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LECTURA 04
INTRODUCCIÓN
La comprensión de que el flujo de materiales da lugar a un proceso que debe ser
integrado para permitir un mejor servicio a la empresa en su conjunto, ha facilitado
la centralización de las actividades y la creación del sistema logístico, cuyo diseño
y administración observe funciones que en el pasado estuvieran a cargo de las
otras dependencias de la empresa
Es conocido que las actividades logísticas sufran una descentralización casi total,
hasta que se llegó a comprender que eran elementos de un solo proceso, cuyo
reconocimiento se produjo después de extensas polémicas en las que se
demostró el carácter integral del sistema, en oposición a la idea de que cada
actividad se podría desempeñar mejor y con resultados positivos para la entidad
involucrándola en las dependencias a las que servía.
La centralización dada por el sistema y la posición de función directiva o gerencial
de alto nivel que ha logrado alcanzar la dependencia logística, aunque la
denominen en diferentes formas, ha dado origen a que en cumplimiento de sus
funciones establezca relaciones con otras dependencias de la empresa a nivel
directivo, las que en algún caso se ven afectadas por discrepancias en las
soluciones que se den a los variados problemas de materiales que a diario se
presentan y que son vistos en diferentes formas, especialmente, por aquellos que
tuvieron las actividades, hoy centralizadas, bajo su mando.
La dirección de la empresa podrá encontrar la solución a estas discrepancias y
rozamientos, definiendo las políticas que normaran el desempeño de las funciones
logísticas y, teniendo en cuenta que son los objetivos concretos y definidos los que
permitirán solucionar cualquier conflicto que se presente, mediante el compromiso
y la coordinación de las dependencias con el sistema logístico frente a dichos
objetivos. Al establecer la política logística de la empresa y como un medio de
resolver conflictos, se debe considerar prioritariamente el aspecto costos, su
reducción y la incidencia que ellos puedan tener sobre las actividades previstas
por la empresa. De allí que cualquier cambio, grande o pequeño, que se produzca
en el sistema logístico o en el sistema total de la empresa debe medirse en
función a su contribución a las utilidades de la entidad.
La realidad de lo indicado puede ser evaluada en relación con la adquisición de
materiales que responde a una necesidad del usuario, definida por este, al
especificar la característica de los artículos que requiere, la cantidad que necesita,
la calidad que debe exigirse, el momento en que debe de estar en su poder y la
importancia para la continuidad de sus actividades. Todas estas especificaciones
constituyen el marco de la actuación de los elementos del sistema logístico,
quienes deberán satisfacer la necesidad oportuna y adecuadamente, velando al
mismo tiempo por la economía de la empresa reflejada en el costo total de la
operación y no en los menores costos de cada actividad individual, por cuanto en
muchos casos esto pueden afectar la operación total. Por ejemplo, si en forma
individual y descentralizada, el jefe de tráfico elije el medio de transporte menos
oneroso, sin tener en cuenta el tiempo en que se requieren los materiales, estará
obteniendo un menor costo de transporte y, al mismo tiempo, incurrirá en un
mayor costo por la detención o retraso de las operaciones, o por la adquisición de
ultimo minuto de los materiales necesarios para evitar que las operaciones se
paralicen.
Al igual que el ejemplo anterior, la adquisición de grandes cantidades con la
finalidad de obtener un menor precio unitario por articulo y asegurar el posible
consumo futuro, afectara al almacén en la disponibilidad del espacio y en el costo
de poseer, aumentando la inversión y el riesgo de deterioro, obsolescencia,
cuidado, etc.; en idéntica forma la atención especial e inmediata a un cliente, por
mas bueno que sea, podrá hacer incurrir a la empresa en un exceso de gasto de
distribución física por duplicidad de recorrido o el mal empleo de los medios de
transporte. A través de estos ejemplos, se puede observar que la eficiencia de la
función, considerada de forma individual puede ser distinta, y generalmente lo es,
a su eficacia y rentabilidad como parte del proceso logístico total.
2. LOGISTICA – PRODUCCIÓN
En las empresas fabriles la atención de los directivos se concentra en la
producción, haciendo que todas las funciones giren alrededor de ellas. Es
indudable la importancia que tiene esta función como principal consumidora de
materiales y por ello, normalmente las actividades logísticas han estado bajo su
dependencia y, aun en la actualidad, son muchas las empresas que la subordinan
a la dirección o gerencia de producción. Sin embargo, un breve análisis de la
función principal de ambos elementos, nos permitirá establecer que la mejor
relación entre ellos debe ser enfocada desde el punto de vista de sus objetivos,
tratando de unificarlos en base a su contribución eficaz a los beneficios generales
de la empresa.
