Procedimiento de Gestion de Almacen e Inventarios

REV. No.
5
24-03-2019
Pág. 1 de 19 GESTION DE ALMACEN E INVENTARIOS
PAC-12
GESTION DE ALMACEN E INVENTARIOS
CONTROL DE REVISIONES
Numerales que cambian
REV Descripción o se adicionan respecto Fecha
a la revisión anterior (dd-mm-aaaa)
Modificación del párrafo de manejo de combustibles para
5 6.5.5.1 24-07-2014
obra y equipo menor.
 Nuevas directrices alineadas con el sistema SINCO
ERP.
4  Cambio de nombre del documento que pasa de 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 15-07-2014
“Gestión de almacén” a “Gestión de almacén e
inventarios”.
3 Integración de toda la gestión. - 01-02-2005
Actualización y enfoque a normas vigentes de los sistemas 12-11-2002
2 -
de Gestión.
1 Revisión objetiva por auditoría interna. - 28-01-2002
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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TABLA DE CONTENIDO
Página
1.ALCANCE..........................................................................................................3
2.PROPÓSITO...................................................................................................... 3
3.DEFINICIONES..................................................................................................3
4.REFERENCIA DE DOCUMENTOS...................................................................4
5.RESPONSABLES..............................................................................................4
6.PROCEDIMIENTO.............................................................................................5
6.1Recepción (Entrada de insumos al almacén)..............................................5
6.2Manipulación...................................................................................................6
6.2.1 Manipulación manual...................................................................................7
6.2.2 Manipulación con ayudas mecánicas..........................................................8
6.3Almacenamiento.............................................................................................8
6.4Embalaje..........................................................................................................9
6.5Entrega.......................................................................................................... 10
6.5.1 Entrega dentro de la misma sede / proyecto.............................................10
6.5.2 Préstamo de insumos al almacén..............................................................11
6.5.3 Traslado de insumos entre centros de trabajo..........................................12
6.5.4 Entrega de insumos a terceros autorizados..............................................14
6.5.5 Manejo de insumos especiales..................................................................14
6.6Gestión de inventarios.................................................................................17
6.6.1 Ingreso y salida de información al sistema de inventarios.........................18
6.6.2 Inventarios físicos......................................................................................18
6.6.3 Contabilización de movimientos de inventario...........................................18
7.REGISTROS.................................................................................................... 19
ANEXO 1ALMACENAMIENTO DE MATERIALES INSUMOS Y/O REPUESTOS

ANEXO 2ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS QUIMICOS Y RESIDUOS
PELIGROSOS

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1. ALCANCE
Este documento rige a partir del momento de su emisión y publicación en la

plataforma del sistema SINCO ERP, módulo “SGC”, en cada centro de trabajo
vigente de la organización que como parte de sus actividades planificadas, requiera
gestionar la entrada, almacenamiento, control y salida de materiales, insumos y/o
repuestos.
2. PROPÓSITO
Establecer lineamientos claros para la adecuada gestión de las actividades de

recepción, almacenamiento, manejo de inventarios, preservación y entrega de
materiales, insumos y/o repuestos que se encuentren en cada centro de trabajo
vigente de la organización, garantizando que esta gestión se realice teniendo en
cuenta: proteger los bienes de la empresa, preservar la calidad de los materiales,
insumos y/o repuestos y minimizar los efectos negativos en la seguridad y salud en
los trabajadores y en el ambiente en el momento de su almacenamiento.
3. DEFINICIONES
 APILAR: colocar ordenadamente un objeto sobre otro.

 ARRUMAR: distribuir la carga en grupos o montones organizados.
 CENTRO DE TRABAJO ORIGEN: corresponde al centro de trabajo que recibe
una solicitud de traslado, por tanto será quien envía los insumos solicitados al
centro de trabajo destino.
 CENTRO DE TRABAJO DESTINO: corresponde al centro de trabajo que realizó
una solicitud de traslado, por lo tanto será quién recibe los insumos del centro de
trabajo origen.
 CONSUMIBLES: corresponde a materiales o insumos que salen del almacén,
para ser utilizados y consumidos en los diferentes procesos de realización del
producto o de soporte y por ende no regresan al sistema de inventarios.
 ESTIBA: tablero, bandeja o paleta, generalmente construido con tablones de
madera, o metal que se utilizan para arrumar o almacenar material y facilitar su
manipulación.
 EMBALAJE: o mejor conocido como Empaque, es el recipiente o envoltura que
sirve para agrupar y transportar productos. Otras funciones propias del empaque
son las de proteger el contenido, informar sobre sus condiciones de manejo,
requisitos legales, identificar peligros, composición, etc.
 HOJA DE SEGURIDAD DE PRODUCTOS QUIMICOS (MSDS- Material Safety
Data Sheet): documento que describe los peligrosde un material peligroso y
suministra información sobre cómo se puede manipular, usar y almacenar el
material con seguridad.

