SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL PROYECTO: CONSTRUCCION

DEL PUENTE VEHICULAR SOBRE EL CAÑO SANTO DOMINGO VEREDA SANTA

HELENA

IVOR ALEXANDER BACCA CARRION

KAREN LETICIA MURILLO ROBAYO
JOSE FABIAN RODRIGUEZ PACHECO
ALISON YESENIA VILLAMIZAR NARANJO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
SEDE BOGOTÁ
2022
 SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL PROYECTO: CONSTRUCCION
DEL PUENTE VEHICULAR SOBRE EL CAÑO SANTO DOMINGO VEREDA SANTA
HELENA

IVOR ALEXANDER BACCA CARRION

KAREN LETICIA MURILLO ROBAYO
JOSE FABIAN RODRIGUEZ PACHECO
ALISON YESENIA VILLAMIZAR NARANJO

Docente:
RICARDO DAVID CAMARGO LEMOS
Ingeniero de Sistemas

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
SEDE BOGOTÁ
2022
 CONTENIDO
INTRODUCCIÓN..............................................................................................................4

1. ACTA DE CONSTITUCIÓN..................................................................................5

2. PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS...................................................................11

3. FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIOS.....................................................12

INTRODUCCIÓN
 1. ACTA DE CONSTITUCIÓN

CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
LETICIA
01 IVOR BACCA 11-06-2021
MURILLO

CONSTRUCCION DEL PUENTE VEHICULAR SOBRE EL CAÑO SANTO

PROYECTO
DOMINGO VEREDA SANTA HELENA

NOMBRE DEL CLIENTE O SPONSOR

AGENCIA PARA LA INFRAESTRUCTURA DEL META

1. DESCRIPCION DEL PROYECTO

El proyecto abarca la construcción de un puente que mejore la conectividad de vías terciarias en el municipio de
Mesetas del departamento del Meta, más específicamente sobre el caño Santo Domingo vereda Santa Helena. Lo
anterior a que actualmente existe un puente colgante en inadecuadas condiciones y con poca capacidad de
resistencia y transitabilidad.

La idea de la construcción de este puente es mejorar las condiciones económicas y sociales de esta zona del país,
puesto que al ser zona de producción agrícola generará un fuerte impacto en la economía.

El Sponsor y Ejecutor del proyecto será La Agencia Para la Infraestructura del Meta, quien tendrá como
supervisor al Instituto Amazónico de Investigaciones Científicas ‘Sinchi’. Los principales beneficiarios serán el
municipio de Mesetas y la comunidad veredal del área de influencia directa.

El proyecto se ejecutará en dos fases, la primera arrancando desde junio del 2021, comprende actividades y/o
entregables tales como preliminares, en donde se especifica toda la parte técnica, presupuesto detallado, los
permisos requeridos para la construcción y se deja listo el proceso de selección.

La segunda fase continua en el mes de abril del 2022, comprende la ejecución y construcción de la obra civil,
todo su proceso constructivo y va de la mano con la supervisión e interventoría, se tiene previsto su terminación y
liquidación para junio del 2023, obteniendo así un tiempo total del proyecto de 23 meses.
2. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
La primera fase del proyecto entregará o realizará el estudio y diseño del puente vehicular sobre el caño Santo
Domingo en el municipio de Mesetas, el cual integrará estudio técnico, estudio financiero, estudio de recursos,
estudio ambiental, cronograma, costos, entre otros componentes que de manera conjunta será ejecutado en una
segunda fase. A continuación, se explica el producto de la segunda fase, la construcción.

El puente estará ubicada a 80 kilómetros de la cabecera municipal de Mesetas en el departamento del Meta el cual
contara con un ancho de calzada de 3.60 m, contará con paso peatonal de 1.1 m y barreras tipo new jersey de
0.40m; con una longitud de 48 m, apoyado sobre 2 estribos en concreto reforzado los que, a su vez, se apoyan
en cuatro caissons de 1,2 m, de diámetro y una profundidad de 5 m, de acuerdo con las
recomendaciones del estudio de suelos y en concordancia con las solicitaciones debidas a las diferentes
acciones que actúan sobre los estribos , más los respectivos accesos, estructura que proporcionará una mayor
capacidad portante que posibilite el tránsito de vehículos de mayor tonelaje, Contará con acceso en concreto
y muros de contención mediante la construcción de gaviones en sus costados; tendrá obras complementarias
como tuberías en concreto.

