CUESTIONARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL

FORMULARIO PARA ANALISIS OCUPACIONAL

FECHA: 19-04-2022
ANALISTA: DAVID ALFREDO IGLESIAS PATERNINA

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

1.1 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE COTIZACIONES

1.2 Otras denominaciones del cargo:
1.3 Ubicación del cargo: ADMINISTRATIVA
1.4 Nombre del cargo del jefe Inmediato: DIRECTOR GENERAL
1.5 Sueldo actual: 1.500.000

2. DESCRIPCION DEL CARGO

2.1. DESCRIPCIÓN GENERAL

Revisar, Organizar y Coordinar de manera eficiente y oportuna los requerimientos de los clientes
dentro de los márgenes, tiempos y prioridades establecidas según el lineamiento de la empresa,
ofreciendo la información técnica y garantizar un excelente servicio a los clientes de manera remota.

2.2. FUNCIONES ESPECIFICAS

DIARIAS
• Solicitar la información completa al departamento comercial y/o residentes para gestionar las
cotizaciones requeridas
• Revisar y clasificar la información recibida para cotizar, coordinando la asignación de tareas al
personal a cargo, logrando mantener el flujo constante del proceso que lidera.
• Organizar las tareas del departamento en función de las prioridades, carga de trabajo y metas u
objetivos establecidos.
• Entregar la información detallada, completa y a tiempo al Coordinador de Proyectos.
• Ordenar, actualizar y controlar los registros de los cuadros de información a su cargo: Matriz de
Control de cotizaciones y Cotizado.
• Ordenar y mantener actualizadas las carpetas electrónicas de su dependencia
según su clasificación, identificado su ruta de acceso (ver hoja de archivos virtuales).
• Gestionar el cumplimiento de metas diarias y mensuales de cotizaciones generadas y aceptadas.
• Preparar la información necesaria, en coordinación con las dependencias administrativas, para
participar en concursos y licitaciones públicas y/o privadas.
• Asignar y mantener un centro de costo para cada proyecto cotizado con los presupuestos, cantidades,
descripción del producto y valores adicionales tenidos en cuenta.
• Controlar permanentemente el desarrollo de las tareas del personal a cargo, en cuanto a calidad y
resultados.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas establecidas por la organización.
• Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el
desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su
superior inmediato.
• Participar activamente, colaborar, y cumplir con todas las políticas, procedimientos asociados al
aseguramiento de la calidad que desarrolle o implemente la compañía.

PERIODICAS
• Elaborar y presentar informes mensuales de los proyectos entregados a producción, para determinar
la proyección anual de ventas. (MENSUAL)
• Identificar dificultades en el proceso que lidera, informando a su jefe inmediato para ejecutar el plan
de mejora, alcanzando una solución. (CADA 15 DIAS)
• Manejar el lenguaje técnico de su dependencia, aplicando en el manejo de los formatos dichos
conceptos (Leer hojas, controles, formatos y funciones). (CADA 5 DIAS)
• Realizar seguimiento semanal a las cotizaciones de los clientes, manteniendo actualizada su
información en coordinación con el departamento comercial. (SEMANAL)
• Realizar tareas afines según sea necesario. (SEMANAL)
• Actualizar constantemente, la lista de precios de los productos y servicios que se están cotizando
(SEMANAL)

OCASIONALES
• Asegurarse que el personal a su cargo conozca y cumpla el plan de emergencia. (CUANDO LE
CORRESPONDA)
• Resolver dudas sobre requerimientos de clientes antes de cotizar, para validar la información
recibida.
(CUANDO LE CORRESPONDA)
 DESCRIBA EN ESTE CUADRO LAS FUNCIONES ESPECIFICAS
¿QUE? ¿COMO? ¿PARA QUE? FRECUENCIA
Solicita la Revisa y clasifica la Lo hace para poder Esto lo hace con
información información recibida entregar la una frecuencia
completa al para cotizar, información semanal debido
departamento coordinando la detallada, completa y que recibe
comercial y/o asignación de tareas a tiempo al cotizaciones
residentes para al personal a cargo, Coordinador de diariamente y
gestionar las logrando mantener el Proyectos entrega reporte de
cotizaciones flujo constante del ellas cada semana
requeridas proceso también para un mejor
Organiza las tareas aligeramiento de
del departamento en sus funciones
función de las
prioridades, carga de
trabajo y metas u
objetivos
establecidos.

3. REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACION
Se requiere tener conocimientos Profesional en carreras administrativas: Administración de empresas, Ingeniería
Industrial, Arquitectura, Contaduría.

EXPERIENCIA
Conforme con la educación anterior, para ejercer este cargo, es necesario tener experiencia mínima de
2 (dos) años de experiencia relacionada en el área.

ENTRENAMIENTO
Para entender y desempeñar adecuadamente el cargo, necesita de un (1) mes de entrenamiento en el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Manejo de Información y procedimientos
relacionados con su cargo.

INICIATIVA
El puesto exige sugerir eventualmente tener un seguimiento a los procesos y llegadas de cotizaciones
para tener una mejora en el manejo de actividades.

JUICIO
En el ejercicio del cargo se toman decisiones relacionadas con buen uso del Manejo de paquetes
utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel Manejo de programa AutoCAD.

3.1. EDUCACIÓN
Se requiere tener conocimientos Profesional en carreras administrativas: Administración de empresas, Ingeniería
Industrial, Arquitectura, Contaduría.
NIVEL DE ESTUDIOS N° DE AÑOS
Primaria 7 años
Bachillerato Académico 6 años
Bachillerato Comercial
Bachillerato Técnico Especializado
Carrera Intermedia ¿Cuál?
Estudios Específicos sin nivel universitario ¿Cuáles?

Carrera Universitaria ¿Cuál? 5 años de carrera

universitaria en “Carrera

administrativas”

Especialización profesional ¿Cuál?

Idiomas ¿Cuáles? Manejar el ingles
Otros Estudios:
3.2. EXPERIENCIA
¿Se necesita tener experiencia previa para ejercer el cargo? Si (x) No ()
De acuerdo con la educación señalada, el mínimo de experiencia que se necesita para ejercer
este cargo en la empresa es de 2 años

3.3. ENTRENAMIENTO:

¿Se necesita entrenamiento previo para desempeñar el cargo? Si (x) No ()

Si su respuesta es afirmativa, indique el lugar y tiempo del entrenamiento:
En el puesto de Trabajo (x)
En sitios especiales ()
Fuera de la empresa () ¿Donde?
 3.4. INICIATIVA:
El puesto exige sugerir eventualmente tener un seguimiento a los procesos y llegadas de
cotizaciones para tener una mejora en el manejo de actividades.

Señale la respuesta que mejor defina la forma de desarrollar su trabajo, marcando con una X la
opción correspondiente:
(x) Sigue instrucciones definidas y exactas.
() Toma pequeñas decisiones
(x) Toma decisiones de alguna importancia para resolver pequeños problemas
() El puesto exige sugerir eventualmente nuevas acciones, métodos y mejoras
en el puesto de trabajo
(x) El puesto tiene como parte esencial la creación de sistemas, métodos y
procedimientos para varios puestos de trabajo homogéneos.
3.5. JUICIO
En el ejercicio del cargo se toman decisiones relacionadas con buen uso del Manejo de paquetes
utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel Manejo de programa AutoCAD.
Se toman decisiones y/o se manejan problemas en el desarrollo de su trabajo?
Si (x) No ()
Explique:
Es el encargado de manejar los problemas en pérdidas y retrasos en las entregas de cotizaciones
pedidas con anticipación a las empresas afiliadas a la entidad, tiene que buscar estrategias para
mejorar y mantener una eficiencia en las entregas.
3.6. HABILIDAD MENTAL
ITEMS NIVEL MAXIMO NIVEL MEDIO NIVEL MINIMO
Capacidad de observación y atención   X  
Previsión o anticipación X    
Creatividad e inventiva X    
Memoria para ideas   X  
Comprensión de planos, detalles, etc.   X  
Capacidad de análisis y síntesis X    
Comprobación de instrucciones (verbal es o escritas) X    
3.7. INTERESES Y APTITUDES:

ITEMS NIVEL MAXIMO NIVEL MEDIO NIVEL MINIMO

Preferencia por trabajos en equipo X    
Inclinación por enseñar y dirigir X    
Preferencia por trabajos individuales     X
Interés por servir a los demás   X  
 Interés por trabajo al aire libre X    
Interés por actividades variadas   X  

3.8. RASGOS DE PERSONALIDAD

ITEMS NIVEL MAXIMO NIVEL MEDIO NIVEL MINIMO
Buenas relaciones interpersonales X    
Confianza en sí mismo X    
Organización y disciplina X    
Facilidad de expresión   X  
Responsabilidad X    
Pulcritud X    
Paciencia X    
Sentido de pertenencia X    
Espíritu colaborador X    
Vitalidad X    
Capacidad de trabajar bajo presión X    

4.
MAQUINA Y/O EQUIPO CANTIDAD VALOR USO FRECUENCIA
I C CTE CTE P O

Computador 1 2.500.000 x x
Impresora 1 850.000 X x
I: individual, c: colectivo; cte.: constante; p: periódica; u ocasional
4.1
¿Qué perjuicios ocasiona a la empresa el mal manejo o descuido de la (s) máquinas
o equipos bajo su responsabilidad?
Para la empresa es perjudicial el daño de estos equipos debido que allí se maneja la
facturación y el manejo de pedidos que se le hace a la empresa y al momento de un daño
se les perdería información importante de los clientes y proveedores.
¿A qué tipo de mantenimiento están sometidos estas máquinas o equipos?
Preventivo (x) Correctivo () Predictivo () Ninguno ()
¿Con que periodicidad se realiza este mantenimiento?
El equipo está expuesto a un mantenimiento semanal para que tenga un mejor
rendimiento de las actividades realizadas por el operario.
¡Qué acciones debe realizar para evitar daños a las máquinas o equipos?
El operario debe ser muy cuidadoso, tratar de no sobrellenar la memoria del equipo,
llevar un control del sistema operativo y el rendimiento del computador, tener una
limpieza en su lugar de trabajo para que no se llene de polvo.

4.2. POR PRODUCTOS Y/O MATERIALES:

¿Qué clase de implementos y/o materiales debe manejar y qué características (precio)
tiene el mismo?
Grúas precio 1.500.000
Transportadores 650.000
Los carros. 450.000

Se sigue manejando los mismos.

_______________________________________________________________
¿Qué perjuicios ocasiona a la empresa el mal manejo o descuido de lo(s)
implemento(s) y o materiales(s) bajo su responsabilidad?

Un mal manejo de materiales puede dislocar seriamente los programas

de producción.

¿Qué precauciones debe tener para evitar daños y pérdidas?

Un mejor manejo de dichos materiales, un continuo mantenimiento y un remplazo
continuo del producto.

4.3. POR PROCESO Y CALIDAD:

Indique los procesos de los cuáles usted es responsable, los perjuicios ocasionados por el
mal manejo o descuido de éstos, de qué forma controla las operaciones para lograr el
normal funcionamiento del proceso.
 PROCESOS PERJUICIOS CONTROLES

4.4. POR CONTACTO:

¿Durante la jornada laboral tiene usted contacto con persona(s) de su sección?
Si (x) No ()

CARGOS MOTIVO DEL CONTACTO MEDIO UTIL. FREC.

EJECUTIVO COMERCIAL PARA SABER QUE POR CADA 5
COTIZACIONES ENTRAN REUNIONES DIAS
Y CON QUE FRECUENCIA
ANALISTA DE COTIZACIONES PARA LA REVISION Y POR DIARIA
ORGANIZACIÓN DE LAS REUNIONES MENTE
COTIZACIONES
Tiene usted contacto con personas de secciones diferentes a la suya, para suministrar y
obtener información:
Si () No (X)
Si su respuesta es afirmativa, especifique con los cuales mantiene contacto, el motivo de
esta relación, el medio utilizado para relacionarse y la frecuencia (D: diaria, S: semanal,
M: mensual s: semestral, A: anual, O. otra)
CARGOS MOTIVO DEL MEDIO FREC.
CONTACTO Utilizado

