CARACTERIZACION DE PROCESO SERVICIOS DE PRUEBA

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Sistema Integrado de Gestión PC-MAT-ADC-01

Versión: 2
CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS
Rev: Marzo 15 2018

CARACTERIZACION DE PROCESOS

Proceso Administrador de contratos Fecha de actualización Marzo 15 2018

Gerente de administración y contratos / Coord. De administración y contratos /

Responsable del proceso Gerente de Administración de Contratos Responsabilidad y autoridad en el proceso Supervisor de contratos / Analista de Contratos / Controlador de Obra / Analista de
costos / Supervisor de Contratación / Analista de contratación

Asegurar que las necesidades de compra de bienes o servicios necesarios para la prestación del
Inicia desde la Preparación de Oferta Técnico-Económica de los Distintos Procesos Licitatorios de
servicio, se realicen cumpliendo con las especificaciones requeridas por el cliente.
Objetivo Alcance Contratación; La Administración de los Contratos y Ordenes de Servicio de las Adjudicaciones
Asegurar que la infraestructura física e informatica, incluido sistema SAP y equipos cumplan hasta la Generación de Facturación por la Prestación de Servicios y Cierre de los contratos.
con requerimientos de cliente interno.

PARÁMETROS DE CONTROL / INDICADORES DE GESTIÓN

OBJETIVO
OBJETIVO DEL SIG INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA FUENTE RESPONSABLE
RELACIONADO

Controlar y Medir el Gerente de administración y contratos

Promedio de la encuesta de
Satisfacer las necesidades de nuestros desempeño de los contratos Monitoreo: Semestral Analisis de evaluacion de satisfaccion Gerente de Operaciones
Calificación de satisfacción dell cliente satisfaccion del cliente en el periodo >4
clientes. y ordenes de servicio en evaluado Evaluación: Anual Gerente Técnico
desarrollo. Gerente General

Controlar el numero de Gerente de Administración de contratos

Controlar el numero de quejas y reclamos Total quejas y reclamos por Monitoreo: Semestral Indicador de Quejas y Reclamos
quejas y reclamos de Promedio de número de quejas y/o reclamo por contrato 1 Gerente de Operaciones
de nuestros clientes. contrato Evaluación: Anual
nuestros clientes. Gerente Técnica

ENTRADA DESCRIPCIÓN SALIDA

Documento de referencia para la

Aportantes / parte interesada Receptor / Parte interesada
actividad
No.
Descripción Actividad Etapa de ciclo de vida Riesgos Descripción
Interno Externo Documento / Control de riesgo Interno Externo

PLANEAR

Política Corporativa HSEQ

Objetivos HSEQ Seguimientos al proceso
Planificación estratégica (misión, Proceso de planificación
1 visión, valores corporativos) estratégica
NA NA Formalización del contrato con el
Especificaciones, condiciones y cliente
necesidades
Planear Gestión de requerimientos previos a Gerencia de
la formalización contractual Estratégicos (Deficiente Administración de
identificación de necesidades del Contratos
cliente, fallas de comunicación, Proceso de Planificación NA
asignación de responsabilidades) Estratégica
Proceso de Administración de
Contratos Procedimiento de Administración de Análisis de capacidad (Financiera, Gerencia de Operaciones
Oferta Cliente NA Financieros (Deficiencia en Operativa, logística, técnica y Talento Gerencia Técnica
Contratos
Proceso de Planificiación liquidez, flujo de recursos) Humano
estratégica Matríz de Panorama de Riesgos
Seguridad y salud en el trabajo
(Asociados a cargos
administrativos)
Planificación de los pliegos de licitaciones Procedimiento de gestión del riesgo Análisis de capacidad para clumplir
Pliego de licitación del cliente Todos los procesos Cliente NA
abiertas o por invitación de cliente Ambiente (Generación de residuos con requerimientos Nuevos
ordinarios, consumo de enegía,
agua, papel)
Proceso de Procura y
Almacén
Planeación de gestión para cambios en
Gerente de
Proceso de Operaciones requerimientos del contrato o necesidades Solicitud para aprobación por parte de
Requerimiento del cliente Cliente NA Administración de Cliente
adicionales (Cambio de alcance de contrato, Gerencia General.
Proceso de HSEQ Contratos
extenciones de tiempo).
Proceso Técnico

