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¿Qué es un proceso?
Un proceso es una serie de operaciones interrelacionadas que parte de unos insumos o materias
primas y que finalizan en la consecución de un producto final cuyo valor, como resultado, se ha
incrementado y está apto para su venta y consumo.
Todos los días hago diferentes procesos, hay algunos que son mi rutina diaria y otros que son parte de mi
trabajo el cual es variante. Por ejemplo, en mi trabajo debo realizar el proceso de contratación de personal
mediante una Orden de Prestación de Servicios – OPS el cual consta en solicitarle a la persona la Hoja de
Vida con sus debidos soportes como Diploma, Acta de Grado y Certificados de Experiencia Laboral en
caso de que la tengan para proceder a realizar la Carta de Solicitud de Valoración de Hoja de Vida que se
dirige a la División de Recursos Humanos y llevar esos documentos a esa división, la cual tarda en dar
respuesta 2 o 3 días hábiles, dependiendo del volumen de trabajo que tengan. En el transcurrir de este
tiempo, le solicito a la persona la cual voy a vincular su cédula, tarjeta profesional, examen pre-ocupacional
(Deben hacerlo para poder ingresar si la OPS es mayor a un mes y este tiene vigencia de 2 años), RUT (Si
es por primera vez debe dirigirse a la oficina de la DIAN a realizar el trámite sacando la cita con tiempo
previo y debe llevar la fotocopia de la cédula a la cita que le asignan por internet), certificado de afiliación
a la EPS y al Fondo de Pensiones; en caso de que se vayan a afiliar por primera vez como independientes
deben dirigirse a las entidades las cuales deseen afiliarse para realizar el trámite y dar el valor del salario
mensual e IBC el cual le informo con anterioridad para que la afiliación se realice con éxito. A su vez,
descargo los Certificados de Antecedentes de la Contraloría, Procuraduría, Judiciales y las Medidas
correctivas. También le informo a la persona que va a ser proveedor de la entidad como persona natural
mediante OPS y debe inscribirse en el módulo de proveedores donde debe adjuntar la cédula, RUT y
Certificado Bancario para constatar que se tiene una cuenta en donde se le va a realizar el depósito de su
pago al cumplir los entregables de las actividades encomendadas en las fechas estipuladas hasta la
finalización del contrato (Por lo general cada 45 días) y diligencio los formatos respectivos, para cuando
me entreguen la Valoración de la Hoja de vida, yo pueda subirla con todos los documentos anteriormente
mencionados y recepcionados a la oficina encargada de verificar y realizar el contrato para la firma de
ambas partes y con este la persona pueda dirigirse a la Administradora de Riesgos a legalizar (para ir a la
ARL, debe llevar el formato diligenciado de ellos (2 copias), fotocopia de la cédula y certificación de
afiliación a la EPS y al Fondo de Pensines).
Por supuesto que hay diferencia, actividad son acciones que desarrolla un individuo o una institución de
manera cotidiana, como parte de sus obligaciones, tareas o funciones mientras que un proceso son todas
aquellas etapas que se deben seguir para lograr una finalidad. Los procesos pueden ir cambiando conforme
avanza y cambia el proyecto; se puede decir que un proceso es dinámico, asimismo un procedimiento en
cambio es una secuencia de pasos fijos. Estos pasos tienen una finalidad específica, por lo tanto, no pueden
ni deber ser cambiados.
¿Por qué se podría afirmar que los procesos tienen una importancia relevante en la
organización?
La mejora de procesos es una de las actividades que cualquier empresa debe afrontar, acompañando a las
acciones del día a día (ventas, marketing, distribución, gestión de almacén, etc.). Se trata de hacer las cosas
mejor para que el negocio siga siendo competitivo y pueda ofertar productos o servicios de valor para los
clientes y, por tanto, generar ventas.