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 INVENTARIOS: o “Stocks” son la cantidad de bienes o activos fijos que una

empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual pertenece
al patrimonio productivo de la empresa.
 MANIPULAR: mover, trasladar, transportar o empacar mercancías con las manos
o con ayuda mecánica.
 PRODUCTOS PELIGROSOS: toda forma de material que durante la fabricación,
manejo, transporte, almacenamiento o uso puede generar polvos, humos, gases,
vapores, radiaciones o causar explosión, corrosión, incendios, irritación, toxicidad
u otra afección que constituya riegos para la salud de las personas o cause daños
materiales o deteriore el ambiente.
 PRODUCTO PERECEDERO: aquel que en razón de su composición,
características físico-químicas y biológicas experimenta alteraciones de diversa
naturaleza en un tiempo determinado, por lo cual exige condiciones especiales de
empaque, conservación, almacenamiento y transporte.
 ZONAS DE SEGURIDAD: áreas de uso y/o paso restringido.
4. REFERENCIA DE DOCUMENTOS
 CSS-PAC-01, Normalización de documentos.

 Decreto 1609 de 2002, Ministerio de transporte.
 Guías ambientales de almacenamiento y transporte por carretera de sustancias
químicas peligrosas y residuos peligrosos, Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial – Consejo Colombiano de Seguridad, 2003.
5. RESPONSABLES
 El Gerente General y/o Director / Coordinador de sede / proyecto, cada uno

dentro del alcance de sus funciones, asignan los recursos necesarios para la
adecuada implementación y mantenimiento de lo contemplado en este
procedimiento.
 El Coordinador de inventarios en la sede principal asegura que los lineamientos
establecidos en el presente documento, se desarrollen de acuerdo a lo aquí
planificado.
 Los Supervisores de gestión de calidad, gestión de seguridad y salud en el trabajo
y gestión ambiental, son responsables por hacer seguimiento a la implementación
de lo contemplado en este procedimiento específicamente en lo que tiene que ver
con el correcto almacenamiento y manipulación de materiales, insumos y/o
repuestos, especialmente los clasificados como peligrosos.
 El almacenista y sus auxiliares en cada centro de trabajo, son responsables por la
correcta implementación del presente documento.

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6. PROCEDIMIENTO
La gestión de almacén, incluye las diferentes etapas requeridas para garantizar que
los materiales, insumos y/o repuestos conserven sus características de calidad y
funcionalidad durante todo el tránsito por el centro de trabajo, desde su recepción
hasta su embalaje y entrega final de acuerdo a su fin previsto, pasando por el
almacenamiento y control de existencias, asegurando igualmente, que durante todas
estas etapas se tienen en cuenta lineamientos para proteger los bienes de la
organización, preservar la seguridad y salud del personal encargado de la gestión y
el medio ambiente.
Todo personal involucrado en la gestión de almacén, debe demostrar su aptitud para

efectuar las tareas asignadas. Para ello, el personal que labore en el área
(almacenistas y/o auxiliares) debe cumplir con los perfiles de cargo, funciones y
responsabilidades establecidas en el registro CSS-FRH-02 específico y los procesos
de formación y capacitación deben responder a necesidades identificadas y permitir
mejorar la competencia de los trabajadores del área, garantizando que el personal
tome conciencia de sus obligaciones y responsabilidades, así como del impacto de
sus actividades en la eficacia de los procesos realizados, la protección y
preservación de los bienes de la empresa, en la calidad del producto, en su propia
salud y seguridad y el medio ambiente.
6.1Recepción (Entrada de insumos al almacén)
Todos los materiales, insumos o repuestos que ingrese al almacén ya sea de

proveedores externos o traslados desde otros centros de trabajo de la organización,
debe ser inspeccionado al ingreso. La actividad base consiste, según aplique, en
inspección visual, dimensional, medición y ensayo, etc., y se realiza con el fin de
verificar la conformidad del material, insumo o repuesto, con los documentos de
compra o las características solicitadas.
Se debe verificar como mínimo lo siguiente:

 estado físico,
 cantidades,
 identificación y etiquetado (para productos químicos)
 cumplimiento de características solicitadas,
 según aplique, existencia de certificados de calidad del producto (para el caso de
materiales o insumos que incidan en la calidad del producto final) o de hojas de
seguridad (para el caso de productos químicos).
Dicha inspección debe quedar formalizada con la firma a satisfacción por parte del
almacenista en la respectiva remisión que entrega el proveedor o en el registro de
“Salida por traslado”. Si existen discrepancias igualmente deben quedar claramente

