Proyecto Entrega II

PROYECTO DE PRÁCTICA
DEPURACIÓN DE CARTERA
ESTUDIANTE
DAIRA INES TRUJILLO MORA
ID 621165
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI, SEPTIMO SEMESTRE - 2020

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DEPURACIÓN DE CARTERA
ESTUDIANTE
DAIRA TRUJILLO
I.D. 621165
DIRECTOR: GEOVANNY MARTÍNEZ MENDOZA
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI, SEPTIMO SEMESTRE – 2020

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Contenido
Introducción ............................................................................................................................ 7
1. Justificación ..................................................................................................................... 8
1.1 Objetivos ..................................................................................................................... 10
1.2 Objetivo General .........................................................................................................10
1.3 Objetivos específicos: .................................................................................................10
1.4 Diagnóstico del área de intervención ..........................................................................11
1.5 Identificación de las necesidades de la organización objeto de apoyo ....................... 12
1.6 Eje de intervención ......................................................................................................14
2. Direccionamiento estratégico ........................................................................................ 16
2.1 Misión..................................................................................................................... 16
2.2 Visión .......................................................................................................................... 16
2.3 Valores corporativos ...................................................................................................16
2.4 Objetivos ..................................................................................................................... 17
2.5 Marco contextual .........................................................................................................17
2.6 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica ..............................................19
2.7 Organigrama de la institución ..................................................................................... 20
2.8 Funciones y responsabilidades de acuerdo con el plan de trabajo .............................. 21

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3. Desarrollo disciplinar y resultados de la practica ............................................................. 22
3.1Cronograma de actividades previsto. (Diagrama de Gantt) .........................................22
3.2 Descripción de herramientas y recursos utilizados. .................................................... 23
3.3 Funciones y compromisos establecidos ......................................................................28
3.4 Descripción detallada del plan de trabajo y las funciones desarrolladas .................... 31
Otras actividades realizadas en el campo de practicas ...................................................... 34
3.5 Aportes realizados a la organización desde su cargo .................................................. 35
3.6 Matriz DOFA personal de la experiencia de practica realizada ..................................66
3.7 Marco de referencia .....................................................................................................69
3.8 Marco normativo (aplicable a las funciones desarrolladas propias de la .................... 70
disciplina) .......................................................................................................................... 70
Bibliografía ........................................................................................................................... 72
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Índice de tablas
Tabla 1 cronograma ..............................................................................................................22
Tabla 2 Comparación base de datos niños matriculados en ZETI vs CGUNO ................... 38
Tabla 3 Estudiantes con facturación de pensión de septiembre, los cuales no se encuentran
matriculados en ZETI ...........................................................................................................39
Tabla 4 Estudiantes matriculados en ZETI sin facturación de matrícula y pensiones.........40
Tabla 5 Estudiantes matriculados en ZETI y con pago de matrícula en el sistema contable,
pero sin facturación de pensiones ......................................................................................... 40
Tabla 6 Estudiantes registrados con código financiero diferentes en los módulos ZETI y
CGUNO ................................................................................................................................ 41
Tabla 7 Errores de escritura de los terceros .........................................................................42
Tabla 8 Estudiantes con valores y cobros diferentes a los establecidos, (periodos y
conceptos) ............................................................................................................................. 42
Tabla 9 Paz y salvo entregado por colegio ...........................................................................45
Tabla 10 Estudiantes que presentan mora de periodos anteriores y matricularon en nuevos
periodos académicos .............................................................................................................46
Tabla 11 Registro de estudiantes con moras entre 5 y 10 pensiones ...................................50
Tabla 12 Base de datos cartera castigada periodos 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017 .....54
Tabla 13 Relación de las notas de ajuste y reclasificación .................................................. 60
Tabla 14 Matriz DOFA personal .......................................................................................... 66

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Índice de gráficos
Gráfico 1 Organigrama fundación educativa Santa Isabel de Hungría ............................... 20
Gráfico 2 Recibo de pago suministrado por padre de familia .............................................44
Gráfico 3 Nota de reclasificación 2226 ...............................................................................47
Gráfico 4 Novedad de deserción modulo ZETI ...................................................................48
Gráfico 5 Correo enviado por secretaria académica informando novedad de deserción .....49
Gráfico 6 convenio de pago .................................................................................................51
Gráfico 7 Estado de cuenta estudiante con conbenio de pago .............................................52
Gráfico 8 Nota de ajuste y reclasificación NR 2205............................................................ 60
Gráfico 9 Nota de ajuste y reclasificación NR 2218............................................................ 61
Gráfico 10 Nota de ajuste y reclasificación NR 2222.......................................................... 62
Gráfico 11 Balance de comprobación .................................................................................. 63

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Introducción
La Cartera son las deudas que los clientes tienen con una empresa, producto de ventas
de bienes y servicios a crédito; Las empresas deben definir políticas que le permitan
realizar procesos efectivos de gestiones de cobro, si las empresas presentan deudas
catalogadas de difícil cobro o no recuperables, se debe proceder al deterioro de esta. A
continuación, se presentará información referente a la fundación “SANTA ISABEL DE
HUNGRÍA”, sobre la cual se realizará el proyecto de esta práctica, la principal actividad
económica de esta fundación es la prestación de servicio de educación. Para
este proyecto se revisará la base datos de uno de sus colegios y su cartera esto con el fin
de identificar las cuentas de difícil cobro.

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1. Justificación
El proyecto está dirigido sobre las cuentas por cobrar de la fundación “SANTA
ISABEL DE HUNGRÍA”, la actividad económica de esta fundación es la prestación del
servicio de educación y los ingresos que obtiene es a través del pago de matrículas y
pensiones de los estudiantes que aquí reciben este servicio. A esta fundación la
conforman varios colegios para este trabajo se tomará como referencia uno de ellos, al
cual le daremos el nombre de “Colegio San Juan” A lo largo de los años en el colegio
han quedado pendientes cuentas por cobrar a los padres de familia de algunos estudiantes
(meses de pensiones que no fueron cancelados), las cuales con el transcurso de los años
van quedando en el olvido, pero que aún registran en su contabilidad. Cuando las cuentas
por cobrar son calificadas como incobrables, se debe realizar la respectiva depuración y
llevarlas al gasto con el objetivo de reconocer financieramente su pérdida.
Al realizar indagación sobre la cartera de este colegio se encontró que la información
presentada no es pertinente, teniendo en cuenta que algunas de estas deudas ya
prescribieron, y por otro lado según indagaciones realizadas hay indicios de que al
momento de realizar las matrículas e inscripción se presentan algunos errores tales como
la asignación de doble código al estudiante lo cual genera una doble facturación o casos
de estudiantes desertores que no son reportados en los tiempos establecidos al área de
cartera y se le siguen facturando pensiones por este motivo se infiere que la cartera se
encuentra desactualizada.
La sección 11 de las NIIF para Pymes nos dice que una entidad debe medir sus
activos financieros a un valor razonable, y que si se encuentra evidencia de deterioro del

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valor en libros se debe reconocer una pérdida por deterioro, al revisar la información
encontrada en cartera, se identificó que la empresa no está realizando la medición y
reconocimiento de su cartera de manera adecuada.

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1.1 Objetivos
1.2 Objetivo General
Realizar la revisión de la cartera del colegio San Juan Bautista, con el fin de determinar la
realidad económica, financiera y contable, reflejada en sus estados financieros y generar
los procedimientos necesarios que nos permita el saneamiento de la cartera, a través de su
depuración y/o el castigo de esta.
1.3 Objetivos específicos:
● Analizar los diferentes procesos que puedan influir en los registros no pertinentes
de la cartera
● Observar la base de datos de los estudiantes, realizando una comparación de la
información encontrada en el módulo ZETI y los registros del programa contable
CGUNO
● Interpretar con la mayor precisión los diferentes hallazgos
● Presentar una información real sobre la cartera del colegio San Juan Bautista
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1.4 Diagnóstico del área de intervención
Teniendo en cuenta lo observado en el área de cartera, se puede decir que el personal
no es suficiente para desarrollar esta labor, como bien es cierto este proyecto está basado
en uno solo de los colegios de la fundación, es necesario decir que para la jefe de cartera
y su auxiliar en los periodos de matrícula su trabajo se multiplica, con lo que se pueden
llegar a cometer errores, dejando pasar por alto algunos hechos que en un futuro tengan
trascendencia.
Por otra parte, también es necesaria la colaboración de la secretaría del colegio, en
brindar informe oportuno con respecto a novedades presentadas con los estudiantes
(Deserción, retiros), esto con el fin de que esta área esté siempre informada de cada
novedad y realizar su respectiva actualización.
Un aspecto importante que se evidencia es que no existe una comunicación asertiva en
el grupo de trabajo y por este motivo no se ha logrado identificar las inconsistencias, y
determinar responsabilidades en cada situación, por ello se hace importante ejercer una
auditoría sobre los procesos realizados.
Un aspecto importante de resaltar es que en esta área se nota mucho el individualismo,
egoísmos entre las personas del área y los colaboradores, y las posibles observaciones
que se les pueda realizar no las toman de buena manera. ya que las personas a cargo de
esta área tienen varios años de realizar el proceso.

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1.5 Identificación de las necesidades de la organización objeto de apoyo
Esta fundación presenta algunas dificultades en las diferentes áreas las cuales pueden
dar orígenes a que los objetivos de cada área no se logren cumplir a cabalidad, a
continuación, se mencionan algunos de ellos.
Área de cobranza: La necesidad encontrada radica buscar mejores estrategias en los
procesos de cobranza, ya que las personas encargadas de realizar la gestión de cobro
presentan varios inconvenientes en este proceso, no realiza el seguimiento adecuado a
los acuerdos de pago realizados con los padres de familia de los estudiantes, dando
mayor importancia a los a los acuerdos con fechas recientes, dejando atrás los acuerdos
de periodos anteriores, no se realiza una adecuada segmentación de los clientes según el
periodo de vencimiento de cartera esto permitiría una mejor identificación de los
clientes, e ir mejorando las estrategias para prevenir futuros incumplimientos.
Área de compras: Las dificultades que pude observar en esta área es que no se
realiza en ocasiones la correcta radicación de las facturas, y esto retrasa mucho los
procesos del área de contabilidad ya que esta tiene puesto unos tiempos límites para
realizar la acusación de las respectivas en cuanto al cierre de mes se refiere, y en
ocasiones ya ha realizado cierre y siguen llegando facturas para causar en el mes
anterior, y esto genera que el asistente contable que es el encargado de realizar la
liquidación de impuestos deba realizar su proceso nuevamente, o este se retrase.
Tesorería: La necesidad que puede evidenciar en esta área es que necesita mejorar su
gestión en el proceso de planificación de los pagos, tener presente que es lo que debe
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liquidar cada mes y tener muy claro las fechas, esto con el fin de tener el efectivo
necesario para poder efectuarlo.
Área de nómina: La dificultad presentada en esta área es que todos los meses al
realizar cierre de mes presentan problemas con las conciliaciones, el motivo de esto se
debe a las incapacidades, que hasta el momento se ha tratado de realizar mejoras en el
proceso aún no ha sido posible.
Talento humano: La necesidad de esta área es realizar un diagnóstico sobre el clima
laboral, con el fin de identificar el motivo de deserción de algunos trabajadores.

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1.6 Eje de intervención
Las cuentas por cobrar hacen parte del activo más líquido después del efectivo, estas
cuentas representan las ventas o en este caso se refieren a la prestación de un servicio
(educación). Es importante resaltar el impacto que estas cuentas por cobrar representan
en la situación financiera de una empresa y que el hecho de realizar un deterioro de la
cartera tendrá un gran impacto en el gasto y por ende se verá también una disminución
considerable de sus activos ya que parte de la liquidez de las empresas se ve representada
en estos activos.
Al realizar el deterioro el valor de la cartera disminuye y se reconoce como gasto, de
modo que su contabilización será un crédito a la cuenta de cartera y un débito a la cuenta
de gastos, lo cual afecta directamente los resultados de ejercicio, es decir, disminuye la
utilidad en el valor que los clientes no pagan.
Si no se hiciera la respectiva depuración la información presentada en los estados
financieros no sería real, ya que mostraría unas cuentas por cobrar que, si bien son reales,
jamás se podrán cobrar, por lo que se estaría presentando una información contable
inexacta e irreal.
Es importante saber que después de identificar que son cuentas de difícil cobro, estas
se deben reconocer como perdidas, pero para darles de baja se debe contar con la
autorización de la autoridad competente tal puede ser el caso de los socios o líder
financiero, según sea el caso, y de esta manera se procede a realizar la respectiva
reclasificación, contabilización y castigo de la cartera.

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Al realizar el respectivo castigo a dichas cuentas el efectivo corriente de la empresa se
disminuye lo que puede afectar también sobre su solvencia de allí la importancia de
ejercer un buen control sobre las cuentas por cobrar con el fin de minimizar lo máximo el
riesgo de pérdidas.
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2. Direccionamiento estratégico
2.1 Misión
La Fundación Educativa “SANTA ISABEL DE HUNGRÍA” es una organización
privada sin ánimo de lucro, que administra estratégicamente los Colegios Arquidiocesanos,
bajo los principios de la iglesia católica, para que cumplan su misión social de educar.
2.2 Visión
Para el año 2021 seremos reconocidos a nivel regional y nacional por generar impacto
social, mediante una administración efectiva de los Colegios a nuestro cargo. Ampliaremos
la cobertura, diversificamos la oferta educativa y nos posicionamos por la calidad de
nuestro servicio, bajo los principios de la iglesia católica.
2.3 Valores corporativos
● Mejoramiento continuo.
● Liderazgo.
● Productividad.
● Responsabilidad.
● Transparencia.
● Comunicación.
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2.4 Objetivos
Prestar los de servicios educativos en los niveles de transición, educación básica
primaria, educación básica secundaria, y educación media de acuerdo en lo autorizado en
las licencias de funcionamiento de cada uno de los centros educativos.
2.5 Marco contextual
El procedimiento de un adecuado recaudo de cartera es muy importante
en organizaciones donde su actividad económica es la venta de bienes o servicios, es
importante realizar una excelente gestión en esta área, ya que la cartera y el inventario son
los componentes básicos del Activo Corriente, y una mala administración de estos genera
un alto costo de oportunidad y financiación.
Es importante tener claro el concepto de cartera el cual se podría definir como “un
conjunto de recursos, del que nace un derecho para la empresa que concede el crédito a
sus clientes, representado en variedad de documentos o títulos valores que lo respaldan.”,
de esto se puede inferir que el crédito otorgado le concede unos derechos al acreedor y
unos deberes al deudor.
El hecho de otorgarle un crédito a un cliente también representa un riesgo para la
empresa, para tener éxito en el manejo de este riesgo es importante tener en cuenta la
situación económica del negocio, las expectativas de los integrantes de la organización,
la información sobre el comportamiento crediticio de los clientes, el contar con
herramientas tecnológicas que faciliten los procesos. Todas las organizaciones que
ofrecen la opción de crédito a sus clientes se pueden representar un riesgo de iliquidez,

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para ello es importante identificar candidatos rentables, diseñar un método de cobranza
eficiente y efectivo.
Dentro de la gran gama de candidatos que las empresas pueden tener para la creación
de una cartera estas se encuentran con la dificultad de que no existe una discriminación
perfecta con la cual se pueda determinar quién es un buen candidato y quien no, las
empresas se pueden encontrar con clientes buenos y clientes malos y entre éstos un
elevado porcentaje de candidatos con incertidumbre. Por medio de la administración de
los riesgos se busca alcanzar es un equilibrio dentro de todos estos elementos es que el
riesgo sea menor.
Existe una teoría cartera la cual nos indica un conjunto de normas que determinan la
forma en que concretamente pueden construirse carteras con determinadas características
que se consideran deseables. Para esto se utiliza un método; este es el de optimización
por medio de la Media Varianza (CMV), que nos indica las características que deben
tener aquellos que son eficientes y ventajas de la diversificación de las inversiones.
Es importante tener presente el papel que desempeña el gerente financiero en cuanto
a este tema ya que este es el encargado de buscar estrategias que le permitan a la
empresa maximizar su rendimiento a un mínimo nivel de riesgo, sus estrategias deben
permitir constituir una cartera eficiente. Y su control financiero requiere un manejo
basado en los indicadores que permitan resultados.
Desde el punto de vista empresarial, el establecer un sistema de créditos tiene como
objetivo principal incrementar el volumen de las ventas mediante el otorgamiento de

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facilidades de pago al cliente, pudiendo ser este comerciante, industrial o público
consumidor que no presente disponibilidad para comprar bienes o servicios con dinero en
efectivo y de esta forma, cumplir con el objetivo principal de la organización el cual es
generar mayores ingresos y rentabilidad para la empresa. Estos créditos están compuestos
por solicitante del crédito (Clientes deudores), otorgante del Crédito (Acreedores),
documentos a cobrar: Facturas, letras, pagarés; etc., deudores Morosos - Garantías Reales
o Prendarias - Tasa de interés pactada, monto del crédito, plazos y modalidad de pago.
2.6 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica
La Fundación Educativa “SANTA ISABEL DE HUNGRÍA”, identificada con el
Nit. 800.116.881-3, fue fundada por la Arquidiócesis de Cali, identificada con el número
890.304.049-5, de acuerdo con el Decreto Arzobispal No 142 de fecha 23 de diciembre de
2004, emanado por Monseñor Juan Francisco Sarasti Jaramillo. inspirada en la luz del
evangelio, administramos 19 colegios en la ciudad de Santiago de Cali, con el objeto de
formar personas íntegras para la sociedad, que realicen procesos humanos y académicos en
ambientes innovadores de aprendizaje, promoviendo la inclusión, la diversidad cultural, y
étnica, el respeto por la naturaleza, el liderazgo y las oportunidades del cambio hacia la
cultura de paz que requiere el país.
Está comprometida con la administración estratégica de los colegios en el marco de la
mejora continua, garantiza la calidad del servicio educativo con el cumplimiento de los
requisitos legales, frente a la gestión de riesgos laborales y la protección ambiental del
contexto, generando impacto social en la población vallecaucana.

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2.7 Organigrama de la institución
Gráfico 1
Organigrama fundación educativa Santa Isabel de Hungría
Fuente: Colegios arquidiocesanos

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2.8 Funciones y responsabilidades de acuerdo con el plan de trabajo
● Mi responsabilidad es entregar un informe sobre el impacto que tendría el
deterioro de cartera sobre los activos de la empresa.
● Realizar un seguimiento a los diferentes procesos realizados en el área de cartera
con el fin de identificar los problemas que conllevan a que la institución no pueda
presentar su cartera con datos reales.
● Colocar a disposición de la institución todos mis conocimientos adquiridos a lo
largo de mi periodo educativo con el fin de poder contribuir a su desarrollo y a el
cumplimiento de sus objetivos

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3. Desarrollo disciplinar y resultados de la practica
3.1Cronograma de actividades previsto. (Diagrama de Gantt)
Tabla 1
Cronograma
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE MARZO ABRIL
02/09/2019
05/09/2019
06/09/2019
11/09/2019
12/09/2019
16/09/2019
15/10/2019
17/10/2019
19/10/2019
24/10/2019
01/11/2019
15/11/2019
29/11/2019
19/03/2020
20/03/2020
09/04/2020
10/04/2020
13/04/2020
24/04/2020
26/04/2020
30/04/2020
28/052020
ACTIVIDAD Inicio Final
Entrevista con las personas del área de cartera 02/09/2019 05/09/2019
Revisión de cartera col San Juan Bautista 06/09/2019 15/10/2019
PROCESOS
Revisión base de datos ZETI 11/09/2019 19/10/2019
DE EJECUCION Y
Visita al colegio 12/09/2019 12/09/2019
SOLUCION DE
llamadas telefónicas 16/09/2019 10/24/2019
LA
Depuración de cartera 16/09/2019 29/11/2019
PROBLEMÁTICA
Elaboracion de informe 15/10/2019 29/11/2019
Entrevista con área cobranza 17/10/2019 01/11/2019
Cronograma de actividades 19/03/2020 20/03/2020
Descripción de herramientas y recursos utilizados 09/04/2020 09/04/2020
Funciones y compromisos establecidos 10/04/2020 10/04/2020
ELABORACIÓN
Descripción detallada del plan de trabajo y
DEL
Las funciones desarrolladas 13/04/2020 13/04/2020
ENTREGABLE
Aportes realizados a la organización desde su cargo 24/04/2020 24/04/2020
DE PRACTICA
Matriz DOFA 27/04/2020 27/04/2020
Marco de referencia 01/05/2020 01/05/2020
Marco normativo 05/05/2020 05/05/2020
Fuente: elaboración propia

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3.2 Descripción de herramientas y recursos utilizados.
Sistema contable CGUNO: Este programa surgió en el año de 1981, es propiedad de
SIESA, este programa permite obtener un control eficiente de la información, su
implementación se realiza por módulos, lo cual hace que se acomode a las necesidades
de las empresas, y se pueden realizar actualizaciones permanentes.
Para esta ocasión se ingresará por el módulo financiero, contabilidad, cuentas por
cobrar, cuentas 13050526 y 13050525, las cuales corresponden a la cartera clientes por
concepto de pensiones de estudiantes privados y su contrapartida será la 13990501,
13050580,13050581 deterioro de cartera.
Teniendo en cuenta que la información contable debe ser comparada con la base de
datos de los colegios con respecto a las matrículas, fechas de estas y asistencia de los
estudiantes a la institución educativa será necesario ingresar al programa ZETI.
ZETI: El Portal de Servicios Educativos ZETI, es una moderna plataforma
tecnológica soportada en Internet. La cual permite a las Instituciones Educativas
Oficiales y Privadas desarrollar procesos administrativos, académicos y evaluación, la
plataforma ZETI es una herramienta de Gestión de Procesos de Calidad.
Los datos para la comparación de base de datos se obtendrán ingresando al módulo de
colegios, en donde se logrará evidenciar fecha de matrícula de cada estudiante, y
novedades tales como fecha de retiro, deserción, según sea el caso.

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Excel: Programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata
de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
Este programa será, muy útil ya que en este se creará una hoja de cálculo, de la cartera
del colegio la cual será obtenida del programa contable, esta contará con los siguientes
datos, código financiero del estudiante, nombres, apellidos, pensiones pendientes por
cancelar, fecha de facturación y valor.
Word: Microsoft Word es un programa informático el cual nos permite realizar el
procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado de
manera predeterminada en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.
Este programa será útil ya que es en este dónde se realizará el informe entregado al
colegio sobre el proceso realizado, sobre la depuración de cartera, y sus diferentes
hallazgos.
Visita al colegio: La visita se realiza con el ánimo de entrevistar y socializar el trabajo
que se va a desarrollar, indicando a las partes involucradas (rector, secretaria académica),
la importancia de su apoyo, acompañamiento, disponibilidad y oportunidad en brindar la
información solicitada.
Llamadas telefónicas: Estas llamadas serán realizadas tanto a rectores de cada
institución, así como a las secretarias académicas de las mismas, debido a que para la
revisión de la cartera es necesario del apoyo de estas personas las cuales nos podrán
ayudar brindándonos información que contribuya al desarrollo de los procesos.

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Correos electrónicos: Este recurso será utilizado con el fin de que las solicitudes
realizadas telefónicamente queden soportadas atreves de un correo electrónico, y a su vez
atreves de este medio se enviará todos los soportes que los colegios suministren, tales
como scanner de recibos de pago, copias de las novedades de asistencia.
Carpeta de estudiante: Esta es una carpeta que se le crea a cada uno de los
estudiantes al momento de ser matriculado en la institución, donde se encuentran sus
datos personales, documentos, certificados de estudios de periodos anteriores, paz y salvo
de los mismos, anotaciones correspondientes a novedades que el estudiante pudo haber
presentado en el transcurso de su instancia en institución educativa.
Se realizará la revisión de las carpetas década uno de los estudiantes morosos, según
sea la situación y si el proceso lo amerita, con el fin de identificar asistencia del
estudiante, si al momento de retiro o de matrícula en un nuevo periodo académico se
encontraba a paz y salvo, o realizo convenio de pago.
Entrevista área de cartera: Una entrevista es un intercambio de ideas a través el
dialogo, entre una o varias personas, donde el encargado de realizar preguntas es el
entrevistador, el objetivo de la entrevista es obtener información.
Esta entrevista se lleva acabo con la finalidad de conocer el proceso de facturación y
las diferentes políticas que existan, tanto para matriculas, como para facturación y
periodos de vencimiento del pago de cada una de las pensiones.
Entrevista con el área de cobranza: Esta entrevista se realizará con el fin de validar
la gestión de cobranza, identificando que estudiantes han realizado convenios de pago.

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NIIF para PYMES: Las Normas Internacionales de información Financiera (NIIF)
son un grupo de estándares que buscan la generación de Estados Financieros con
información clara, contundente, transparente y de alta calidad. Con esta información,
inversionistas, acreedores y usuarios estarán en la capacidad de tomar decisiones
financieras sobre el futuro de la empresa.
Teniendo en cuenta que el tema abordado es la depuración de cartera la sección de las
NIIF para tener en cuenta es la sección 11 - Instrumentos Financieros Básicos “tratan del
reconocimiento, baja en cuentas, medición e información a revelar de los instrumentos
financieros (activos y pasivos financieros)”.
Políticas contables: Políticas contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y
procedimientos específicos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de
sus estados financieros.
Es importante identificar si la organización cuenta con políticas contables para
identificar, si estas son adecuadas y se aplican conforme lo dispone la normatividad, las
cuales deben permitir una clara definición del tratamiento contable de las operaciones
realizadas, para determinar que la información presentada en los estados financieros sea
real.
Trabajo de grado: González, L.V., Carrero,Z. & Osorio,L.J (2018) “Implementar un
procedimiento que reduzca los altos niveles de cartera en los colegios privados de
Bogotá, aplicado en la escuela normal superior nuestra señora de la paz” (Trabajo de
grado). Universidad Piloto de Colombia, Bogotá.

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recuperado de
http://repository.unipiloto.edu.co/bitstream/handle/20.500.12277/4705/00004939.pdf?seq
uence=1&isAllowed=y
Este trabajo me dio pautas sobre la identificación de problemáticas en la cartera de
instituciones educativas, realizar un seguimiento oportuno a los procesos, me permitió
realizar una comparación de las políticas del área de cartera, para lograr abordar el
problema de cartera en la institución donde realice las practicas.
Página web: Actualícese (2016,18 de noviembre) provisión o deterioro de cuentas
por cobrar según el Estándar para Pymes. recuperado de
https://actualicese.com/provision-o-deterioro-de-cuentas-por-cobrar-segun-el-estandar-
para-pymes/.
Me permitió aclarar la definición del concepto deterioro de cartera, la norma indica
que es más apropiado utilizar la palabra a deterioro de cartera a provisión, aunque el
concepto sea el mismo.
página web: Flórez. E, (2014, julio 24) ¿Es posible en NIIF (IFRS) realizar el
deterioro de cartera en forma global, pero cambiando los porcentajes actuales?
recuperado de https://actualicese.com/deterioro-de-cartera-en-forma-global-en-niif-
cambiando-los-porcentajes-actuales/
el consejo emisor de las NIIF el IASB indica que el modelo de deterioro por rangos no
es apropiado, cada cartera debe ser analizada individualmente, ya que todos los clientes
28
son diferentes, el correcto análisis de esta nos permitirá tomar una decisión razonable al
momento de realizar el deterioro.
3.3 Funciones y compromisos establecidos
Teniendo en cuenta que el colegio registra en su cartera saldos correspondientes a
periodos de los años 2014-2015,2015-2016,2016-2017 denominadas deudas de difícil
cobro, y registros no pertinentes tanto en pensiones, o matriculas debidos a facturaciones
dobles, o al no reportar oportunamente novedades sobre retiro o deserción de algunos
estudiantes, se procede a la revisión detallada, con el fin de identificar la cartera real
vigente, así como las carteras no pertinentes y proceder a realizar el castigo de las misma.
Para realizar este trabajo fue necesario realizar entrevistas y socializar el objetivo del
trabajo propuesto, tanto con el rector de la institución, secretaria académica, personas
encargadas del área de cartera y área de cobranza, todo esto con el fin de que cada área
contribuya suministrando la información necesaria para logran el objetivo propuesto.
Entrevista con las personas del área de cartera: Teniendo en cuenta que no contaba
conocimientos de los procesos que se realizaban en esta área, y tampoco tenía
conocimiento en el manejo del programa contable, fue muy importante realizar
entrevistas con las personas encargadas del área con el fin de conocer el proceso y que
estas a su vez me den una inducción de como realizar cada proceso en esta área.
Revisión de cartera colegio san juan Bautista: Para realizar su revisión, se tomó un
libro auxiliar de cuentas por cobrar de las cuentas (13050525 -13050526) clientes, con
corte a al 30 de agosto del 2019 corresponde a la cartera real de dicha institución, donde
29
se procede a identificar la cartera de difícil cobro la cual corresponde a los años 2014-
2015,2015-2016, 2016-2017 el objetivo es establecer cuales pensiones no son pertinentes
y se les debe realizar el ajuste, y cuales efectivamente se deben castigar, posteriormente
se procede a tomar un libro auxiliar de las mismas cuentas con corte al 30 septiembre del
2019, con el fin de obtener datos de la cartera más actualizados, teniendo en cuenta que
este colegio es calendario B, es probable que hasta dicha fecha un gran porcentaje de la
población ya haya realizado tanto la matrícula financiera como la académica, esto nos
permite obtener datos mas precisos al momento de conciliar los datos sustraídos de los
dos módulos (ZETI y CGUNO).
Visita al colegio: Esta visita se realizó el día 12 de septiembre del 2019 en compañía
de la señora Julia Londoño quien es la contadora de la institución, en la cual se socializo
el trabajo que se realizaría con respecto a la cartera y su revisión, en dicho encuentro
estuvo presente el señor rector, y la secretaria académica, en donde se pudo informar
sobre la importancia del proceso a realizar y la necesidad de su apoyo para lograr
avanzar, ya que el colegio es el que puede brindar información confiable basada en los
registros y carpeta de cada uno de los estudiantes.
Llamadas telefónicas: Estas se realizan en el momento de que se requiera
información adicional, y sea necesario solicitar el suministro de soportes según los
hallazgos que en el proceso se encuentren, por lo general se realizaron cuando se
necesitaba que se busque e información de algún estudiante en especial, él envió de paz y
salvos de algunos de los estudiantes en determinados periodos académicos, estas
llamadas fueron continuas a lo largo del proceso de revisión.

30
Revisión base de datos ZETI: Esta revisión se realizó en paralelo con la revisión
contable, dado que es necesario realizar una comparación de que la información contable
y los datos de los terceros correspondan efectivamente a cada estudiante, así como
identificar que las pensiones y matriculas facturadas y cobradas sean pertinentes, esta
actividad también se realizó a lo largo del proceso.
Creación de base de dados en Excel: Con el fin realizar la conciliación de los datos
encontrados en los dos módulos CG UNO y ZETI se procede a ingresar estos datos en
una hoja de cálculo, donde se logran identificar diferencias tanto en nombre de los
terceros, códigos financieros del estudiante, se identifican estudiantes que se encuentran
matriculados y activos en la institución educativa pero no se le han realizado ningún
cobro de pensiones. Posterior a la revisión de cartera se creará una base de datos de todos
los estudiantes que presenten moras en periodos académicos correspondientes a los años
2014-2015,2015-216,2016-2017, esta base de datos permitirá que no se pierda la
trazabilidad de la historia financiera del estudiante.
Depuración de cartera: Después de identificar que pensiones son de difícil cobro, y
cuales no son pertinente, se procedió a realizar las respectivas notas contables, como
algunas de estas cuentas afectarían el gasto fue necesario solicitar autorización previa del
líder financiero, así como de la directora ejecutiva para realizar el respectivo proceso,
cabe señalar que dichas autorizaciones fueron solicitadas directamente por la señora Julia
Londoño.
Entrevista área de cobranza: Como se encontraron mucho estudiante con saldos
entre 5 y 10 pensiones pendientes por pago se procedió a entrevistar a la abogada,

31
encargada del proceso de cobranzas para identificar si se les realizo algún proceso o
gestión con dichos estudiantes, en el cual se identificó que algunos de ellos realizaron
acuerdos de pago, cancelaron la primer cuota, y no continuaban con el pago de la
obligación, y un agravante a esto fue que se identificó que al momento de realizar la
gestión de cobranza se daba prioridad en el proceso a las carteras vencidas con fechas
recientes y no se tomaban en cuenta las carteras de años anteriores, tales como las de los
años ( 2014,2015,2016) las cuales únicamente hacían parte de un archivo, sobre el cual
no se realizaba ninguna gestión.
Elaboración de informe: Después de realizada la revisión de la cartera del colegio,
se procedió a la realización del informe, en el cual se realizan la entrega sobre los
diferentes hallazgos encontrados, informe sobre el total de la cartera depurada,
inconsistencias encontradas en la conciliación de ZETI y CG UNO, y se realizan algunas
recomendaciones con el fin de mejorar el proceso.
3.4 Descripción detallada del plan de trabajo y las funciones desarrolladas
Cronograma de actividades: Este cronograma se realiza con la finalidad de
establecer los tiempos sobre los cuales se realizará cada una de las actividades, las cuales
permitan el alcance de los objetivos propuestos, con el fin establecer un orden lógico y
consecuente de las tareas previstas, de igual manera lograr agendar las citas de las
entrevistas a realizar, por otro lado, este cronograma logrará establecer la eficiencia y el
desempeño en cada actividad.

32
Descripción de las herramientas y recurso utilizados: En este punto se encontrarán
las diferentes herramientas y recursos utilizados, que en conjunto permitieron el
desarrollo de este trabajo, ya que cada una de estas fue necesaria, teniendo en cuenta que
sin los datos que se obtuvieron a treves de los diferentes programas, y procesos utilizados
no hubiese sido posible realizar la revisión y posterior depuración de cartera.
Funciones y compromisos establecidos: En este punto se encontraran las diferentes
funciones realizadas en pro del cumplimiento de los compromisos establecidos en
práctica I, estos fueron entregar un informe sobre el impacto que tendría el deterioro de
cartera sobre los activos de la empresa, realizar un seguimiento a los diferentes procesos
realizados en el área de cartera con el fin de identificar los problemas que conllevan a
que la institución no pueda presentar su cartera con datos reales y colocar a disposición
de la institución todos mis conocimientos adquiridos a lo largo de mi periodo educativo
con el fin de poder contribuir a su desarrollo y a el cumplimiento de sus objetivos. Para
ello se realiza revisión de base de datos, tanto del programa contable como del programa
ZETI, conciliación de información, visita al colegio, llamadas telefónicas, entrevistas.
Descripción detallada del plan de trabajo y las funciones desarrolladas: En este
punto se realizará una descripción, detallar las diferentes acciones o procesos, que se
llevaron a cabo en el proceso de solución a la problemática y sobre las demás actividades
realizadas en la práctica.
Aportes realizados a la fundación desde su cargo: En este punto se darán a conocer
cada uno de los aportes que se realizaron a la institución, a través del proceso de la
33
práctica, los diferentes hallazgos encontrados en el desarrollo a la solución de la
problemática planteada, y algunas recomendaciones entregadas.
Matriz DOFA o FODA personal de la experiencia de practica realizada: Esta
matriz es una herramienta que permite realizar un diagnóstico sobre las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas sobre la experiencia en la práctica, lo cual en
conjunto brinda la oportunidad de tener un conocimiento personal sobre nuestra situación
real, esto nos ayudara a tomar decisiones, sobre las cosas que necesitamos cambiar,
fortalecer y mejorar, teniendo en cuenta que estamos en un proceso formativo, el lograr
realizar una matriz DOFA apropiada nos permitirá focalizarnos, e identificar si estamos
realizando un proceso apropiado, el cual nos permita tener éxito profesionalmente.
Marco de referencia: son los diferentes documentos que nos dan a conocer las
regulaciones existentes sobre determinadas actividades, los cuales nos brindan
lineamientos en la ejecución de dichos procesos, permiten además realizar una
interpretación sobre la información obtenida.
Marco normativo (aplicable a las funciones desarrolladas propias de la
disciplina): Conjunto general de normas, criterios, metodologías, lineamientos y
sistemas, que establecen la forma en que deben realizarse los procedimientos, con lo cual
se asegura que los procedimientos realizados están se encuentran bajo los lineamientos
de las normas.
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Otras actividades realizadas en el campo de practicas
Elaboración de notas internas: La nota de contabilidad es un documento interno de
la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de
operaciones que no tienen soportes externos, las notas internas que realice fueron notas
de amortización de las diferentes pólizas de seguros que tiene la fundación, tanto de
seguros de software, seguros estudiantiles, seguros personales, dichas notas se realizan
mensualmente.
Inventario propiedad planta y equipo: Esta actividad la realice en apoyo de la
auxiliar de activos fijos, en uno de los colegios de la fundación, con el fin de identificar
la totalidad de activos existentes y que se pueda realizar un control adecuado sobre cada
uno de ellos.
Creación de base de dados terceros: Esta actividad la realice en el área de cartera, el
objetivo ingresar al sistema contable los datos de los estudiantes acudientes, con el fin de
realizar los registros pertinentes.
Facturación: Teniendo en cuenta que la auxiliar de cartera salió de vacaciones, fui
trasladada a esta área, ya que a través del proceso de revisión de cartera logré adquirir el
conocimiento para realizar esta actividad, la facturación se realiza a los estudiantes tanto
en matriculas y pensiones.
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Conciliación de proveedor norma: Esta actividad la realizo diariamente, teniendo en
cuenta que para dicho proceso debo estar alimentando constantemente un archivo, en el
cual se debe registrar la información de la facturación emitida con el proveedor y
corroborar que el colegio facturado y despachado haya recibido la mercancía, se debe
solicitar que el colegio envié al área de contabilidad copia de la factura con fecha y sello
de recibido, posterior a esto se archivan dichos soportes.
3.5 Aportes realizados a la organización desde su cargo
Informe
Con el objetivo de mantener la información financiera con cifras reales y confiables,
se realiza revisión y depuración de los saldos registrados en el módulo de cartera, el cual
respalda los valores presentados en la cuenta contable de cartera clientes por concepto de
pensiones de estudiantes privados.
Para el desarrollo de la depuración, el 12 de septiembre del 2019, se realizó una
reunión previa el equipo directivo de la Institución Educativa San Juan Bautista, donde se
explicó la dinámica de trabajo a realizar, la importancia del apoyo de la secretaria
auxiliar para realizar las revisiones individuales a las carpetas de los estudiantes.
Finalmente se aprovecha el proceso para realizar una comparación de las cifras de
matrícula con base en lo reportado en la contabilidad, (cuenta de ingresos) ,contra
módulo ZETI (matricula académica).

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El trabajo realizado permite obtener cifras a ajustar sobre los saldos existentes y
generar conclusiones y recomendaciones en pro de la mejora continua de los procesos.
Objetivo:
Con el objetivo de mantener la información financiera con cifras reales y confiables,
se realiza revisión y depuración de los saldos registrados en el módulo de cartera, el cual
respalda los valores presentados en la cuenta contable de cartera clientes por concepto de
pensiones de estudiantes privados.
Alcance:
El proceso para la depuración de las cuentas contables 13050525 y 13050526 inicia
desde la identificación de saldos al 30 de septiembre de 2019 y la conciliación de los
módulos de Cartera (Contabilidad) y el módulo de mantenimientos (matricula académica,
listados por grupo y estudiantes) de ZETI y finaliza con la determinación de la cartera
real del colegio San Juan Bautista.
Desarrollo del informe
De acuerdo con lo establecido en la Norma contable aplicable a la Fundación
Educativa Santa Isabel de Hungría (NIIF), las Entidades deben garantizar cifras que se
acerquen a la realidad financiera, por lo tanto, se realiza la depuración de los saldos de
cartera reflejados en la contabilidad de las cuentas 13050525 y 13050526 por conceptos
de pensiones facturadas en la prestación del servicio educativo privado, para ello se
realizaron las siguientes actividades:

37
 Se concilió la base de estudiantes matriculados en ZETI, frente a los registrados con
pago y/o causación de matrícula de CGUNO y pensión del mes de septiembre de 2019,
comparando paralelamente la cantidad de estudiantes cobrados en cada uno de los
conceptos de recaudo (matricula, agenda, costos educativos, bibliotecnología y
pensión).
 Se clasificaron los estudiantes que registran moras en cartera de periodos académicos
anteriores y figuran con cobro de pensión en el nuevo año lectivo 2019-2020, lo que
determina niños con mora que fueron matriculados.
 Se clasifican los saldos de cartera de periodos 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017 que
oportunamente fueron provisionados como cuentas de difícil recaudo y se castigaron
definitivamente, dándoles de baja en el módulo cartera. Para no perder la trazabilidad
de la historia financiera del estudiante, se deja una base de datos con el listado de cada
uno de los estudiantes que fueron dados de baja.
 De los estudiantes dados de baja, se realiza un seguimiento con apoyo de la secretaria,
consultando el auxiliar de cartera y sobre esta base de datos se seleccionó una muestra
para verificar en la carpeta de cada estudiante si registra alguna novedad o se le entregó
paz y salvo del área de cartera o del colegio para retirar los documentos o matricular el
siguiente periodo.
 Se determinó las inconsistencias de la información básica de cada estudiante registrada
en los dos módulos.
 Se realizo un seguimiento detallado a los casos de los estudiantes que figuran con
documentos GO pendientes de pago, y en algunos casos matriculados en el nuevo
periodo académico.
38
Fuentes de información
 Listado del sistema CGUNO, modulo cartera de las cuentas 13250525 y 13052506
con corte a septiembre 30 de 2019, tomando como base todos los documentos pendientes
de pago.
 Reporte del ZETI de los estudiantes matriculados (listados de grupos y matricula
académica) del periodo 2019-2020.
 Muestra de las carpetas de los estudiantes con saldos pendiente de pago.
 Entrevistas con el personal encargado del proceso.
Hallazgos en el proceso realizado
 Al realizar la comparación del módulo ZETI vs contabilidad (facturación periodo
2019-2020), se encontró diferencias en la cantidad de estudiantes facturados por
cartera como se puede observar a continuación.
Tabla 2
Comparación base de datos niños matriculados en ZETI vs CGUNO
Fuente: Elaboración propia, tomada del informe original Depuración de cartera Colegio San Juan Bautista
39
Teniendo como base que el concepto cobrado a toda la población son las agendas, se
evidencia que existe 8 niño que aparece con matrícula en ZETI sin cobro de matrícula en
CGUNO.
 Comparando la cantidad de niños matriculados en ZETI vs contabilidad se
observaron algunas diferencias. Aunque es claro que el colegio tiene estudiantes
becados que no pagan algunos conceptos a la fecha no se recibió el soporte que
valide cuantos y cuales niños fueron beneficiados para poder tener la certeza de
que la totalidad de la población ha sido registrada en ambos módulos.
Tabla 3
Estudiantes con facturación de pensión de septiembre, los cuales no se encuentran
matriculados en ZETI
40
Tabla 4
Estudiantes matriculados en ZETI sin facturación de matrícula y pensiones
Tabla 5
Estudiantes matriculados en ZETI y con pago de matrícula en el sistema contable, pero sin
facturación de pensiones
 Se identificaron estudiantes con códigos financieros en ZETI diferentes al de
CGUNO, lo cual puede ocasionar estudiantes con facturación doble o se puede
incurrir en el no cobro de pensiones.

41
Tabla 6
Estudiantes registrados con código financiero diferentes en los módulos ZETI y CGUNO
ESTUDIANTE CODIGO ZETI CODIGO CGUNO

BECERRA ROZO NELSON ENRIQUE 330056178 330056151
BENITEZ RIASCOS ZHAREYF 33003983-5 330039835
CRISTANCHO GONZALEZ SARAY 330056173 330056045
CUESTA BALTAN ANDRES FELIPE 330056171 330056011
ESCANDON LOAIZA MATHIAS 330056179 330056144
ESCOBAR OSPINA VALERIA 33056979 310034699
ESCOBAR OSPINA VALERY 330056961 310034814
GARCIA CAVIEDES ANDRES MAURICIO 330049826 330050303
GONZALEZ ALARCON NATALY 330055104 330059104
GONZALEZ ECHEVERRI ISABELA 330026292 330056292
MARIN MOLANO MELINA 33005606 330056060
MONTOYA GONZALEZ LUIS DANIEL 330053315 330056532
MUÑOZ CHAVES ANGEL CAMILO 330056175 330056003
OCAMPO MEJIA GABRIELA 33003931-4 330039314
RODRIGUEZ CARVAJAL JUAN CAMILO 330016177 330056177
SALAZAR RAMIREZ JOHN ESTIVEN 330056167 330056029
SATIZABAL TORRES CAROLAY 330056531 330056540
VILLOTA PORTELA MARIA DEL MAR 330026284 330056284
Fuente: Elaboración propia
 La comparación permitió identificar errores en la información básica de los
estudiantes (nombres, apellidos) entre los dos módulos, lo que evidencia la falta de
verificación al momento de creación de los terceros. Este proceso requiere definir
un responsable para cada módulo, pues de acuerdo con lo argumentado por cartera,
solo se limitan a “subir” la información que plasma en una plantilla la secretaria
del colegio. Es prioridad que se verifique contra los documentos de identificación

42
de los terceros cual es el dato correcto y hacer los ajustes necesarios en las bases
de datos.
Tabla 7
Errores de escritura de los terceros
NOMBRE/APELLIDO CODIGO NOMBRE/APELLIDO CODIGO

ACONCHA MUNOZ SARA GUISETH 330046418 ACONCHA MUNOZ SARA GISETH 330046418
ANGULO AGUDELO MELANY 330036856 ANGULO AGUDELO MELANI 330036856
ARBOLEDA MONTANO LAURA GISELL 330053992 ARBOLEDA MONTANO LAURA GISELLE 330053992
BRITO MOSQUERA VALENTINA 330055047 BRITTO MOSQUERA VALENTINA 330055047
CAMPILLO FRANCO LEIDY MARIANA 330040569 CAMPILLO FRANCO LEYDY MARIANA 330040569
GONZALEZ VALDES TIFFANY JULIETH 330053042 GONZALEZ VALDES TIFANNY JULIETH 330053042
LEMUS VALDES CAMILA ANDREA 330044322 LEMUS VALDEZ CAMILA ANDREA 330044322
VIAFARA QUINONEZ DANNY JHOELL 330054057 VIAFARA QUINONEZ DANNY JHOEL 330054057
ZARATE RODRIGUEZ DANIEL STEVEN 330047598 ZARATE RODRIGUEZ DANIEL ESTEBAN 330047598
 Se evidencia que, en algunos de los estudiantes de la muestra seleccionada,
registran valores diferentes a los establecidos en las tarifas del colegio, que pueden
tener como base posibles errores en la facturación, estos casos deben ser validados
por el responsable del proceso.
Tabla 8
Estudiantes con valores y cobros diferentes a los establecidos, (periodos y conceptos)
43
 Con el listado general de cartera generado por documento, se logran identificar
estudiantes que tienen saldos pendientes de pago de años anteriores y matriculados
en el periodo 2019-2020, esto demuestra que se han matriculado estudiantes sin el
debido proceso de paz y salvo financiero. Al realizar la verificación con el colegio
no se encuentran en las carpetas de los estudiantes el paz y salvo financiero, y en
su remplazo se aportan paz y salvos expedidos por el colegio en formatos
diferentes a los establecidos por este, en su momento argumenta la secretaria que
se le fue entregado este paz y salvo ya que el padre de familia demostró el pago de
la pensión con el recibo cancelado, en alguno de los casos se logró evidenciar
dicho pago con copia del recibo, en otros casos no fue posible, se evidencia que la
novedad del pago no fue reportada oportunamente a cartera, por lo que no se
realizó el registro pertinente, y el saldo seguía presente.

44
Gráfico 2
Recibo de pago suministrado por padre de familia
Fuente: Tomado del archivo de carpetas estudiantes colegio San juan Bautista
45
Tabla 9
Paz y salvo entregado por colegio
Fuente: Tomado del archivo de carpetas estudiantes colegio San juan Bautista
46
Tabla 10
Estudiantes que presentan mora de periodos anteriores y matricularon en nuevos periodos
académicos
ESTUDIANTES MATRICULADOS CON SALDOS EN PERIODOS ANTERIORES

CODIGO TERCERO FACTURA FECHA SALDO
330045337 AGUILAR DE LOS RIOS LUIS FER TP-026153-00 20151001 $ 87.842
330045337 AGUILAR DE LOS RIOS LUIS FER TP-072822-00 20190902 $ 111.942
330043086 BASANTE ARBOLEDA BRIGGITE JO HP-026086-00 20150201 $ 117.641
330043086 BASANTE ARBOLEDA BRIGGITE JO TP-071862-00 20190902 $ 155.642
330057043 BOLANOS FONSECA PALOMA TP-080673-00 20190902 $ 157.787
330057043 BOLANOS FONSECA PALOMA TP-080683-00 20190902 $ 157.787
330044561 CHAUX GOMEZ DANNOVAN TP-059467-00 20181001 $ 145.570
330044561 CHAUX GOMEZ DANNOVAN TP-072072-00 20190902 $ 154.741
330034679 COSME ANTIA JUAN PABLO TP-026778-00 20161101 $ 30.482
330051061 GARCIA JARAMILLO CATALINA TP-053259-00 20171002 $ 99.466
330051061 GARCIA JARAMILLO CATALINA TP-075962-00 20190902 $ 111.942
330041604 MANUNGA MORENO MARIA DEL MAR HP-027298-00 20150302 $ 83.548
330041604 MANUNGA MORENO MARIA DEL MAR TP-071282-00 20190902 $ 110.643
330041815 MERCADO CHAVES LAURA ISABELL HM-008252-00 20150701 $ 223.184
330041815 MERCADO CHAVES LAURA ISABELL TP-071902-00 20190902 $ 146.587
330052184 MONTOYA BERMUDEZ ESFANIA TP-064986-00 20190603 $ 131.406
330052184 MONTOYA BERMUDEZ ESFANIA TP-076492-00 20190902 $ 139.685
330039314 OCAMPO MEJIA GABIELA HP-029733-00 20150502 $ 105.580
330039314 OCAMPO MEJIA GABIELA TP-070252-00 20190902 $ 146.587
330027863 PARRA IDROBO CARLOS FERNANDO TP-016890-00 20160502 $ 87.842
330027863 PARRA IDROBO CARLOS FERNANDO TP-070032-00 20190902 $ 111.942
330041633 ROJAS LOPEZ JUAN DAVID HP-029985-00 20150502 $ 83.548
330041633 ROJAS LOPEZ JUAN DAVID TP-023740-00 20160502 $ 86.556
330041633 ROJAS LOPEZ JUAN DAVID TP-071402-00 20190902 $ 110.643
330053240 SANDOVAL BURBANO SARA ISABEL TP-065796-00 20190603 $ 147.052
330053240 SANDOVAL BURBANO SARA ISABEL TP-077162-00 20190902 $ 156.316
330032616 SERNA OSPINA SANTIAGO TP-055282-00 20190201 $ 105.308
330032616 SERNA OSPINA SANTIAGO TP-069122-00 20190902 $ 111.942
330037417 TABORDA MANZANO SEBASTIAN TP-038836-00 20160901 $ 115.241
330022484 VEGA QUINTERO SERGIO HP-030417-00 20150601 $ 83.548
330022484 VEGA QUINTERO SERGIO TP-069692-00 20190902 $ 110.643
330039140 YEDALA ENRIQUE SAMANTHA TP-032701-00 20170201 $ 20.964
Fuente: 330039140 YEDALA ENRIQUE SAMANTHA TP-080743-00 20190902 $ 139.685 Elaboración propia
47
 Estudiantes desertores, con anotación de novedad en el módulo ZETI, de los cuales
no se realizó reporte por parte del colegio al departamento de cartera, lo que
implicó facturación no pertinente cargada a los ingresos. Se identifican los casos y
se realiza nota de reclasificación contable.
Gráfico 3
Nota de reclasificación 2226
Fuente: Tomado del archivo de contabilidad

48
 Estudiantes con pago de matrícula financiera, los cuales no realizaron matricula
académica, lo que demuestra que no ingresaron a estudiar, información que no fue
entregada a cartera, por tal motivo se le siguen generando cobros de pensión.
 Se evidencio casos estudiantes que, aun siendo reportados por el colegio como
retirados o desertores, no se le hizo la actualización oportuna en el módulo de
cartera, se evidencia en algunos casos el reporte por medio de correos electrónico
por parte de la secretaria académica, pero no el registro de la novedad por parte de
las colaboradoras de cartera, y se le siguieron causando facturas de pensión.
Gráfico 4
Novedad de deserción modulo ZETI
Fuente: Tomado del módulo ZETI colegio San juan Bautista

49
Gráfico 5
Correo enviado por secretaria académica informando novedad de deserción
Fuente: Tomado del correo electrónico corporativo aprendiz contabilidad
 Estudiantes que se crearon con doble código financiero, y a los cuales se les
generaron doble facturación.
 En el área de cobranza se logró identificara que no se venía desarrollando un
adecuado seguimiento y gestión de cobro, dado que se encontraron algunos
casos de estudiantes morosos entre 5 y 10 pensiones pendientes de pago, y
muchos de los acuerdos de pagos realizados en los periodos 2014-2015, 2015-
2016, 2016-2017 estaban archivados y no se realizó el respectivo cobro ya
que se les daba mayor prioridad a las parteras recientes.

50
Tabla 11
Registro de estudiantes con moras entre 5 y 10 pensiones
ESTUDIANTES QUE PRESENTAN MORA ENTRE 5 Y 10

PENSIONES
CODIGO NOMBRE
330043086 BASANTE ARBOLEDA BRIGGITE JO
330038894 CARABALI TABARES CAMILA
330043886 DELGADO ATEHORTUA SOFIA
330045154 LOPEZ CORTES DANIELA
330041575 LOSADA CHAVEZ JOHAN
330044645 MASMELAS SUAREZ JUAN PABLO
330038605 MUNOZ MORENO TATIANA
330043431 PALACIOS ORTIZ ANA CATALINA
330043423 PALACIOS ORTIZ MARIA SOFIA
330047636 PRADO PICHARDO SOFIA CAROLIN
330044819 PRETEL BEDON DARWIN ESTHEFEN
330041443 PULGARIN TOBAR STACEY
330045600 QUINTERO RESTREPO SAMUEL
330034323 RAMIREZ BERRIO DAVID SANTIAG
330031352 RAMOS CADAVID ANDRES FELIPE
330031469 RODRIGUEZ ALOMIA MARTIN ESTE
330046855 RODRIGUEZ ANDRADE YULIANA
330043787 SARMIENTO COGUA SEBASTIAN
330035221 SERNA FIGUEROA ARIANA
330042227 SUAREZ MARTINEZ CAMILO ANDRE
330038365 VALENCIA GUTIERREZ MARTIN ES
330032699 VALENCIA MENESES BRANDON DAN
330047600 VELASQUEZ HERNANDEZ DAVID
330044405 VIVEROS MONDRAGON ISABELLA
330016445 ZULUAGA PEJENDINO ISABELLA
Fuente: elaboración propia

51
Gráfico 6
convenio de pago
Fuente: Tomado del archivo área de cobranza colegio San juan Bautista
52
 Se puede observar también la constante de estudiantes con acuerdos de pago,
que realizan el pago de la primera cuota y no vuelven a cancelar. Se debe
considerar el establecimiento de estrategias que permitan hacer el recaudo de
un porcentaje más alto en la primera cuota Y que permita realizar un
adecuado seguimiento a dichos acuerdos.
Gráfico 7
Estado de cuenta estudiante con conbenio de pago
Fuente: Tomado del archivo área de cobranza colegio San juan Bautista
53
 Cabe mencionar que el personal del área de cartera se encuentra capacitado, pero la
demanda en periodos de matrícula para realizar los diferentes procesos aumenta
considerablemente, y que cada uno de los procesos es muy dispendioso por lo que
sería recomendable que en tiempo de matrículas las 2 personas que laboren en esta
área tuviesen un apoyo adicional.
8.castigo definitivo de cartera
Para dar cumplimiento al objetivo principal de ajustar los valores registrados en el saldo
de cartera a la realidad financiera de la Fundación, se realiza la baja definitiva de los
saldos de cartera por los años 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017. Estos estudiantes no
aparecerán más en el módulo CGUNO, pues se borran los documentos, con el ánimo de no
perder la trazabilidad de estudiantes antiguos con aspiraciones de reingresos, se genera un
listado con los estudiantes que, aunque ya no aparecerán más en el módulo de
contabilidad, si tienen deudas pendientes con la Fundación. Es importante que las
responsables del proceso de admisión y registro de los estudiantes se comprometan a
realizar la consulta en esta base de datos, la cual será distribuida a todas las Instituciones
educativas de la Fundación.
Para claridad del Líder Financiero y la Directora Ejecutiva, estos valores no afectan el
estado de resultados, pues todos los documentos castigados corresponden a periodos que
ya habían sido provisionados al gasto como cuentas de difícil recaudo en el año
correspondientes. Los valores para castigar por errores generados en el periodo 2018-
2019 serán los únicos que tocarán la cuenta de gastos, pero esto se hará previo
54
conocimiento y aprobación del Líder Financiero con el respectivo análisis de
responsabilidades sobre los involucrados en el proceso.
Tabla 12
Base de datos cartera castigada periodos 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017
BASE DE DATOS ESTUDIANTES CASTIGADOS CON MORAS

PERIODOS ENERO DE 2014 A JUNIO DE 2017
COLEGIO CODIGO ESTUDIANTE FACTURA FECHA FACT VALOR
SAN JUAN BAUTISTA 330042896 AGREDO USECHE SAMUEL HP-030099-00 20150502 $ 110.796
SAN JUAN BAUTISTA 330042896 AGREDO USECHE SAMUEL HP-031432-00 20150601 $ 110.796
SAN JUAN BAUTISTA 330036526 AGUADO BARRERA MARIA JOSE HP-023803-00 20150101 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330035544 AGUIRRE ARCE SARA XIMENA HP-030659-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330036823 ARCE MARULANDA NICOLLE TP-021347-00 20160201 $ 114.674
SAN JUAN BAUTISTA 330045188 AVILA SANCHEZ CARLOS FELIPE TP-025620-00 20160502 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330045188 AVILA SANCHEZ CARLOS FELIPE TP-025621-00 20160601 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330036849 AYO LONDONO ALEJANDRO HP-030226-00 20150601 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330038290 BARON OSORIO RONALD ANDRES HP-029276-00 20150502 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330043086 BASANTE ARBOLEDA BRIGGITE JO HP-026086-00 20150201 $ 117.641
SAN JUAN BAUTISTA 330045592 BEDOYA TROCHEZ DANNA CAROLIN TP-026130-00 20160502 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330044249 BRAND CASTRO DANIEL FELIPE TP-013900-00 20160502 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330044249 BRAND CASTRO DANIEL FELIPE TP-013901-00 20160601 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330031542 BURBANO PULIDO SOFIA HP-029958-00 20150502 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330031542 BURBANO PULIDO SOFIA HP-031295-00 20150601 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330031542 BURBANO PULIDO SOFIA TP-034484-00 20170502 $ 91.282
SAN JUAN BAUTISTA 330043415 CAICEDO LARRAHONDO SAMUEL TP-035425-00 20170601 $ 91.282
SAN JUAN BAUTISTA 330038894 CARABALI TABARES CAMILA HP-031128-00 20150601 $ 117.641
SAN JUAN BAUTISTA 330038894 CARABALI TABARES CAMILA TP-022055-00 20151201 $ 97.032
SAN JUAN BAUTISTA 330040684 COLLAZOS ARANGO DAVID SANTIA HP-031197-00 20150601 $ 68.001
SAN JUAN BAUTISTA 330037185 COLONIA VERA SANTIAGO HP-024771-00 20150130 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330043886 DELGADO ATEHORTUA SOFIA TP-024531-00 20160601 $ 121.758
SAN JUAN BAUTISTA 330042505 INSUASTI ESCOBAR LAURA SOFIA HP-025939-00 20150201 $ 84.872
SAN JUAN BAUTISTA 330033788 JIMENEZ TORRES HAIDER HUMBER TP-027613-00 20170403 $ 11.858
SAN JUAN BAUTISTA 330031709 LEON DELGADO JUAN SEBASTIAN TP-023041-00 20160601 $ 68.420
SAN JUAN BAUTISTA 330014515 LOAIZA FLOREZ JHON SEBASTIAN HP-030716-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330045154 LOPEZ CORTES DANIELA TP-036509-00 20161201 $ 13.624
SAN JUAN BAUTISTA 330029828 LOPEZ DIAZ NICOLLE DAYHANA HP-027698-00 20150401 $ 84.872
SAN JUAN BAUTISTA 330041575 LOSADA CHAVEZ JOHAN HM-008234-00 20150701 $ 251.473
SAN JUAN BAUTISTA 330041575 LOSADA CHAVEZ JOHAN HP-026125-00 20150201 $ 83.548
55
SAN JUAN BAUTISTA 330041604 MANUNGA MORENO MARIA DEL MAR HP-027298-00 20150302 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330032160 MARTINEZ RIOS JOSE ALEJANDRO HP-023751-00 20150101 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330044645 MASMELAS SUAREZ JUAN PABLO TP-036616-00 20160901 $ 92.638
SAN JUAN BAUTISTA 330033127 MEDINA ROJAS KAREN HP-030717-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330019183 MERA RINCON JHON ALEXANDER HP-030999-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330041815 MERCADO CHAVES LAURA ISABELL HM-008252-00 20150701 $ 223.184
SAN JUAN BAUTISTA 330047978 MERCADO MEJIA MARIA ISABEL TP-039501-00 20170201 $ 91.282
SAN JUAN BAUTISTA 330045493 MOLINA MORENO CAMILA DEL PIL TP-026034-00 20151101 $ 121.758
SAN JUAN BAUTISTA 330045493 MOLINA MORENO CAMILA DEL PIL TP-026035-00 20151201 $ 121.758
SAN JUAN BAUTISTA 330043233 MONTERO GONZALEZ JEYCKO HP-031431-00 20150601 $ 110.796
SAN JUAN BAUTISTA 330047466 MORALES CASTANEDA AINHOA TP-039113-00 20170403 $ 128.773
SAN JUAN BAUTISTA 330043373 MORENO SOTO JUAN JOSE HP-031410-00 20150601 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330045238 MOSQUERA GARCIA VALENTINA TP-039819-00 20170301 $ 91.282
SAN JUAN BAUTISTA 330041088 MOSQUERA RESTREPO PABLO ANDR HP-031182-00 20150601 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330044108 MUNOZ CUELLAR EMMANUEL ANDRE TP-025035-00 20151201 $ 121.758
SAN JUAN BAUTISTA 330028580 MUNOZ LLANOS JOSE GABRIEL TP-031155-00 20170601 $ 112.251
SAN JUAN BAUTISTA 330038605 MUNOZ MORENO TATIANA HP-023753-00 20150101 $ 53.866
SAN JUAN BAUTISTA 330042680 MURILLO CUERO JOSE ANDRES FE HP-027401-00 20150302 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330045634 MURILLO LOPEZ KEVIN SAMUEL TP-026261-00 20160301 $ 114.674
SAN JUAN BAUTISTA 330044751 NAVAS ARTUNDUAGA DANNA SOFIA HM-008447-00 20150701 $ 100.700
SAN JUAN BAUTISTA 330039314 OCAMPO MEJIA GABIELA HP-029733-00 20150502 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330045519 OLAYA CARRASCO MARLON SANTIA HM-008517-00 20150701 $ 235.923
SAN JUAN BAUTISTA 330045576 ORTIZ SOLANO KATHERIN DAHIAN HM-008539-00 20150701 $ 256.223
SAN JUAN BAUTISTA 330045576 ORTIZ SOLANO KATHERIN DAHIAN TP-013819-00 20160401 $ 72.448
SAN JUAN BAUTISTA 330031816 OSPINA CARDENAS ANGELICA MAR HP-027730-00 20150401 $ 27.096
SAN JUAN BAUTISTA 330037979 OSPINA CARDENAS VALENTINA HP-027623-00 20150401 $ 29.744
SAN JUAN BAUTISTA 330043845 OTERO SALAZAR MIGUEL ANGEL HP-024722-00 20150101 $ 117.641
SAN JUAN BAUTISTA 330043217 PABON GONGORA JUAN ESTEBAN HP-031429-00 20150601 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330043431 PALACIOS ORTIZ ANA CATALINA TP-024515-00 20151201 $ 65.274
SAN JUAN BAUTISTA 330043423 PALACIOS ORTIZ MARIA SOFIA TP-024386-00 20160104 $ 46.224
56
SAN JUAN BAUTISTA 330027871 PARRA RAMIREZ CRISTIAN CAMIL HP-030437-00 20150601 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330039215 PASCUAS NARVAEZ LUIS FELIPE HP-029761-00 20150502 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330039215 PASCUAS NARVAEZ LUIS FELIPE HP-031101-00 20150601 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330035783 PATINO ROJAS MIGUEL ANGEL HP-031147-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330014788 PAYAN ANGULO CARLOS FERNANDO HP-030877-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330027194 PINEDA ARBOLEDA JESUS CAMILO HP-030965-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330021049 PINO CALVACHE SERGIO ESTEBAN HP-023611-00 20150101 $ 84.872
SAN JUAN BAUTISTA 330021049 PINO CALVACHE SERGIO ESTEBAN HP-024974-00 20150201 $ 84.872
SAN JUAN BAUTISTA 330047636 PRADO PICHARDO SOFIA CAROLIN TP-039048-00 20161101 $ 128.773
SAN JUAN BAUTISTA 330044819 PRETEL BEDON DARWIN ESTHEFEN TP-025624-00 20151101 $ 121.053
SAN JUAN BAUTISTA 330041443 PULGARIN TOBAR STACEY HP-017524-00 20140731 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330042177 QUINTERO MARIN LUIS CARLOS TP-023956-00 20160104 $ 114.674
SAN JUAN BAUTISTA 330045600 QUINTERO RESTREPO SAMUEL TP-026132-00 20151101 $ 114.674
SAN JUAN BAUTISTA 330034323 RAMIREZ BERRIO DAVID SANTIAG HP-019454-00 20140901 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330037060 RAMIREZ LOPEZ JUAN SEBASTIAN HP-023503-00 20150101 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330043134 RAMIREZ LOPEZ SEBASTIAN HP-031435-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330043811 RAMIREZ MANRIQUE LAURA MARIA HP-031397-00 20150601 $ 84.872
SAN JUAN BAUTISTA 330036245 RAMIREZ OSSA PAULA ANDREA HP-027796-00 20150401 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330031352 RAMOS CADAVID ANDRES FELIPE HP-017463-00 20140731 $ 83.548
57
SAN JUAN BAUTISTA 330037375 REINA NOVOA DANNA SOFIA HP-030264-00 20150601 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330039736 RENTERIA SOLIS WALTER STIVEN HP-031169-00 20150601 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330043936 RIASCOS BEDOYA SANTIAGO TP-024826-00 20160104 $ 87.842
SAN JUAN BAUTISTA 330043936 RIASCOS BEDOYA SANTIAGO TP-024827-00 20160201 $ 87.842
SAN JUAN BAUTISTA 330041518 RIVAS TABORDA MARA BEATRIZ HP-017655-00 20140731 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330041518 RIVAS TABORDA MARA BEATRIZ HP-019065-00 20140731 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330037664 RIVERA LANDAZURI JUAN SEBAST HP-020657-00 20141128 $ 100.930
SAN JUAN BAUTISTA 330037664 RIVERA LANDAZURI JUAN SEBAST HP-023418-00 20150101 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330031469 RODRIGUEZ ALOMIA MARTIN ESTE TP-006162-00 20150901 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330046855 RODRIGUEZ ANDRADE YULIANA TP-038167-00 20161003 $ 35.276
SAN JUAN BAUTISTA 330045568 RODRIGUEZ MARIN MARIA CAMILA TP-026102-00 20150901 $ 109.275
SAN JUAN BAUTISTA 330043308 SAA MUNOZ JUAN MANUEL HP-031420-00 20150601 $ 110.796
SAN JUAN BAUTISTA 330037920 SALAZAR PINEDA JOSE EMMANUEL HP-020681-00 20141128 $ 100.930
SAN JUAN BAUTISTA 330047770 SALCEDO SINISTERRA MIGUEL AN TP-039267-00 20161003 $ 127.663
SAN JUAN BAUTISTA 330036971 SANCHEZ MONTES MARYURY ALEJA TP-030880-00 20170102 $ 29.211
SAN JUAN BAUTISTA 330038753 SANCHEZ OSORNO JHONATAN HP-030382-00 20150601 $ 84.872
SAN JUAN BAUTISTA 330026071 SANCHEZ VASQUEZ STEVEN HP-031050-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330029299 SANCHEZ VELASCO DANIELA HP-030649-00 20150601 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330042573 SANCHEZ VERA MARIA CAMILA TP-023426-00 20160104 $ 87.842
SAN JUAN BAUTISTA 330042573 SANCHEZ VERA MARIA CAMILA TP-023427-00 20160201 $ 87.842
SAN JUAN BAUTISTA 330032673 SANDOVAL HIDALGO MARIANA TP-027419-00 20161201 $ 115.241
SAN JUAN BAUTISTA 330043829 SANTACRUZ BURITICA LUIS FELI HP-030081-00 20150502 $ 117.641
SAN JUAN BAUTISTA 330040247 SARASTY PENAGOS DANNA ISABEL HP-021593-00 20141128 $ 104.231
SAN JUAN BAUTISTA 330043787 SARMIENTO COGUA SEBASTIAN HP-020462-00 20140902 $ 105.580
58
SAN JUAN BAUTISTA 330041047 SARRIA ANDRES STEVEN TP-022735-00 20151201 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330035221 SERNA FIGUEROA ARIANA HP-017059-00 20140731 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330021627 SERRANO RAMOS ALEJANDRO HP-030533-00 20150601 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330032830 SILVA REINA DAVID STEVEN TP-032363-00 20170403 $ 112.251
SAN JUAN BAUTISTA 330043365 SUAREZ CUBIDES GABRIELA HP-020485-00 20140902 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330042227 SUAREZ MARTINEZ CAMILO ANDRE HP-021917-00 20141128 $ 70.720
SAN JUAN BAUTISTA 330034844 SUAREZ SILVA NICOLAS HP-028902-00 20150502 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330043969 TABORDA MANZANO SANTIAGO HM-008472-00 20150701 $ 135.293
SAN JUAN BAUTISTA 330036369 TASCON CRIOLLO MARIA CAMILA HP-026251-00 20150302 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330042524 TASCON ECHAVARRIA MARIANA HP-031345-00 20150601 $ 117.641
SAN JUAN BAUTISTA 330041914 TORRES DE LA PORTILLA JUAN F HP-024564-00 20150101 $ 110.796
SAN JUAN BAUTISTA 330039389 VALDEZ SANCHEZ SARHA SOFIA HP-031138-00 20150601 $ 110.796
SAN JUAN BAUTISTA 330040536 VALENCIA ARIAS JUAN PABLO HP-031205-00 20150601 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330036385 VALENCIA FLOREZ ISAAC TP-018617-00 20160201 $ 86.556
SAN JUAN BAUTISTA 330038365 VALENCIA GUTIERREZ MARTIN ES TP-002342-00 20150901 $ 87.842
SAN JUAN BAUTISTA 330020231 VALENCIA HENAO VALENTINA HP-029227-00 20150502 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330020231 VALENCIA HENAO VALENTINA HP-030573-00 20150601 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330032699 VALENCIA MENESES BRANDON DAN HP-021237-00 20141128 $ 6.710
SAN JUAN BAUTISTA 330024175 VALLEJO PERDOMO VALENTINA HP-030446-00 20150601 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330040635 VANEGAS SALAZAR OSCAR ANDRES TP-033872-00 20170301 $ 120.935
SAN JUAN BAUTISTA 330045659 VARGAS DELGADO JOHAN SEBASTI HM-008532-00 20150701 $ 256.223
SAN JUAN BAUTISTA 330021593 VARGAS QUINTERO SALOMON HP-030536-00 20150601 $ 83.629
SAN JUAN BAUTISTA 330043407 VEGA FRANCO CRISTIAN CAMILO HP-027393-00 20150227 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330021874 VELASCO PEREA JUAN SEBASTIAN HP-026918-00 20150302 $ 102.840
59
SAN JUAN BAUTISTA 330037540 VELASQUEZ GIRON SANTIAGO HP-031149-00 20150529 $ 83.548
SAN JUAN BAUTISTA 330047600 VELASQUEZ HERNANDEZ DAVID TP-038936-00 20160901 $ 120.935
SAN JUAN BAUTISTA 330047599 VELASQUEZ HERNANDEZ LAURA TP-038910-00 20170102 $ 32.989
SAN JUAN BAUTISTA 330048299 VELASQUEZ MEJIA SANTIAGO TP-039795-00 20170502 $ 10.552
SAN JUAN BAUTISTA 330048299 VELASQUEZ MEJIA SANTIAGO TP-039796-00 20170601 $ 92.638
SAN JUAN BAUTISTA 330048166 VELEZ SANTILLANA MARIA JOSE TP-039703-00 20161201 $ 115.241
SAN JUAN BAUTISTA 330014416 VIAFARA ANGULO MARISLEYSIS HP-028136-00 20150401 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330043357 VILLALBA SANCHEZ MARIA CAMIL TP-011783-00 20151001 $ 121.758
SAN JUAN BAUTISTA 330043191 VINA TORRES ALEX MAURICIO HP-026040-00 20150201 $ 105.580
SAN JUAN BAUTISTA 330044405 VIVEROS MONDRAGON ISABELLA TP-036208-00 20161101 $ 61.142
SAN JUAN BAUTISTA 330039140 YEDALA ENRIQUE SAMANTHA TP-032701-00 20170201 $ 20.964
SAN JUAN BAUTISTA 330030487 ZULUAGA ARCILA MAICOL ANTONI HP-030934-00 20150601 $ 102.840
SAN JUAN BAUTISTA 330016445 ZULUAGA PEJENDINO ISABELLA TP-006232-00 20150901 $ 86.556

60
Realizado el análisis y la revisión individual de cada caso, se procede a realizar las
notas contables de ajuste. Es importante recordar que los ajustes correspondientes a los
periodos 2014 – 2015 hasta el 2016 – 2017, no afectan el estado de resultados, por cuanto
estas carteras ya se encontraban provisionadas al gasto en los periodos correspondientes.
El registro se limita a dar de baja de la cuenta cartera contra una disminución en la
provisión.
Tabla 13
Relación de las notas de ajuste y reclasificación
CONTROL DE DEPURACIÓN CARTERA CUENTAS TOTAL

NR FECHA COLEGIO 13050580 13050581 13990501
2205 02/09/2019 SAN JUAN BAUTISTA $ 24.772.175 $ 283.738 $ 25.055.913
2206 02/09/2019 SAN JUAN BAUTISTA $ 4.842.285 $ 14.012.038 $ 18.854.323
2218 01/10/2019 SAN JUAN BAUTISTA $ 49.569.949 $ 49.569.949
TOTAL $ 24.772.175 $ 4.842.285 $ 68.894.355 $ 98.508.815
Gráfico 8
Nota de ajuste y reclasificación NR 2205
Tomado del archivo de contabilidad

61
Gráfico 9

62
Gráfico 10

63
Gráfico 11
Balance de comprobación
64
Fuente: Tomado del sistema contable
Recomendaciones
 Debe ser un compromiso tanto del colegio como de cartera generar las
novedades pertinentes, con el fin de mantener actualizada la información de
estudiantes retirados y desertores en ambos módulos. Esto mitiga el error de
generar facturaciones no pertinentes que desvían la realidad financiera de cada
Institución.
 Es indispensable establecer como condición en el procedimiento de matrícula
de estudiantes (nuevos o antiguos) la consulta al módulo de cartera, con el fin
de identificar oportunamente posibles pérdidas en el recaudo de cartera.
 Se solicita consultar la base de datos de Excel (Base de datos cartera castigada
definitivamente periodos 2014-2015, 2015-2016, 2016-2017), con el fin de
identificar estudiantes morosos.

65
 Se debe ajustar el proceso de cobranzas, creando la responsabilidad del
seguimiento a los documentos generados Se recomienda un cambio en el
proceso de cobranzas, pues el método utilizado actualmente no permite
recaudo o recuperación eficiente de la cartera.
 Se debe trabajar en la comunicación constante entre los procesos de colegio –
cartera – cobranzas, con el fin de mantener informados de cada uno de los
casos especiales que se presentan con la población y prevenir perdidas por
padres de familia en algunos casos “mañosos” en los pagos de sus
obligaciones.
 Los reportes mensuales de cartera y el acceso al módulo de cartera, deben ser
herramientas básicas en la operación de los colegios.
 Es necesario contar con un reporte detallado de cada uno de los estudiantes
que son beneficiados con becas, con ellos se puede tener una información
completa que permita realizar la conciliación entre los módulos.

66
3.6 Matriz DOFA personal de la experiencia de practica realizada
Tabla 14 Matriz DOFA personal
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
 Dificultad para socializas con  Aprender a manejar el
los compañeros de trabajo programa contable CGUNO
 Desconocimiento de  Ampliar los conocimientos
procesos contables en el manejo de Exel
 Desconocimiento de algunos  Aprender a realizar
conceptos utilizados conciliaciones
 Conocimientos básicos en el  Desarrollar los conocimientos
manejo Excel adquiridos
 Posibilidad laboral
FORTALEZA AMENAZAS
 Ética  Competencia
 Capacidad de análisis  Inseguridad
 Responsabilidad  Falta de experiencia
 Disponibilidad
67
Debilidades
 Dificultad para socializas con los compañeros de trabajo: Soy una persona muy
callada y se me dificulta un poco la relación con otros.
 Desconocimiento de procesos contables: Debo ampliar mucho más mis
conocimientos, ya que muchos de los procesos son desconocidos, esto lo puedo mejorar
con la lectura, e investigación.
 Desconocimiento de algunos conceptos: Al ser esta una fundación que presta el
servicio de educación al momento de realizar la facturación, se manejan diferentes
términos como, por ejemplo (TP Pensión, TM matriculas, TA talleres, creación de
recurrentes), el familiarizarme con estos conceptos y llevar a cabo los procesos me
genero alguna dificultad.
 Conocimientos básicos en el manejo Excel, teniendo en cuenta que esta es una
herramienta muy utilizada y esencial en el campo contable considero que mis
conocimientos son muy básicos, y esto genera que me tome un poco mas de tiempo en
realizar alguna actividad donde deba hacer uso de él.
Oportunidades
 Aprender a manejar el programa contable CGUNO: Teniendo en cuenta que nunca
había trabajado en el área contable no conocía el programa, y fue esta una gran
oportunidad para conocerlo y aprender a maneja algunos de sus módulos.
 Ampliar los conocimientos en el manejo de Exel, al realizar distintas actividades
que me fueron asignadas pude practicar y aumentar los conocimientos sobre su manejo.
 Aprendí a realizar conciliaciones: en la práctica tuve la oportunidad de realizar,
conciliaciones lo cual ayudo a mejorar mi capacidad analítica.

68
 Desarrollar los conocimientos adquiridos: Llevar a la práctica los conocimientos
que, a lo largo del proceso formativo e adquirido, y poder ejercer algunas actividades en
el campo laboral.
 Oportunidad laboral: La organización brinda posibilidades laborales, todo
depende del desempeño del practicante, muchos de los empleados directos en principio
fueron practicantes, lo cual me permite visualizar una posible alternativa laboral.
Fortalezas
 Ética: soy una persona íntegra, con buenos principios que siempre actúa
respetando las normas y principios establecidos.
 Capacidad de análisis: En la realización de los procesos desarrollados en la
solución a la problemática demostré que tengo una buena capacidad de análisis, ya que se
lograron identificar algunas falencias en los procesos, y se realizaron algunas
recomendaciones al respecto.
 Responsabilidad: Me caracterizo por cumplir con responsabilidad el horario, acato
las normas establecidas dentro de la organización, realizo cada actividad encomendada
bajo los lineamientos indicados.
 Disponibilidad para realizar las actividades que me encarguen, siempre estoy
dispuesta a colaborar, y aportar opinión si es conveniente realizarla, procuro entregar los
trabajos terminados.
Amenazas
69
 Competencia: En el campo de practica hay varios practicantes, consideró que el
esfuerzo por aprender y rendir es mayor, ya que a medida que uno vaya realizando las
tareas con eficiencia y eficacia, le brindan la posibilidad de avanzar en el proceso y que
le designen tareas adicionales.
 Inseguridad, el temor que me genera el llevar a cabo un nuevo proceso, hace que
me demore mas tiempo del que debería ya que siempre prefiero validar varias veces si lo
estoy realizando de forma correcta.
 Falta de experiencia, es una amenaza ya que se pueden cometer errores, o actuar de
forma inoportuna, como en ocasiones paso por falta de conocimiento no logre entregar
alguna información sugerida, o por en el tiempo pertinente.
3.7 Marco de referencia
Políticas de cartera
 Todos los estudiantes antiguos deben estar a paz y salvo con el año que finaliza para
acceder a la matrícula del siguiente período lectivo.
  El pago de la matrícula en fecha extraordinaria generará una sanción moratoria
del 10% sobre el valor de la misma más el valor de los intereses de mora causados hasta
la fecha de pago.
70
 La institución facturará intereses por mora a partir del día siguiente del primer corte
de la facturación mensual, los cuales se liquidarán a la tasa del 7 % establecida y
aprobada por el consejo directivo.
 No se realizan descuentos por los intereses de mora causados.
 Para estudiantes nuevos es necesario que el estudiante presente el paz y salvo del
colegio inmediatamente anterior.
 El abono que el Padre de Familia realice a su obligación vencida tendrá el siguiente
orden de aplicación: - Intereses de mora - Matrícula - Otros Cobros - Otros conceptos
facturados en matrícula. - Pensiones - Cuota de Admisión - Otros conceptos facturados
(Pre-Saber, Derecho a Grado) - Gastos de cobranza pre-jurídica o jurídica cuando a ello
hubiese lugar.
 Todas las gestiones de cobro que realice la institución se adelantarán en el marco de
la ley, el respeto y la cordialidad con los padres de familia y la comunidad educativa en
general.
3.8 Marco normativo (aplicable a las funciones desarrolladas propias de la
disciplina)
 Ley 1314, (2009), se regulan los principios y normas de contabilidad e
información financiera y de aseguramiento de la información, aceptados en Colombia, se
señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se
determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Además, tiene como
objetivo la conformación de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible

71
y de forzosa observancia, de normas de contabilidad, de información financiera y de
aseguramiento de la información.
 Art 67 constitución política de Colombia,” La educación es un derecho de la
persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al
conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura”
 ley 1650 de 2013, Parágrafo 10. Se prohíbe la retención de títulos por no
encontrarse el interesado a paz y salvo en sus obligaciones con la institución
 La Ley 115, 1994 “La educación es un proceso de formación permanente,
personal, cultural y social que se fundamenta en una concepción integral de la persona
humana, de su dignidad, de sus derechos y de sus deberes”
 La Ley 1819(2016) el Congreso de Colombia adopto una reforma tributaria la cual
no coloco a tributar a las iglesias y entidades sin ánimo de lucro, pero si deben registrarse
y publicar información sobre sus finanzas, esto con el fin de evitar la evasión de
impuestos que se registran por estas entidades.

72
Bibliografía
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Somos. Recuperado de http://colegiosarquidiocesanos.edu.co/nosotros/.
 Colegios Arquidiocesanos. (consultado noviembre del 2019). Estados
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 Báez Marte, H.G. (2009). Análisis Del Sistema De Créditos De Una Empresa.
Recuperado de: https://www.monografias.com/trabajos78/analisis-sistema-creditos-
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Colombia, Prensa Moderna Impresores S.A.
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 Pérez Hernández, I. (25 de junio de 2013). Teoría De La Cartera (Portafolio) Y El
Análisis De Riesgo Financiero. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-
cartera-portafolio-y-el-analisis-de-riesgo-financiero/.
73
 Stevens, R. (13 de julio de 2017). ¿Qué Son Las Cuentas Por Cobrar Y Cuál Es Su
Importancia? Recuperado de: https://www.rankia.co/blog/mejores-cdts/3631525-que-
son-cuentas-por-cobrar-cual-importancia.
 Zuluaga, F. (2013). La Provisión De Cartera, Importancia Y Efectos. Recuperado
de http://www.grupoempresariales.com/blog/?p=1397.
 (Resolución 010617). Ministerio de educación nacional de Colombia, Bogotá,
Colombia, o7 de octubre 2019 recuperado de
https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-388849_recurso_1.pdf
 Constitución política de Colombia. Art 67 de julio de 1991(Colombia).
Recuperado de http://www.secretariasenado.gov.co/index.php/constitucion-politica
 Ley 1650. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 115 de 1994.Congresode la
Republica de Colombia. Bogotá. Colombia 12 de julio del 2013. Recuperado de
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1650_2013.html
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pueden retener documentos de sus estudiantes por mora en el pago. Recuperado de
https://www.ambitojuridico.com/noticias/general/constitucional-y-derechos-
humanos/importante-colegios-no-pueden-retener-documentos
 González, L.V.; Carrero,Z. & Osorio,L.J (2018) “Implementar un procedimiento
que reduzca los altos niveles de cartera en los colegios privados de Bogotá, aplicado en la
escuela normal superior nuestra señora de la paz” [trabajo de grado]. Universidad Piloto
de Colombia, Bogotá. Recuperado de
http://repository.unipiloto.edu.co/bitstream/handle/20.500.12277/4705/00004939.pdf?seq
uence=1&isAllowed=y
74
 Herrera M.L & Realpe. D.X (28 de noviembre del 2018). (Trabajo de grado)
Universidad Católica de Colombia, Bogotá, Colombia. Recuperado de
https://repository.ucatolica.edu.co/bitstream/10983/22440/1/Propuesta%20de%20Mejora
%20al%20proceso%20de%20cartera%20de%20una%20Universidad.pdf

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PROYECTO DE PRÁCTICA

DAIRA INES TRUJILLO MORA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI, SEPTIMO SEMESTRE - 2020

DIRECTOR: GEOVANNY MARTÍNEZ MENDOZA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SANTIAGO DE CALI, SEPTIMO SEMESTRE – 2020

1.1 Objetivos ..................................................................................................................... 10

1.2 Objetivo General .........................................................................................................10

1.3 Objetivos específicos: .................................................................................................10

1.4 Diagnóstico del área de intervención ..........................................................................11

1.5 Identificación de las necesidades de la organización objeto de apoyo ....................... 12

1.6 Eje de intervención ......................................................................................................14

2. Direccionamiento estratégico ........................................................................................ 16

2.2 Visión .......................................................................................................................... 16

2.3 Valores corporativos ...................................................................................................16

2.4 Objetivos ..................................................................................................................... 17

2.5 Marco contextual .........................................................................................................17

2.6 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica ..............................................19

2.7 Organigrama de la institución ..................................................................................... 20

2.8 Funciones y responsabilidades de acuerdo con el plan de trabajo .............................. 21

3. Desarrollo disciplinar y resultados de la practica ............................................................. 22

3.1Cronograma de actividades previsto. (Diagrama de Gantt) .........................................22

3.2 Descripción de herramientas y recursos utilizados. .................................................... 23

3.3 Funciones y compromisos establecidos ......................................................................28

Otras actividades realizadas en el campo de practicas ...................................................... 34

3.5 Aportes realizados a la organización desde su cargo .................................................. 35

3.6 Matriz DOFA personal de la experiencia de practica realizada ..................................66

3.7 Marco de referencia .....................................................................................................69

3.8 Marco normativo (aplicable a las funciones desarrolladas propias de la .................... 70

Tabla 1 cronograma ..............................................................................................................22

Tabla 2 Comparación base de datos niños matriculados en ZETI vs CGUNO ................... 38

Tabla 3 Estudiantes con facturación de pensión de septiembre, los cuales no se encuentran

matriculados en ZETI ...........................................................................................................39

Tabla 4 Estudiantes matriculados en ZETI sin facturación de matrícula y pensiones.........40

Tabla 5 Estudiantes matriculados en ZETI y con pago de matrícula en el sistema contable,

pero sin facturación de pensiones ......................................................................................... 40

Tabla 7 Errores de escritura de los terceros .........................................................................42

Tabla 8 Estudiantes con valores y cobros diferentes a los establecidos, (periodos y

Tabla 9 Paz y salvo entregado por colegio ...........................................................................45

Tabla 10 Estudiantes que presentan mora de periodos anteriores y matricularon en nuevos

periodos académicos .............................................................................................................46

Tabla 11 Registro de estudiantes con moras entre 5 y 10 pensiones ...................................50

Tabla 13 Relación de las notas de ajuste y reclasificación .................................................. 60

Tabla 14 Matriz DOFA personal .......................................................................................... 66

Gráfico 1 Organigrama fundación educativa Santa Isabel de Hungría ............................... 20

Gráfico 2 Recibo de pago suministrado por padre de familia .............................................44

Gráfico 3 Nota de reclasificación 2226 ...............................................................................47

Gráfico 4 Novedad de deserción modulo ZETI ...................................................................48

Gráfico 6 convenio de pago .................................................................................................51

Gráfico 7 Estado de cuenta estudiante con conbenio de pago .............................................52

Gráfico 8 Nota de ajuste y reclasificación NR 2205............................................................ 60

Gráfico 9 Nota de ajuste y reclasificación NR 2218............................................................ 61

Gráfico 10 Nota de ajuste y reclasificación NR 2222.......................................................... 62

Gráfico 11 Balance de comprobación .................................................................................. 63

realizar procesos efectivos de gestiones de cobro, si las empresas presentan deudas

catalogadas de difícil cobro o no recuperables, se debe proceder al deterioro de esta. A

continuación, se presentará información referente a la fundación “SANTA ISABEL DE

HUNGRÍA”, sobre la cual se realizará el proyecto de esta práctica, la principal actividad

económica de esta fundación es la prestación de servicio de educación. Para

de identificar las cuentas de difícil cobro.

ISABEL DE HUNGRÍA”, la actividad económica de esta fundación es la prestación del