Universidad Autónoma de Santo Domingo

CURSA UASD

Tema VII

Administración de los Inventarios

7.1 Concepto e importancia

Concepto

Es el conjunto de artículos o mercancías que se acumulan en el almacén pendientes

de ser utilizados en el proceso productivo o comercializados.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece
tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General,
el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la
venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un
periodo determinado.

Importancia

El inventario permite tener un mejor conocimiento de los productos del catálogo,

haciendo pedidos cuando sea necesario. Este proceso te ayuda a conocer la
situación patrimonial actual en la empresa.

7.2 Tipos de inventarios

 Inventarios Finales
Se realizan cada que se cierra el periodo fiscal, normalmente se realiza en el mes de
diciembre
 Inventarios Periódicos
Se realizan cada determinado tiempo, depende de cada empresa el tiempo de
realización de este.

  Inventarios Finales
Se registran todos los bienes de la empresa, se cuentan solo los bienes existentes en
el día o días de elaboración. Se realiza al inicio del periodo contable que por lo
general es el 1 de enero.

 Inventario de productos en proceso de fabricación

Incluye los bienes que ha adquirido una empresa de tipo manufacturera, industrial
y están en proceso. Se cuantifican a través de la cantidad de materiales de la mano
de obra o gastos de fabricación aplicables a fechas de cierre.

 Inventarios de materia primas

Se incluye los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y
que aun no se han procesado de ninguna manera.
 Inventarios de suministros de fábrica
Incluye todos los materiales que se utilizan para la elaboración de los productos,
pero que se pueden cuantificar exactamente: lijas, clavos, lubricante.

 Inventario de producto en proceso

Es el material que se está utilizando en la elaboración del producto.

  Inventario
de productos terminados
Son los productos que adquieren las empresas manufactureras o industriales y
después modificar o transforman para venderlos como productos elaborados por
ellos.

7.3 Métodos de contabilización y evaluación

Métodos de contabilización

Sistema de inventario periódico

Con este método la empresa no lleva un registro continuo de su stock, en cambio,
realiza el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se
plasman en los informes financieros.

Las principales características de este sistema son:

 Es costoso en cuanto se hace necesario paralizar la actividad de la empresa para
llevar a cabo el recuento físico de la mercancía lo que implica un importante
despilfarro de recursos.
 No se sabe con exactitud el volumen de existencias en cada momento y por
tanto no permite llevar a cabo un seguimiento adecuado ni una correcta política de
productos (mermas, roturas, rotaciones, rentabilidades, etc.)

Sistema de inventario permanente o perpetuo

Con este método la empresa mantiene un registro continuo de sus existencias y los
costos de los productos o mercancías que ha vendido.

Las ventajas de este método sobre el periódico son:

 Permite un mejor control de los artículos y la aplicación de técnicas de

productos al poseer una información en tiempo real de los niveles de inventarios,
rotaciones, evolución de precios, etc. Por tanto mejora la toma de decisiones.
 Facilita el recuento físico en el caso de que esto sea necesario para llevar a cabo
una verificación del inventario.
 Permite reducir costes y ofrecer un mejor servicio a los clientes, etc.
Evaluación

PEPS: Primeras en Entrar Primeras en Salir, este método opera bajo la presunción

que la mercancía o materia prima que ingresa primero a la compañía es la primera
en ser vendida  (costo de ventas) o la primera en ser agotada en producción (costo
de producción).

Ejemplo PEPS
1. Partimos diciendo que el valor por unidad para la compra del 04/03/2018 es
$110. Por ende, 215 unidades compradas a un costo de $110 cada una, nos da un
total de $23,650 en inventario. Las unidades con las que quedamos en inventario
son las mismas 215 unidades, además del saldo.
2. El 08/03/2018 compramos 400 unidades a un costo de 100 cada una. Por lo
tanto agregamos $40,000 a nuestro saldo de inventario. Así mismo se ve
reflejado en el saldo de inventario. Tener en cuenta las 215 unidades del
movimiento anterior que en caso de una venta, serán las primeras en salir.
3. De las 590 unidades que se venden el 17 de marzo, salen primero las 215 que
estaban en inventario a $110 (las del 4 de marzo), lo que corresponde a un costo
de $23,650 (215 * 110).
4. Luego salen 375 unidades restantes (salen de la compra del 8 de marzo) por un
costo de venta de $37500 (375 * 100). En inventario quedan 25 unidades.
Procedemos igual para el resto de los movimientos.

