Análisis del Caso 2: UNIVERSIDAD FUTURO

Antecedentes: José Perez Gerente de Mantenimiento en la Universidad Futuro tenía una gran
responsabilidad de manejar un equipo de trabajo para responder ante cualquier servicio de
mantenimiento en un predio de 200 hectáreas, sin duda era retador y tenía que organizar de tal
manera su equipo de trabajo para responder efectivamente a los usuarios.
Pérez tenía bajo su cuidado, lo siguiente: Dormitorios, recintos académicos, oficinas
administrativas, dos coliseos y tres centros de alimentación sumado a la seguridad (guardianía)
y limpieza de cada una de los ambientes señalados.
El servicio que ofrece el área de mantenimiento siempre va ligado a realizar de manera rápida,
oportuna y segura, en algún momento Pérez tuvo inconvenientes de incapacidad; ya que los
servicios se realizaban en el rango de 5 a 10 días por medio de sus capacitaciones pudo resolver
esto con ayuda de análisis de datos, donde detecto las causas relevantes, por ejemplo evidencio
que el 85% de servicios eran para atenderse en menos de una hora y el 40% podrían haberse
atendido con un programa preventivo ya que se trataba de servicios muy habituales. Perez había
detectado los siguientes problemas:
- Falta de una estrategia para atacar de manera efectiva los requerimientos.
- Personal especializado para realizar una sola acción.
- La importancia de cada requerimiento era subjetivo a la decisión de Perez.
- Personal pasaba gran parte de su tiempo en traslados dentro del predio.

Analizando el caso y respondiendo a las interrogantes de Pérez en ¿Qué tipo de estructura

organizaciona sería mejor? Recomendaría una estructura mixta funcional y por procesos,
funcional para tener claro las funciones del personal y seguir una jerarquía, pero a esto
sumándole una capacitación a los miembros operativos, para ganar mayor eficacia en el trabajo
de los especialistas, la idea es tener personal polivalente para atacar de manera rápida los
servicios requeridos y no esperar completar el trabajo con otro miembro del equipo, esto sin
duda no siendo tan especifico con la actividad a realizar por ejemplo no mezclar un carpintero
con la capacidad y conocimiento de un electricista.; por otro lado el enfoque por proceso nos
dará un estándar de trabajo, por lo que podemos medir el desempeño y mejorar en el tiempo.
Otra interrogante de Pérez es ¿Cómo podría minimizar el tiempo? Y ¿Cómo como conseguir
personal de mantenimiento para aplicar estos cambios?
Realizando mantenimientos preventivos minimiza el tiempo en los servicios, justo con el 40%
que analizo de trabajos habituales, esto le permitirá liberar su personal y rendir de manera
eficiente sus recursos. Está comprobado que un mantenimiento planificado mejora la
productividad hasta en 25 % y reduce 30 % los costos de mantenimiento.
Podrá conseguir personal de mantenimiento calificado y flexible a cambios desde una buena
selección de personal y posterior con capacitaciones y empoderándoles de la responsabilidad y
dándoles a conocer la importancia de su trabajo enfocados a alcanzar objetivos comunes.