Mag-021 Manual Cadena de Abastecimiento

MANUAL CADENA DE ABASTECIMIENTO
FECHA DE N° DE
CÓDIGO VERSIÓN
EMISIÓN PÁGINAS
MAG-021 1 13-03-2015 28
REVISADO POR: APROBADO POR:

NOMBRE: LORIANI NOMBRE: NURY
HERRERA CRISTANCHO
FECHA: 10 de Marzo de 2015 FECHA: 13 de marzo de 2015
MAG-021
MANUAL CADENA DE Versión 1
ABASTECIMIENTO
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1. OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................ 6
1.1 Objetivos Específicos........................................................................................................................................6
2. ALCANCE........................................................................................................................................... 6
3. DEFINICION DE TERMINOS Y SIGLAS.............................................................................................7
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA EXTERNOS..............................................................................11
5. LINEAMIENTOS GENERALES.........................................................................................................11
5.1 Proveedores Críticos.......................................................................................................................................11
5.2 Materiales Y/O Productos críticos...................................................................................................................12
5.3 Servicios críticos.............................................................................................................................................15
6. DESARROLLO.................................................................................................................................. 17
6.1 Nuevo Proyecto...............................................................................................................................................17
6.2 Gestión y Análisis de Inventarios................................................................................................17
6.2.1 Orden de Pedido..........................................................................................................................................18
6.2.2 Tratamiento de Requisición Interna.............................................................................................................18
6.3 Gestión de Compras..................................................................................................................... 20
6.3.1 Requerimiento de Compra...........................................................................................................................20
6.3.2 Selección de Proveedores de Productos Críticos..........................................................................................22
6.3.3 Selección de Proveedores de Servicios Críticos...........................................................................................22
6.3.4 Cotizaciones.................................................................................................................................................23
6.3.5 Generación de OC – OS...............................................................................................................................25
6.3.6 Tipos de Compras........................................................................................................................................25
6.3.7 Evaluación de Proveedores Críticos.............................................................................................................29
6.3.8 Re- evaluación de proveedores Críticos.......................................................................................................29
7. INSTRUCTIVO RECIBO , ALMACENAMIENTO Y DESPACHO.....................................................30
8. RECEPCION DE FACTURAS O CUENTAS DE COBRO.................................................................30

8.1 Entrada de Almacén........................................................................................................................................30
8.2 Recepción de la Factura..................................................................................................................................31

NOMBRE: LORIANI HERRERA NOMBRE: NURY CRISTANCHO
FECHA: 10 de marzo de 2015 FECHA: 13 de marzo de 2015
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ABASTECIMIENTO
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INTRODUCCION
Actualmente la competencia y la globalización han hecho que la empresa mejore de forma sustancial sus
prácticas y procesos con el propósito de obtener un gran posicionamiento en el mercado, uno de sus mecanismos
se basa en las continuas estrategias diseñadas para hacer más eficiente la Cadena de Abastecimiento, resultado
del esfuerzo en conjunto de una serie de procesos, y actores involucrados.
Se cuenta con relaciones de intercambio de información, materiales y recursos con los proveedores y clientes en
una forma mucho más integrada, utilizando enfoques innovadores que benefician conjuntamente a todos los
actores de la cadena de abastecimiento.
El presente manual busca identificar, establecer y resaltar aspectos significativos en los diferentes procesos que
integran la Cadena de Abastecimiento de MONTAJES JM S.A (en adelante MONTAJES JM), basados en
lineamientos eficaces que permiten que la gestión en la consecución de productos y/o servicios para los
diferentes proyectos sea exitosa mediante el continuo estudio de la operación detectando aspectos por mejorar,
implementación de buenas prácticas, prevención de situaciones inesperadas por medio de la identificación y
mitigación de riesgos relacionados con el proceso, identificación de nuevas estrategias de aplicabilidad oportuna,
comunicación exitosa y socialización permanente entre otras.
Este documento servirá como herramienta de guía y consulta para todos los involucrados de la Cadena de
Abastecimiento de Montajes JM, así como de los nuevos integrantes de la empresa relacionados con el proceso.
Algunas de las prácticas que debemos adoptar para la eficacia de la Cadena de Abastecimiento:
JUSTO A TIEMPO Este enfoque gerencial busca afanosamente la eliminación de los inventarios y todo aquel
elemento que se considere desperdicio y carente de valor para la cadena de producción. El

