Ficha del proceso Gestin de Documentos

Ficha del proceso Gestin de Registros

Los registros recopilados a travs de los procesos del sistema de gestin de

calidad de la organizacin, son el modo de plasmar el estado del buen
funcionamiento de sus actividades. Es preciso por tanto gestionarlas
adecuadamente y la Norma exige que exista un proceso dedicado a la Gestin
de Registros del sistema.

En la ficha que puedes ver abajo, en esta pgina, vemos todas sus
caractersticas importantes. Gracias a la ficha, resulta muy sencilla la revisin
de la gestin de registros como proceso y ms an elaborar el procedimiento
documentado correspondiente, tomando la ficha como gua.

La ficha de Gestin de Registros propuesta, recoge como misin del proceso, el

recoger el modo de identificacin, formato, cumplimentacin, acceso,
almacenamiento, conservacin y disposicin de los registros del Sistema de
Gestin de Calidad.

Las actividades que formarn ste proceso de Gestin de Registros son_

Formato de los registros

Identificacin de registros
Cumplimentacin de registros
Almacenamiento y recuperacin
Conservacin y archivo
Disposicin de registros
El responsable de la gestin de registros ser el Responsable de Gestin de
Calidad, dejando ms tarde en cada procedimiento documentado, definidos los
responsables de cumplimentar cada uno de ellos.

Como entradas y salidas de este proceso tendramos la determinacin de

nuevos registros por un lado y, registros controlados y gestionados como
salida.

Los recursos y necesidades del proceso con, un formato para cumplimentar los
registros y, un listado de registros en vigor que obviamente, ser una copia
controlada. Estos listados son registros en s mismos.

Como indicadores para evaluar el buen funcionamiento de esta actividad,

definimos el nmero de incidencias relacionadas con el proceso y abiertas en
auditorias externas y, la cantidad de incidencias relacionadas con el proceso
abiertas en auditoras en general.
Finalmente, se indica el ttulo y codificacin del documento aplicable a este
proceso, el Procedimiento documentado de Gestin de Registros.
Ficha del proceso Gestin de Registros
Ficha del proceso Gestin de Incidencias
Ficha del proceso Gestin de Incidencias
Ficha del proceso Acciones de Mejora
Ficha del proceso Auditoras Internas
Ficha del proceso Auditoras Internas
Ficha del proceso Revisin y Planificacin del SGC
Ficha del proceso Revisin y Planificacin del SGC
Ficha del proceso Seguimiento de Procesos
Ficha del proceso Seguimiento de Procesos
Ficha del proceso Gestin Comercial
Ficha del proceso Gestin Comercial
Ficha del proceso Planificacin de Pedidos
Ficha del proceso Planificacin de Pedidos
Ficha del proceso Control de Stocks
Ficha del proceso Control de Stocks
Ficha del proceso Compras
Ficha del proceso Compras
Ficha del proceso Seguimiento de Proveedores
Ficha del proceso Seguimiento de Proveedores
Ficha del proceso Control de Recepcin
Ficha del proceso Control de Recepcin
Ficha del proceso Almacenamiento, Preservacin y
Manipulacin
Ficha del proceso Almacenamiento, Preservacin y Manipulacin
Ficha del proceso Corte de Material
Ficha del proceso Corte de Material
Ficha del proceso Gestin de Certificados
Ficha del proceso Gestin de Certificados
Ficha del proceso Expedicin, Transporte y Entrega
Ficha del proceso Expedicin, Transporte y Entrega
Ficha del proceso Seguimiento de Equipos de
Medida
Ficha del proceso Seguimiento de Equipos de Medida
Ficha del proceso Mantenimiento de Equipos y
Mquinas
Ficha del proceso Mantenimiento de Equipos y Mquinas
Ficha del proceso Formacin
 Ficha del proceso Formacin

Ficha del proceso Comunicacin Interna

Ficha del proceso Comunicacin Interna
 Ficha del proceso Comunicacin Interna

El nuevo Mapa de Procesos

El mapa de procesos mostrado en el apartado 1.3.1 de este proyecto mostraba tan solo aquellas
actividades que se realizaban en ese momento inicial. Una vez definidos los procesos necesarios
(ver apartado 1.5.2), y determinada la interaccin entre ellos en las correspondientes fichas, es
posible elaborar el nuevo mapa de procesos, en el que se recogern todas aquellas actividades
que la organizacin a dispuesto para su sistema de gestin de calidad.

El mapa de procesos es similar al flujograma de un proceso, salvo que en este caso, el proceso a
representar es la actividad global recogida en el mbito de aplicacin del sistema de gestin de
calidad.

Para facilitar la elaboracin, se podra recurrir a completar una ficha de proceso similar a las
descritas en el apartado 1.5.3 anterior, teniendo en cuenta que en este caso el alcance es global.
As, los elementos de esta ficha podran ser:

Misin del Proceso: La misin del sistema de gestin de calidad, que generalmente
coincide con la poltica y los objetivos de calidad.
Responsables del Proceso: Todo el personal de la organizacin involucrado en los
procesos del sistema.
Elementos de Entrada: Clientes externos, proveedores de material, subcontratas, etc.
Elementos de Salida: De nuevo, los clientes de la organizacin.
Recursos: Todos los recursos necesarios para cada uno de los procesos del sistema.
Indicadores: Normalmente, indicadores globales de la organizacin que midan la eficacia
de las acciones aprobadas para alcanzar los objetivos de calidad.
Registros Asociados: Los relacionados con los objetivos de calidad. Documentos
Aplicables: Todos los documentos del sistema, tanto internos como externos.
Actividades que forman el proceso: Todos los procesos del sistema de gestin de calidad.
Usualmente, se pueden encontrar procesos relacionados con el resto de procesos, y otros en los
que resulta difcil definir alguna relacin representativa con el resto. Lo ms normal es
representar la relacin de los procesos de produccin y dibujar en un margen los procesos
generales, de apoyo, etc.

Tambin puede resultar til englobar algunos procesos dentro de un solo macroproceso para
facilitar la representacin, pero en cualquier caso, todos deben estar directa o indirectamente
plasmados en el mapa de procesos.

En la figura 10 se presenta el mapa de procesos final de la empresa objeto del proyecto.

Se puede observar en l cmo se relacionan los procesos que intervienen en la produccin, desde
la adquisicin de materiales hasta su entrega al cliente.

Otros procesos de apoyo, no relacionados directamente con la produccin se han representado en

la parte inferior. No hay una relacin directa entre ellos, pero en conjunto apoyan el buen
funcionamiento del resto de procesos.
Por otro lado, aparece otra serie de procesos relacionados con el ciclo continuo introducido por
Deming (PHVA). Estos son los procesos de retroalimentacin con el cliente mediante la Gestin
Comercial, las Auditoras y la Revisin y Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad. Este
ciclo asegura la mejora continua del sistema.
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