HACER

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Oferta económica aceptada y
1 Cliente
firmada por parte del cliente
Hoja de entrada de servicio
2 Cliente
Proforma
Actas de cierre (Terminación)
Conciliación del balance del
contrato
3 Contratos
Recepción provicional
Recepción Definitiva
Finiquito
Pliego de Contratación
4 (obtenido desde página web o
invitaciones abiertas)
Aprobación del la participación
5 Gerente General
al proceso licitatorio.
Información de los
7 Todos los Procesos
requerimientos
Resultados de adjudicación
Relación de precios ofertados
9 por la competencia
Alcances de la prestación del
servicio
Información de los
8 Todos los Procesos
requerimientos tecnicos
9 Aclaración de requerimientos
Solicitudes de modificación del
contrato o reporte de novedad
del mismo, para cumplimiento
10
de los requisitos establecidos.
(Aplica tambíen para ordenes de
servicio).
11 Repotes de servicio
Aceptación por parte del cliente
12
para proceder con facturación
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Proceso de Administración
de Contratos
Proceso de Administración
de Contratos
Proceso de Administración de
NA
Planificación Estratégica
Todos los procesos
Planificación Estratégica
Proceso de Operaciones
Cliente
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Documentación de proformas de
Proceso de Administracion
Formalización de contrato con el cliente NA trabajo (Prefacturas) de Contratos
Cliente
Formulación de reportes de campo
Proceso de Finanzas y
Validación de prestación del servicio Vs NA Hoja de entrada aprobada Contabilidad
Cliente
Hoja de entrada de servicio
Entrega de proforma al cliente para
aprobación Proceso de Administración
NA Hoja de entrada rechazada de contratos
NA
Balance de Costos (Valores
programados Vs Valores Gerente de Administración
Cliente Cierre administrativo de contrato NA de Contratos
Cliente
ejecutados) Solicitud de
evaluación de desempeño
Gerencia General,
Análisis del pliego de contratación Resumen informativo del proceso Gerencia de
Cliente NA Cliente
(condiciones) licitatorio Administración y
Contratos.
Elaborar la oferta tecnico-economica del
Cliente NA Información de los requerimientos Todos los procesos NA
proceso a licitar
Recepción de la informacion por parte del
Solicitud de información técnica
Cliente cliente y divulgacion de requerimientos a NA Todos los procesos NA
Financieros (Deficiencia de para cotización y/o licitación
cada una de las gerencias involucradas.
liquidez o flujo de caja)
Operativo (deficiencia en el
seguimiento y trazabilidad a la
prestación del servicio)
Cuadro comparativos y estadística,
Cliente Análisis estadístico y seguimiento de los los
NA de los procesos concursados, Planificación estratégica NA
Competidores procesos concursados Financieros (desfaces en el
Procedimiento de Administración de Adjudicados y No adjudicados
monitoreo de la prestación del
Contratos
servicio, generando diferencias en
proyección de facturación)
Matríz de Panorama de Riesgos
Seguridad y salud en el trabajo
(Asociados a cargos Solicitud de aclaración de
NA administrativos)
Cliente NA
Procedimiento de gestión del riesgo requisitos
Revisión de la la oferta (evaluación de la Ambiente (Generación de residuos
capacidad de la empresa para cumplir con lo ordinarios, consumo de enegía,
NA
requerido, agua, papel)
análisis del precio del servicio a ofrecer,
evaluación de disposición de personal y Gerente de Administración
equipos) NA de Contratos Cliente
Sustentación de la oferta y/o entrega de Planificación Estratégica
licitación Oferta o cotización
Cliente NA Todos los procesos NA
Revisión de las solicitudes de modificación
del contrato o reporte de novedades del Otro si de contrato, respectivas
mismo, sobre el acuerdo principal suscrito, pólizas si se requieren.
para confirmación / negación de las posibles Nueva oferta en caso de ser un
Proceso de Administración
modificaciones. servicio por orden servicio.
Cliente NA de Contratos Cliente
Comunicación de Planificación Estratégica
Modificación del contrato con el Cliente negación / aceptación de las
para el registro o modificaciones del contrato posibles modificaciones
y pólizas para cumplimiento de los requisitos contractuales.
establecidos.
Seguimiento a la ejecución del contrato
Proforma de factura para
NA acorde a las actas firmadas por las partes en NA Planificación estratégica Cliente
prestación del servicio
el periodo fijado
Consolidación de la información para
Aprobación para proceso de
proceder con facturación al cliente: Planificación estratégica
NA NA facturación por parte de Finanzas y NA
Aceptación u hoja de entrada de servicio y Proceso de finanzas
Contabilidad
requisitos adicionales por parte del cliente.
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VERIFICAR