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documentadas en el mismo documento e informar inmediatamente al proveedor,

centro de trabajo origen y a la Coordinación de inventarios.
Una vez inspeccionado el material, insumo y/o repuesto, se procede a realizar la

respectiva entrada de almacén a través de la plataforma del sistema SINCO ERP,
siguiendo los lineamientos establecidos en el flujograma CSS-FJST-03.
Posteriormente se procede a identificar y codificar físicamente el material, insumo y/o

repuesto, utilizando para ello, entre otras: fichas, tarjetas, letreros, etc., incluyendo
igualmente los materiales de construcción como por ejemplo los agregados que se
encuentran almacenados en los patios de labor.
Para el caso de los productos químicos y/o materiales considerados como peligrosos
se debe asegurar que estos se encuentran debidamente identificados y etiquetados
de acuerdo a lo establecido en el instructivo CSS-IGI-17.
6.2Manipulación
La manipulación de los materiales, insumos y/o repuestos se debe ejecutar

considerando siempre los siguientes criterios:
 realizar el manejo de cargas de manera segura, minimizando los efectos

negativos en la salud e integridad de las personas, ante lo cual, y en la medida de
lo posible, se debe hacer utilizando medios mecánicos (estibadoras eléctricas,
montacargas, cargadores, etc.), ya que es bien sabido que el levantamiento,
manejo y transporte de cargas está asociado a una alta incidencia de alteraciones
de la salud que afectan a la espalda,
 garantizar el control y cuidado de los materiales, insumos y/o repuestos, a fin de
evitar pérdidas, robos, etc.
 garantizar que las características de calidad se preserven,
 minimizar la probabilidad de contaminación ambiental producida por derrames y/o
fugas por mala manipulación,
 Tener en cuenta en todo momento las instrucciones y/o recomendaciones del
fabricante / proveedor.
Cada sede, debe disponer de una zona de seguridad para el cargue y descargue de
materiales e insumos, considerando:
 que garantice un acceso fácil y seguro para la movilidad de personas y equipos

(ejemplo: montacargas, estibadoras, etc.),
 que se encuentra debidamente identificada y señalizada,
 que cuente con los dispositivos necesarios para garantizar la seguridad de las
personas que ejecutan la actividad. Por ejemplo: sistemas anticaídas que

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protegen al personal de una caída en alturas, garantizando el desplazamiento

seguro sobre vehículos a los cuales se les carga o descarga materiales e
insumos. Ejemplos:
Sistema móvil para el cargue y descargue seguro de vehículos
Sistema fijo para el cargue y descargue seguro de vehículos
6.2.1 Manipulación manual
Todo el personal del área debe recibir una capacitación específica en manejo de
cargas, a pesar de ello, si existe la posibilidad de que durante el traslado y/o
manipulación de materiales, insumos y/o repuestos, ésta se realice por medios
mecánicos, se debe utilizar esta alternativa prioritariamente. Ejemplo de la correcta
manipulación manual de cargas:

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Espalda recta
CORRECTO INCORRECTO
Por otro lado, una mala manipulación de productos químicos puede traer como
consecuencias incidentes y/o accidentes con daños a las personas, la propiedad y/o
al ambiente, ante lo cual, todo el personal del área, debe conocer de antemano y
tener disponibilidad e consulta, las hojas de seguridad de cada producto (MSDS)
para atender de forma oportuna cualquier evento de emergencia.
6.2.2Manipulación con ayudas mecánicas
Como se indicó anteriormente si se cuenta con ayudas mecánicas como:

transportadores de plataforma, transportadores de estantes, estibadoras,
montacargas, etc., estas se deben utilizar previa capacitación y entrenamiento a las
personas que las van a manipular. Se hace especial énfasis en la utilización de
montacargas ya que son equipos que circulan por áreas donde habitualmente se
encuentran personas, lo que genera un mayor peligro de contacto con objetos en
movimiento y por otro lado las actividades de izaje de cargas, son consideradas
como actividades de alto riesgo, por tanto la capacitación y/o entrenamiento del
operador debe ser más especializada.
6.3Almacenamiento
El Director / Coordinador de la sede / proyecto es responsable de asignar los

recursos para contar con la infraestructura adecuada, garantizando que el
almacenamiento se realice bajo adecuadas condiciones de protección de los bienes

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de la organización, la seguridad y salud del personal, la preservación de las

características de calidad y se evite la contaminación ambiental.
La infraestructura necesaria debe incluir entre otros: almacenes, bodegas, depósitos

cubiertos o expuestos total o parcialmente a la intemperie, patios de
almacenamiento de materiales de construcción, áreas de almacenamiento especial
de productos químicos considerados como peligrosos, etc., las cuales deben
encontrarse debidamente señalizadas e identificadas de acuerdo a lo establecido en
el documento CSS-IGI-16. La infraestructura utilizada para el almacenamiento debe
considerar entre otros:
 diseños adecuados que garanticen la estabilidad de las estructuras,

 adecuadas condiciones de ventilación e iluminación (mínimo 200 luxes),
 fácil acceso a equipos para atender posibles emergencias como: extintores,
botiquines, alarmas, etc., y
 adecuadas condiciones de seguridad contra robos.
El acceso a estas áreas de almacenamiento debe ser restringido únicamente a

personal autorizado, como medida preventiva ante posibles incidentes / accidentes
y/o robos.
Una vez el material, insumo y/o repuesto ha sido inspeccionado e identificado, se

procede a realizar su adecuado almacenamiento considerando el tipo, la clase,
grado de peligrosidad, etc., para lo cual se deben tener en cuenta los lineamientos
delos Anexos 1 y 2 del presente documento.En todo caso, se deben tener en cuenta
las instrucciones y/o recomendaciones dadas por el fabricante / proveedor.
Se deben realizar inspecciones periódicas de seguridad que garanticen la

