7 razones por las que tienes que documentar tus

procesos

7 razones por las que tienes que documentar tus procesos

[… 17 de agosto de 2021 13:27h, el departamento de administración de
la empresa FRENOS LOCOS, S.A. cuenta con la mitad del personal
debido a las vacaciones, y de repente… Boom!!… llega un pedido de
tu mejor cliente]

Se trata de un pedido especial que se debe de entregar de forma urgente

y de una forma determinada exclusivamente para este cliente, pero
Antonio R. D. que es quien prepara los pedidos de este cliente está de
vacaciones como algunos otros compañeros. Le preguntas a Pedro G.L.
porque, de los que no han cogido vacaciones, es la persona que lleva
más tiempo en la empresa:
Gerente: Oye Pedro, ¿como podemos preparar este pedido? sabes que
nuestro mejor cliente nos ha solicitado un pedido urgente para mañana…

Pedro G.L: Sí, lo sé jefe, pero es que Antonio R. D. está de vacaciones y

usted sabe que ese cliente lo lleva él.
Gerente: Sí, lo sé Pedro, pero te pregunto porque tú eres el que lleva
más tiempo en la empresa y seguro que sabes cómo preparar ese
pedido…

Pedro G.L: Pues la verdad es que no jefe, como Frenos Locos no suele
hacer ningún pedido en agosto pues nunca ha habido ningún problema
porque sabe que a Antonio siempre le gusta cogerse vacaciones durante
este mes y el resto del año se encarga él de este cliente.

Gerente: Pues busca en su mesa por favor, debe de tener alguna nota
algún post-it en donde tenga resumido como preparar este pedido.

Pedro G.L: Ya lo he hecho jefe, pero nada, no encuentro nada… es más

su mesa está limpia, ni un papel encima de ella.

Gerente: Madre mía… Pues mira Pedro llámalo por favor un momento
para que te explique, no podemos permitirnos el lujo de esperar 2
semanas a que Antonio se incorpore.

Pedro G.L: Jefe el problema es que como sabe a Antonio le gusta irse
lejos de vacaciones y está ahora mismo en Sudáfrica. He intentado
llamarle, pero sale apagado o fuera de cobertura.
Gerente: Pues usted me dirá Pedro que podemos hacer. No me creo que
no podamos servirle el producto al cliente porque no se encuentre una
persona en la empresa. De verdad que no me lo creo…

¿Te resulta familiar esta situación?, ¿Crees que te podría pasar algo
parecido en tu organización? Bueno pues tengo que decirte que esta
situación ficticia que te he descrito es una realidad que viven
muchas empresas hoy en día y lo podrías evitar si documentases bien
tus procesos. La documentación de tus procesos es una de las siete
razones por las que debes documentar tus procesos…

Si quieres saber otros tantos motivos por los que debes documentar tus
procesos lee con atención este post.
Razón 1: todos los integrantes del equipo trabajan
de la misma manera y bajo los mismos protocolos

Si documentas tus procesos conseguirás que todos los integrantes

de tu equipo trabajen bajo esos protocolos de trabajo que has
preparado. Conseguirás, por ejemplo, que en un departamento
comercial todos elaboren los presupuestos de la misma forma, sabrán en
qué momento llamar al cliente para hacerle un seguimiento a los
presupuestos enviados y sabrán cómo comunicar el cierre de
presupuestos al departamento de administración y producción.
Habrán determinados puestos que requerirán más especialización que
otros, cierto, pero lo importante y que debes de tratar de conseguir es
que se trabaje de la misma manera, que la empresa cumpla con las
políticas de trabajo establecidas, que se sigan los mismos protocolos.
Eso facilitará en gran medida, que ante situaciones similares a la
planteada en el inicio del post, la empresa tenga las herramientas
necesarias para dar una respuesta adecuada.