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busca en la medida de lo posible reducir al mínimo el inventario de las diferentes etapas del proceso productivo.
CALIDAD TOTAL La calidad es adecuación al uso y “se refiere únicamente al valor que el consumidor le
otorga a un producto o servicio”, es satisfacer las necesidades de los clientes y sus expectativas razonables. Por lo
tanto, la calidad total se centra principalmente en implementar calidad en todas las etapas del proceso que se esté
analizado, en adaptar los procesos de acuerdo a las especificaciones del demandante y en realizar un efecto
multiplicador de mejora hacia todos los procesos que formen parte de la organización.
REINGENIERÍA DE LOS PROCESOS La reingeniería de procesos plantea formalmente la existencia de

procesos dentro de las empresas, que aunque estos se sigan mejorando continuamente (calidad total) va a llegar
un momento tal que van a reportar más de lo mismo. En tales casos el rediseño definitivo o cambio radical del
proceso es lo idóneo de tal manera que se produzcan mejoras espectaculares en áreas de rentabilidad, motivación
de personal y todos aquellos elementos que puedan contribuir en el mejoramiento de la productividad.
BENCHMARKING Textualmente benchmarking “significa marcas de referencia” y tiene que ver con la
identificación de los procesos exitosos de las empresas que llevan a cabo las mejores prácticas e imitarlas hasta
donde sea posible. Mediante este enfoque de gestión una empresa puede identificar y aprender acerca de las
mejores prácticas de negocios y transferirlas a su propia realidad.
OUTSOURCING El outsourcing es el uso estratégico de recursos exteriores a la empresa para realizar

actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Outsourcing es una estrategia de
administración por la cual una empresa delega la ejecución de ciertas actividades a empresas altamente
especializadas.

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1. OBJETIVO GENERAL
El presente Manual busca establecer las disposiciones necesarias para asegurar la eficacia del proceso de inicio a
fin en la adquisición de los bienes y/o servicios para la organización cumpliendo con los requisitos solicitados de
manera confiable y oportuna para los diferentes frentes de trabajo, para la correcta prestación del servicio de
acuerdo al objeto de las obras inherentes de MONTAJES JM S.A y sus consorcios.
1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Identificar responsabilidades, lineamientos y actividades intervinientes en cada uno de los procesos que integran
la cadena de abastecimiento.
-Establecer aspectos de comunicación fundamentales en la Cadena de Abastecimiento.
-Nombrar la documentación necesaria aplicable a las actividades de la cadena de almacenamiento.
-Identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en la Cadena de Almacenamiento para el diseño
posibles estrategias.
2. ALCANCE
Este documento hace referencia a la cadena de abastecimiento de la Organización, desde que se genera la
necesidad en los diferentes proyectos y áreas de trabajo hasta la obtención del bien o servicio en tiempo oportuno
en el proyecto solicitante.
3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Y SIGLAS
 ABASTECIMIENTO: Se encarga de proveer los insumos necesarios para satisfacer las necesidades de
Producción (Materia prima, Materiales, servicios) cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los
niveles de inventario de insumos.
 ADQUISICIONES: Se refiere a la compra de bienes (materiales/equipos) o servicios
 CADENA DE ABASTECIMIENTO: Sistema de organizaciones, gente, actividades, información y
recursos involucrados en la producción de productos y/o servicios al cliente.

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 CANALES DE DISTRIBUCIÓN: Son los diferentes caminos, etapas o escalones que los productos
pueden recorrer hasta llegar al/a la consumidor/a o usuario/a final.
 CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los
requisitos.
 DEFECTO: Incumplimiento de un requisito, asociado a un uso previsto o especificado.
 EMBALAJE: Materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular,
almacenar, conservar y transportar mercancías.
 GESTIÓN DE STOCKS: Denominación que designa la dirección, organización y administración de las
diferentes tareas necesarias para la determinación de las cantidades óptimas a adquirir para la creación y
renovación de las existencias, así como los momentos y cadencia en los que hay que realizar estas
adquisiciones.
 INSUMOS O SERVICIOS CRÍTICOS: Son todos aquellos que están directamente involucrados en la
realización del trabajo de campo y sin los cuales no se puede ejecutar la obra.
 INVENTARIO: Bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
 LOGÍSTICA: Es el proceso de planear, implementar y controlar efectivamente el flujo, embalaje,
transporte y llegada de bienes o servicios, relacionando del punto de origen al punto de consumo con el
propósito de cumplir los requisitos del cliente y proyecto.
 MANEJO DEL INVENTARIO: El proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a través de
actividades de administración de inventario como planeación, posicionamiento de stock y supervisión de la
edad del producto entre otros.
 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE TRANSPORTE: Especifica cómo, cuándo y dónde
transportar los bienes. La planeación del transporte y la programación de las aplicaciones puede incluir
restricciones de peso y medida, unión-en-tránsito, movimiento continuo, selección del modo o
transportista, o planeación de la funcionalidad.
 PROVEEDOR: Organización que suministra productos y/o servicios.
 REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
 ROTACIÓN DE INVENTARIO: Cantidad de veces que un producto se remplaza (compra y consume) en
un periodo determinado definido por la compañía.
 SOLICITANTE: Funcionarios autorizados por la organización y/o proyecto que solicite el suministro de
un bien o servicio necesario, para su trabajo u operación.

