ORGANIZACIÓN Y ENTORNO EMPRESARIAL

Entorno organizacional
Desde el momento en que crea una empresa, alrededor y dentro de ella, hay muchos
elementos que afectan la conducta de los negocios. Este es un conjunto de funciones,
factores, procesos, entradas y salidas, así como las condiciones y limitaciones
asociadas con el trabajo diario. La totalidad de dichos elementos es el entorno de la
organización o su contexto.
El entorno de la organización
Después de la entrada en vigor de ISO 9001: 2015, la comprensión del entorno de la
organización se ha convertido en un requisito obligatorio. El alcance del sistema de
calidad se ha expandido significativamente. Ahora la organización debe identificar,
analizar y comprender el entorno en el que opera. Esto debe hacerse
sistemáticamente, de manera continua.
El entorno de la organización juega un papel importante en la existencia y el desarrollo
de la empresa. Comprender el entorno de la organización es la clave para la estrategia
comercial correcta, sin mencionar la estrategia de calidad correcta.
El propósito de comprender el entorno de la organización es identificar los factores
que influyen en el trabajo. Los factores pueden ser externos e internos. Para
comprender las condiciones en que opera una organización, es necesario tener en
cuenta ambos. Un requisito obligatorio para el análisis ambiental es considerar todos
los factores que afectan a la organización.
Factores ambientales de la organización
Los factores ambientales pueden tener efectos tanto directos como indirectos. El
entorno interno es una parte integral de la organización misma, por lo que siempre
tiene un impacto directo.
La influencia indirecta surge debido a la interacción de elementos ambientales que no
están directamente involucrados en la organización. Tienen más o menos el mismo
efecto en todas las organizaciones ubicadas en la misma región, que trabajan en la
misma industria o que participan en el mismo tipo de actividad. Una organización no
puede influir en tales factores. Son fuerzas incontroladas que deben identificarse y
reaccionar en consecuencia.
La influencia directa surge si el entorno de la organización está directamente
involucrado en el trabajo de la empresa. Dicha interacción existe cuando se realizan
tareas diarias (operativas). Además, la organización misma también puede afectar los
elementos del entorno.
Los factores ambientales tienen efectos tanto positivos como negativos en la
organización. Una influencia positiva puede abrir nuevas oportunidades en el marco de
las actividades existentes o ayudar a crear nuevas direcciones en el trabajo. Las
influencias negativas son riesgos y amenazas potenciales que pueden conducir a un
deterioro de la posición de la organización en el mercado o incluso a su terminación.
Para las empresas que desean tener éxito, y no solo existir en el mercado, los factores
ambientales se convierten en un conjunto ordenado de fuentes de información para
tener una idea de los cambios que tienen lugar en su entorno.
Para que los factores ambientales de la organización se conviertan realmente en una
fuente de información valiosa para el desarrollo de la empresa, deben clasificarse de
cierta manera. El primer paso en dicha clasificación es la división en factores de
impacto directos e indirectos.
Los factores de impacto indirecto se relacionan con el entorno macro de la
organización. La organización no puede influir en estos factores, pero debe adaptarse
a ellos a tiempo.
Como regla, se distinguen entre cuatro y seis factores:

 factor económico
 factor político
 factor social
 factor tecnológico
 factor ambiental
 factor demográfico
Dependiendo de qué mercado opera la organización (consumidor o empresa), la
velocidad y la fuerza de los factores ambientales de la organización pueden variar. Los
factores macroambientales tienen un impacto serio, pero tienen un período de
cambio bastante largo, por lo que las organizaciones tienen un margen de tiempo para
la adaptación.
Los factores externos de exposición directa a menudo se denominan factores de
microambiente, porque son inherentes al trabajo de una sola organización específica.
Con la influencia de estos factores, cada empresa tiene que lidiar con las actividades
cotidianas.
Una variedad de factores del microambiente puede reducirse a varios grupos:

 factor de competencia
 factor de ventas
 factor de asociación
 factor de empleo
 factor de consumo
Factores del entorno interno de la organización
El entorno interno incluye una combinación de factores que están bajo el control
directo y la gestión de la organización. Para garantizar el funcionamiento estable de la
empresa, los factores deben ser bien conocidos y reflejados adecuadamente en las
decisiones de gestión. La información sobre los factores del entorno interno de la
organización se utiliza en el desarrollo de la misión, estableciendo objetivos,
determinando direcciones estratégicas de actividad, evaluando el logro de
resultados, etc.
Los factores del entorno interno de la organización pueden tener impactos tanto
positivos como negativos en la posición de mercado de la empresa. Identificar
oportunidades o amenazas asociadas con cambios en la organización, permite el
análisis de factores internos.
Los factores del entorno interno de la organización incluyen:

 factor de cultura corporativa

 factor organizacional
 factor de personal
 factor de tecnología
 factor de recursos
Definiendo un ambiente organizacional
Existen muchos métodos para determinar los factores ambientales internos y
externos de una organización. Las grandes empresas pueden aplicar análisis
estratégicos y técnicas de modelado situacional. Para organizaciones pequeñas, los
métodos simples son suficientes: análisis FODA, método PEST , modelo de las Cinco
Fuerzas de Porter. Es importante que el entorno de la organización se controle
constantemente. La frecuencia de monitoreo y análisis se establece en función de la
dinámica de los cambios en el entorno externo e interno.
El entorno de la organización
El entorno de la organización se puede identificar a través de las siguientes acciones:
Declaración del problema. En la primera etapa, es necesario formular con precisión el
área para identificar los factores del entorno externo e interno de la organización. Esta
área depende del tamaño de la organización, el alcance de sus actividades y el tipo de
bienes o servicios que proporciona.
Recolección de datos. Las fuentes de datos pueden ser primarias y secundarias. Los
datos primarios son datos que se recopilan específicamente para identificar factores
del entorno interno y externo de la organización. Los datos secundarios incluyen datos
que ya se han obtenido previamente para cualquier otro propósito en la misma
organización o por otras organizaciones.
Análisis de la información. Para el análisis de datos, se pueden utilizar métodos
cualitativos y (o) cuantitativos. Los métodos cualitativos se basan en la opinión experta
de los entendidos que realizan el análisis. La complejidad de estos métodos es
pequeña. El análisis requiere una cantidad relativamente pequeña de datos. Los
métodos cuantitativos requieren mucho tiempo, utilizan una gran cantidad de datos,
pero su precisión es mucho mayor que la de los métodos cualitativos.
Presentación de los resultados. Los resultados del análisis del entorno de la
organización deben presentarse a las partes interesadas. Los resultados del análisis son
conclusiones y decisiones que se incluyen en los planes tácticos y estratégicos. La
presentación de los resultados tendrá en cuenta los requisitos de la norma ISO 9001:
2015 para documentar la información.
Documentación de análisis del entorno de la organización
La documentación del análisis del entorno de la organización incluye dos
componentes: documentación de las etapas de análisis y documentación de sus
resultados.
La documentación de los pasos de análisis es necesaria cuando se trabaja con matrices
de datos. La recopilación de datos sobre factores ambientales de la organización, su
sistematización y procesamiento en sí mismos implican su documentación.
Los resultados del análisis representan las conclusiones y decisiones tomadas sobre la
base de los datos que caracterizan el entorno de la organización. Documentarlos ayuda
a establecer riesgos y oportunidades. Los resultados del análisis son la base para el
desarrollo de planes estratégicos y tácticos. Por lo tanto, documentar los resultados se
convierte en una parte integral del proceso de gestión estratégica.
Los resultados del análisis pueden presentarse en documentos tales como:

 Plan de negocios
 Concepto de desarrollo
 Misión y objetivos estratégicos
 Análisis de la competencia
 Informes económicos
 Análisis DAFO, análisis PEST
 Actas de reuniones de organizaciones estratégicas de la organización
 Diagramas, tablas, mapas, esquemas del entorno competitivo
La norma no establece un requisito directo para documentar el análisis del entorno de
la organización (etapas de análisis y sus resultados). Pero analizar sin documentación
es difícil, especialmente cuando se trata de grandes y medianas empresas.
Funciones, roles y habilidades de los Gerentes
Las funciones, roles y habilidades de los gerentes, son aspectos muy importantes e
inherentes a esta posición profesional dentro de las organizaciones.
¿Quiénes son los gerentes?
Un gerente es una persona que es responsable de una parte de una empresa, es decir,
“administran” la empresa.
Sin embargo, también hay gerentes que pueden estar encargados de todo el negocio.
Por ejemplo, el gerente de un pequeño restaurante. También es posible encontrar en
algunas organizaciones a gerentes con responsabilidades directivas.
De manera similar, en las organizaciones modernas suele encontrarse mandos
intermedios o en otras posiciones que también ejercen funciones gerenciales. Esto
sucede cada vez más, lo que hace más difuso definir quiénes son gerentes, más allá de
la designación en el organigrama.
No obstante, a lo anteriormente dicho una definición comúnmente aceptada de quién
es un gerente es la siguiente:
“Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para que
se logren los objetivos de la organización. (Administración – Stephen P. Robbins)”
Diferentes tipos de gerentes
Desde la perspectiva cada naturaleza o industria de las organizaciones existen
diferentes tipos de gerentes, a saber:

 Altos directivos: Están a cargo de la dirección estratégica de la organización.