Desde este punto de vista, se encontrará que la relación entre los elementos debe
ser de coordinación y no de subordinación, no existiendo razones para que alguna
de ellas domine y si más bien para que, mediante el desempeño coordinado de
ambos, pueda producción contar con los materiales que requiere, sin tener
preocupaciones extras a su verdadera y principal función, la transformación de las
materias primas en productos terminados a costos verdaderamente competitivos.
Mientras que para producción siempre es preferible que sobren los materiales
para no correr el riesgo de que se rompa el stock, para Logística las sobre
existencias y las roturas de stock son perdidas que la empresa debe evitar por su
similar gravedad. Esta información, concreta una de las razones por la que no
puede subordinarse una a la otra, y por ello que se debe tratar de alcanzar la más
estrecha colaboración haciendo que logística conozca y participe en la
planeamiento de las necesidades futuras de producción, de manera de lograr que
su actividad tienda a mantener existencias a niveles adecuados, a que regule la
renovación de los stocks en función a la capacidad de almacenaje, del medio de
transporte más rápido y menos costoso para las cantidades que se adquieren,
del control de inventarios y de la posibilidad de sustituciones, de las relaciones con
los proveedores, de la búsqueda de fuentes de abastecimiento que eviten
depender de un solo proveedor; en fin, la satisfacción de las necesidades de
producción como uno de los usuarios, sin afectar la economía de la empresa, lo
que se puede lograr si existe una colaboración y coordinación estrecha e
independiente que faciliten las comunicaciones y el disponer de información
adecuada con oportunidad, tanto en un sentido como en otro. Esta colaboración
estrecha, es uno de los aspectos más difíciles de conseguir, ya que son las
actividades que más controversias desarrollan, justamente por la necesidad que
tienen una de otra. Es conocida la pugna entre estos elementos, producida
generalmente por la importancia que cada uno cree tener y por las acciones que
atentan con su colaboración y coordinación. Por ejemplo, la cantidad de pedidos
“URGENTES” o “MUY URGENTES” que se reciben en logística, dando la
impresión de no existir planeamiento y llegando en algunos casos al extremo de
que casi la totalidad de las requisiciones son necesarias para utilizar de inmediato
los materiales; la directa consecuencia de esta forma de actuar, es que, en la
dependencia logística, no se le dé importancia a las “URGENCIAS” indicadas, aun
cuando sea efectivamente real. Otro motivo de discordia se presenta en la actitud
de muchos vendedores, quienes conocedores de la pugna existente, procuran
influir en los jefes de producción para que empleen los materiales que venden,
tratando de conseguir una exclusividad de uso de la empresa por la presión de
producción hacia logística, lo cual recorta, indudablemente, la labor y decisión de
esta dependencia en su actividad de compras. Por este motivo, es muy común
encontrar requisiciones emitidas por producción, con indicación del proveedor a
quien debe adquirirse el articulo o con definición de características tan singulares
en el material, que solamente existe un proveedor que lo pueda proporcionar.
En conclusión, las relaciones entre las dependencias de producción y logística
son de gran importancia para la empresa, debiendo ser dirigida hacia la más
estrecha colaboración en todas las fases de sus actividades, desde que es
producción el principal consumidor de materiales y el que manufactura los
productos terminados que la empresa coloca en el mercado, debiendo hacerlo a
los más bajos costos posibles, aspecto en el cual la acción de logística es
invalorable por las posibilidades de reducción de costos que tiene. Para lograrlo,
logística deberá considerar todos los aspectos inherentes al sistema que pone en
uso, incluyendo consideraciones relativas a adquisiciones, almacenaje, transporte
y manipulación, controles de niveles de inventarios, distribución física, etc., y
definiendo no solo lo relacionado con cantidades en existencia, sino también
aquellos aspectos relativos al tiempo de demora de contar con los artículos, a los
procedimientos de control y los medios de transporte que, al ser bien evaluados
permitirán reducir los inventarios sin afectar el aprovisionamiento requerido por los
usuarios.
