Tema I: Sistema de costos Predeterminados.

En contabilidad, se conoce como costos predeterminados a aquellos que se calculan antes de

terminado el producto, de manera que pueden compararse con los costos reales, que son los
que se calculan una vez finalizado el ciclo productivo. Comúnmente se dividen en:

 Costos estimados. Que son aquellas expectativas teóricas de lo que se espera invertir en

la producción, considerando cada caso específico.
 Costos estándar. Que son los costos promedio que un tipo de proceso productivo suele
arrojar, en niveles normales de eficiencia, o sea, una proyección teórica de lo esperable.

Conviene recordar que se llama costos a todos los distintos factores que intervienen en el
ciclo productivo y lo hacen posible, como pueden ser la materia prima, la mano de obra
directa, etc. Dichos costos pueden clasificarse de acuerdo a su naturaleza en diversas
categorías, de los cuales reales y predeterminados son apenas dos.

Los costos de todo tipo son objeto de estudio de la contabilidad analítica o contabilidad de
costos, y en ello los costos predeterminados cumplen un rol fundamental, como premisas para
juzgar el proceso de producción, o sea, como expectativas.

¿Para qué sirven los costos predeterminados?

Los costos predeterminados son, como dijimos antes, una expectativa. En ese sentido, sirven
para contraponerse a los costos reales y saber qué tan cerca de lo planeado marcha el ciclo
productivo. Así es posible tomar decisiones y llevar a cabo ajustes, si fuera necesario.

Costos predeterminados y costos históricos

Los costos históricos están más relacionados con los costos reales que con los
predeterminados, en la medida en que son el reflejo de la trayectoria productiva de
la empresa u organización.

Como los costos reales, son datos obtienen luego de terminado el proceso productivo. Pero
se diferencian en que son cotejados con varios años de procesos semejantes, para lograr una
historia de sus costos.

En cambio, los costos predeterminados se calculan antes de iniciar el ciclo productivo, y por
ende son una suerte de elucubración o planificación, en lugar de una mirada histórica al
proceso productivo al cual se refieren.

Otros tipos de costos

Existen muchas formas de clasificar los costos de una empresa u organización. A
continuación, veremos un par de los más importantes:

 Según su identificación dentro de la empresa, podemos hablar de:

 Costos directos. Son aquellos identificables y cuantificables respecto de un área
específica del proceso productivo, o respecto de los productos terminados.
 Costos indirectos. Aquellos que, por el contrario, no son identificables o cuantificables
respecto de un área específica del proceso productivo o de sus productos terminados.

-Según la función en que se incurre, o sea, a qué parte del circuito productivo los genera,
podemos hablar de:

 Costos de producción. Los cuales tienen que ver con la materia prima, la mano de obra
o los cargos-gastos directos de la fábrica.
 Costos de distribución. Aquellos que tienen que ver con el proceso de transporte de la
materia prima y otros insumos a la fábrica, y luego de los productos elaborados a su
área de comercialización.
 Costos de administración. Aquellos que se desprenden de la administración de la
empresa, es decir, de su conducción y mantenimiento.
 Costos financieros. Los cuales se originan por la obtención de recursos
(generalmente capitales) ajenos a la empresa y necesarios para su éxito.

-Según su comportamiento a lo largo de la cadena productiva, podemos hablar de:

 Costos fijos. Aquellos que son constantes dentro del circuito productivo,

independientemente del volumen de las operaciones realizadas en un período de
tiempo.
 Costos variables. Aquellos que oscilan de alguna manera dependiendo del volumen de
operaciones realizadas, como son las comisiones, por ejemplo.

 Costos mixtos. Que reúnen elementos tanto fijos como variables.

Los costos históricos.