Administran por así decirlo aspectos como la visión y misión de la entidad.
 Gerentes funcionales: Son los responsables de la efectividad y eficiencia de las
diferentes áreas funcionales de la empresa. De ahí su nombre de funcional.
 Gerentes de equipo o de supervisión: Se encargan de los subgrupos que tienen
alguna función en particular.
 Gerentes de línea o producto: Estos están a cargo de ciertas líneas de negocio,
productos o servicios. Por ejemplo, en una empresa concesionaria de
automóviles este tipo de gerente puede estar a cargo de la división de
camionetas.
 Gerentes de marca: Se centran en la percepción y mantenimiento de una
marca en particular.
 Gerentes generales: Son responsables de administrar una unidad generadora
de ingresos.
Clasificación de los gerentes por jerarquía
También existe la clasificación por su posición en la jerarquía que obedece desde luego
a una estructura en toda forma tradicional.
Suele representarse por medio de una pirámide con los siguientes niveles:
  Gerentes de primera línea: Dirigen el trabajo del personal que está involucrado
en la producción o con el servicio ofrecido a los clientes de la empresa.
 Gerentes de nivel medio: Son aquellos que dirigen el trabajo de los gerentes de
primera línea, por ejemplo: gerentes regionales o de zona, gerentes de unidad
de negocio o de división, así como también los líderes de proyectos en algunos
casos.
 Gerentes de nivel alto: Son los responsables de tomar las decisiones de la
empresa, evaluar y establecer planes y objetivos que afectaran a toda la
organización, por ejemplo: presidente, vicepresidentes ejecutivos, directores o
CEOs.
En el siguiente gráfico se representan estas posiciones dentro de la tradicional
pirámide de niveles de la administración:

¿Qué hacen los gerentes?

Cada organización es muy diferente una de la otra, por lo que es muy difícil describir
puntualmente que es lo que hacen los gerentes en su desempeño profesional.
Con todo esto, existen tres enfoques para describir qué es lo que hacen los gerentes:

 Funciones,
 Roles y
 Habilidades
Funciones del gerente
Henri Fayol, cinco funciones primarias: planear, organizar, dirigir, coordinar y
controlar. Ahora se hablan de cuatro funciones que son generalmente aceptadas:

 Planeación: Es la definición de objetivos y estrategias, así como el desarrollo de

planes para coordinar actividades.
 Organización: Esta actividad determina lo que es necesario realizar, cómo
llevarlo a cabo y con qué recursos se cuenta para hacerlo.
 Dirección: Consiste en motivar y dirigir al personal a cargo.
 Control: Se trata de dar seguimiento a las actividades para garantizar que se
alcancen los objetivos propuestos de acuerdo con lo planeado.
Roles del gerente
Este enfoque de Henry Mintzberg se basa en concebir a la práctica gerencial alrededor
de diez roles que se encuentran interrelacionados y agrupados en las siguientes
categorías:

 Rol interpersonal: son aquellos que involucran a personas donde se ejerce el

liderazgo, crear y mantener red de contactos internos y externos y representar
una figura de autoridad en la organización.
 Rol informativo: se trata de ampliar la información interna y externa que
involucrar reunir, recibir y transmitir dicha información.
 Rol de decisión: esto conlleva tomar decisiones sobre acciones correctivas,
asignación de recursos, buscar oportunidades para la organización y
responsable de representarla en negociaciones.
Se han hecho estudios posteriores sobre este enfoque de roles de Mintzberg que ha
demostrado que estos están presentes en diferentes tipos de organizaciones. Sin
embargo, estos son más o menos patentes dependiendo del nivel de los gerentes en la
jerarquía de la organización.
Habilidades del gerente
Este es un modelo de Robert L. Katz basado en las siguientes especialidades:

 Habilidades técnicas: más relacionadas a gerentes de primera línea donde el

conocimiento técnico es importante por tener personal que utilizan técnicas y
métodos de trabajo específicos.
 Habilidades humanas: involucra la capacidad para trabajar con personas.
 Habilidades conceptuales: se trata de comprender a la empresa como un todo.