Así queda nuestro ejemplo de PEPS resuelto:

 El costo de ventas se calcula sumando las salidas (ventas) de todos los períodos. Al
sumar, obtenemos $79400.

UEPS: Ultimas en Entrar Primeras en Salir, en esta técnica la presunción es que la

mercancía o materia prima que ingresa de última en la compañía es la primera en
ser  vendida (costo de ventas) o usada para la producción (costo de producción).

Ejemplo UEPS
1. Mismo procedimiento que el ejercicio PEPS
2. Mismo procedimiento que el ejercicio PEPS. Tener en cuenta que las unidades de
esta compra, serán las primeras en salir (por ser las últimas compradas).
3. Se genera la venta de 519 unidades, de las cuales se venden 400 primero (las
ultimas que entraron, las del 08/03/2018) por un valor de $100 cada una, para un
total de $40,000 en unidades vendidas.
4. Luego se venden 190 unidades por un valor de $110 (las que sobraban del
04/03/2018) que representan $20,900. Con esto, vemos que en saldo nos quedan
25 unidades (215 anteriores – 190 vendidas) que representan $2750.
De la misma forma hacemos los cálculos para los movimientos del 22 y 30 de
marzo.

Al sumar las salidas de todos los períodos, obtenemos un costo total de ventas de
$79,275.
Promedio Ponderado: Este método consiste en valorar el promedio de la
mercancía (los mismos artículos) comprada por la empresa y la que se mantiene en
existencias, y dividirlo por el número de artículos, este valor será el asignado como
costo unitario en las ventas.

Ejemplo promedio ponderado

1. Se realiza la compra de 215 unidades a un precio de $110, lo que nos otorga un
valor de 23,650. El saldo en inventario calculamos el valor de la unidad
dividiendo el costo total entre el número de unidades ($23,650/215 unidades).
Esto nos da $110 por unidad.
2. Se adquieren 400 unidades a un precio de $100 cada una, lo que representa un
valor total de $40,000. En saldo sumamos tanto las unidades adquiridas como el
saldo para calcular el valor por unidad. En unidades obtenemos 615 (215
unidades del 04 de marzo y 400 de esta compra) lo que representa $63,650
($23,650 de la compra del 4 de marzo y 40,000 de esta compra). Calculamos el
valor por unidad dividiendo $63,650 entre 615 unidades, esto nos da $103,5 por
unidad.
3. Se venden 590 unidades justo al precio que calculamos en el punto anterior
(103,5). En inventario quedan 25 unidades (615 que estaban en saldo – 590 de esta
venta). El valor total en saldo es $2,587 (63,650 de la compra anterior – 61,063 de
esta venta). El valor por unidad lo obtenemos de dividir $2587 entre 25.
Procedemos igual para los demás movimientos y esto es lo que obtenemos:

Método del Promedio Armónico o Ponderado.

Este promedio se calculará ponderando los precios con las unidades compradas,
para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades.

Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo.

Calcula el valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas por las
entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios sucesivos.

Método del Costo Básico.

Por medio de este método se atribuyen valores fijos a las existencias mínimas, este
método es bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica solamente a
la cantidad de inventario mínimo.
 Método del Precio de Venta al Detal.
Permite la estimación de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario
físico se practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los artículos.

Costo de Mercado o el Más Bajo.

Se toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio
contabilístico del conservatismo el cual no anticipa beneficios y prevé posibles
pérdidas.

7.4 Inversión en inventarios

Ciertamente, mientras más grande sea su inventario, es decir, su mercancía
disponible para vender, tiene más probabilidades de vender. Pero un inventario
grande no aumenta sus probabilidades de ganar, que es lo verdaderamente
importante en cualquier negocio.

Hay tres pasos básicos para conseguir que su inventario sea una buena inversión:

1. Asegúrese de que tiene el inventario adecuado para su mercado

2. Tome decisiones para mejorar el rendimiento de su inventario.
3. Evalúe el rendimiento de su inventario utilizando indicadores efectivos.

7.5 Razones para mantener inventarios

1. Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor,
se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la
orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor
cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo, se harán
menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se
reducirán los costos anuales de pedir.
2. Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en
inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente,
se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los
clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener
una protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional,
conocido como inventario de seguridad
3. Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de
lotes más grandes puede incrementar los costos de materias primas, sin
embargo, los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican
descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para
productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los
 inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos
unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por
maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.

7.6 Políticas de inventarios

Los inventarios representan una alta inversión y repercuten en toda la empresa.
Cada área funcional tiene objetivos propios con respecto al inventario que se
contraponen unos contra otros:

 Ventas.- Maximizar cobertura de pedidos.

 Producción.- Maximizar coberturas de materias primas; minimizar change overs
en líneas de producción; Aplanar el plan de producción y evitar picos; maximizar
la utilización de maquinaria y personal: minimizar tiempos muertos.
 Compras.- Minimizar costos unitarios de materia prima; identificar proveedores
confiables.
 Finanzas.- Minimizar la inversión en inventarios: reducir el riesgo financiero.;
maximizar el flujo de efectivo.

En general no es posible que todas las áreas logren sus objetivos de manera
simultánea y el óptimo global no es a suma de los óptimos por  área. Es decir, 
todas las áreas funcionales deben supeditar sus indicadores específicos a los
objetivos generales del plan de negocios. Esto se implementa a través de la política
de inventario. Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

1. Definir el nivel deseado de inversión en inventarios.

2. Mantener los niveles del inventario físicos  tan cerca como sea posible de lo
planificado.

La función del control de inventarios es mantener un balance entre los costos del
inventario y el nivel de servicio a clientes internos y externos.

7.7 Riesgos asociados a los inventarios

Los riesgos del control de inventario afectan a todas las empresas,
independientemente de la cantidad de inventario que la empresa lleva. Una
pequeña empresa suele tener una gran cantidad de su dinero en efectivo invertido
en el inventario. Con una gran inversión financiera en su negocio, el pequeño
empresario debe hacer todo lo posible para reducir los riesgos asociados con la
realización de inventarios.
Robo
El robo sigue siendo uno de los mayores riesgos asociados con el control de
inventario, especialmente el inventario de alto valor. Las compañías gastan
millones de dólares cada año para crear políticas de control de inventario y
salvaguardias para evitar el robo, pero el robo se sigue produciendo de forma
regular. El robo puede ocurrir de muchas maneras. Un ladrón puede salir de un
almacén con una caja de zapatos -algunos almacenes tienen poca o ninguna
seguridad- o conseguir acceder al interior para generar ajustes de inventario
"creativos", que muevan inventario fuera del sistema de gestión de inventario.

Inventario de pérdidas

El inventario de pérdidas sigue siendo una espina en el costado de cualquier

empresa. Las estrictas políticas de control de inventario junto con personal bien
capacitado ayudan a prevenir pérdidas. El inventario actúa como un activo en el
balance de una empresa (aunque algunos realmente lo consideran como un
pasivo). Cada vez que el inventario se pierde, la compañía quita los activos de los
libros. Recuerda que el capital de una empresa es igual a la suma de sus activos
menos sus pasivos. Cuando una empresa da de baja el inventario, técnicamente
reduce el capital social de la compañía. La pérdida se produce en muchas formas,
incluyendo la pérdida física del producto y los errores durante la recepción de un
producto.

Daño

En ocasiones, los productos se dañan durante las operaciones normales de oficina.

Algunas industrias tienen un riesgo mayor de productos dañados que otros -
considera la industria de productos de papel como un ejemplo. Las industrias con
bienes muy dañados establecen políticas de control de inventarios para minimizar
los daños.

Ciclo de vida

Todos los productos pasan por las siguientes fases de crecimiento en el mercado:
introducción, crecimiento, madurez, declive y retiro. Estas fases se conocen como
el ciclo de vida del producto. Un producto que entra en la fase de declive y retiro
de su ciclo de vida, se convierte en un riesgo muy alto de inventario. Los
fabricantes quieren producir suficientes unidades y piezas para satisfacer la
demanda existente y cumplir con los pedidos de servicios, pero no quieren
quedarse con el inventario obsoleto. Debido al posible riesgo financiero, las
empresas suelen implementar estrictas políticas de control de inventario de los
productos que entran en las dos últimas fases de su ciclo de vida.
Vida útil

Los productos con una vida útil plantean otro riesgo de control de inventario. Un
paseo a través de la tienda de comestibles encuentra cientos de productos con una
vida útil, como leche, huevos y carne. Cuanto más corta es la vida útil de un
producto, mayor es el riesgo de inventario. Por ejemplo, las hojas en bolsas de
ensalada típicamente tienen una vida útil de 10 días. Para el fabricante, esto
requiere una fabricación muy escueta y políticas de control de inventario. Los
fabricantes de dispositivos médicos también experimentan este tipo de riesgo de
control de inventario.

7.8 Costos de inventarios

1 Costos de hacer un pedido: 
Conocido también como costo de emisión de pedido. Son aquellos costos asociados
con la adquisición de bienes para el reaprovisionamiento del inventario. Cuando se
emite un pedido se incurre en costos asociados con el procedimiento, ejecución,
transmisión, manejo y compra del pedido.

 Los costos de hacer un pedido, en una empresa de comercio detallista

(retail) o empresa se servicios, pueden incluir:
 El costo de procesar un pedido a través de los departamentos de
contabilidad y compras.
 El costo de transmitir el pedido al punto de suministro.
 El costo de transportar el pedido cuando los cargos de transporte no están
incluidos en el precio de los artículos comprados.
 El costo de cualquier manejo o procesamiento de materiales de los artículos
en el punto de recepción.

Por otra parte cuando la empresa se auto suministra sus propios inventarios de
artículos terminados (empresa manufacturera), como en el caso de
reabastecimiento de una fábrica, los costos de hacer el pedido se alteran para
reproducir los costos de ejecución de la producción (como sucede en el modelo
de POQ). En este caso los costos de hacer un pedido pueden incluir:

 El costo de procesar la orden de trabajo (OT).

 El costo de preparación de máquina o proceso.
 El costo de producción del producto para varios tamaños de pedido.

2. Costos de mantener el inventario:

 Son aquellos asociados a guardar artículos durante un período de tiempo y son
proporcionales a la cantidad promedio de artículos disponibles. A la vez los costos
de mantener inventario se pueden clasificar en:
 Costo de espacio: Son cargos hechos por el uso del volumen dentro del
edificio o espacio de almacenamiento (bodega). Cuando la bodega es rentada, la
renta mensual se distribuye en función del volumen ($/m3/mes). Si el espacio
es propio, los costos de espacio se determinan mediante la distribución de los
costos de operación relacionados con el espacio, así como los costos fijos, como
costos de equipo del edificio y del almacenamiento sobre una base de volumen
almacenado.
 Costo de capital: Se refiere al costo de oportunidad en conexión con el
inventario. El costo exacto del capital para los propósitos de inventario se ha
debatido durante algún tiempo. Muchas empresas usan:
 Costo de seguros e impuestos: Los seguros y los impuestos, dependen de la
cantidad de inventario disponible. De forma intuitiva la prima de los seguros a
pagar serán mayores en la medida que la cantidad de productos que se almacene
en inventario sea mayor.
 Costo de riesgos de inventario: Son aquellos costos relacionados con
deterioro, pérdidas, robos, daño, u obsolescencia. Por ejemplo los productos
tecnológicos almacenados en inventario en un tienda de departamento se
deprecian (en un sentido comercial) rápidamente en la medida que se mantengan
un tiempo prolongado en la bodega (debido al desarrollo de la tecnología donde
los productos son sustituidos rápidamente por nuevas alternativas con mejores
prestaciones y en algunos casos incluso más económicas). En general los costos de
riesgo de inventario son particularmente caros en productos que tienen un ciclo de
vida corto (por ejemplo en aquellos casos que la decisión del tamaño de pedido
involucra un sólo período como el modelo Newsvendor).

3. Costos de falta de existencias:

  Se incurre en costos por falta de existencias o quiebres de stock cuando se
emite un pedido, pero este no puede satisfacerse desde el inventario al cual esta
normalmente asignado. Dentro de los costos de quiebre de stock se encuentran:
 Costo por pérdida de ventas: Ocurre cuando el cliente, ante una situación
de falta de existencias decide cancelar su pedido del producto (el costo es el
beneficio que se habría obtenido de esta venta). Este costo es muy difícil de estimar
dado que frente a un quiebre de stock no estamos seguros cuántas unidades estaba
dispuesto a comprar el cliente y si también la falta de inventario afecto la venta de
otros productos. Por ejemplo si una panadería vende toda la producción del día
antes de lo estimado, cuando lleguen nuevos clientes preguntando por pan al
percatarse que no queda es menos probable que compren productos
complementarios (por ejemplo queso). Incluso es más, en un caso extremo el
quiebre de stock puede implicar que el cliente no nos prefiera en el futuro y se
cambie a la competencia, perdiendo todos los flujos de dinero que representaba ese
cliente en el tiempo.
 Costo de pedido pendiente: Ocurre cuando un cliente espera a que su
pedido sea surtido, por lo que la venta no está perdida, sólo retrasada. Los pedidos
pendientes pueden crear costos adicionales de personal, ventas, transporte,
manejo, etc.

7.9 Control de inventarios

Las empresas utilizan diferentes formas de gestión y control de su
inventario según las características del modelo de negocio que posean. Existen
diferentes formas de controlar y administrar las existencias de los inventarios
dependiendo de las cantidades almacenadas y su clasificación.

Método ABC

Con este método se dividen las existencias de los inventarios en tres clases: A, B y
C. Los productos se dividen en estos tres grupos por orden de importancia, que en
este caso hace referencia al coste del precio del producto. Los de clase A serían, los
más caros, los de B de precio medio y los C los de precio más reducido. Cuanto
más caro es el producto, menor es la cantidad que suele haber. Este método ayuda
al control de los inventarios, favoreciendo que no se produzca el desabastecimiento
y mejorando la eficiencia empresarial.

También se puede aplicar este método en el área comercial y realizar el análisis de

ventas ABC para saber qué producto de nuestro inventario es el que más
rentabilidad produce.

Modelo básica de Cantidad Económica de Pedido (CEP)

También conocido como Modelo EOQ, por sus siglas en inglés Economic Order
Quantity, intenta establecer el mínimo coste del inventario a través de una fórmula
matemática. Para ello, intenta establecer cuál será el pedido exacto y el momento
de compra exacto que nos permitirá reducir al máximo los costes. Para ello, estudia
diferentes variables que de forma matemática le permiten conocer la cantidad
exacta de los pedidos.

Punto de reorden
El Punto de reorden hace referencia a la necesidad de establecer un punto temporal
para la renovación de los pedidos que se realizan a proveedores, teniendo en
cuenta la recepción y colocación del propio pedido. Para ello, es necesario también
conocer la cantidad de inventario que se debe mantener en el almacén, las fechas
en que se deben cumplir las órdenes.

Existencias de reservas o seguridad de inventarios

Las empresas crean partidas de seguridad con existencias de reservas con el

objetivo de tener una especie de colchón que le permita abastecer a sus clientes en
caso de problemas en el proceso de producción o de aumentos inesperados de la
demanda que se produzcan fuera de la normalidad.

Control de inventarios justo a tiempo

Se conoce también como modelo JIT o ‘Just in Time’. El objetivo de este modelo se

centra en intentar reducir el inventario de la empresa que se encuentra en el
proceso de producción. El problema de este tipo de modelo de gestión es que se
adquieren los productos exactos y justo antes de que producirlos o venderlos, por
lo que cualquier fallo en el suministro y proveedores puede provocar que no
podamos satisfacer la demanda de los clientes.

7.9 Lote económico de pedidos

El Lote Económico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al
proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la
compra y al mantenimiento de las unidades en inventario. El objetivo básico que se
persigue al determinar el Lote Económico es la reducción de costos.

Para determinar el lote económico debemos identificar cuáles son los costos
asociados a los inventarios:

1. COSTOS DE COLOCACION DEL PEDIDO C1: Este valor se considera fijo

cualquiera sea la cuantía del lote, pues no están afectados por el tipo de políticas de
inventarios. Está representado por el costo del formato de compra, tiempo
de computador, el costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc.

2. COSTOS DE MANTENIMIENTO/UNID DE TIEMPO C2: Se define como el

costo de mantener una unidad o artículo durante un tiempo determinado. Los
artículos que se almacenan en inventario además están sujetos a pérdidas por robo,
obsolescencia y deterioro.
3. COSTOS DE QUEDARSE CORTO: Cuando una empresa por cualquier
circunstancia no puede cumplir un pedido, por lo general ocurren dos
comportamientos, que dan lugar a dos tipos de costos:

3.1 Costos de ruptura C3: Está representado por la falta de un artículo durante un
tiempo determinado. La característica principal es que, a pesar del
incumplimiento, el cliente prefiere esperar.

3.2 Costos de Faltantes C4: Está representado por la falta de un artículo durante un
tiempo determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se pierde la venta y se
pierde el cliente.

4. COSTOS DE SOBRANTES C5: Este costo es causado por deterioro,

obsolescencia, inversión inoficiosa e inutilidad de un artículo o material cuando no
es utilizado antes de determinado tiempo.