La definición técnica de lo que son los costos históricos vendría siendo aquellos costos en los
que se ha incurrido a lo largo del tiempo en un proceso de fabricación o de prestación de
cualquier servicio. Estos costos se calculan bien sea al final del período económico o al
término de varios ciclos de fabricación que conforman un solo período, refiriéndonos a
"período" como un año, por ejemplo.
 Estos costos se calculan a partir de los múltiples registros de los gastos en los que incurre la
empresa para la fabricación del producto mencionado, por lo que para que se pueda realizar
el mismo se deben contar con datos previos. Entre esos tenemos los costos fijos, variables,
unitario y los reales, a través de los cuales se puede determinar los costos estándar de todo el
proceso mediante un cuadro comparativo.

Ventajas y desventajas de los costos históricos

Todo sistema presenta sus ventajas y desventajas y lo que son los costos históricos no son la
excepción, por lo que empezamos mencionando su principal ventaja, que consiste en que se
puede realizar un análisis retrospectivo de los períodos económicos mediante los registros.
Esto permite el estudiar si elementos como el volumen, eficiencia, costo unitario y costos
reales que han participado han evolucionado positiva o negativamente.

Teniendo eso en cuenta, se podrá establecer objetivos o metas de una forma objetiva en
función de las estadísticas pasadas, por lo que resulta más fácil saber el valor razonable de
los gastos y en qué momentos del año o del proceso de fabricación se requerirá más
liquidez, materia prima, mano de obra, etc.

La única desventaja que se presenta en el uso de la información histórica de los costos es que
el análisis debe presentarse de una manera muy bien explicada y detallada, ya que se tienen
en cuenta aspectos determinantes. Estos elementos decisivos pueden ser tales como la
evolución de la moneda (deflación, inflación o estanflación) y la situación económica y social
de ese período.

Algunos ejemplos de costos históricos

‘Para que se pueda entender mejor el concepto de lo que son los costos históricos a
continuación se exponen algunos ejemplos del tema:
 Mano de obra empleada para la fabricación de automóviles en una cadena de ensamblaje
durante un año completo.
 Dietas remuneradas al ejecutivo de una empresa durante un año de viajes a otros países.
 Suministro de agua y electricidad empleados durante el proceso de fabricación de botellas de
plástico en el período de un año.
 Comisiones generadas por un conjunto de empleados al prestar servicios profesionales en
nombre de la organización en un año.
 Combustible utilizado por un tractor en una siembra durante todo el año.
Si bien se ha utilizado como unidad principal el año, es posible adaptar los costos históricos a
semestres, trimestres o cualquier medida de tiempo que resulte más conveniente, es así como
dar una correcta interpretación de estos datos puede ser la diferencia en un proceso
productivo eficiente o no, por lo que contar con la formación adecuada es imperativo en estos
menesteres, sigue leyendo para saber cómo puedes aprender más de este tema.

El sistema de costos por órdenes específicas.

El sistema de costos por órdenes específicas tiene su origen en aquellas empresas que
cuentan con múltiples productos y que, por lo tanto, requieren un sistema que les permita
determinar los costos por cada unidad de producción con la que cuentan.

El sistema de costos por órdenes específicas se origina en aquellas empresas donde se

trabaja con especificaciones muy detalladas de los clientes acerca de los productos que
deseen adquirir.

Tipo de empresas en las que se utiliza el sistema de costos por órdenes específicas.
 El sistema de costos por órdenes específicas está especialmente diseñada y funciona a la
perfección en empresas como: imprentas, construcciones, metalmecánicas, industria de
muebles, aeronáuticas y algunas empresas de servicio.
El sistema de costos por órdenes específicas aplica a las empresas que, por su naturaleza y
características, ajustan y adaptan su producto a las indicaciones de los clientes.

Elementos de un sistema de costos por órdenes específicas.

