• Metodología para la Elaboración de Inventarios y

transferencias documentales
24 de julio hasta el 12 de agosto de 2020

• Medios de Comunicación

o AvisosForo
o

• Solicitud de constancia
Para descargar la constancia de aprobación del curso usted debe obtener una calificacion
Total del curso de 3.8 como mínimo .

o CertificadoCertificado simple
No disponible hasta que: Necesitas conseguir la puntuación requerida en Total del curso

• Introducción del curso

La gestión documental comprende actividades administrativas y técnicas tendientes a facilitar el

uso y la conservación de la documentación producida por las entidades. Entre los procesos de
la gestión documental, se encuentra la organización de archivos, que incluye operaciones
técnicas orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una
institución.
La descripción de los archivos se hace mediante el uso de herramientas e instrumentos donde
se describe y registra información de los documentos, lo que permite conocer y controlar las
unidades documentales que conforman los archivos institucionales. El más común de los
instrumentos de descripción es el inventario documental, pues se elabora en los archivos de
gestión, centrales e históricos, y se usa como medio de control para las transferencias
documentales entre las diferentes fases de archivo.
Durante el desarrollo de este curso – taller se explorarán conceptos básicos de la función
archivística, para entender que la fase de descripción es parte fundamental del proceso de
organización de archivos, se identificará la normatividad que reglamenta la elaboración de los
inventarios documentales y los aspectos técnicos de su elaboración en el Formato Único de
Inventario Documental - FUID, en los diferentes objetos o finalidades, en que ha sido regulado.
Del mismo modo, se realizará la explicación del uso y diligenciamiento de las hojas de control.
El contenido es de gran utilidad para las diferentes entidades públicas, privadas que ejercen una
función pública, para entidades privadas y particulares como buena práctica archivística.

• Objetivo general del curso

Brindar a los participantes las herramientas conceptuales y metodológicas para la elaboración del
inventario documental, de acuerdo a la normatividad archivística.
 • Contenidos

Módulo 1:Generalidades de la Gestión Documental

Unidad 1: Normativa aplicable al Inventario Documental

Unidad 2: Conceptualización

Módulo 2:Descripción Archivística

Unidad 1: Descripción documental

Unidad 2: Inventario Documental

Módulo 3:Objetos de aplicación del Inventario Documental

Unidad 1: Objeto Transferencias Documentales

Unidad 2: Objeto Eliminación Documental
Unidad 3: Otros Objetos de aplicación

• Requisitos del curso

· Un computador
· Conexión a internet,
· Navegador (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, entre otros).
· Tener conocimientos básicos en Ofimática

• Cronograma

Inicio y finalización del curso: 24 de julio hasta el 12 de agosto de 2020

Módulo Fecha

Introducción y módulo 1 24 de julio hasta el 12 de agosto de 2020

módulo 2 24 de julio hasta el 12 de agosto de 2020

módulo 3 24 de julio hasta el 12 de agosto de 2020

 • Forma de evaluación
El curso se aprueba con una calificación Total del curso de 3.8 como mínimo.

Módulo Unidad Actividad Porcentajes (%)

