AGENCIAS Y SUCURSALES

Son unidades estratégicas de negocios que las empresas (Denominadas Casa Principal), pueden
utilizar para extender o incrementar sus operaciones y lograr posicionamiento en el mercado.

AGENCIA

ART. 264 C.Co. Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio, cuyos
administradores carecen de poder para representarlas.

Se constituyen mediante locales comerciales para dar a conocer los productos y/o servicios, la
distribución de los mismos, estableciendo contacto con el cliente.

Las operaciones que generalmente realizan son:

1. Obtienen pedidos y los remiten a la casa principal para que allí sea aprobado el crédito y
enviada la mercancía.
2. Efectúan la cobranza a los clientes y envían los valores a la casa Principal.
3. Atienden su territorio capturando mercado y procurando maximizar su participación.
4. Reciben de la casa principal un fondo para gastos
5. En algunas ocasiones la actividad de las agencias es comprar, por cuenta y orden de las
Casa Principal.
6. Pueden trabajar con base en comisiones sobre las ventas realizadas.

En este caso sus operaciones se registran dentro del sistema contable, de forma similar que
cualquier departamento o sección, de tal forma que se puedan conocer sus ingresos, costos y gastos,
así como el resultado de su actividad; puede ser mediante un centro de costos, o de cuentas
auxiliares para la agencia.

Se pueden citar como ejemplos, las oficinas de las entidades bancarias, las oficinas o
establecimientos de las empresas de transporte, entre otros.

Contabilización de transacciones efectuadas por la agencia.

Ejercicio
La proveedora de oficinas S.A. con domicilio principal en la ciudad de Medellín, establece el 10 de
febrero de 2010 una agencia en la ciudad de Sogamoso, con el objetivo de manejar la zona de
Boyacá y Casanare.

El 10 de febrero se asigna un fondo para gastos por valor de $ 6.000.000 mediante cheque del
Banco de Bogotá.

El 18 de febrero la agencia recibe pedidos de clientes por valor de $ 36.000.000 que traslada a la
oficina principal para su aprobación, despacho y factura de la mercancía. El costo de la mercancía
de $ 21.600.000.

El 24 de febrero la agencia incurre en gastos por atención a clientes por valor de $ 1.560.000 por
concepto de servicio de restaurante, arrendamiento de la bodega por $3.600.000, Papelería por $
560.000 y otros menores por $120.000 cuyos valores corresponden al valor total de las facturas que
son canceladas en su totalidad.

El 25 de Febrero, la oficina principal recibe los pedidos tomados por la agencia, aprobando créditos
y facturando las mercancías junto con despacho respectivo, el 30% de los clientes son agentes
retenedores de renta y el 15% de IVA.
El 28 de febrero la casa principal efectúa el reembolso de los gastos efectuados por la agencia
Sogamoso, mediante cheque del banco de Bogotá.

SUCURSAL Art. 263 C. Co.

Son sucursales los establecimientos de comercio, abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su
domicilio, para el desarrollo de los negocios, administrados por mandatarios con facultades para
representar a la sociedad.

Se encargan de fomentar los negocios y actúan en nombre del ente del que forman parte, con el
grado de autonomía que le determina la oficina matriz, estipuladas en sus estatutos y mediante poder
otorgado por escritura pública o documento privado. A falta de estipulación expresa, se entiende que
los administradores tienen las mismas facultades que los de la oficina principal.

Las sucursales mantienen sus inventarios para atender el mercado en que operan; puede adquirir
mercancías de proveedores externos pero principalmente lo hacen de la casa principal.

Las operaciones normales que generalmente realizan son:

1. Recibe dinero, mercancías y otros bienes de la casa principal.

2. Compra Mercancías a proveedores.
3. Vende, otorga créditos y despacho de mercancías a los clientes.
4. Factura y cobra las mercancías vendidas.
5. Contrata el personal necesario para su operación.
6. En algunas ocasiones efectúan alguna transformación a las mercancías.

Tipos de Sucursales

Pueden ser.

1. Locales, ubicadas en la misma ciudad o región donde funciona la casa principal. En este
caso la información puede centralizarse diariamente en la casa principal, permitiendo mayor
control en todos los aspectos.
2. Foráneas, ubicadas fuera de la ciudad y región donde funciona la casa principal,
requiriéndose en este caso mayor independencia.
3. En el Extranjero, ubicadas fuera del país, en cuyo caso se debe atender a exigencias de
orden legal y fiscal de cada país en el que se establezcan. En este caso como las
operaciones se manejan en moneda diferente, es necesario la conversión a efecto de lograr
la consolidación de la información.

Características de las Sucursales

1. Jurídicamente, las sucursales carecen de personalidad jurídica independiente, por lo tanto

no tienen independencia administrativa, sino que están sujetas a las prácticas y
disposiciones de la casa principal.

2. Fiscalmente, son establecimientos que requieren del registro en la Cámara de Comercio de

la jurisdicción de su ubicación. Para efectos tributarios, la responsabilidad por los impuestos
y sus declaraciones, es de la casa principal cumplidos en su domicilio principal, excepto
Industria y Comercio, que debe declararse y cancelarse en el domicilio de la sucursal.