Son tres, los elementos fundamentales e imprescindibles de un sistema de costos por órdenes
específicas: los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de
fabricación. Éstos se van acumulando e interrelacionando, según sea la cantidad de órdenes
de trabajo asignados.
Se obtiene el costo unitario de cada orden dividiendo los costos totales entre el número de
unidades producidas.
 Requisitos para que el sistema de costos por órdenes específicas funcione correctamente.
 Se debe identificar físicamente cada orden de trabajo y separar sus costos relacionados. Los
materiales que se necesitarán deberán incluir el número de orden de trabajo al que será
asignado el material. Este mismo trabajo se debe realizar con los costos de la mano de obra y
los costos indirectos.
De esta manera y cumpliendo estos criterios, el sistema de costos por órdenes específicas
funcionará adecuadamente dentro de una empresa.

Ventajas de utilizar el sistema de costos por órdenes específicas.

 A continuación, mencionaremos algunas ventajas de utilizar el sistema de costos por órdenes
específicas:

 Permite controlar individualmente cada uno de los elementos del sistema de costos.

 Permite conocer la utilidad o pérdida obtenida en cada orden de trabajo.

 Permite conocer los costos de producción de cada orden.

¿Cómo funciona el ciclo contable en un sistema de costos por órdenes específicas?.

El ciclo contable en el sistema de costos por órdenes específicas funciona de la siguiente
manera. Comienza cuando el cliente ordena el producto que necesita. Luego se prepara una
orden de trabajo para controlar los elementos del sistema de costos (mano de obra directa,
costos indirectos y materiales). Estos elementos son cargados a la cuenta de Producción en
proceso, materiales directos o Costos Indirectos de Fabricación.

El ciclo contable.
Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación del hecho contable como, por
ejemplo, la venta de una mercancía. El siguiente paso es generar un documento contable que
soporte esta transacción y permita reflejarla en contabilidad, cuantificando el hecho en
unidades monetarias y con una fecha concreta.

Una vez se genera este documento (albarán o factura) se registra la operación en el libro
diario. Terminando el ciclo contable, que suele ser de enero a diciembre, las transacciones se
traspasan al libro mayor. Tras algunas regularizaciones (amortizaciones, reclasificaciones
entre corto plazo y largo plazo, cálculo del resultado, etc.), se cierra la contabilidad para
generar los estados financieros definitivos.

Etapas del ciclo contable.

- Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño
o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se
elaboran en el Balance General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
 -Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben
estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a
los libros principales y auxiliares de contabilidad.

-Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:

a. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado

comprobante de ajustes, el cual traslada a los libros principales y auxiliares.
b. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados
Financieros como el Balance General y Estado de Resultados.
c. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de
resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre,

constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo
ciclo contable

Importancia.

La información financiera que nos aporta conocer los resultados de nuestra empresa nos
capacita para poder tomar decisiones estratégicas. Los cambios constantes en el mercado, la
tecnología, la globalización y la competitividad actual hacen que tengamos que estar en
constante mejora.

La clave está en diseñar de forma rigurosa las estrategias más rentables y minimizar el

riesgo lo máximo posible.

Saber la estabilidad económica, solvencia de la organización, la tendencia de los gastos e

ingresos nos permite poder realizar estimaciones de los resultados que vamos a obtener en el
futuro. Podemos identificar y eliminar las actividades que no nos aportan
los beneficios suficientes y aprovechar aquellas que nos generen un valor añadido.
En la actualidad, debido a la automatización contable podemos obtener gráficos y estadísticas
que visualmente nos demuestren la evolución financiera.

En conclusión, debemos aplicar estrictamente los principios contables para que muestren

la imagen fiel de nuestra empresa. Si nuestras cuentas están falseadas, además de incurrir en
un delito, estamos condenados al fracaso.

Limitaciones

Ya no podrás fiarte de tu instinto

A muchos les gusta pensar que tienen buen olfato para los negocios, o que conocen su
sociedad como la palma de su mano. Por eso, optan por tomar decisiones en base a su
instinto o sus percepciones. Tenemos malas noticias para ellos: con la contabilidad de
gestión, tendrán información financiera y no financiera actualizada y organizada sobre la
cual basar sus decisiones. Ya no podrán alardear de su sexto sentido para la dirección
de la empresa.