1 Normativa Inventario Documental 5%

1 2 Conceptualización 5%

Evaluación del módulo 1 15%

1 Descripción Documental 5%

2 2 Inventario Documental 10%

Evaluación del módulo 2 15%

Estudio de Caso 1 5%
1
Estudio de Caso 2 5%

Estudio de Caso 3 5%
3 2
Estudio de Caso 4 5%

3 Estudio de Caso 5 5%

Evaluación del módulo 3 20%

Total 100%

BIBLIOGRAFIA DEL CURSO

Archivo General de la Nación. (2001). Mini/Manual No. 4. Tablas de Retención y Transferencias
Documentales (Versión actualizada). Recuperado el 20 de 02 de 2018,
de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicac
ionees/Minimanual_TRD.pdf
Archivo General de la Nación. (20 de septiembre de 2002). Acuerdo 038 de 2002, Por el cual se
desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, Recuperado el 09 de abril de
2020, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-038-de-2002/
Archivo General de la Nación. (31 de octubre de 2002). ACUERDO 42 DE 2002, por el cual se
establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental. Recuperado el
09 de abril de 2020, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-042-de-2002/
Archivo General de la Nación. (23 de enero de 2004). ACUERDO No. 002 de 2004, Por el cual se
establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Recuperado el 09 de
abril de 2020, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-002-de-2014-2/
Archivo General de la Nación. (2004). Fondos acumulados. Manual de Organización. Bogotá D.C.
Archivo General de la Nación. (31 de octubre de 2006). Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica
el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Recuperado el 02 de abril de 2020,
de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/
Archivo General de la Nación. (4 de octubre de 2011). Circular Externa 004 de 2011. Directrices al
manejo de los archivos entidades señaladas Ley 1444 de 2011. Recuperado el 09 de abril de 2020,
de https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-004-de-2011/
Archivo General de la Nación. (11 de octubre de 2012). Circular Externa 004 de 2012. Censo de
archivos e inventario documental. Recuperado el 09 de abril de 2020,
de https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-004-de-2012/
Archivo General de la Nación. (15 de marzo de 2013). Acuerdo 005 de 2013. Por el cual se
establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Recuperado el 09 de abril de 2020, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-005-de-2013/
Archivo General de la Nación. (14 de marzo de 2014). Acuerdo 002 de 2014. Por medio del cual se
establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Recuperado el 09 de abril de 2020,
de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-002-de-2014/
Archivo General de la Nación. (29 de mayo de 2015). Circular Externa 002 de 2015. Entrega de
archivos en cualquier soporte con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.
Recuperado el 09 de abril de 2020, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-002-
de-2015/
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (2014). Manual Implementación de un
Programa de Gestión Documental- PGD. Recuperado el 20 de 02 de 2018,
de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicaci
onees/PGD.pdf
Archivo General de la Nación. (18 de diciembre de 2011). Acuerdo 006 de 2011. Por el cual se
reglamenta la organización y manejo de los expedientes pensionales. Recuperado el 09 de abril de
2020, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-06-de-2011/
Congreso de Colombia. (6 de octubre de 1913). Ley 4 de 1913. Código de Régimen Político y
Municipal. Recuperado el 09 de abril de 2020, de http://www.suin-
juriscol.gov.co/viewDocument.asp?ruta=Leyes/1820591
Congreso de Colombia. (14 de julio de 2000). Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Recuperado
el 20 de 02 de 2018, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/
Congreso de Colombia. (6 de marzo de 2014). Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del Acceso
a la Información Púbica. Recuperado el 09 de abril de 2020,
de https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-1712-de-2014/
Ministerio de Cultura. (26 de mayo de 2015). Decreto 1080 de 2015. Recuperado el 09 de abril de
2020, de https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/

Última modificación: viernes, 22 de mayo de 2020, 00:37

 Módulo 1. Generalidades de la Gestión Documental

• Introducción al módulo
Permite al participante, afianzar conceptos de la gestión documental como: archivo, documento,
normatividad, procesos y principios archivísticos, enfocado en la importancia de la aplicación del
inventario documental, como instrumento de descripción y control que da cuenta de la existencia de
los documentos generados en el desarrollo de las funciones en las entidades.
Objetivo
Socializar a los participantes los conceptos básicos de la gestión documental y la normatividad
aplicada a los inventarios documentales.
•

• Unidad 1: Normativa aplicable al Inventario Documental

• Material de Estudio M1U1: Normativa aplicable al Inventario Documental Página

Contenido:
• Constitución Política de Colombia de 1991
• Ley 4 de 1913
• Ley 80 de 1989
• Ley 594 de 2000
• Ley 1712 de 2014
• Decreto 1080 de 2015
• Decreto 103 de 2015
• Decreto 1499 de 2017
• Acuerdo 07 de 1994
• Acuerdo 038 de 2002
• Acuerdo 042 2002
• Acuerdo 002 de 2004
• Acuerdo 027 de 2006
• Acuerdo 004 de 2013
• Acuerdo 005 de 2013
• Acuerdo 002 de 2014
• Acuerdo 008 de 2014
• Acuerdo 004 de 2015
• Circular Externa No 001 de 2003
• Circular Conjunta 100-004 del 31 de julio de 2018
• Directiva Conjunta No 001 del 25 de julio de 2018

• ACUERDO_027_DE_2006Archivo

(Material Adjunto).
• -Actividad M1U1: Normativa Inventario Documental - 5%Cuestionario
No disponible hasta que: La actividad Material de Estudio M1U1: Normativa aplicable al Inventario
Documental esté marcada como realizada

-Actividad M1U1: Normativa Inventario Documental - 5%

Criterio de evaluación:
Reconoce la normativa aplicable a la elaboración del inventario Documental.
Objetivo: Identificar la normatividad aprendida en esta unidad.
Instrucciones: el desarrollo de la presente Actividad “Emparejamiento”, le permitirá recordar algunos
términos mencionados en esta unidad.
Tiempo límite: 30 minutos para realizar la actividad
Intentos: 2 oportunidades.
Calificación máxima: 5.0
Calificación para aprobar: 3.8
Ponderación: el porcentaje de la actividad es del 5% con respecto al curso en general, se debe tener
en cuenta que el total del curso es el 100%.
Alcanzará el puntaje más alto, si acierta todo el emparejamiento.

Intentos permitidos: 2
Límite de tiempo: 30 minutos
Método de calificación: Calificación más alta