ENSAYO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

La Ley General de Archivos Ley 594 de 2000 establece que todas las
organizaciones deben contar con archivos organizados y elaborar la respectiva
tabla de retención documental ya que permite de manera eficaz el control de los
documentos y el fácil acceso a su información cuando esta sea requerida.

La Tabla de Retención Documental (TRD), es donde queda registrado un listado

de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los
cuales se les asigna una permanencia de tiempo en las diferentes fases del
archivo: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico. La Tabla de
Retención Documental facilita de manera rápida y oportuna la clasificación
documental en concordancia con la estructura funcional de cada organización;
en ella se indica los criterios de retención y disposición final, de acuerdo con la
valoración asignada.

. Para la elaboración de T.R.D. existe una normatividad que se encuentra en el

artículo 24 de la Ley General de Archivo 594 de 2000, esta obliga realización de
la tablas de retención documental; también encontramos unos acuerdos, uno de
ellos es el 039 de 2002 en donde nos explica que son las tablas de retención
documental y otro acuerdo es el 042 de 2002 que se encarga de la organización
de archivo.

Las tablas de retención documental son instrumentos archivísticos que permiten

la normalización de la gestión documental, el ciclo vital de los documentos y los
archivos de gestión, central e histórico de las entidades, cada organización de
expedientes se busca por códigos y se organiza de tal forma que se encuentre
a tiempo por la persona encargada. De igual manera la forma como se organiza
el archivo en el mismo orden en el que se lleva; es por medio de la transferencia
documental al archivo central.

La organización del archivo central debe ser como este estipulado en la tabla de
retención documental la cual exige que sea organizada de lo más antiguo a lo
más reciente.

Las Tablas de Retención Documental TRD, sin duda alguna, son de gran
importancia desde la perspectiva administrativa, facilita el manejo de la
información y controlan el acceso a los documentos generados durante los
tiempos de retención estipulados; igualmente los TRD garantizan que los
documentos seleccionados para su conservación, tengan un carácter de
permanencia según lo establece la norma.