3. ANALISIS COSTO – BENEFICIO

(Beneficios que tendrá la organización una vez que el
(Descripción de la acción que origina el costo)
producto del proyecto esté operativo o sea entregado)
Debido a la necesidad de un puente
en mejores condiciones, para así
mejorar la transitabilidad en esta $
Producción Agrícola $4.000.000.000
zona del departamento, se requiere 6.132.889.540
la construcción de un puente
vehicular.
Producción Bovina $ 1.800.000.000
Turismo $ 332.889.540
$
TOTAL TOTAL $ 6.132.889.540
6.132.889.540
TIEMPO RECUPERACIÓN DE LOS COSTOS 2.132.889.540
UN AÑO Y MEDIO
4. OBJETIVOS DEL PROYECTO
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA INDICADOR DE
ÉXITO
1. ALCANCE Realizar los estudios y diseños para la Cumplimiento Cumplimiento
previa Construir del puente vehicular de los 100% de los
que mejore en un 100% la transitabilidad entregables.
entregables
y comunicación de esta zona de la
región con el resto del departamento para claves del
aumentar la producción agrícola. proyecto.
2. CRONOGRAMA Lograr en un 100% de los estudios, 23 Mes TE <= PE
diseños y construcción del puente en un TE: Tiempo de
tiempo de 23 meses, a través del debido ejecución
cumplimiento de las actividades sin PE: plazo máximo
retrasos. de ejecución
3. COSTOS Aumentar la productividad de la zona en $ CE<=PO
y del mismo modo alcanzar los estudios, 6.132.889.539 CE: Costo de
diseños y construcción del proyecto sin Ejecución
superar el presupuesto establecido de PO: Presupuesto
 oficial

4. CALIDAD Entregar 100% de calidad con todos los Cumplimiento Cumplimiento

requerimientos de los estudios, diseños y de listado de 100% del listado
construcción del puente de calidad
calidad del
solicitado.
proyecto
(certificados
de materiales y
ensayos)
5. SATISFACCIÓN DEL Beneficiar a las 9 veredas del sector en el Cumplimientos Aceptación
CLIENTES municipio de Mesetas, Meta, con la de cada uno de 100% de los
construcción del puente que generará
los criterios entregables.
desarrollo, conectividad y producción.
mencionados
anteriormente:
Alcance,
Plazo, costo y
calidad.

5. CRONOGRAMA DEL PROYECTO

 6. HITOS DEL PROYECTO.
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Inicio Proyecto 10-06-2021
Presupuesto definitivo 15-12-2021
Aprobación de licencias 30-06-2021
Proceso de selección 04-01-2022
Firma de contrato 28-03-2022
Inicio de obra 01-04-2022
Supervisión 01-04-2022
Cierre de obra 30-03-2023
Liquidación de contrato 27-04-2023

7. PRINCIPALES RIESGOS DE ALTO NIVEL

Temporada invernal que retrase la construcción
Zona de amenaza sísmica alta.
Que no sea viable técnicamente.
No se cuente con la aprobación de las licencias.
 8. PRESUPUESTO PRELIMINAR
CONCEPTO MONTO ($)
1. Preliminares $ 88.850.000
2. Presupuesto $ 29.475.000
3. Permisos $ 7.975.000
4. Proceso de Selección $ 15.275.000
5. Construcción $ 5.183.779.127
6. Sumatoria Cuentas de control $ 5.325.354.126
7. Reserva de contingencia $ 250.000.000
TOTAL LÍNEA BASE $ 5.575.354.126
8. Reserva de gestión 10% $ 557.535.412
TOTAL PRESUPUESTO $ 6.132.889.539

