LECTURA

SESIÓN 1

CURSO VIRTUAL
PLANIFICACIÓN Y USO DE DATOS PARA
LA TOMA DE DECISIONES EN LA IE
 MÓDULO: GESTIÓN ESCOLAR ORIENTADA A RESULTADOS
Curso virtual “Planificación y uso de datos para la toma de decisiones en la IE” | SESIÓN 1 - LECTURA

PUEDE QUE ODIE LA PLANIFICACIÓN,

PERO DEBE HACERLO DE TODOS MODOS

Algunas de las personas más inteligentes que he conocido luchan por convencerse de hacer una cosa:
planificar su trabajo.

Son extraordinarios en términos de análisis de todo tipo de cosas, desde procesos de fabricación hasta
gestión de mercadería y partículas nucleares. Pero, cuando se trata de su propia gestión del tiempo o
de diseñar un plan para realizar un gran proyecto, se resisten. Algo sobre la programación hace que sus
cerebros se apaguen y pueden pasar de brillante a blanco en un instante.

Una de las razones por la que estos individuos luchan es porque pueden salirse con la suya sin planificar
por mucho más tiempo que la mayoría. Si tienes algo de carisma y una gran habilidad para atiborrarse
de trabajo, es posible que hayas sido capaz de lograr un trabajo decente en el último minuto - o al
menos encontrar formas de obtener una prórroga. Si puedes continuar de esta manera sin mayores
problemas, no sentirás la necesidad de cambiar.

Pero, a medida que aumenta la demanda de tiempo - obtienes un nuevo trabajo, tienes poco personal,
te casas o tienes hijos, o tu salud cambia -, una vida sin planificación o rutinas puede hacerte sentir
cansado en el mejor de los casos y miserable en el peor. En algún momento, necesitas decidir que vale
la pena el tiempo y esfuerzo que demanda crear planes y rutinas. Según mi experiencia en asesoría
en gestión de tiempo, existen algunas verdades duras sobre la planificación que cada persona debe
aceptar antes de seguir adelante. Una vez que las aceptes y hagas de la planificación un hábito, podrás
aprovechar su poder para crear una vida más feliz, saludable y productiva.

La planificación provocará dolor, al menos inicialmente. Si tienes patrones de planificación muy

débiles en el cerebro, literalmente, sentirás dolor cuando comiences a planificar. Es como cuando inicias
una nueva rutina de ejercicios y ejercitas músculos que ni siquiera sabías que tenías. Pero, a medida
que desarrollas el hábito de planificar, el dolor asociado con él, generalmente, disminuye. Y cuanto más
refuerzo positivo obtengas, más planificarás.

Por ejemplo, Camille Fournier, ex Gerente de Tecnología de “Rent the Runway”, describió el dolor y la
recompensa de planificar. Ella enfrentó estrés y frustración cuando comenzó a planificar sus proyectos.
Explicó cómo su jefe observaría sus planes - en cualquier punto que identificara incertidumbre o riesgo
- y le pediría que revisara y reconsiderara. “Fue absolutamente terrible”, dijo, “me sentí profundamente
frustrada e impaciente durante todo el proceso”. Y, sin embargo, al final de todo, dividimos este gran
proyecto en entregables parciales y llevamos a cabo, con éxito, un cambio estructuralmente significativo

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que, a pesar de su complejidad, cumplió en gran medida el cronograma previsto. El recuerdo de la

frustración de planificar quedó grabado en su cerebro, pero también el recuerdo del gran logro que
obtuvo gracias a esa planificación.

En algunos casos, la planificación funciona mejor cuando no tienes que hacerlo solo. Considera planificar
un proyecto importante en equipo o, al menos, con otra persona. Dependiendo del tamaño del equipo
y la superposición del trabajo, también puedes facilitar el proceso desglosando metas mensuales en
planes semanales conjuntos.

La planificación lleva más tiempo de lo esperado (y trabajo también). Es típico que la planificación
semanal tome entre 30 y 60 minutos, y que la planificación del proyecto demore mucho más. Para
aquellos que no están familiarizados con planificar, esto puede parecer una cantidad excesiva de
tiempo. Pero, aquellos que han visto el poder de la planificación, entienden que una hora a la semana
puede hacer que cientos de horas de trabajo reflexivo sean menos estresantes y más productivos.

Además, parte del beneficio de planificar es obtener mayor claridad sobre cuánto tiempo toma
realmente el trabajo en comparación con el tiempo que pensaba que tomaría. Esto puede conllevar un
poco más de frustración inicial porque tienes que enfrentar el hecho de que la realidad es diferente a lo
esperado. Planificar tampoco garantiza que todo saldrá según lo programado. Pero, permite conocer,
desde el inicio, si algo se sale de curso, por lo que te da la oportunidad de hacer algo al respecto de
forma oportuna, en lugar de quedarse atascado con pocas o ninguna opción más adelante.

Las cosas tienden a ir mejor cuando planificas. Cuando planificas, a menudo, descubres algunas duras
verdades sobre lo que demandará realizar un proyecto o, simplemente, completar el trabajo semanal.
Esto puede hacerte sentir un poco incómodo porque ya no estás en un mundo imaginario y feliz donde
existe una cantidad infinita de tiempo, en el que puedes hacer todo de una sola vez y hacer felices a
todos. Pero, descubrir estos hechos lo antes posible te otorga la posibilidad de negociar expectativas
sobre los entregables oportunamente o atraer más recursos a un proyecto. También, ayuda a establecer
límites con confianza y decidir qué se va a hacer en el día, porque conoces tu gama completa de
opciones y prioridades vigentes. Esto maximiza la efectividad y permite establecer, consistentemente,
las expectativas y cumplirlas.

La planificación se convierte en “el canario”. En el pasado, los mineros llevaban canarios a las minas
como un sistema de alerta y detección temprana. Si el canario moría, era señal del incremento de
gases tóxicos en el ambiente y, por tanto, de la necesidad de que los mineros evacúen la mina. La
planificación puede proporcionar el mismo tipo de señales de advertencia temprana - si se desvía
significativamente del plan estimado, es una señal de que algo está mal y es necesario realizar ajustes.
Tener un plan y verificarlo le permite advertir la necesidad de hacer ajustes antes de que sus proyectos
u otros compromisos sujetos a plazos se encuentren en grave peligro.

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Muchas personas a las que no les gusta planificar suelen dejar la planificación rápido, suponiendo que
tienen todo bajo control. Pero, eso los envía a una espiral descendente. Mantener un ojo en el plan y
hacer ajustes es tan relevante como entregar un producto completo - mantiene estable el proceso. Si
ignoras al canario, hay más probabilidad de fallar, solo por no advertir señales importantes. ¿Puede ser
difícil planificar? Sí. Pero ¿es posible que hagas más? Absolutamente. La recompensa de pasar por el
dolor de planificar puede ser enorme en términos de aumento de productividad, disminución de estrés
y, sobre todo, alineación intencional con las cosas más importantes.

Editado de
Saunders, E. G. (2016). Puede que odie planear, pero debe hacerlo de todos modos.
Revista de Negocios de Harvard. Recuperado de https://hbr.org/amp/2016/09/you-
may-hate-planning-but-you-should-do-it-anyway [Consulta: 07 de octubre de 2021]