Seguridad, Orden y Limpieza de las diferentes áreas de almacenamiento,aplicando
los lineamientos establecidos en el documento CSS-IGI-15.
6.4Embalaje
Cada sede / proyecto debe tener en cuenta las diferentes condiciones de

almacenamiento, manipulación y transporte, así como el tipo de material o insumo,
incluidas las recomendaciones del fabricante, con el fin de determinar las
características del embalaje para su preservación. Dicho embalaje puede consistir
en: cajas de madera, cajas de cartón, envolturas de plástico, estuches,
contenedores, etc.
En los casos donde se requiera embalaje de un material, insumo y/o repuesto y de

acuerdo a su contenido, éste debe:

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 ser apropiado en tamaño y grado de protección, garantizando una adecuada

preservación de su contenido,
 estar claramente identificado,
 si se trata de materiales considerados como peligrosos, debe estar debidamente
rotulado de acuerdo a la legislación vigente.
Para los casos donde no se necesite embalaje propio, como materiales a granel,
siempre se tiene presente la conservación de la integridad, características y cantidad
del producto durante el almacenamiento y el transporte.
Para materiales a granel como arena, grava y madera el embalaje consiste

simplemente en llenar el contenedor que los transporta, pero debe existir siempre
una verificación de que el contenedor es el apropiado y no contamina el material.
Algunos equipos requieren un mínimo de embalaje, como sujetarlos en una estiba y

adicionalmente sujetarlos al vehículo cuando se transportan.
6.5Entrega
6.5.1Entrega dentro de la misma sede / proyecto
6.5.1.1 Entrega de materiales, insumos y/o repuestos
En el momento que una de las áreas de la misma sede / proyecto requiera algún
material, insumo y/o repuesto, debe proceder a diligenciar -en su totalidad-, el
formato CSS-FAD-03, detallando claramente los insumos requeridos y firmando la
casilla de “Autoriza” por parte de la persona responsable de la actividad.
Este registro se debe presentar al almacenista o auxiliar de almacén de la sede /

proyecto y este a su vez procede a confirmar a través de la plataforma del sistema
SINCO ERP, la existencia de los insumos solicitados. Si no hay existencias de
alguno de los insumos solicitados, verifica en el sistema SINCO ERP si hay
existencias en otro centro de trabajo, ante lo cual realiza una solicitud por traslado al
centro de trabajo que cuenta con existencias, si esta solicitud es aceptada se espera
que lleguen los insumos para entregarlos al área solicitante firmando el registro
CSS-FAD-03 por parte de la persona que entrega y la que recibe, por el contrario, si
la solicitud es rechazada, debe proceder inmediatamente a montar el pedido de
insumos en la plataforma del sistema SINCO ERP y se procede a comprar el insumo
de acuerdo a lo establecido en el procedimiento CSS-PGG-02 y una vez llegue se
entrega al área solicitante, firmando el registro CSS-FAD-03 por parte de la persona
que entrega y la que recibe.

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Una vez entregado el insumo, se procede a registrar inmediatamente o máximo dos

días después (en caso de alguna eventualidad comprobable), la salida de almacén
en la plataforma del sistema SINCO ERP, generando el registro “Salida de almacén”.
El registro CSS-FAD-03 se convierte en un documento soporte para el ingreso de

información al sistema SINCO ERP, por lo tanto debe mantenerse y estar disponible
para consulta en el área de almacén, junto con los registros que emite directamente
el sistema SINCO ERP.
6.5.1.2Entrega de elementos de protección personal (EPP’s) y dotaciones
Se debe realizar utilizando el formato CSS-FAD-06, teniendo en cuenta lo siguiente:
 Se debe utilizar para entrega de EPP’s y dotaciones al personal en forma masiva,

ya que se puede registrar la entrega a varias personas en un mismo formato sin
necesidad de diligenciar o transcribir nuevamente la informacion en el formato
CSS-FAD-03, por ejemplo:
o en el momento que se realice la inspección de EPP’s a los trabajadores por
parte del Supervisor de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, este les
vaya entregando, en lo posible al mismo momento de la inspección o al
siguiente día los EPP’s o dotaciones que esten para cambio o reposición,
o en el momento de entrega masiva de dotaciones y EPP’s a los trabajadores por
parte del almacenista y/o sus auxiliares.
 Si se va a realizar una entrega a un trabajador nuevo, no es necesario diligenciar
este formato, se debe hacer utilizando el formato CSS-FAD-03 ya que la entrega
es puntual. Esto mismo se debe hacer cuando se requiere un cambio puntual de
EPP o dotación ya sea por cambio o reposición.

