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MANUAL DE CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS DEPOSITOS DE 2021

MEDICAMENTOS
CODIGO 001
FECHA 11-nov-21 ALISTAMIENTO Y EMBALAJE  

1. OBJETIVO.
El proceso de alistamiento y embalaje busca que los productos despachados
desde la bodega guarden la calidad durante el transporte hacia el cliente
final, además de dar un manejo adecuado a los inventarios y rotación de los
productos de acuerdo a la fecha de vencimiento y disponibilidad.

2. ALCANCE.
El proceso inicia con la recepción de la orden de despacho de los productos
con las características indicadas, sigue con el alistamiento teniendo en cuenta
la rotación de los productos y finaliza con el embalaje que permita garantizar
la calidad de los productos y condiciones adecuadas para el transporte y la
distribución las condiciones indicadas por el fabricante.

3. RESPONSABLE
Todo el personal de la bodega.

4. CONCEPTOS.

- Alistamiento de medicamentos. Es el proceso que se realiza posterior a

la recepción de la orden de despacho los productos y consiste en
ubicar en el área de despacho los productos, verificar sus condiciones
técnicas y administrativas y dejar listo para el embalaje.

- Embalaje: Son todos los materiales, procedimientos y métodos que

sirven para acondicionar, presentar, manipular, conservar y
transportar la mercancía.
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- Envase primario. Es el recipiente que está en contacto directo con el

producto.

- Envase secundario. Es el recipiente que puede contener varios envases

primarios y que se encuentra en contacto directo con este

- Fecha de vencimiento. Periodo de vida útil de una sustancia en la cual

se puede utilizar su eficacia y condición físico-químicas.

- Lote. Cantidad determinada de un material de características similares

o que es fabricado bajo condiciones de producción presumibles
uniformes, que se somete a inspección como conjunto unitario.

5. PROCEDIMIENTO DE ALISTAMIENTO.
El alistamiento es el conjunto de actividades que tiene como objeto
seleccionar los medicamentos a despachar en base a una orden de despacho
y preparación para el embalaje, transporte y distribución.
5.1. RECEPCIÓN DE LA ORDEN DE DESPACHO.
El jefe de bodega recibe la orden de despacho desde la dirección técnica y
operativa y coordina con el personal del área en el momento del
alistamiento.
5.2. ALISTAMIENTO DE PRODUCTOS.
En el área de alistamiento se va colocando los productos luego de
seleccionarlos verificando con la orden de despacho.
5.3. ELABORACIÓN DE LA REMISIÓN.
Una vez se alistan los productos, se dispone a remisionar los productos y
cárgalos a base de datos
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6. PROCEDIMIENTO PARA EL EMBALAJE.

6.1. ALISTAMIENTO PARA EL EMBALAJE.

Una vez remisionados y/o facturados los productos se organizan dentro de
las cajas de empaque verificando frente a la remisión, minimizando errores, y
teniendo en cuenta que los productos con mayor peso y volumen deben
colocarse en la parte inferior de las cajas, posteriormente se cierra de forma
que garanticen su seguridad durante el transporte.
Los medicamentos de control especial se deben alistar, remisionar y embalar
aparte de los demás productos se debe especificar el contenido.
Los medicamentos de cadena de frio se deben alistar remisionar y embalar
aparte, colocándolos en las neveras portátiles suficientes y con el gel
congelado suficiente que garantice la cadena, las neveras deben cerrar
adecuadamente sin forzar y sellarse debidamente
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FORMATO ENVIO DE MERCANCIA

CLIENTE  
DIRECCION  
TELEFONO  
CIUDAD  
NUM REMISION Y/O
FACTURA  
CAJA   DE  
REMITE  
DIRECCION  
CIUDAD  
TELEFONO  
E-MAIL  

FRAGIL- TRANSPORTAR CON CUIDADO CONTIENEN PRODUCTOS FARMACEUTICOS

6.2. MARCACIÓN DE LOS PRODUCTOS EMBALADOS
Una vez listos y embalado se deben marcar las cajas indicando la cantidad
total de cajas por número de remisión y/o factura.

6.3. UBICACIÓN PARA DESPACHO.

Una vez listos y embalados las cajas se ubican en la estiba de DISTRIBUCIÓN y
se programa el transporte y la distribución.
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7. CONTROL DE FACTORES DE RIESGO.

Durante el proceso de alistamiento y embalaje se deben tener en cuenta los
siguientes riesgos y la manera de neutralizarlos.

RIESGOS COMO NEUTRALIZARLOS

Que se despachen cantidades Revisar la orden de pedido antes de
diferentes a las remisionadas y/o alistar
facturadas
Que el embalaje no sea el adecuadoTener en cuenta el peso y el
volumen a embalar
Que se remisionen y/o facturen Realizar el despacho de cada orden
cajas equivocadas por separado
Despacho de productos equivocados Tener en cuenta la confrontación
entre la orden de despacho y el
alistado físico.
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8. flujograma del proceso de alistamiento

Orden De
Pedido

Ubicacion En El
Area De
Almacenamiento

Embalar colocar cajas en

Realizar Remision Verificando La Cerrar Y Rotular la estiba de
Y/O Factura Factura Y/O Cajas despacho
Remision

DISEÑO REVISO APROBÓ

ADRIANA P GALVEZ RF
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9. POLITICAS DE DEVOLUCION.
se aceptarán devoluciones por las siguientes causas.
9.1. DEFINICIONES

