SOLUCION

AA2 Evidencia 2: Presentación "Diseño procedimiento de devoluciones"

Documento Función:

Requisicione Ej: documento interno que se utiliza dentro de la empresa para solicitar por escrito algún

producto u objeto, se puede utilizar entre áreas, por ejemplo, para el traslado de mercancía
s
de un lugar a otro, o para solicitar al departamento de compras para que realice el trámite de

adquisición.

Orden de Documento con el cual una empresa solicita materiales o mercancía a sus proveedores con el
fin de satisfacer una necesidad. Una orden de compra o pedido debe contener como mínimo
la siguiente información:
compra o  Fecha: día en el cual se realiza la solicitud del pedido
 Datos comerciales de comprador: nombre de la empresa o razón social del
solicitante, NIT o RUT, dirección, teléfono. Nombre y datos de la persona
pedido responsable de la solicitud.
 Datos comerciales del proveedor: nombre o razón social, NIT o RUT, dirección y
teléfono. Nombre y datos de la persona que recibe la solicitud y se hace responsable
del proceso.
 Especificaciones: tipo de producto, unidad de empaque o presentación, cantidad,
valor unitario, valor total.
 Condiciones comerciales: tiempo y condiciones de entrega, forma de pago, plazos
de pago y firma autorizada.
 Datos adicionales: lugar de entrega y contactos para la programación de la entrega,
en caso de que exista en la organización planeación de recibo de mercancía.

Factura Es un documento contable que entrega el vendedor en el momento de la adquisición de la

mercancía. No es obligatorio un formato específico; las empresas pueden tener su propio
diseño, pero debe contener la siguiente información:
comercial  Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento.
 Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten el
control y registro.
 Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NIT o RUT,
dirección, teléfono.
 Datos comerciales del comprador: nombre de la empresa o razón social, NIT o RUT,
dirección, teléfono.
 Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código
interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total.
 Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra entrega).
 Forma de entrega (se entrega en la empresa del cliente, el cliente recoge el
producto, se envía por empresa de mensajería o transportadora)
 Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA.
 Para el caso de Colombia, es importante que la numeración de la factura sea
autorizada por la DIAN.
 Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Remisión Documento utilizado para entregar mercancía de manera parcial, sirve de constancia para cuando
se solicitan entregas parciales de producto. La persona o empresa que entrega mercancía con este
documento debe asegurarse que el receptor la firme para que sea válido, de lo contrario no es
tenido en cuenta.

La información que debe incluir una remisión o nota de remisión es:

Si es interna:

1. Fecha de entrega
2. Área que entrega: nombre de la persona que entrega
3. Área que recibe: nombre de la persona que recibe
4. Referencia y cantidad de producto entregado

Si es externa:

1. Datos del proveedor: nombre de la empresa y NIT

2. Datos del cliente: nombre de la empresa y NIT
3. Información: referencia del producto y cantidad
4. Fecha de entrega del producto

Observación, ésta es una información adicional donde se puede relacionar la orden de compra
a la que pertenece la entrega parcial.

No necesariamente requiere tener logo de la empresa, es decisión de la empresa tener

formatos o no para tal fin, lo importante es que durante la negociación se establezcan las
condiciones de entrega y lleve las firmas y sellos requeridos.

Listado de El picking es el alistamiento de las unidades a ser despachadas. El listado de picking es,

como su nombre lo indica, un listado donde se encuentran las ubicaciones y las cantidades
picking
de las referencias que deben ser alistadas para su despacho. Una vez se tiene la lista se van

recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de consolidación. Las ventajas de utilizar

esta técnica en el área de despacho son:

o Permite automatizar o sistematizar los procesos de alistamiento.

o Disminuye los costos de alistamiento y en general los costos logísticos.

o Minimiza el error en los inventarios, con la ayuda de las herramientas

tecnológicas una vez se retira el objeto del almacenamiento se disminuye el

inventario.

o Facilita el alistamiento de los pedidos solicitados por internet.

Registro de Es el proceso en el cual se registra la información sobre aquellas mercancías que son

devueltas por los clientes. Este registro va acompañado de un informe en el cual se indican
devolución
las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos.

Se puede realizar el proceso de registro de la siguiente manera:

1. Crear una orden de devolución, al realizar esta operación la persona encargada del

recibo de esta mercancía permite que se refleje en los inventarios el ingreso del producto,
 pero lo deja de tal manera que no pueda ser utilizado hasta que el departamento de calidad

revise las razones de la devolución.

2. Dejar una nota adicional donde se evidencie que se le debe restituir al cliente

(dependiendo la negociación, se devuelve el efectivo en caso de haber cancelado

previamente o se cambia el producto si así lo prefiere el cliente).

3. Entregar el documento soporte de la devolución.

4. Realizar el análisis de las mercancías devueltas con el fin de determinar el proceso a

seguir, este análisis debe ejecutarlo el departamento de calidad.

5. Hacer la liquidación de la devolución.

6. Realizar la devolución es un proceso de mucho cuidado y es responsabilidad de

quien las recibe, un error puede ocasionar inconvenientes en el inventario y más aún errores

contables que alteran los estados financieros.

Orden de Documento que permite el registro de la salida de la mercancía que va a ser despachada ya sea
interna o externamente. La información que hace parte de la orden de salida es:
salida  Identificación de la empresa: nombre o razón social, NIT o RUT.
 Fecha en la cual se realiza la salida
 Descripción del producto, código, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor
total. Identificación del cliente: nombre o razón social, NIT o RUT
 Identificación de quien recibe y entrega el objeto
 La orden de salida debe tener un número consecutivo
 Observaciones generales