3. LOGISTICA-FINANAZAS-CONTABILIDAD
A Finanzas-Contabilidad, le compete el empleo eficiente del capital que la
empresa tiene y el control de las actividades en relación con el manejo de dicho
capital. Las relaciones con logística son constantes y de mucha importancia ya
que es esta la que se encarga de los mayores desembolsos que se efectúa en la
empresa en cumplimiento de su función, tanto en relación a los materiales de uso
constante, como en adquisición de bienes del activo fijo, aspectos ambos que solo
pueden ser efectuados teniendo en cuenta la disponibilidad de dinero efectivo y
las posibilidades de contar con recursos que puedan ser comprometidos para
pagos futuros.
La función logística para satisfacer las necesidades de los usuarios compromete la
economía de la empresa y, ante de hacerlo, deberá coordinar con la dependencia
de finanzas para definir sus posibilidades en las negociaciones con los
proveedores y logran condiciones de pago acorde con la capacidad económica
definida por finanzas. Aunque no debiera producirse, sucede muy a menudo en las
empresas, que la entidad financiera se entere de los acuerdos tomados por
logística con los proveedores, al recibir la copia de la orden de compra emitida, por
la que en muchos casos no puede ser cumplida en lo referente a condiciones de
pago, por no tener posibilidades para ello la empresa, dado los acuerdos
establecidos por logística.
Esta manera de actuar es el origen de distorsiones y diferencias entre estas dos
dependencias y generalmente la causa de controles extras y subordinaciones para
la función logística, cuando se es tan sencillo establecer las normas que faciliten la
coordinación entre ellas. Al diseñar el sistema logístico, debe comprender las
normas que permitan la coordinación con finanzas, para lograr un buen empleo de
los fondos que se tienen reducciones en los costos de operación y mejoras en la
entrega de los materiales. Además, contribuirá al control contable y financiero de
la firma al emplearse técnicas que permitan los requerimientos de capital para las
futuras adquisiciones de materiales, lo que constituye uno de los puntos básicos
para la preparación de los flujos de caja y sus proyecciones, así como para el
planeamiento financiero. En las entidades gubernamentales que se manejan con
rígidos presupuestos por dependencias, la coordinación debe permitir certificar la
disposición de fondos en la partida correspondiente al momento de efectuar la
adquisición o el compromiso que se adquiere, las fechas de pago y el monto
comprometido. Existe el procedimiento de que se envié la orden de compra a la
dependencia contable para que, mediante un sello o una anotación, se certifique la
disponibilidad o el compromiso de fondos antes de que dicha orden de compra sea
remitida al proveedor. Este procedimiento si se hace con rapidez, evitando la
demora que puede producirse y sus efectos sobre los inventarios y sobre la
disponibilidad de materiales, es adecuado; pero en muchos casos la colocación
del sello y la autorización, genera demoras innecesarias que inciden en el tiempo
de entrega de la mercadería, haciendo inútiles los cálculos para la renovación de
los inventarios.
El conocimiento de la importancia para toda la empresa, de disponer de
procedimientos rápidos en la emisión y tramite de la orden de compra, es uno de
los aspectos en que finanzas y logística deben de estar de acuerdo para
desempeñarse coordinadamente.
Temiendo en cuenta las acciones de las dependencias logísticas deben ser
registradas y controladas por contabilidad, lo que origina una serie de
operaciones contables, es conveniente que los formularios impresos y demás
documentos que manejan estas dependencias sean diseñados considerando las
necesidades, no solo de logística sino también de contabilidad para evitar
duplicidades de formularios y de trabajo que encarecen los costos. La
coordinación en los procedimientos relacionados con materiales, es indispensable
entre logística y finanzas-contabilidad, para conseguir efectivos beneficios en los
costos. Igualmente lo relacionado con la clasificación de cuentas deberá ser
coordinada entre ambas dependencias.
4. LOGISTICA – COMERCIALIZACIÓN
La Comercialización de los productos que fabrica la empresa, es otro de los
aspectos de como producción la consideran los directivos como de gran
importancia, de lo que es lógico por cuanto es esta actividad la generadora de
ingresos para la empresa. Sin embargo, dicha actividad no debe ser
sobrevalorizada, al extremo de subordinar las otras actividades de ella.
La política de comercialización y tácticas que se empleen para cumplirla tiene una
influencia fundamental en el diseño y la operación del sistema logístico, pues sus
requerimientos establecen los límites entre los cuales debe trabajar el sistema,
especialmente en la actividad de distribución física, afectando en muchos casos
sus costos. Al establecer el pronóstico de ventas, la dependencia de
comercialización está definiendo para la empresa sus necesidades de producción,
ya que esta dependencia deberá planear sus actividades para responder al
pronóstico establecido y proporcionar los artículos que en él ha previsto vender. La
dependencia logística deberá al mismo tiempo adecuar su sistema para abastecer
la producción con las materias primas que requieren los productos que fabricara, y
además preparar sus almacenes de productos terminados para recibir los artículos
de producción, controlándolos y renovándolos en función de la comercialización
que con ellos se realice.