6.5.2Préstamo de insumos al almacén
En el momento que una de las áreas de la misma sede / proyecto requiera algún
material, insumo y/o repuesto, herramienta o equipo menor en calidad de préstamo,
debe proceder a diligenciar -en su totalidad-, el formato CSS-FAD-01, detallando
claramente los insumos requeridos para préstamo, la fecha programada de
devolución y firmando la casilla de “Autoriza” por parte de la persona responsable de
la actividad.

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Este registro se debe presentar al almacenista o auxiliar de almacén de la sede /

proyecto y este a su vez procede a confirmar a través de la plataforma del sistema
SINCO ERP la existencia de los insumos solicitados en calidad de préstamo. Si no
hay existencias de alguno de los insumos solicitados, definitivamente se cancela el
préstamo y se cierra el registro CSS-FAD-01, si por el contrario existe el insumo
para préstamo, se hace la entrega al solicitante, firmando el registro CSS-FAD-01
por parte de la persona que entrega y la que recibe.
El almacenista y/o auxiliar de almacén, deben hacer seguimiento al cumplimiento de

la fecha programada de devolución, registrando la fecha real de devolución y el
estado en que se entrega el insumo prestado, en el mismo registro CSS-FAD-01,
previamente diligenciado. Igualmente la persona que devuelve el insumo debe firmar
el registro en la casilla correspondiente, con el fin de ratificar la fecha y estado de
entrega del insumo solicitado en calidad de préstamo.
Se deben tener en cuenta los siguientes puntos para el préstamo:
 El tiempo de préstamo debe ser máximo por 15 días.

 Al hacer la devolución del insumo, la persona a la cual se le prestó debe hacer
entrega de estos en buen estado, en caso de dañarlos se debe hacer la salida del
insumo con cargo a quien se le prestó e informar al área respectiva para el
correspondiente cobro.
 Si el préstamo de alguna de las áreas se vuelve recurrente (más de tres (3) veces
el mismo, insumo, equipo o herramienta), se debe considerar entregarlo
definitivamente al área que lo solicita, ante lo cual se siguen los lineamientos del
numeral 6.5.1.1.

6.5.3Traslado de insumos entre centros de trabajo
Como se estableció anteriormente, cuando un centro de trabajo verifica que en su

inventario no existe un insumo requerido por alguna de sus áreas, lo primero que
debe hacer es verificar existencias en otro centro de trabajo y si este último cuenta
con existencias, se procede a formalizar la solicitud directamente en la plataforma
del sistema SINCO ERP, siguiendo para ello los lineamientos establecidos en la guía
CSS-GDA-04.

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6.5.3.1 Salidas por traslado desde el centro de trabajo Origen
Una vez el traslado ha sido aprobado, el centro de trabajo origen, debe proceder a
realizar el alistamiento de los insumos para enviar al centro de trabajo destino, para
ello podrá utilizar el formato CSS-FAD-02, aclarando que este formato NO debe ser
enviado al centro de trabajo destino y únicamente debe ser utilizado en los
siguientes casos:
 Para alistamiento de insumos: en este caso el formato sirve únicamente como

una lista de chequeo para garantizar que los insumos aceptados para traslado
efectivamente se alistaron para envío al centro de trabajo destino. Lo anterior
indica que el uso de este formato sirve de control interno para el centro de trabajo
origen por lo tanto y como se indicó anteriormente, por ningún motivo debe ser
enviado al centro de trabajo destino.
 Para remisión interna: se utilizara únicamente con autorización de la
Coordinación de inventarios en casos especiales, en el que por factores ajenos
comprobables, no se pueda generar el registro de “Salida por traslado”
directamente del sistema SINCO ERP.
 Para remisión externa: aplica en el caso de entrega de insumos a terceros
autorizados, de acuerdo a lo indicado en el numeral 6.5.4 del presente
documento.
Con lo anterior queda claro que el único registro válido (salvo casos especiales) que
se debe enviar como remisión, al centro de trabajo destino es la “SALIDA POR
TRASLADO”, emitido directamente por el sistema SINCO ERP.
Todas las salidas de insumos por traslado se deben hacer únicamente por el
sistema SINCO ERP, es decir el conductor debe recibir y firmar la “Salida por
traslado” que genera el sistema SINCO ERP, llevándose una copia de lo que recibe
y transporta, el documento original firmado por el conductor, debe quedar como
soporte en el centro de trabajo origen.
Los registros que emite directamente el sistema SINCO ERP deben mantenerse y
estar disponibles para consulta en el área de almacén.
6.5.3.2 Entradas por traslado al centro de trabajo Destino
Una vez llegue al centro de trabajo destino, el conductor debe entregar los insumos
contados y revisados e inmediatamente el almacenista o sus auxiliares deben
proceder a realizar la inspección al ingreso tal como se indica en el numeral 6.1.
Si en dicha inspección se detectan novedades como: diferencias (a favor o en

contra) o deterioro / daño de cualquier insumo, se debe informar inmediatamente al