Razón 2: en ausencia de un compañero el resto

sabe cómo ejecutar sus tareas y las pueden
desempeñar
Esto se podrá hacer porque determinadas tareas y sobre todo las más
críticas estarán documentadas para que en ausencia de un compañero el
resto sepa cómo desarrollarlas. Con esto consigues tener a un personal
que sepa adaptarse a las diferentes circunstancias que pueden
sobrevenir a lo largo de la vida de la organización. Conseguirás tener
una polivalencia importantísima en tus empleados que evitará ante
una baja médica, una baja voluntaria o un despido que la organización se
resienta por no saber cómo realizar ciertas tareas.

Razón 3: se elimina la concentración de know-how

en ciertos puestos de la organización
La información y el saber es poder dentro de cualquier empresa. He
visto en muchas ocasiones cómo existe el síndrome del “empleado
clave” dentro de una organización. Un empleado que conoce y lleva a
cabo muchísimos procesos, algunos de ellos críticos pero que no ha
documentado ninguno de ellos. El efecto es que cada vez más ese
empleado se va convirtiendo en una figura tan clave dentro de la
organización que toda la empresa dependerá de él y de su trabajo para
poder funcionar en el día a día.
Lo que conseguirás con la documentación de tus procesos es
descentralizar ese know-how que existe en ese “empleado clave” y esa
información y conocimiento se repartirá entre el resto de los integrantes
del equipo de trabajo. Redacta protocolos de actuación o crea manuales
para realizar ciertas actividades que se llevan a cabo con un software o
aplicación web, esa puede ser la forma de descentralizar el know-how.

Razón 4: se mejoran los procesos al estar

redactados por los trabajadores que los
desarrollan
Nadie mejor que los propios trabajadores para conocer lo que
realizan en el día a día, por lo tanto, pídeles a los protagonistas que
documenten sus procesos. Crea tantos procedimientos de trabajo como
procesos existan en tu organización, sobre todo aquellos procesos que
sean más críticos. Aprovecha y pregúntales a tus empleados si creen
que se podrían mejorar de alguna forma para hacerlos más eficientes.
Verás como más de uno de los integrantes del equipo de trabajo te
comentará que ha detectado alguna tarea poco eficiente.

Razón 5: ayudan a ser más ágiles los procesos de

incorporación de nuevo personal a la organización
La formación interna entre empleados de una organización es una de las
tareas en las cuales se invierte más tiempo en el momento de
incorporarse nuevos trabajadores a la empresa. Como podrás imaginar
se trata de un tiempo muy valioso que invierten los trabajadores para
enseñar e instruir a sus compañeros para realizar determinadas
actividades o el manejo de ciertos programas o aplicaciones web.
Si tienes esas actividades documentadas o esas guías de manejo
redactadas en instrucciones de trabajo estarás conmigo que los
tiempos de formación interna se verán reducidos al poder entregar
toda esa documentación al nuevo trabajador que se incorpora a la
organización.

Razón 6: se aprovechan las lecciones aprendidas

y experiencia de los trabajadores en el momento
de actualizar los procesos

Los pequeños aprendizajes y la experiencia que tus trabajadores

van adquiriendo en el día a día han de servirte para retroalimentar y
mejorar los procesos que se llevan a cabo en la organización.
Aprovecha para actualizar esos procedimientos, esos protocolos y verás
cómo las lecciones aprendidas y experiencias adquiridas no se quedan
en el olvido sirviendo de mejora a la empresa en general.

Razón 7: al hacerse las cosas de la misma

manera se podrán sacar indicadores para medir el
rendimiento de los empleados de un mismo
departamento y ayudar a medir resultados
Estarás de acuerdo conmigo en que si todo se hace de la misma manera
en un mismo departamento te será más sencillo establecer una serie
de indicadores que te ayudan a medir el resultado del trabajo que se
realiza. Si eres capaz de poder medir el rendimiento de tus procesos bajo
indicadores de gestión tendrás una herramienta muy potente para poder
comparar en el tiempo por el ejemplo el rendimiento de un proceso
productivo, el rendimiento de tus empleados, la rentabilidad de un
departamento, etc.
Bueno por mi parte considero estas 7 razones por las que debes de
documentar tus procesos en tu organización. No sé si tal vez tú puedas
aportar alguna otra razón más… o tal vez hacerme alguna consideración
al respecto de las que desarrollado. Aquí espero tus comentarios…