ENSAYO APLICCION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Mi concepto de tablas de retención documental (T.R.D ) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales , producidos o recibidos por las unidades administrativas de
una entidad o institución , en cumplimiento de sus funciones , a las cuales se les asignan el tiempo
de pertenencia en cada fase de archivo .

ARCHIVO DE GESTION, ARCHIVO CENTRAL, O INTERMEDIO, ARCHIVO HISTORICO, O PERMANENTE.

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción

documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades. Según la ley general de archivos (ley 594 – 2000) en su
artículo 24 expresa: LA OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCION: será obligatorio para las
entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental TRD.
Como documento archivístico que caracteriza a cada entidad de acuerdo con sus particulares
funciones y procedimientos, la recesión archivo y conservación de los documentos generados por
ella. Igualmente, le orienta y le exige la aplicación de los principios de eficiencia pertinentes a la
función administrativa y la racionalidad propia que debe garantizar a todo sistema de archivo
cobijado bajo el régimen del sector público.

De igual manera nos sirve para formular, orientar, coordinar la política archivística de nuestro país.
Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del
país, para garantizar así una eficacia de la gestión del estado y la conservación del patrimonio
documental.

No solo es importante para las organizaciones y gubernamentales, si no también para la

administración de control y gestión para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la
investigación y la cultura en general.

Aplicando en concepto del cual define las TRD como una serie conformada por tipos
documentales a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos; quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la información.

Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización archivística y que ha
permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de retención documental , es el
poder saber la disposición desde el inicio hasta el final del desarrollo de un documento , ya que
anteriormente , se desconocía el ciclo vital de los documentos y archivos , a diferencia de la
actualidad , la cual permite conocer las fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o
segundario dentro de la organización .

Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su manejo desde la
gestión archivística, permite a cada empresa u organización privada, pública o persona natural y
jurídica, organizar de acuerdo a la normatividad vigente y aplicable y con base a sus necesidades y
estructura orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera Para dar el
cumplimiento de las TRD