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centro de trabajo origen, dejando formalizadas estas novedades en el registro de

“Salida por traslado” y ese mismo documento se debe escanear y enviar vía correo
electrónico al centro de trabajo origen y a la Coordinación de inventarios, para que
se tomen las medidas pertinentes. Igualmente se debe diligenciar la “Entrada por
traslado” directamente en el sistema SINCO ERP, donde se debe indicar claramente
las cantidades y el estado de los insumos recibidos.
Si se presentan novedades y estas no se dan a conocer por lo menos con un día

posterior a la llegada de los insumos, el centro de trabajo destino se hará
responsable de las mismas.
Es importante no cerrar las entradas por traslado pendientes hasta no informar de

las diferencias de faltantes al centro de trabajo origen, dado que los insumos
pendientes por llegar, pueden encontrarse en centros de trabajo de tránsito o estar
en camino.
6.5.4Entrega de insumos a terceros autorizados
Se entiende como tercero autorizado, toda persona natural o jurídica que requiere
insumos de parte de la organización y cuenta con autorización expresa de la
Gerencia General o en casos especiales por parte de la Dirección / Coordinación de
la sede / proyecto.
La entrega de insumos a terceros autorizados debe seguir los lineamientos

establecidos en el flujograma CSS-FJST-09.
6.5.5Manejo de insumos especiales
6.5.5.1 Combustibles
Los combustibles son un tipo especial de insumos cuyo control está a cargo
exclusivamente del área de maquinaria y equipo.
Teniendo en cuenta lo anterior, la responsabilidad del área de almacén e inventarios

consiste únicamente en lo siguiente:
 Una vez llegue el vehículo que abastece los tanques internos del centro de
trabajo, el almacenista o sus auxiliares hacen la “Entrada de almacén”, tal como si
se tratara de un insumo normal.
 En el momento que el vehículo haya descargado el combustible en los tanques,
se espera la información de parte del responsable del área de maquinaria y
equipo de la sede / proyecto correspondiente a las cantidades de combustible que

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efectivamente se depositaron en los tanques (considerados como bodegas) y se

hace una “Salida por traslado” a dichas bodegas asignadas a la sucursal de
maquinaria y equipo.
 De aquí en adelante, el control de salidas de combustibles queda bajo
responsabilidad del área de maquinaria y equipos de la sede / proyecto, inclusive
la entrega de combustibles con destino a requerimientos puntuales de obra,
laboratorio y/o equipo menor.
6.5.5.2 Insumos de aseo, cafetería, útiles de papelería y fotocopias
La idea con este tipo de insumos es no incrementar los inventarios con artículos que
no son propios de la realización de la actividad misional de la organización
(ejecución de obras civiles), sino llevándolos directamente al gasto.
Lo anterior implica que el control de los insumos de aseo, cafetería, útiles, papelería
y fotocopias es responsabilidad de los Supervisores administrativos y Directores /
Coordinadores de sede/proyecto, quienes serán los encargados de aclarar las
variaciones que sufran estos rubros, cuando sea requerido por la Coordinación de
inventarios.
Teniendo en cuenta lo anterior, se deben manejar de la siguiente forma:
6.5.5.2.1 Cuando son comprados directamente por el centro de trabajo
No deben entrar por almacén, por lo cual deben ser comprados a través de un
Contrato clase “General”, Tipo “Contrato de suministro”, marcados como caja menor,
esto último cuando requieran legalizar compras a varios proveedores.
6.5.5.2.2 Cuando son solicitados por traslado a la sede Chía o Pasto
Este es el caso por ejemplo de cartuchos de impresora / fotocopiadora, resmas de

papel, entre otros, los cuales se encuentran en el inventario del almacén de dichas
sedes y desde allí se realizan los traslados a los centros de trabajo que los soliciten,
quienes a su vez deberán realizar la “entrada por traslado” e inmediatamente su
salida.
6.5.5.3 Insumos obsoletos, chatarra o residuos y/o insumos con baja o nula rotación
Materiales, insumos y/o repuestos obsoletos: corresponden a materiales, insumos

y/o repuestos nuevos, que:

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 por razones del tiempo, ya no se usan puesto que no se cuenta con el tipo de
maquinaria que los debería utilizar,
 fueron trasladados o comprados y nunca se utilizarono,
 tienen tiempo de vencimiento y su vigencia ya pasó.
Residuos de reparaciones y material de desecho: son artículos considerados