¿Tiene usted contacto con personas externas a la empresa? (Proveedores, Clientes,

Bancos, etc.)
Si (X) No ()
 Si su respuesta es afirmativa, especifique la entidad, el motivo del contacto, el medio
utilizado para relacionarse y la frecuencia
(D: diaria, S: semanal, M: mensual s: semestral, A: anual, O. otra).
ENTIDAD MOTIVO DEL CONTACTO MEDIO UTIL. FREC.
LLAMADA
CLIENTES REVISION Y ORIENTACIONES TELEFONICA DIARIAMENTE
DE LO QUE COTIZAN O MEDIO
WHATSAPP
PARA MANTENER UN LLAMADA
FRECUENCIA DE LOS TELEFONICA
PROVEEDORES INSUMOS Y MATERIALES O MEDIO DIARIAMENTE
NECESARIOS PARA LA WHATSAPP
EMPRESA
4.5. POR REGISTROS E INFORMES DOCUMENTOS O PAPELES
IMPORTANTES:
Indique la clase de registros o informes (facturas, cheques, recibos, órdenes de pedido,
informes de inventario, etc.); y documentos o papeles importantes como: (letras,
cotizaciones, escrituras, planos de compañía, etc.).
CLASE DE DE QUIEN LO A QUIEN LO FRECUENCIA CONSECUENCIA DE LA PERDIDA
DOCUMENTO RECIBE ENVÍA
SI SE PIERDE ALGUNA
DE MI ORDEN DE PEDIDO
ANALISTA A MI JEFE PODRIAMOS ESTAR
PEDIDOS DE INMEDIATO DIARIAMENTE PERDIENDO A NUESTRO
COTIZACION “DIRECTOR” CLIENTE Y TENER UNA
ES MALA IMAGEN DE NUESTRA
EMPRESA

AL PERDERSE UNA ORDEN

DE INVENTARIO
ESTARIAMOS ESPUESTO A
DE MI A MI JEFE SABER CON QUE
INFORME DE EJECUTIVO INMEDIATO SEMANALMENTE MATERIALES CONTAMOS
INVENTARIO COMERCIAL “DIRECTOR” AL MOMENTO DE RECIBIR
 UN PEDIDO DE NUESTRO
CLIENTE Y NO TENER UN
ORDEN DE NUESTROS
MATERIALES

4.6. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Tiene usted acceso a información confidencial por razón
de su trabajo? Si () No (X)
Si su respuesta es sí, determine el grado de importancia de esta información y los perjuicios
que su revelación puede ocasionar a la entidad.

____ La información confidencial es de alguna importancia y su revelación causaría daños

leves
____ La información confidencial es importante y su revelación causaría daños graves.
____ La información confidencial es muy importante y su revelación causaría daños muy
graves.
____ La información es extremadamente confidencial y su revelación causaría daños
gravísimos

4.7. POR DINERO, VALORES Y DOCUMENTOS IMPORTANTES:

¿Maneja usted dinero? Si (X) No ()
Efectivo (X) Cheques ()
Cantidad Máxima (150.000.000) Frecuencia (MENSUAL)
¿Maneja usted valores? Si () No (X)
En caso afirmativo, especifique el tipo y el valor aproximado.
 4.8. POR SEGURIDAD DE TERCEROS:
¿Es usted responsable por la seguridad de terceros? Si () No (X)
En caso afirmativo, indique los cargos de esas personas, la cantidad de personas, en
cada cargo, la acción causante, el efecto provocado y las precauciones que se deben
tomar para evitar accidentes o daños a otros.
CARGOS No PERSONAS CAUSA EFECTO PRECAUCION

4.9. POR SUPERVISION.

¿Debe usted supervisar a varias personas en el desarrollo de las labores de su cargo?
Si (X) No ()
Identifique el tipo de supervisión que le corresponde ejercer
Supervisión técnica: Asigna, Instruye y comprueba el trabajo de:
() Personas que realizan labores sencillas.
() Personas que realizan labores difíciles.
(X) Personas que supervisan a otros.

