Creación bases de datos de candidatos.

La base de datos de la empresa LAP, debe contener los siguientes aspectos:

 Apellidos  Estudios profesionales


 Nombres  Especializaciones
 Numero de Cedula  Años de experiencia
 Ciudad de residencia  Nombres y apellidos de contacto
 Dirección  Numero de contacto
 Celular  Número de hijos
 EPS  Departamento
 AFP  Talla de camisa
 ARL  Talla de pantalón
 RH  Talla de botas
 Estudios técnicos y tecnológicos

Al iniciar una base de datos, esta debe contener información personal de una
manera muy concreta, para que en el momento en que se abra una vacante, se
puede filtrar por el tipo de información que contenga el perfil.

19. Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A quiénes


se quiere evaluar? ¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán entrevistados? ¿Quiénes
participarán del proceso?

La elección de estos instrumentos debe ir en línea con los puntos importantes que
tiene el plan estratégico de la organización dependiendo las características que tiene
el perfil solicitado, cuantos serán evaluados? Y cómo será el proceso? son decisiones
que debe tomar el departamento de Talento Humano.
20. Referenciarían: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.

Estas referencias serán confirmadas por el departamento de Talento Humano; en


este momento la nube cuenta con toda la información, y según si es académica por
medio de las páginas de las instituciones se pueden hacer confirmación de la
referencia en cuestión.

Las referencias laborales, serán confirmadas llamando a la empresa, al momento de


realizar la llamada, se debe confirmar, tiempo, puntualidad, responsabilidad, y los
demás aspectos que se crean necesarios.

21. Formato de referenciarían.

El formato debe llevar las siguientes preguntas:

NOMBRE DE LA EMPRESA: _______________________________


NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO: ___________________________
CELULAR: _____________________________________________
CIUDAD: ______________________________________________
CARGO: ______________________________________________
PERSONAS A CARGO: SI ___ NO ___
TRABAJO DESDE: ________________ HASTA: ________________

22. Decisión de contratar / promover a un cargo.

La toma de decisiones, será entre el jefe del departamento, y el jefe de Talento


Humano.

23. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.

En el momento en que se tome la decisión de la contratación, los documentos para


la vinculación son los siguientes:

 HOJA DE VIDA (ANEXOS)


 3 FOTOCOPIAS DE LA CEDULA AL 150%
 ANTECEDENTES JUDICIALES (PROCURADURIA, CONTRALORIA Y POLICIA)
 RESULTADOS DE EXAMENES OCUPACIONALES

PARA AFILIACION:

 FOTOCOPIA DE LA CEDULA AL 150%


 SI TIENEN HIJOS, FOTOCOPIA DEL REG CIVIL O TARJETA DE IDENTIDAD
 COPIA DE ACTA DE MATRIMONIO

 INDUCCION
 PERFIL SOCIODEMOGRAFICO
 FIRMA DE CONTRATO

24. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en


el proceso.