9. LISTA DE INTERESADOS CLAVES (STAKEHOLDERS)

CLASIFICACIÓN
FASE DE INTER
ROL EN EL APOYO /
NOMBRE MAYOR EXPECTATIVAS PRINCIPALES NO /
PROYECTO NEUTRAL /
INTERÉS EXTER
OPOSITOR
NO
Departamento Del Meta- Cooperante Inicio Cumplimiento de metas del plan X
Agencia para la y ejecutor de desarrollo, Mejoramiento de
Infraestructura del Meta (Sponsor) la transitabilidad de las vías
rurales del departamento.
El Instituto Amazónico Cooperante Inicio Lograr articular a la Unión X
de Investigaciones Europea para invertir en
Científicas ‘Sinchi’ proyectos en el departamento
del Meta
Municipio de Mesetas – Beneficiario Inicio Posibilidad de X
Meta movilización desde y hacia las
zonas rurales con seguridad y
rapidez
Comunidad veredal del Beneficiario Inicio Mejoramiento de la X
Área de Influencia interconexión vial rural
Directa

10. NIVELES DE AUTORIDAD

ÁREA DE AUTORIDAD DESCRIPCIÓN DEL NIVEL DE AUTORIDAD
DESICIONES El coordinador del proyecto junto con el director del proyecto.
TÉCNICAS Apoyar el desarrollo de la carta del proyecto
Gestión de las Comunicaciones del proyecto
 Estimar recursos
Duración de actividades Reuniones de seguimiento
Estar al tanto de la Auditoria
RESOLUCIÓN DE Director de proyecto con el Sponsor.
CONFLICTOS Definir actividades
Planificación de la comunicación
Gestión de las comunicaciones
Definición del flujo de comunicación en el equipo
Controlar las comunicaciones
Reunión con los interesados
Supervisar el desempeño de las actividades
DESICIONES DEL Director del proyecto, quien se encarga junto con el área de personal, para la
PERSONAL aceptación y vinculación de personal.
Desarrollar la carta del proyecto Presentar la carta del proyecto Realizar el análisis
costo beneficio
Verificar y validar requisitos del usuario
Definir el equipo del proyecto
Diseño el plan del proyecto
Analizar las fuentes de financiación del proyecto
Organizar los cambios solicitados
GESTIÓN DEL Área encargada de presupuesto junto con el director de proyectos y el Sponsor,
PRESUPUESTO quienes se encargan de gestionar el presupuesto final para la contratación.
Realizar el análisis costo beneficio
Verificar y validar requisitos del usuario
Supervisar las cotizaciones de maquinaria
Analizar las fuentes de financiación del proyecto

11. DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

NOMBRE IVOR ALEXANDER BACCA CARRION NIVEL DE AUTORIDAD
REPORTA A ALISON YESENIA VILLAMIZAR MÁXIMO
NARANJO
SUPERVISA A KAREN LETICIA MURILLO ROBAYO
JOSE FABIAN RODRIGUEZ PACHECO

12. APROBACIONES

CARGO FECHA FIRMA

Agencia para la Infraestructura del Meta 11-06-2021
 2. PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS

Titulo Fecha de
del
Construcción del puente vehicular sobre el caño santo domingo Preparació
Proyecto: vereda santa helena. n 28-01-2022

Enfoque de Gestión de Cambios:

El presente proyecto al tratarse de la planeación y ejecución de un puente vehicular, se encuentra

sujeto a cambios en algunas de las etapas de este; sin embargo, estos deben ser analizados
primeramente para poder así dar una viabilidad, siempre y cuando sea en pro de mejorarlo. Todas las
solicitudes de cambio pueden presentarse de algún tipo de incidente durante el proyecto o por otro
lado al ver alguna oportunidad de mejora.

Definiciones de Cambios:
Cambios de Tiempo: El tiempo en la ejecución del proyecto puede alterarse debido a imprevistos o
por el contrario se puede mejorar debido a rendimientos. Por lo anterior, las solicitudes de cambio en
este aspecto deben analizarse detalladamente, sobretodo en cuanto a las actividades del cronograma
para finalmente decidir si es viable o no un cambio.

El documento a modificar sería el cronograma del proyecto.

Cambios de Presupuesto: Este es uno de los cambios más cuidadosos y que en proyectos de
planificación y construcción de obra ocurren frecuentemente, es por esto que se debe hacer un
análisis minucioso respecto al cambio, ya que se entra a debatir el usar las reservas del proyecto o el
buscar recursos de diferentes lugares. El cambio de presupuesto se debe sustentar muy bien en un
comité ante el Sponsor, director del proyecto y demás involucrados de este.

