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MT-EPL.08
MÉTODO DE TRABAJO Edición: Tercera

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIO DE

TRANSPORTE
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

2022-04-12

Gerente de Cadena de
Analista de Compras Jefe de Compras
Abastecimiento

1. INSTRUCCIÓN

1.1. Selección de Proveedores. –

Las empresas o personas naturales que quieran ser proveedores de servicios de transporte
deben presentar/cumplir los requisitos definidos que se encuentran detallados a continuación.

1. COMPAÑÍA:

 Formato Registro de Proveedores Bienes y/o Servicios F-EPL.09

 Ruc
 Certificado de Nombramiento del Representante Legal.
 Cédula y certificado de votación del Representante Legal a color.
 Firma del Documento Código de Conducta y Ética Novacero Original recibido por el
proveedor del desprendible del Anexo 2.
 Formulario de Declaración Conflicto de Intereses Proveedores Original (Anexo 9 del
presente método).
 Certificado Bancario Original o electrónico.
 Documento de pertenecer a una Compañía Legalmente Constituida – Emisión de la
Superintendencia de Compañías.
 Dos Recomendaciones personales del Representante Legal o empresas a la cual prestan
servicios.
 Registro Mercantil.
 Permiso de operaciones.
 Sera obligatorio contar con un Seguro de Responsabilidad Civil (daños contra terceros) de
todas las unidades, el cual será revisado de acuerdo con la vigencia del mismo.

2. VEHÍCULO:

 Hoja de vida del Vehículo: fotografía (a color), marca, color, placas, año de fabricación y
capacidad
 Concesión de la unidad en el Permiso de Operación por ANT. (legible)
 Matricula Vehicular a color
 Certificado de Pesas y Medidas (MTOP). (legible)
 Aprobación Corpaire o GAD Provincial.
 Aprobación de Inspecciones de Seguridad - Vehículos de Carga (F-MTEPL.08.05). (Se lo
coordinara en Novacero).

Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
la identificación de “copia controlada”.
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3. CHOFER:

 Hoja de Vida
 Cédula de Identidad
 Antecedentes Penales
 Licencia tipo E a color (mínimo 5 puntos)
 Aviso de Entrada al IESS

4. AYUDANTE:

 Hoja de Vida
 Cédula de Identidad
 Antecedentes Penales
 Aviso de Entrada al IESS

Los transportistas, como todo proveedor, deben cumplir con los requisitos SySO definidos,
por lo que deben entregar la documentación necesaria al coordinador de la localidad
correspondiente a las características de la empresa especificado en el Método MT-SS.09 y
recibir la inducción correspondiente previo al ingreso a la empresa.
Todas las copias de documentos entregados deberán estar legibles, en el caso de ser
necesario a color.
Para camionetas se omitirá los siguientes documentos:
a) Permiso otorgado por MTOP (Ministerio de Transporte y Obras Públicas).

b) Para este caso en particular se omitirá ayudante.

Nota: Se omiten estos documentos debido a que la capacidad del vehículo (1 ton) no se
encuentra considerado como vehículo de carga pesada y su creación como proveedor a
través del punto de emisión.

Semestralmente el área de compras revisa el estado de vigencia/actualización de los

documentos habilitantes del proveedor según formatos F-MTEPL.08.01; F-MTEPL.08.02 y F-
MTEPL.08.03

Los siguientes documentos deben ser actualizados de forma anual:

 Certificado de cumplimiento tributario (SRI)

 Certificado de cumplimiento de obligaciones y existencia legal (Súper Intendencia De
Compañías) *la excepción de este documento será aprobado por la Gerencia de
Cadena de Abastecimiento.
 Certificado de cumplimiento obligaciones patronales (IESS)
 Los permisos de operación (municipales)

1.2. Evaluación de proveedores

El Responsable de Compras/Asistente de compras evalúa cada seis meses a los

transportistas haciendo uso del sistema informático “Evaluación de proveedores de
transporte”.