Es más, los directores que estaban acostumbrados a hacer y deshacer a su antojo,

tienen que cambiar el chip y optar por un modelo de gestión orientado a resultados. Solo
así podrán tomar decisiones estratégicas.

2. Estarás más controlado

Cuando no existe control, o un control laxo, algunas personas aprovechan para relajarse
un poco en cuanto a cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa. Un vuelo en
clase Business en vez de clase turista, coger un taxi en lugar de utilizar el transporte
público, dietas que superan el tope impuesto por la empresa… Con la contabilidad de
gestión, resultará difícil seguir con estas prácticas, ya que la mejora del control será
notable.

3. No podrás echar la culpa de los gastos extra a los imprevistos

Una empresa que solamente dispone de contabilidad financiera tiene muchas dificultades
para poder desglosar correctamente los gastos para su análisis. Por eso, en caso de que
a final de ejercicio la partida de gastos de viajes haya sido más elevada de lo previsto, es
fácil achacarlo a “imprevistos”, sin entrar más al detalle.

4. Deberás tomar decisiones

Con un buen sistema de contabilidad de gestión, será más fácil saber exactamente qué
gastos han superado las previsiones, en relación a qué centro de costes, cliente o
proyecto, en qué momento, etc. De esta forma, sabrás a ciencia cierta cuáles son los
proyectos, clientes, productos o servicios más rentables. 

Así que si tu negocio no va bien, no podrás seguir aplazando la decisión de cerrarlo o

reorientarlo.

5. Estarás limitado en el tiempo

Otra cuestión a tener en cuenta es que la contabilidad de gestión está limitada por un
periodo de tiempo determinado. La periodicidad debe definirse de antemano, pero hay
que respetarla. Mensual, trimestral, semestral... Tú eliges.

6. Requerirá implicación
La contabilidad de gestión requiere que todo el personal se implique. No solo eso, sino
que deben hacerlo continuamente para que el sistema sea realmente eficiente. Como
consecuencia, deberán interrumpir sus tareas diarias.

7. Supondrá una inversión

Por lo general, la contabilidad de gestión requiere contratar e implementar una serie de
herramientas de automatización o software contables que algunos empresarios ven como
un coste, aunque en realidad se trate de una inversión.

Por otra parte, será necesario basarse en la contabilidad de costes. ¿Eso qué significa?
Que debes encargar un análisis minucioso de los costes de la producción, la distribución,
la financiación y de la administración para después procesar toda esa información.

Para generar toda esa información de manera fiable, tendrás que destinar recursos
técnicos y humanos que deberás formar, incluso contratar más personal.
8. ¿Es realmente útil?
Por si fuera poco, se están empezando a alzar voces cuestionándose la utilidad de este
sistema en un entorno tan cambiante como el actual. A las variables que ya se tienen en
cuenta, habría que sumar otras, como los aspectos relacionados con el entorno operativo
de la empresa, la cultura de la organización o la gestión medioambiental. 

Eso nos lleva a la necesidad de tener en cuenta también indicadores de índole no

financiera.  Aun así, hay quienes critican que se tienen demasiado en cuenta los criterios
cuantitativos.

9. El sistema puede no ser objetivo

Además de todo lo dicho, la contabilidad directiva es un proceso interno, por lo que no
existe un procedimiento estandarizado (como pueden ser los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados) ni sigue una normativa. Son las propias compañías las que
deben diseñar sus propios sistemas y métricas basándose en su experiencia, algo que
puede resultar complicado para quienes llevan poco tiempo.

Tampoco es de obligado cumplimiento. Las empresas pueden llevarla a cabo de forma

voluntaria, por lo que, si deciden no implantarla, estarán desaprovechando todo su
potencial.

10. No está libre de errores humanos

Por último, aunque se implementen herramientas digitales, la intervención humana no se
elimina del todo. Así que todavía pueden producirse errores.