“Chatarra”, ya que fueron utilizados y tienen un desgaste por razón de uso y que sin
embargo se encuentran en el almacén; también pueden ser sobrantes de algún
insumo que se guardaron y que no tienen uso a corto plazo.
Materiales, insumos y/o repuestos con baja o nula rotación: corresponden a aquellos
materiales, insumos y/o repuestos nuevos o reparados, que son poco o nada
utilizados en el centro de trabajo, en razón a que ya no se cuenta con el tipo de
maquinaria que los puede requerir o equipos que en ese momento por alguna razón
no estén en funcionamiento, pero que en otroscentros de trabajo pueden ser
utilizados o en última instancia pueden venderse en el mercado, para recuperar
parte de la inversión.
El manejo que se le debe dar a los anteriores insumos se detalla en el siguiente

cuadro resumen, donde se presentan los pasos que son necesarios, así como sus
responsables, para obtener el resultado esperado en cada una de los centros de
trabajo:

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La información solicitada en los formatos CSS-FAC-13 y CSS-FAC-53, debe ser

diligenciada en su totalidad, so pena de rechazar su traslado y/o disposición final de
los insumos.
6.6Gestión de inventarios
Se entiende por gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las

existencias de los materiales, insumos y/o repuestos, en la cual se aplican métodos
y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos y a la vez
sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos.
La gestión de inventarios involucra actividades como:
 Determinación de las existencias: corresponde a todos los procesos necesarios

para consolidar la información referente a las existencias físicas de los materiales,
insumos y/o repuestos a controlar.
 Análisis de inventarios: incluye los análisis estadísticos que se realicen para
establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que se
deberían tener en el centro de trabajo, es decir aplicar aquello de que "nada sobra
y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas
existencias.
 Informes de rotación de insumos, cuando se requiera.
 Revisión y seguimiento mensual -en forma aleatoria- por parte de la Coordinación
de inventarios, de los movimientos de inventario en los centros de trabajo como:
o Compras en centros de trabajo: con el objetivo de identificar adquisición de
insumos que a la fecha presentaban saldos disponibles para traslado, pero que
no fueron solicitados contribuyendo estos movimientos a la baja rotación de los
inventarios.
o Salidas por traslado: incluye la revisión de informes que genera el sistema
SINCO ERP con las inconsistencias presentadas de insumos que no llegaron a
su destino final, traslados que fueron cerrados por existir diferencias entre
cantidades, valores de salida por traslado y entrada por traslado.
o Solicitudes de traslado: incluye la verificación del estado de dichos
documentos, con el fin de establecer traslados sin completar.
o Salidas directas: con el objetivo de comprobar que todos los campos
requeridos en el sistema se hayan diligenciado, que exista el consecutivo de
los documentos (CSS-FAD-03, CSS-FAD-06, etc.) completos y así determinar
demoras en salidas de almacén por el sistema.
Para los anteriores efectos, se debe hacer uso del sistema de inventarios
establecido en la plataforma del sistema SINCO ERP.
6.6.1 Ingreso y salida de información al sistema de inventarios

REV. No. 5
24-03-2019
PAC-12
Es responsabilidad del almacenista, mantener actualizada la información de

entradas y salidas que se presenten en el área a su cargo y en última instancia es
quien debe garantizar la confiabilidad y validez de los resultados emitidos por el
sistema, en un todo concordantes con las existencias físicas.
Tal como se indicó en los numerales anteriores, cada vez que se realice una entrada
o salida de insumos, esta debe hacerse en tiempo real, dejando los respectivos
soportes, con el fin de revisar la consistencia de los datos y como constancia del
movimiento de insumos, los cuales se deben mantener para consulta en el área de
almacén y archivar en forma consecutiva.
6.6.2Inventarios físicos
Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre la existencia
física y lo que el sistema SINCO ERP reporta, es necesario efectuar inventarios
físicos a fin de comparar ambas cantidades. Estos deben hacerse de dos formas:
 Puntuales: se deben efectuar al menos una vez al año y usualmente es necesario

restringir el movimiento de materiales durante ese proceso. Se efectúa un conteo
ítem por ítem y se compara contra lo que anuncia el sistema de inventarios. Las
diferencias deben ser cuidadosamente anotadas y sometidas a un análisis
posterior.
 Continuos: llamados también cíclicos o permanentes, se efectúan a lo largo del

año de forma aleatoria, sobre cantidades pequeñas de insumos. Este tipo de
inventario permite repartir la carga de trabajo de manera más uniforme, no causa
tantas interrupciones a las actividades del almacén y permite disponer de
información más precisa sobre las existencias
La programación de fechas y personal que realizara los inventarios a los diferentes

centro de trabajo, es responsabilidad del Coordinador de inventarios en la sede
central, quien informará oportunamente a los Directores / Coordinadores de sede /
proyecto, a través de correo electrónico.
6.6.3 Contabilización de movimientos de inventario
La Coordinación de inventarios es responsable, de mantener al día la contabilización

de todos los movimientos que surgen en los diferentes centros de trabajo de la
organización como: entradas de almacén, entradas por traslado, salidas de almacén,
salidas por traslado, etc.