Teniendo en cuenta lo indicado, es posible apreciar que la variedad de artículos
que se producen impactara fuertemente en la distribución física, si es que dicha
variedad es planeada sin tener en cuenta los efectos o la incidencia sobre el
sistema logístico. Es realmente importante analizar como la variación de los
productos, sea en su tipo o en sus características de forma, peso, colores,
envoltura, tamaño, etc., incide en el almacenaje, el control de inventarios, las
inspecciones, el despacho, el embalaje y el transporte hasta los clientes, es decir
la actividad logística que es conocida como distribución física. La incidencia que
estas variaciones tienen, puede atentar contra los costos y producir aumentos en
el manipuleo de los artículos, el almacenaje, el transporte y la distribución
haciendo estas actividades tan onerosas que reduzcan o eliminen las utilidades
previstas por la comercialización.
Por otro lado, la mayor variedad, incide también en el espacio a utilizar para su
almacenamiento, demandando una mejor organización de las bodegas; un mayor
control, tanto físico como contable; mayor cantidad de personal para realizar
dichos controles; etc. Si se considera que, al producir mayor variedad de artículos,
será necesario aumentar las adquisiciones de materias primas, de artículos para
embalaje, etiquetas, cajas, precintos, etc., se tendrá el panorama completo de la
incidencia en el sistema logístico al aumentar la labor de la actividad de compras y
el riesgo de obsolescencia de mucho de los artículos que guardará el almacén de
materias primas y otros insumos. Las decisiones que se tomen sobre el aumento y
cambio de los productos, tendrán que considerar la importancia que sobre los
costos tiene la actividad logística, a fin de evitarse sorpresas desagradables al
conocer los resultados.
Como con las otras actividades, con la comercialización se debe establecer
relaciones de coordinación y enlaces que permitan a logística disponer del articulo
y entregárselo oportunamente al cliente final a través de su dependencia de
distribución física. Para ello debe medir el servicio que ofrece en función de:
La rapidez con que los artículos pueden ser entregados al cliente.
Confianza que dicha rapidez genera en los clientes.
Grado de disponibilidad inmediata de los artículos.
Aspectos que se relacionan, ya que la rapidez de entrega está directamente
afectada por la disponibilidad de los artículos, y la confianza se obtiene en base a
la disponibilidad y la rapidez. Al tratar de disponibilidad, se debe pensar que esta
se logra, siempre y cuando se sepa dónde estás el artículo para que, disponiendo
del medio de transporte, se pueda entregar con oportunidad al cliente. Es decir,
que, disponiendo de un buen control de inventarios y del transporte adecuado, se
lograra disponibilidad, rapidez y confianza, aun sin tener el artículo en el propio
almacén.
La organización de la distribución de los productos, poniéndolos al alcance de los
consumidores en cualquier lugar en que se encuentren, es uno de los objetivos de
la comercialización; como lograrlo sin elevar los inventarios a cantidades que
signifiquen perdida para la empresa, es responsabilidad del sistema logístico que
para ello cuenta con sus propios almacenes, lo de los distribuidores, los canales
de distribución, los medios de transporte rápido, las comunicaciones constantes, y
sobre todo, el nivel de servicio que se desea alcanzar en función del costo de
dicho nivel..
La dependencia logística y su personal estudiaran y analizaran los pronósticos de
venta y el nivel de servicio que se requiere alcanzar para establecer sus propios
planes y programas que le permitan satisfacer las necesidades del área de
comercialización.
Una óptima distribución determina que el trabajo cumpla sus objetivos y con ello,
se potencie el crecimiento de la empresa.
Hay ciertos puntos que se deben analizar con el fin de entender la importancia de
la calidad en logística y determinar si esta se encuentra presente en cada eslabón
del proceso.
Llevar un control correcto y constante de estos eslabones es el camino hacia una
calidad completa y de primer nivel. Finalmente, el objetivo de ello será lograr la
satisfacción del cliente y fidelizar la relación para asegurar nuevos puntos de
crecimiento.
REFERENCIA:
Valdés P., A. Administración Logística. Lima