Supervisión Administrativa: Asigna, Instruye y comprueba el trabajo de (además responde

por la actuación del personal y puede llamarle la atención):
() Personas que realizan labores sencillas.
(X) Personas que realizan labores difíciles.
() Personas que supervisan a otros.
Supervisión Completa: Planea, Asigna, Instruye, Coordina y comprueba el trabajo responde
por la actuación y disciplina y tiene autoridad para sancionar fallas de:
() Personas que realizan labores sencillas.
(X) Personas que realizan labores difíciles.
(X) Personas que supervisan a otros.
Otros (): ____________________________________________________________

Indique el nombre del cargo y el número de personas que lo ocupan y los perjuicios de
una mala supervisión
 NOBRE DEL CARGO NUMERO DE PERSONAS PERJUICIOS
OCASIONADOS

5. EXIGENCIAS
5.1. POSICIÓN Y ESFUERZO FÍSICO:
En la jornada laboral permanece en las siguientes posiciones:
POSICIÓN HORAS/DIA
De pie 2/8
Sentado 9/8
Agachado o inclinado 0/8
Caminando 2/8
Subiendo o bajando escaleras 1/8
De rodillas 0/8
Conduciendo Vehículos 0/8
Levantando pesos 1/8
Empujando o halando pesos 1/8

El esfuerzo que realiza es Ligero: () Mediano: (X) Moderadamente grande: () Muy

grande:()
¿Al realizar un alto esfuerzo lo ejecuta Individualmente (X) Por grupo () Cuántas
personas? ___________

5.2. ESFUERZO VISUAL

Identifique el grado de esfuerzo visual requerido en el cumplimiento de sus funciones y
la intensidad del mismo.
INTENSIDAD DEL ESFUERZO PERIODO DE TIEMPO
CONSTANTE REGULAR FRECUENTE POCO

FRECUENTE

BAJO

NORMAL

ALTO X

5.3. ESFUERZO AUDITIVO:

Identifique el grado de esfuerzo auditivo requerido en el desempeño de su trabajo y la
intensidad de este.
INTENSIDAD DEL ESFUERZO PERIODO DE TIEMPO
CONSTANTE REGULAR FRECUENTE POCO

FRECUENTE

BAJO

NORMAL X

ALTO

6. CONDICIONES DE TRABAJO
6.1. CONDICIONES AMBIENTALES
Indique las condiciones actuales de su sitio de trabajo.
BUENA REGULAR DEFICIENTE VARIABLE
ILUMINACIÓN X
VENTILACIÓN X
CONDIC. X
HIGIÉNICAS
Observaciones: Al momento de entrar a la oficina de trabajador nos dimos cuenta de
que cumple con un espacio agradable para trabajar un lugar limpio y muy bien
organizado y fuera de cualquier riesgo
TEMPERATURA:
 Cálido () Media (x) Baja () Fría () Variable ()
RUDIO:
Intenso () Medio (x) Bajo () Variable ()
AIRE:
Puro (x) Impuro () Olores () Polvo () Variable ()
EL PUESTO ES:
Cómodo (x) Aceptable () Incómodo ()
EL TRABAJO SE CONSIDERA:
Monótono () Rutinario () Normal (x) Agradable ()

6.2. RIESGOS OCUPACIONALES Y SEGURIDAD

¡Existe algún riesgo al realizar su trabajo? Si () No (x)
Si contestó afirmativamente, indique con qué frecuencia y qué clase de riesgo asume.
Período: Constante () Regular () Frecuente () Poco ()
Clase de riesgo:
¿Es conocedor(a) de las normas de seguridad establecidas por la empresa?
Si (x) No ()
¿Si contesta afirmativamente, diga cuáles?

 No fumar en las áreas de trabajo.

 Usar protección para las manos.
 Usar calzado de seguridad.
 No realizar algún trabajo, sin antes ser capacitado.

¿Es conocedor(a) de los equipos de seguridad utilizados para la realización de su

trabajo?
Si () No (x)
¿Si contesta afirmativamente, diga cuáles?
FIRMA DEL TITULAR DEL CARGO FIRMA DEL ANALISTA