REV. No. 5
24-03-2019
PAC-12
7. REGISTROS
La información que evidencia la aplicación del procedimiento, se diligencia en los

siguientes formatos:
CSS-FAD-01, Solicitud de préstamo de insumos al almacén

CSS-FAD-02, Alistamiento y /o remisión de insumos del almacén
CSS-FAD-03, Solicitud de insumos al almacén
CSS-FAD-06, Planilla de control diario de salidas de EPP's y dotaciones de
almacén
CSS-FAC-13, Registro fotográfico
CSS-FAC-53, Acta de reunión
Igualmente son aplicables los siguientes registros:

 Soportes emitidos directamente por el sistema SINCO ERP como: órdenes de
compra, entradas de almacén, salidas de almacén, entradas por traslado, salidas
por traslado, solicitud de traslados, informes de inventario (movimientos, insumos
obsoletos, etc.), informes de traslados, etc.
 Soportes de información de compras y documentos de proveedores como:
remisiones, guías de transporte, certificaciones de productos, hojas de seguridad,
etc.

Procedimiento de Gestion de Almacen e Inventarios

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REV. No.

GESTION DE ALMACEN E INVENTARIOS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ANEXO 1ALMACENAMIENTO DE MATERIALES INSUMOS Y/O REPUESTOS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Este documento rige a partir del momento de su emisión y publicación en la

Establecer lineamientos claros para la adecuada gestión de las actividades de

 APILAR: colocar ordenadamente un objeto sobre otro.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

 INVENTARIOS: o “Stocks” son la cantidad de bienes o activos fijos que una

 CSS-PAC-01, Normalización de documentos.

 El Gerente General y/o Director / Coordinador de sede / proyecto, cada uno

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Todo personal involucrado en la gestión de almacén, debe demostrar su aptitud para

6.1Recepción (Entrada de insumos al almacén)

Todos los materiales, insumos o repuestos que ingrese al almacén ya sea de

Se debe verificar como mínimo lo siguiente:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

documentadas en el mismo documento e informar inmediatamente al proveedor,

Una vez inspeccionado el material, insumo y/o repuesto, se procede a realizar la

Posteriormente se procede a identificar y codificar físicamente el material, insumo y/o

La manipulación de los materiales, insumos y/o repuestos se debe ejecutar

 realizar el manejo de cargas de manera segura, minimizando los efectos

 que garantice un acceso fácil y seguro para la movilidad de personas y equipos

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

protegen al personal de una caída en alturas, garantizando el desplazamiento

Sistema móvil para el cargue y descargue seguro de vehículos

Sistema fijo para el cargue y descargue seguro de vehículos

6.2.1 Manipulación manual

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

6.2.2Manipulación con ayudas mecánicas

Como se indicó anteriormente si se cuenta con ayudas mecánicas como:

El Director / Coordinador de la sede / proyecto es responsable de asignar los

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

de la organización, la seguridad y salud del personal, la preservación de las

La infraestructura necesaria debe incluir entre otros: almacenes, bodegas, depósitos

 diseños adecuados que garanticen la estabilidad de las estructuras,

El acceso a estas áreas de almacenamiento debe ser restringido únicamente a

Una vez el material, insumo y/o repuesto ha sido inspeccionado e identificado, se

Se deben realizar inspecciones periódicas de seguridad que garanticen la

Cada sede / proyecto debe tener en cuenta las diferentes condiciones de

En los casos donde se requiera embalaje de un material, insumo y/o repuesto y de

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

 ser apropiado en tamaño y grado de protección, garantizando una adecuada

Para materiales a granel como arena, grava y madera el embalaje consiste

Algunos equipos requieren un mínimo de embalaje, como sujetarlos en una estiba y

6.5.1Entrega dentro de la misma sede / proyecto

6.5.1.1 Entrega de materiales, insumos y/o repuestos

Este registro se debe presentar al almacenista o auxiliar de almacén de la sede /

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Una vez entregado el insumo, se procede a registrar inmediatamente o máximo dos

El registro CSS-FAD-03 se convierte en un documento soporte para el ingreso de

6.5.1.2Entrega de elementos de protección personal (EPP’s) y dotaciones

Se debe realizar utilizando el formato CSS-FAD-06, teniendo en cuenta lo siguiente:

 Se debe utilizar para entrega de EPP’s y dotaciones al personal en forma masiva,

El registro CSS-FAD-06 se convierte en un documento soporte para el ingreso de

6.5.2Préstamo de insumos al almacén

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Este registro se debe presentar al almacenista o auxiliar de almacén de la sede /

El almacenista y/o auxiliar de almacén, deben hacer seguimiento al cumplimiento de

Se deben tener en cuenta los siguientes puntos para el préstamo:

 El tiempo de préstamo debe ser máximo por 15 días.

El registro CSS-FAD-01 se convierte en un documento soporte para el ingreso de