Los documentos que deben modificarse son el presupuesto y los documentos de contratación.

Cambios de Alcance: Cambiar el alcance es cambiar la idea o el rumbo del proyecto, paquetes de
trabajo, entregable y demás; al igual que los anteriores cambios es de mucho análisis antes de
presentarse puesto que no debemos desviarnos de nuestros objetivos.

Los documentos a cambiar serían algunos entregables o paquetes de trabajo en la WBS

Cambios en Documentos del Proyecto: Todos los planes que integran el proyecto, tales como de
alcance, costo, tiempo, riesgos, comunicaciones, calidad, interesados, cambios, entre otros, deben ser
validados y tenidos en cuenta al momento de realizar una modificación de documentos.
 Tabla de Control de Cambios:
Nombre Rol Responsabilidad Autoridad
Agencia Para la Sponsor - Realizar el Total autoridad en todo lo
Infraestructura del Meta análisis de que concierne al proyecto.
los cambios
presentados.
- Dar por
aprobado o
rechazado el
cambio
presentado.
- Comunicar a
los
interesados el
resultado del
análisis de la
solicitud del
cambio.
Ivor Alexander Bacca Director del Proyecto - Recibir Alta, Aprobar y/o rechazar
Carrión solicitudes de las solicitudes de cambio y
cambio. comunicar al Sponsor
- Analizar los
cambios.
- Dar por
aprobado o
rechazado
todas las
solicitudes de
cambio.
- Validar
documentos.
- Exponer al
Sponsor los
cambios
solicitados y
realizados
Alcaldía de Mesetas Partes Interesadas - Sugerir Parcial sobre la gestión de
cambios del cambios
proyecto
Partes Interesadas Partes Interesadas - Sugerir Parcial sobre la gestión de
cambios del cambios
proyecto.
- Realizar una
retroalimenta
ción sobre los
cambios
 realizados.
Equipo de Trabajo Equipo de Trabajo del - Realizar Media, Aporte en el
Proyecto sugerencias análisis del cambio
sobre los
cambios del
proyecto.
- Cooperar en
la
modificación
de los
cambios
pertinentes.
El Instituto Amazónico Cooperante - Sugerir Media alta, al momento de
de Investigaciones cambios del analizar y dar aprobación o
Científicas ‘Sinchi’ proyecto. rechazar la solicitud
- Analizar los
cambios.

Proceso de Control de Cambios:

Solicitud de Cambio Enviada Las solicitudes de cambios podrán realizarlas las partes
interesadas del proyecto, el cooperante, el equipo del trabajo,
puede ser mediante correo electrónico, medio escrito o los
canales de comunicaciones establecidos en el proyecto.
Recepción de la Solicitud de Cambio Este proceso será realizado por el gerente del proyecto.
Envidad
Registro de la Solicitud de Cambio Por medio del formato establecido por el proyecto, el directo o
gerente del proyecto realizar el registro de dicha solicitud.
Seguimiento de Solicitudes de Cambio Este proceso lo realiza el director o gerente del proyecto
durante las reuniones que se presenten, puede apoyarse del
equipo del proyecto.
Revisión y Análisis de la solicitud de Todas las revisiones y análisis de solicitudes de cambios las
Cambio realizan a través de reuniones, el Sponsor, el director del
proyecto, el cooperante y quien solicitó el cambio,
Disposición de la Solicitud de CambioLa disposición final de aprobación o rechazo de un cambio la
realiza el Sponsor en conjunto con el director o gerente quien
es la persona que brinda asesoramiento y recomendaciones al
respecto.
Comunicación sobre la Disposición de Únicamente el Sponsor puede realizar la comunicación,
la Solicitud de Cambios después de disponerse.
Documentar las Solicitudes de Cambio Se apoyaran en el equipo de trabajo de haber alguna
modificación en las solicitudes de cambio
Implementación de las solicitudes de La implementación del cambio después de aprobado la realiza
Cambio el Director de Proyectos junto el equipo de trabajo del
proyecto.
3. FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIOS