1. ¿Qué es un sistema?

Es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para alcanzar un objetivo común.

2. ¿Qué es un sistema contable?

Es un sistema de información, conjunto de elementos que registran, categorizan, analizan e informan sobre la
situación financiera (manual o computarizada) para la toma de decisiones en el ámbito de la gerencia. Ejemplos:

 GALAC
 SAP
 PROFIT
 ORACLE
 SGT CONTABLE
 LA (Inversiones)
 SPI (Nomina)
 SIGECOP (Presupuesto Publico)
 SIGES
 EXCEL
 CUNAGUARO
 LIBRO DIARIO-MAYOR
3.Características

 Los sistemas deben ser comprensibles.

 Puntualidad, para la toma de decisiones oportuna.
 Gestión de informes, obtener información financiera de forma oportuna.
 Confiabilidad, debe contener información confiable, verificable, objetiva e imparcial, que represente
fielmente los hechos ocurridos en la empresa.
 Brinda control, permitiendo a los usuarios controlar las operaciones por medio de métodos y
procedimientos que utiliza un negocio para garantizar sus operaciones, proteger sus activos y
mejorar la exactitud de sus registros contables.
 . Flexibles, confiable y eficaz.

4.Principios de los sistemas

 Sinergia: cooperación e integración de elementos que dan como resultado algo más grande,
logrando un efecto superior al que se conseguiría con la suma de dos efectos individuales.
 Objetivo: todo sistema busca alcanzar un objetivo.
 Recursividad: un sistema está compuesto a su vez de objetos que también son sistemas. Además
la recursividad representa la jerarquización de todos los sistemas existentes.
 Entropía: todo sistema tiende al desgaste o a desintegrarse, Los sistemas tienden a conservar su
identidad.
 Suprasistema: sistema mayor compuesto por sistemas menores, que a su vez puede contener
subsistemas.
 Subsistema: es un conjunto de elementos y relaciones que responden a estructuras de un sistema
mayor, tienen las mismas propiedades de los sistemas.
 Abiertos / Cerrado: 
o Abiertos: presentan intercambios con el ambiente a través de entradas y salidas (energía y
materia).
o Cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, son herméticos a
cualquier influencia ambiental.
 Totalidad: un cambio en las unidades del sistema afecta al resto de las unidades, se presenta como
un ajuste.
 Homeostasis: equilibrio dinámico entre las partes del sistema, tienen la tendencia de adaptarse
para alcanzar un equilibrio.

¿Qué es la teoría general de sistemas?

Creado por Ludwig von Bertalanffy A mediados del siglo XX (1950-1968), es una Metateoría, teoría
de teorías, tiene como propósito busca reglas de valor general, aplicables a cualquier sistema y en
cualquier nivel de la realidad.
Elementos del Sistema

Entrada, proceso, salida y retroalimentación.

Entradas: personas, datos, dinero, energía, información, recursos, materiales.

Procesos: analizar, registrar, presentar, categorizar, resumir, educar, instruir, cuantificarlo, invertirlo,
fotosíntesis, fuerza, turbina, ensamblaje, revisión mecánica.

Salida: data, información, entrada procesada. 

Retroalimentación: las salidas se convierten en entradas.

Control

 Proceso de verificar las distintas áreas de una organización. Implica una comparación entre
rendimiento esperado y rendimiento observado,

Verificar que todo ocurre de acuerdo con los principios establecidos, tiene como fin señalar errores
con el fin de mitigar los riesgos existentes para ver si se cumplen los objetivos de forma eficiente y
eficaz.

Control según COSO

El Control Interno es un proceso llevado a cabo por la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones.

Riesgo
 Vulnerabilidad o amenaza de que ocurra un evento y que sus efectos sean negativos, que alguien
o algo pueda verse afectado.
 Exposición a una situación donde existe la posibilidad de sufrir un daño o peligro..
 Es la medida de probabilidad en la que un suceso de peligro inminente pueda tomar efecto en
algún lugar determinado y llegar a perjudicar.

Matriz DOFA
Es una herramienta que permite análizar el estado actual y real de la situación interna y externa en la
que se encuentra una empresa, persona u organización para tener una visión que nos permita
planear estrategias futuras. Su nombre proviene de las siglas: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas.

El análisis DOFA consta de dos partes: una interna y otra externa.

 La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los
que se tiene algún grado de control.
 La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar
su negocio en el mercado seleccionado. Hay que aprovechar esas oportunidades para minimizar o
anular amenazas, circunstancias sobre las que se tiene poco o ningún control directo.

Cómo construir una Matriz DOFA

Los pasos para construir una matriz DOFA son los siguientes:

 Nombrar la Matriz (define el objetivo).

 Hacer una lista de fortalezas internas claves
 Hacer una lista de debilidades internas decisivas.
 Hacer una lista de las oportunidades externas importantes.
 Hacer una lista de las amenazas externas claves.
  Plasmarlos en el cuadro
 A continuación, compare las fortalezas internas con las oportunidades externas y registre las
estrategias FO resultantes en la casilla apropiada.
 Compare las debilidades internas con las oportunidades externas y registre las estrategias DO
resultantes.
 Compare las fortalezas internas con las amenazas externas y registre las estrategias FA
resultantes.
 Compare las debilidades internas con las amenazas externas y registre las estrategias DA
resultantes.

Para qué sirve una matriz DOFA

Herramienta de diagnóstico que facilita la toma de decisiones futuras. Ayudando a plantear
acciones para aprovechar las oportunidades detectadas, y a preparar nuestra organización de las
amenazas teniendo en cuenta nuestras debilidades y fortalezas.

Definición Formulario

Los formularios son instrumentos, herramientas, documentos (físico o digital), que permiten
recolectar información, la cual posteriormente es utilizada para cumplir una gran variedad de  objetivos
(registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad). Contiene espacios vacíos, los
cuales están destinados para ser rellenados por algún individuo con un propósito específico. Ej: Planilla de
solicitud de vacaciones, formulario para el pago del ISLR

Ventajas y desventajas que tiene el uso de los formularios.

VENTAJAS

 Permite mayor objetividad. Ofrecen una comprensión imparcial y precisa del problema
que se busca resolver
 Facilita la recopilación de información y procesamiento de los datos de manera
rápida y eficiente
 Poder realizar evaluaciones diagnósticas, formativas y sumativas a grupos pequeños.
 Es posible realizar encuestas de opinión.
.
 Ayuda a organizar las opiniones con el objetivo de realizar un análisis profundo.
 Son fáciles de administrar y son anónimos (depende del formulario).
 Pueden repartirse al terminar una transacción o como parte de una encuesta en línea
 Facilidad de compilación, navegación y análisis de la información.
 Permite recolectar datos de forma estructurada, lo que conlleva a evaluar resultados de
forma rápida.
  Agiliza procesos comerciales y reduce costos.
 Permiten un acceso remoto siempre y cuando se tenga conexión a internet

DESVENTAJAS

o Las personas le pueden dar uso indebido a la información recopilada. 

o Tanto la información de los formularios físicos como digitales puede perderse.

o En caso de los formularios digitales, es obligatorio terminarlos. 

o Requiere de un amplio conocimiento en multimedia y nuevas tecnologías, además de
la disponibilidad de los recursos necesarios para su aplicación.
o Los formularios físicos requieren presupuestos elevados para su procesamiento.
o Usar a diario formularios en papel contribuye enormemente a la deforestación y por
lo tanto al cambio climático.

 Falta de sinceridad:
o Es posible que los encuestados no sean sinceros al 100% en sus respuestas. Esto puede
ocurrir por varias razones, incluyendo el sesgo de deseabilidad social y el deseo de proteger
la privacidad. Para evitar la falta de sinceridad comunica a los encuestados que valoran su
privacidad y que el proceso no permite la identificación personal.
 Dificultad en la comprensión e interpretación de los campos del formulario
 Pueden no dar una retroalimentación en profundidad

¿Cuál es la diferencia que existe entre los formularios digitales y los

tradicionales? Explique cuál de los dos es más recomendable para las
empresas.
 Los formularios digitales son de fácil acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento
mientras que los tradicionales para  acceder a la información de los mismos, se necesitan los
formatos en físico.
 Para el digital es necesario internet y para el tradicional no.
 Para el digital existe menor probabilidad de pérdida de la información mientras que el tradicional
tiene muchas probabilidades de perderse o dañarse.

La principal diferencia es que los formatos digitales no requieren el uso de papel. Es más
recomendable para las empresas los formatos digitales ya que requieren de un menor costo, es
más fácil su realización y capacidad de llegar a más personas. Además, los datos obtenidos estan
más seguros bajo esta modalidad.

Menor costo: En los formularios digitales no hay costos de papel o impresión (depende, hay que
considerar la inversión en equipo tecnológico).

Más ecológicos: Al no necesitar de impresión los formatos digitales resultan más ecológicos que los
tradicionales.

Mayor velocidad: la distribución es instantánea, la recolección en tiempo real y la tabulación de resultados

permite que el análisis de datos sea instantáneo,

Garantiza el anonimato de quienes responden el formulario.

El más recomendado es el digital, debido a que ayuda a la empresa a reducir costos, agilizar procesos
comerciales y a mejorar la eficiencia en la recolección y análisis de la información.

Señale la importancia de mantener un inventario de formularios.

Se debe realizar un inventario de formularios para tener la información precisa de cuántos son los
formularios que se utilizan en la organización, si estos son formales o no, y tener una visión general de la
utilización de los mismos.

¿Para qué sirve (cuál es la utilidad) de registrar dentro de la organización todos los formularios existentes?
 6. Establecer diferencias entre formularios y reportes.
Los reportes permiten presentar los datos recolectados; mientras que Los formularios son documentos
compuestos por espacios en blanco que permiten recolectar información

9. Clasificarlos según su uso, presentación y elaboración.

De acuerdo a su uso:

 Para originar una acción: tienen el objetivo de iniciar un proceso o procedimiento de algún grupo de
tareas con un cierto objetivo. Ejemplo: requisición de materiales, orden de compra.
 Para registrar una acción: están orientados a guardar información que puede ser consultada
posteriormente. Ejemplo: hojas de vida personal, plantillas de solicitud de empleo.
 Para informar resultados: son aquellos usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se
encuentran estandarizados. Ejemplo: Análisis de crédito que son utilizadas en las instituciones
financieras.

De acuerdo a su presentación:

 Simples: son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen
copias anexadas
 Compuestos: poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo
un esquema de almacenamiento o archivo especial. Ejemplo: De bloques, talonarios, juegos listos,
formas continuas.

De acuerdo a su elaboración:

 Manuales: formatos que son llenados en forma totalmente manual.

 Semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte a través de un elemento máquina
como un computador o una máquina de escribir.
 Mecanizados: son aquellos elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo
como los campos por rellenar.

Definición Flujograma - Diagrama de Flujo

 Se le llama también  diagrama de flujo, y consiste en representar gráficamente, situaciones,

hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos. La principal utilidad de un
flujograma es que muestra de un solo vistazo un proceso que puede ser complejo. De esta
forma, cada persona implicada en él sabe cuál es su labor. Con esto se consigue incrementar la
eficiencia y reducir las posibles incidencias. 
. 
 El diagrama de flujo de proceso es la representación más simple y preliminar del proceso. Sirve
para dar inicio a su comprensión posterior, y más compleja, del proceso. El flujograma es empleado
para: comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejorar la situación actual;
diseñar un nuevo proceso en el cual aparecen incorporadas aquellas mejoras; facilitar la
comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta
informaciones sobre los procesos.

Pasos para elaborar un flujograma

1. Colocar el nombre del proceso/procedimiento, quién lo realizó, fecha de vigencia, etc., en el encabezado
de la hoja del cursograma o flujograma.
2. Escribir el objetivo y el alcance del proceso a describir. (De esta manera quedará fijado el comienzo y el
final del diagrama).
3. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y
su orden cronológico.
4. Armar un glosario de símbolos a utilizar y definir el nivel de detalle. Si se utilizará un cursograma (más
general), se emplearán pocos símbolos: inicio, fin, operación. Si se trabajará con un flujograma (más
detallado), se necesitará el glosario completo de símbolos a utilizar.
5. Identificar los sectores intervinientes (que serán las columnas que se graficaron para observar por dónde va
pasando el proceso).
6. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
7. Identificar los documentos que intervienen y la cantidad de copias de cada uno, los archivos
(transitorios y definitivos, en papel o digital), los puntos de registros (manuales o digitales).
8. Identificar y listar los puntos de decisión y control.
9. Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
10. Hacer la conexión entre las actividades (flechas), indicar el comienzo y el final del proceso.
11. Controlar que todo lo escrito en forma narrativa coincida con lo graficado.

Símbolos utilizados en los flujogramas