Para esto se tendrán dos periodos de evaluación en el año que se realizarán de la siguiente
manera:

Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
la identificación de “copia controlada”.
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Detalle Período Evaluación

Primera evaluación Enero – Junio Julio

Segunda evaluación Julio - Diciembre Enero

Para la evaluación se consideran los siguientes criterios:

CRITERIO REQUISITO / PUNTAJE

INSPECCION DE SEGURIDAD DE
OBLIGATORIO (100%)
VEHICULOS DE CARGA
EVALUACION DEL SERVICIO DE
>=70 %
TRANSPORTISTAS

Nota. - Cuando se contrate el servicio de un transportista que está evaluado en otra localidad,
la información del servicio prestado deberá ser transferida por parte del Asistente de compras
a su área de la otra localidad.

En caso de que el proveedor sea nuevo, para ser considerado la evaluación semestral
deberá superar los tres meses de servicio continuo, caso contrario será considerada para el
siguiente período de evaluación.

1.2.1 Inspección de seguridad de vehículos de carga:

El Asistente de Compras realizan la inspección de vehículos que prestan servicio de

transporte de carga a cada una de las Plantas, de acuerdo con los ítems contenidos en los
formatos: F-MTEPL.08.05 “Inspecciones de Seguridad - vehículos de Carga”, para esto se
seguirá los siguientes lineamientos:

a) Se realizarán inspecciones cada 3 meses de manera aleatoria al 30% de la flota en el

F-MTEPL.08.05, para la posterior evaluación del proveedor; pudiendo considerarse
además de ser el caso revisiones aleatorias y sin previo aviso. Para el caso del
proveedor de Trailers, al ser un proveedor Nacional se realizará una inspección de
seguridad, dentro de los períodos de evaluación ya estipulados en el presente método.

b) En el caso de que, por temas políticos, naturales, de salud, no se puede cumplir con el
literal a) la inspección se realizará semestralmente con una autoevaluación de los
transportistas acompañada de una carta compromiso por parte de la compañía de
transporte donde asegura que el vehículo está cumpliendo con todos los parámetros
definidos en el formato (F-MTEPL.08.05), adicional a esto el Departamento de Logística
será el encargado de corroborar la información aleatoriamente.

c) Previo a la inspección el Asistente de Compras, deberá tener un listado actualizado de

los transportistas de cada localidad F-MTEPL.08.07 “Lista de transportistas aprobados”

d) Una vez terminada la inspección, se le informará al transportista el resultado de la

misma, en caso de tener incumplimientos se lo suspende hasta que cumpla con todos
los requisitos de la inspección.

e) Para poder reincorporarse el transportista deberá pedir una nueva revisión con el fin de
verificar su cumplimiento. Si no se ha dado cumplimiento, el vehículo quedará
nuevamente suspendido hasta que cumpla con todos los requisitos.

Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
la identificación de “copia controlada”.
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f) El Asistente de Compras de cada localidad remitirá el listado de vehículos que

incumplan con las inspecciones de seguridad que se realizan cada dos meses con las
respectivas observaciones; y serán remitidas al Jefe de Logística, Supervisor de
Logística, Asistentes de Logística y al personal de Seguridad Física- Guardias para su
información y control del acceso a cada localidad.

g) El Asistente de Compras de cada localidad, semanalmente o cuando amerite remitirá el

listado actualizado de conductores y ayudantes calificados al personal de Garita, para
el control de ingreso y salida de personal. En cuanto a proveedor Cargosteel, la
información será enviada al personal de Garita a nivel nacional por parte del Asistente
de Compras de Lasso.