Verificación del cumplimiento de los Proceso de evaluación

Información sobre evaluación Generación de reportes de no
servicios con los requerimientos del técnica
del contrato; conformidades
1 Cliente cliente NA Proceso de operaciones NA
Quejas y Reclamos Oportunidades de mejora Proceso de administración de
Gestión de quejas y reclamos
Encuestas de Satisfacción Planes de acción contratos
Análisis de evaluaciones de satisfacción Operativo (Deficiencia en el
tratamiento de quejas y reclamos) Procedimiento de gestión del riesgo

Proceso de Financieros (Deficiencia de

Administración de liquidez o flujo de caja) Procedimiento de objetivos y metas
Contratos
Seguridad y salud en el trabajo
(Asociados a cargos Procedimiento de manejo de quejas y
administrativos) reclamos por servicio no conforme
Proceso de administración de
Resultados de indicadores del Acciones correctivas contratos
2 NA Análisis de Indicadores del proceso NA Proceso de técnica
NA
proceso Plan de acción
Proceso de operaciones

ACTUAR

Generación de reportes de no Planes de acción, acciones correctivas,

conformidades preventivas y/o de mejora derivadas
1 Proceso de HSEQ NA NA Procedimiento de Acciones Correctivas y Todos los procesos N.A.
Oportunidades de mejora por de quejas, reclamos, encuestas de
Preventivas
resultado de auditoría Interna Financieros (Deficiencia de satisfacción etc.
liquidez o flujo de caja)
Implementación de planes de acción,
acciones correctivas y de mejora Seguridad y salud en el trabajo
(Asociados a cargos
administrativos)
Proceso de Procura y
Almacen, SSGG y
Planes de acción, acciones correctivas,
Proceso de planificación Logistica, Integración
2 Revisión por la dirección NA NA preventivas y/o de mejora derivadas N.A.
estratégica Procedimiento de revisión por la dirección tecnologíca,
de la revisión por la dirección
administración de
contratos

RECURSOS
HUMANOS EQUIPO E INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO OTROS

Gerente de administración y contratos / Coord. De administración y contratos / Supervisor de Equipos e insumos, espacios físicos - oficina, recursos bibliográficos, medios y
Iluminación adecuada, ventilación, espacios para movilidad, espacio de
contratos / Analista de Contratos / Controlador de Obra / Analista de costos / Supervisor de ayudas audiovisuales - portátiles, computadores, dotaciones y elementos de
atención
Contratación / Analista de contratación oficina - papelería, impresora, teléfono, escritorios, sillas

REQUISITOS
LEGALES INTERNOS OTROS

ISO 9001:2015
Requisitos legales Procedimientos de nformación Documentada
Demás requisitos aplicables de acuerdo a contratos o por prate del cliente

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