3. Registra las operaciones realizadas en sus propios libros de contabilidad, de manera

independiente, debiendo reportar periódicamente la información sobre la situación financiera
y los resultados de sus operaciones, a efecto de que la Casa principal la consolide y prepare
los Estados Financieros Combinados (consolidados)
Aspectos Financieros

Las sucursales cuentan con recursos independientes de la casa principal, que han sido transferidos
y registrados en cuentas por pagar a la casa principal que a su vez representan las inversiones de
esta en la sucursal, por lo tanto tienen activos y pasivos como cualquier empresa, su patrimonio está
representado en el saldo de la cuenta por pagar a la casa principal, incrementado por los resultados.

Las características en tal sentido son:

1. La sucursal por lo general genera costos variables en menor proporción, pues no generan
comisiones

2. Sus costos fijos normalmente son altos por la inversión en infraestructura

3. La estructura financiera de la empresa vista como un todo, es mayor y más sólida.

4. Por el control en las sucursales, el contacto con los clientes es directo, lo que permite
detectar necesidades y evaluar sus necesidades y el grado de satisfacción.

Inscripción en el Registro Mercantil

Copia de la escritura de constitución o documento privado de constitución de la sociedad que

establece la sucursal, será registrada en la Cámara de Comercio del domicilio de la sucursal. El valor
por el cual se registra:
Para la nacional, es el valor de los bienes y derechos que traslada la casa principal; para la sucursal
extranjera, por el valor del capital asignado a esta por su casa principal.

Contabilidad en la casa principal y sus sucursales

El tratamiento contable entre la casa principal y sus sucursales, depende del costeo que se aplique
a las mercancías en el momento del despacho a la sucursal que puede ser: al costo ó con sobre
costo.

Las cuentas utilizadas según PUC para comerciantes Dr. 2650/93, son:

CASA PRINCIPAL SUCURSAL

CUENTA CORRIENTE CUENTA CORRIENTE
COMERCIAL COMERCIAL

CXC VINC. ECONOMICOS CxC CASA MATRIZ

Sucursales

OTRAS OBLIGAC. FINANC OTRAS OBLIGAC. FINANC.

Cias. Vinculadas Casa matriz
PROV.CIAS VINCULADAS PROV. CASA MATRIZ
CXP CIAS. VINCULADAS CXP CASA MATRIZ
UTILIDAD DIFERIDA
CIO. X MAYOR Y X MENOR COMPRA DE MERCANCIAS
Despachos a Sucursales Envíos de Casa matriz
UTILIDAD EN SUCURSAL

Nota. Las cuentas 4135 y 6225 se utilizarían para el caso de utilización del sistema de inventario
periódico
 Tal como se observa, la contabilización de las operaciones de la sucursal, genera operaciones
recíprocas que requieren las cuentas recíprocas; mediante el proceso que se enuncia a
continuación:

1. Contabilidad en la sucursal, como esta opera como si fuera una compañía independiente:
Registra en sus libros todas las transacciones
Efectúa periódicamente los ajustes necesarios
Efectúa el cierre de final de ejercicio y
Prepara sus estados financieros

2. Consolidación de las cuentas de la sucursal y la casa principal, además de que la sucursal

prepara sus estados financieros, en razón a la responsabilidad financiera que le atribuye la casa
principal, esta debe además de los propios, preparar estados financieros combinados. Para lo cual
se deben eliminar las cuentas recíprocas entre sucursal y principal y determinar los saldos
combinados; lo cual se efectúa mediante papeles de trabajo sin afectar los libros de sucursal y
principal.

3. Combinación de estados financieros

La casa principal una vez unificados los saldos y eliminadas las operaciones (cuentas) recíprocas,
prepara los Estados Financieros que reflejan la situación financiera y los resultados como un todo.

Comparación entre Casa Principal, Agencia y Sucursal

Considerando que tanto las agencias como las sucursales, permiten proyectar la organización de
sus negocios en territorios situados a alguna distancia de la oficina principal, difieren en cuanto a su
organización, administración y control:

CASA PRINCIPAL AGENCIA SUCURSAL

Se constituye mediante el acuerdo Mediante registro del establecimiento Copia del acta o documento privado
FONDOS

CREDITOS

CONSTIT.

de voluntades de los dueños, de comercio, en la Cámara de de constitución de la sociedad, se

protocolizada mediante escritura Comercio del domicilio de este. registra en la Cámara de Comercio
pública o documento privado. del domicilio de la sucursal.

Maneja su sistema de informaciónSus operaciones son incorporadas al Maneja su propio sistema de

CONTABL
SISTEMA

contable, combinando sussistema de información de la sociedad información y prepara sus propios

estados financieros con los de la
de la cual hace parte; mediante estados financieros, los que se
sucursal. cuentas auxiliares o centros de combinan junto con los de la casa
costos, para establecer el resultado de principal.
su actividad.
Factura, concede los créditos y Recibe pedidos de los clientes y los Factura, concede los créditos y
CREDITOS
DESPACHO
VENTAS Y

despacha sus pedidos traslada a la casa principal para despacha sus pedidos
aprobación de créditos, despachos y
la facturación.

Es autónoma e independiente. Depende totalmente de la casa Tiene autonomía en el grado que le

INDEPEND.
E
AUTONOM

principal. determina la oficina principal, y

depende de esta por los actos que no
son autorizados.

La responsabilidad por los impuestos municipales es de cada establecimiento de comercio que declara y paga en
FISCAL
RESPONSA

el municipio de su domicilio.

Los impuestos nacionales son responsabilidad de la Casa principal.