A) Mercancía no pedida al depósito. En este caso se debe informar

inmediatamente al proveedor, este producto no debe ubicarse en la
estantería debe permanecer en el área de cuarentena.
B) Averías: Producto que se daña durante el transporte, la manipulación
o el almacenamiento. Estas averías se deben se deben ubicar en el
área de tránsito y se realizará un acta la cual será valorada por el área
técnica para ser descontada del inventario del producto.
C) Producto alterado. Producto al que se le detecta alguna característica
fuera de lo normal y debe ser devuelto, en este caso se debe informar
inmediatamente al proveedor este producto no debe ubicarse en la
estantería debe permanecer en el área de cuarentena o de no
conforme según corresponda.
D) Baja rotación. Producto que no se utilizan en el área de
almacenamiento, en este caso de debe informar al depósito y tener en
cuenta las políticas dadas para este para la devolución de los
productos, estos productos pueden permanecer el área de
almacenamiento, si están próximos a vencer se debe ubicar en el área
de próximos a vencer.
E) Próximos a vencer. Estos productos deben ser segregados del resto de
los productos para ser devueltos al depósito. Deben ser ubicados en el
área de próximos a vencer.
F) Control de fechas de vencimiento.
Este registro se hace al momento de la recepción y permite visualizar que
productos vence en determinado mes, ayudando a tomar las decisiones se
establece un sistema de semaforización por colores que se verifica
mensual por los siguientes colores.
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Color Condición
Rojo Vencimiento menor a 90 días
Verde Entre 91 días y 360 días
Sin color Superior a 361 días

Es importante tener en cuenta que solamente que puede devolver productos

completos, fracciones de productos no recibidas por el proveedor. Por tanto,
debe tenerse en cuenta la política sobre fraccionamiento de producto.

G) No conforme.
Los productos que no cumplan con las condiciones de despacho se deben
ubicar en la sección rotulada como no conforme para su correspondiente
manejo técnico y administrativo por parte del Director Técnico.
H) Reclamos.
Todo reclamo deberá presentarse al Ejecutivo de Cuenta asignado o al
agente de servicio al cliente telefónicamente o por escrito al correo
direccionventas@healthradiology.com.co Se deberá reportar la siguiente
información en un máximo de setenta y dos (72) horas después de la
entrega: número de factura, nombre del producto, lote/serie, fecha de
vencimiento y cantidad.

I) No conformidad entre lo solicitado y lo enviado: Son aquellas

devoluciones generadas por desviaciones en lo despachado por Health
radiology s.a.s. y lo solicitado por el cliente. Deberán ser reportados en
un máximo de setenta y dos (72) horas después de la entrega. Es
responsabilidad del cliente realizar la recepción técnica acorde a la
normatividad vigente.
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J) No conformidad del producto: Son aquellas generadas por:

- Reclamos de calidad de producto: se requiere entregar el producto

físicamente con la descripción exacta del inconveniente por escrito, con
registro fotográfico y de video. Para estos casos deberá realizarse dentro del
término de garantía
- Producto ha sido averiado durante el transporte contratado por Health
radiology s.a.s; o Faltantes de producto en empaque original. Para estos
casos, se deben reportar máximo en setenta y dos (72) horas después de la
entrega. Si el transporte es contratado por el cliente, este es quien deberá
generar la reclamación al transportador en caso de siniestros, averías o
reclamaciones generadas en el transporte.
K) Verificación de la devolución: Antes de aceptar cualquier devolución,
Health radiology s.a.s. se reserva el derecho de verificar si
efectivamente la compañía vendió el producto solicitado para la
devolución. Solo se recibirá producto en devolución cuando el
funcionario encargado haya previamente inventariado, verificado
lotes/serie, fechas de vencimiento y documento de envío de la
mercancía. El recoger o recibir el producto para posible devolución, no
implica que esta sea aceptada, hasta antes ser verificada por el
funcionario encargado directamente en la empresa.

L) Condiciones de descuentos: Bajo ninguna circunstancia se entenderá

que el cliente está facultado para descontar el valor de las
devoluciones de los pagos pendientes a Health radiology s.a.s, hasta
tanto no se haya elaborado y entregado al cliente un documento que
así lo indique (Nota Crédito).
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M) Costos de servicios: calibraciones, fletes en devoluciones para

despachos fuera de la ciudad de Cali - Previo al envío de los productos
en devolución a Health Radiology s.a.s., el cliente debe remitir un
documento escrito solicitando la autorización del envío.

N) En caso de devolución de productos por error en la solicitud por parte

del cliente, incluyendo confirmaciones de cotizaciones, esté deberá
asumir los gastos de flete y seguro correspondientes al despacho,
desde la sede de Health radiology s.a.s a sus instalaciones y de retorno
a estas. Igualmente, en caso de avería en el traslado debe ser asumido
por el cliente.

O) - El empaque utilizado para el transporte debe garantizar la custodia y

conservación de los productos.

P) Los servicios de calibración de dispositivos médicos son cancelados de

manera anticipada por el cliente, en caso de devoluciones los costos de
estos servicios no son reintegrados.

Q) No se aceptará devoluciones en los siguientes casos: - Una vez hayan

transcurrido más de setenta y dos (72) horas contados desde la
entrega al cliente.

R) Cuando el producto o su empaque se encuentre en mal estado por

mala manipulación y/o almacenamiento por parte del cliente (los
productos etiquetados se consideran deteriorados en su presentación).

S) Productos que requieran cadena de frío, se excluye inventario en

consignación.
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T) aplica verificación periódica.

U) Producto vencido.

V) Producto con fecha corta de vencimiento, cuya autorización de

despacho fue realizada por el cliente.

W) Producto por baja rotación.

X) Productos por próximo vencimiento.

Y) En caso de precios especiales, ofertas, liquidaciones aplican

restricciones y condiciones.

Z) Devoluciones de productos por criterios del cliente como

cancelaciones de pedidos de terceros, errores en solicitudes, entre
otros.

- Solo se aceptará devolución de producto en sus empaques originales,

sellados, sin marcas, sin etiquetas y en buen estado.