1.2.2. Evaluación del servicio de transportistas:

El Asistente de compras, evalúa en el sistema informático de “Evaluación de Servicio de

Transportistas”, el servicio prestado por los mismos de acuerdo con los siguientes criterios
de calificación:

Criterios Parciales

Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
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Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
la identificación de “copia controlada”.
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a) Criterios para la Evaluación del Servicio

1. Inspección Seguridad: Hace referencia al formulario F-MTEPL.08.05.

2. Faltante de productos: Hace referencia a las pérdidas no justificadas de
productos entregados por el transportista.
3. Daños de material: Hace referencia al daño ocasionado al material
transportado.
4. Nivel de Servicio: Hace referencia al método MT-EPL.08 punto 1.3 “Inclusión,
Suspensión y exclusión de proveedores de transporte”, lo cual se detallada en
el literal b (del punto 1 al 6).

Nota: La justificación de cada puntuación será colocada en el formato en el campo

observaciones, validando cada calificación colocada.
Para la evaluación de la flota de tráilers se tomará en cuenta las novedades que
presenten las tres plantas, esta evaluación estará a cargo de Planta Lasso por
manejar la mayor operación en el requerimiento de tráilers.

b) Difusión

Después de realizada la evaluación a cada transportista La Jefatura de Compras y

el Asistente de compras socializa los resultados de la evaluación mediante un correo
con el resultado adjunto (Anexo 3 Hoja de evaluación de proveedor) y realizar la
respectiva retroalimentación del servicio global prestado a Novacero en caso de que
aplique.

1.3. Inclusión, suspensión y exclusión de proveedores de transporte

a) Inclusión

Para transportistas nuevos, el Asistente de Compras lo incluye en el F-MTEPL.08.07,

Lista de Transportistas Aprobados, como transportista en evaluación, después de
haber presentado la debida documentación y cumplido los requisitos indicados en el
punto 1.1.

Una vez superada la evaluación del servicio prestado el proveedor pasa a ser un
transportista aprobado y se registra en el formato F-MTEPL.08.07.

b) Suspensión

Un transportista puede ser suspendido de forma inmediata por las siguientes causas:

1. Faltas leves al reglamento interno y Reglamento de Higiene y Seguridad vigente

de la Compañía.
2. No tener la documentación en regla de acuerdo el método MT-EPL.08 según
formatos:
a. Control de vigencia de matrícula - F-MTEPL.08.01
b. Control De Vigencia De Documentación - MTOP - F-MTEPL.08.02
c. Control de vigencia de documentación – Licencia - F-MTEPL.08.03
3. Los transportistas que no asistan a reuniones convocadas con anticipación (la
convocatoria se realizará de manera formal: Acta de reunión, mail, etc).
4. No superar una inspección de seguridad, también conlleva una suspensión, que
durará hasta que el transportista realice las gestiones para superarla y sea re
inspeccionado; esto aplica al vehículo inspeccionado, más no a la compañía de
transporte de ser el caso.
Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
la identificación de “copia controlada”.
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5. No presentar documentación actualizada, que por vigencia se caduque, de

acuerdo con el punto 1.1 “Formatos Vigencia de Documentación” F-
MTEPL.08.01; F-MTEPL.08.02 y F-MTEPL.08.03
6. No afiliarse o afiliar a sus colaboradores al IESS (mantener actualizado el
comprobante de pago de planillas hasta el 15 de cada mes, entregando copia
de este al personal de compras).
7. Los transportistas que tengan menor a 5 puntos en la licencia de conducir.
8. No aprobar la Evaluación de Servicio (mínimo 70 puntos/100).
9. El tiempo de suspensión será determinado por el Jefe de Logística y Supervisor
de Logística mediante memo.
10. El vehículo cuyo seguro de Responsabilidad Civil (daños contra terceros) se
encuentre caducado quedara suspendido hasta que se renové el mismo.

c) Exclusión

Un transportista puede ser excluido de forma inmediata por las siguientes causas:

1. Faltas graves al reglamento interno y Reglamento de Higiene y Seguridad

vigente de la Compañía.
2. Desacato de la política para proveedores.
3. Faltas al Código de Conducta y Ética.
4. Ser actor, cómplice o encubridor de robos, hurtos, coimas o cualquier acto ilícito
que atente el buen nombre de la compañía o sus colaboradores.
5. Presentarse a trabajar o conducir en estado etílico o bajo los efectos de alguna
sustancia estupefaciente.
6. No presentarse a las inspecciones de seguridad dentro de los periodos
estipulados, al menos tengo su debida justificación.
7. No aprobar la inspección de seguridad después de haberse presentado tres
veces consecutivas.
8. Abandono repentino de su puesto de trabajo sin previa comunicación (3 días
hábiles consecutivos).
9. Incumplimientos a Procedimientos y Métodos de trabajo de la Compañía.
10. Los transportistas que se encuentren dentro de riñas, pleitos o golpes y abuso
de autoridad con los funcionarios de la empresa.
11. Los vehículos de la flota de transporte de cada localidad, que superen los 20
años de antigüedad.

La infracción o el desacato de las políticas mencionadas deberán ser documentados y

evidenciados mediante llamados de atención a transportistas (Anexo 10, modelo de
memorando del presente método); los mismos que deberán ser firmados por el Supervisor
de Logística y entregado a Compras para el archivo en la carpeta del transportista en cada
localidad.

Los transportistas particulares o empresas de transporte, choferes o ayudantes que sean

excluidos por alguna de las razones antes expuestas no podrán incluirse nuevamente como
proveedores de transporte en ninguna de las plantas. La Jefatura de Compras deberán
comunicar a las otras plantas de las suspensiones y exclusiones de transportistas.

1.4. Condiciones adicionales en cuanto al servicio del proveedor:

Todo transportista es responsable de aceptar las disposiciones de viajes designados por las
áreas de logística de cada localidad (destinos, zonas, horarios y fechas) y no poner
objeciones para el destino que se les ha encomendado entregar, a su vez todos los destinos
deberán ser pagados de acuerdo con la tabla de fletes o su proporcional por el destino más
cercano.

Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
la identificación de “copia controlada”.
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No se aceptarán objeciones ni reclamos de parte de los transportistas por el peso cargado;

siempre y cuando este dentro de lo permitido por la ley y la tabla de pesos y medidas del
ente regulador.

Toda inversión o mejora de las unidades de transporte, así como accesorios o aditamentos
tecnológicos son responsabilidad del dueño del vehículo o transportista.

Es responsabilidad de cada Transportista entregar la documentación actualizada que tenga

fecha de expiración, tales son el caso de la matrícula, documento de pesas y medidas
(MTOP), licencia de conducción, avisos de entrada del IESS de personal nuevo y demás
documentación que amerite reposición.

2. DISPOSICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD:

Seguridad: Cumplir con lo señalado en la normativa interna referente a seguridad y salud

ocupacional y hacer uso de sus propios Equipos de Protección Personal (EPP)
Ambiente: Cumplir con lo señalado en la normativa interna referente a ambiente

3. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS:

N/A

4. REGISTROS:

Código del Almacena Tiempo de

Nombre Responsable Orden
Formato miento Retención
Jefe de Compras /
Inspecciones De Seguridad - Asistente de Oficinas de
F-MTEPL.08.05 Compras Compras Cronológico Dos años
Vehículos de carga

Jefe de Compras /
Asistente de Oficinas de
F-MTEPL.08.07 Lista de transportistas aprobados Compras Compras Cronológico Dos años

Oficinas de
F-MTEPL.08.01 Control De Vigencia De Matrícula Compras

Asistente de
Control De Vigencia De Compras /
F-MTEPL.08.02 Cronológico Dos años
Documentación - MTOP Supervisor de
Logística

Control De Vigencia De
F-MTEPL.08.03
Documentación - Licencia

5. FORMULARIOS Y ANEXOS:

Anexo 1: Formato Registro de Proveedores Bienes y/o Servicios F-EPL.09

Anexo 2: Código de Conducta y Ética Proveedores
Anexo 3: Formato Hoja de evaluación de proveedor (SAP)
Anexo 4: Formato Inspecciones De Seguridad - Vehículos De Carga F-MTEPL.08.05
Anexo 5: Control De Vigencia De Matrícula F-MTEPL.08.01
Anexo 6: Control De Vigencia De Documentación MTOP F-MTEPL.08.02
Anexo 7: Control De Vigencia De Documentación - Licencia F-MTEPL.08.03
Anexo 8: Formato Lista de Transportistas aprobados F-MTEPL.08.07
Anexo 9: Formulario de Declaración Conflicto de Intereses Proveedores es el anexo 2 del P-EPL
Anexo 10: Memorando en caso de incumplimiento a normativas internas NOVACERO S.A.
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6. HISTORIA DE REVISIONES:

Fecha Edición Descripción de la modificación cambio Página

Se separa la evaluación de transportistas del procedimiento general de

2017-11-23 - Todas
evaluación de proveedores.

Se especifica una revisión mensual del estado de actualización de los

documentos habilitantes.
2018-09-24 Cero Las inspecciones de seguridad pasan de mensual a cada dos meses. 1, 2, 5
Se especifica que es responsabilidad de los transportistas entregar
documentación actualizada cuando corresponda.
Se indica documentación excluyente para camionetas 1.1.
Se crea un F-EPL.08 para la revisión de vigencia de documentación 1.1.
Se menciona la caducidad de licencias de conducir 1.3.literal a)
Se modifica el F-EPL.06 criterios de evaluación
Se menciona la evaluación de trailers se realizará en Planta Lasso 1.2.2.
literal a)
Inclusión de criterios de evaluación 1.2.2 literal a)
Exclusión de normativa.
Se incluye en F-EPL.05 se cambia en punto 2 y 3 el uso de guantes
anticorte nivel 4 en adelante. En el punto 3 se incluye el uso de un par de
2021-05-19 Primera guantes nuevos de cuero de repuesto. En el punto 4 se incluye la 1,2,3,4,5,6
verificación de alfajías. Adicional se cambian responsables del proceso.
Se incluye en F-EPL.04 en la parte de servicio el porcentaje (%) obtenido
y se cambió de responsables por la parte de Compras.
La evaluación de servicio de transportistas se va a realizar a través del
sistema informático. ELIMINACION FTPL06
Se aumenta el literal b) en la Inspección de seguridad de vehículos de
carga.
Se corrigió la referencia del formato F-MTEPL.08 y se lo divide en los
formatos correctos: F-MTEPL.08.01; F-MTEPL.08.02 y F-MTEPL.08.03
Se corrige codificación de F-EPL.05 a F-MTEPL.08.05
En el punto 1.1. Selección de Proveedores 1. Compañía se incrementa
Sera obligatorio contar con un Seguro de Responsabilidad Civil (daños
contra terceros) de todas las unidades, el cual será revisado de acuerdo
con la vigencia del mismo.
En el punto 1.1. Selección de Proveedores 3. Chofer se incrementa
Licencia tipo E a color (mínimo 5 puntos).
En el punto 1.1. Selección de Proveedores se incrementa Los permisos de
2022-03-23 Segunda 1,2,7
operación (municipales)
En el punto 1.3 Inclusión, suspensión y exclusión de proveedores de
transporte b) Suspensión se incrementa 7) Los transportistas que tengan
menor a 5 puntos en la licencia de conducir. 10) El vehículo cuyo seguro
de Responsabilidad Civil (daños contra terceros) se encuentre caducado
quedara suspendido hasta que se renové el mismo.

Únicamente se considera documento controlado, aquel que se visualiza en la intranet o impresión física con
la identificación de “copia controlada”.