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DOCUMENTOS MANUAL CADENA DE ABASTECIMIENTO

DOCUMEN DESCRIPCI AUTORIZACIO
TIEMPO REALIZA OBSERVACION
TO ON N FIRMA
La claridad,
especificaciones y apoyo
grafico disminuyen
tiempos y errores. Así
Coordinador, como la planeación y
Orden de Ingeniero Director, tiempo de entrega.
OP Inmediato
Pedido Solicitante Encargado, La OP debe estar adjunta
Gerente PRY para apoyo al análisis de
inventarios,
compras y para el
proveedor.
Coordinador, Apoyar la verificación

Autorizado
Requisición Firma y Director, física para brindar un
RI en cada área
Interna Envío Encargado, mayor análisis dado el
Gerente PRY número de ítems
AF
Inventario
Eléctrico
Requerimie Realizar la verificación
Sistema
RQ nto de 1 día NA anterior en el resto de
Mantenimie
Compra bodegas.
nto
Compras
Local
Compras
HSE Verificar calidad,
Análisis de
Calidad garantía, precio, crédito,
COTIZACIO precios y
3 días Ofimática cantidades oportunidad de
N factores del
Eléctrica entrega para la selección.
Mercado
Mantenimie
nto
Verificar adjuntar la
autorización para el
Correo
proceso correspondiente,
AUTORIZA Gerencia
Gerencia Gerencia en el contenido del
CION General 1 día
General General correo deberá ir RI, RQ ,
GERENCIA avala la
nombre del Director
compra
solicitante.

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Orden de
compra y Agregar a la OC el
ORDEN DE Coordinador de
programaci 1 día Compras tiempo de entrega
COMPRA Compras
ón de acordado.
entrega
HSE
Inventario
Calidad
Requerimie
Ofimática Coordinador, Analizar los ítems y
RQs nto de 1 día
Eléctrica Director, Líder actividades especificas
Servicio
Compras
Mantenimie
nto
Autorizació
n al
Compras Analizar IVA de los
proveedor
OS 2 días Control Quien realice ítems, dada la alta
para la
Contratistas variedad.
prestación
del servicio
Verificar los proveedores
indicados en el acuerdo
Orden
Quien realice comercial si aplica.
compra de
OR 2 día Compras Coordinador La orden del cliente debe
reembolsabl e
compras estar para iniciar
proceso de adquisición
Entrada de
almacén con
afectación Revisora
Realizar la EA enlazada
contable , Inmediato a Cuentas por Cuentas por
al proceso completo para
aceptación la pagar, pagar;
EA permitir el seguimiento
remisión y Recepción Compras Responsable
del ítem hasta campo.
factura (en campo compras
caso de locales
recibirla)
HSE
Calidad
Transferenc
Ofimática
ia local entre
Inmediato Eléctrica
bodegas o
TL al traspaso Inventarios Quien realizo
localizacion
Cuentas por
es
pagar
Mantenimie
nto

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Las transferencias deben

Según corresponder a lo
Logística
programac Quien realizo, efectivamente embalado
Inventarios
Transferenc ión logística Coordinador en el momento del envío
Campo
TR ia entre y tiempo Logístico, e incluir todos los ítems
Compras
proyectos asignado al Conductor enviados para la
Locales
PRY trazabilidad y
seguimiento.
Asignación a HSE Se debe realizar en todos

un Tercero Calidad los casos en que se
(proveedor o Ofimática delegue la
Quien realizo
TG trabajador 1 día Eléctrica responsabilidad a un
Quien Recibió
de la Inventarios tercero interno o
compañía ) Mantenimie externo de un bien o
nto insumo
Este documento debe ser
enviado inmediatamente
por correo electrónico a
Confirmació
Almacenista los correos asignados en
n Recibido Inmediato
Sistemas Almacenista cada proyecto, así como
TV material a la
Mantenimie Conductor su copia física firmada a
solicitud en recepción
nto Bogotá, la cual debe
campo
anexar
original a la factura.
-Entrada al
-
Inventario -Inmediato
Almacenista Las entradas con esta
sin costo a la RM -Cuentas por
Cuentas por característica, deben
(AF) Pagar.
pagar manejar custodia y
EI -Reintegro -Según
proceso de salida, para no
de material devolución -Quien recibe el
- perder el control sobre los
según RM al almacén material
Almacenista materiales.
previa al
consumo
Entrada
Inmediata
aceptación Cuentas por
a la Revisor
presentació n Pagar, Revisar contra la
ES recepción Cuentas por
servicio , Compras factura del servicio.
de la pagar
aceptada la locales
factura
factura
Cuando se Almacenista Se debe informar además
presentan al momento Almacenista por correo electrónico a
Devolución
TD inconsiste de Conductor auditoria y
en tránsito.
ncias recepcionar Mantenimiento seguridad física para el
el material análisis

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respecto a correspondiente.
la OC
Se realiza
Almacenista
Reintegro al cuando se Almacenista Se debe hacer
en el
almacén de efectúa la Quien entrega inmediato, verificando
TP momento de
lo asignado entrega de Manteniendo el estado de entrega del
la devolución
según TG lo material.
asignado
-Después
de la EA si
es para
consumo
Los consumos se deben
interno o
realizar inmediato,
para incluir
verificar y subir al sistema
un AF al
Cuenta por Área que los documentos físicos
Consumo módulo
RM pagar, realizo con la finalidad de hacer
del material comercial
Inventarios cierre cada mes
-Después
cumpliendo con los
de la TV
consumos.
para salida
y consumo
en obra
Después de
realizada la
EA,
Se debe verificar el
arrastrand o
Revisor proceso y su enlace
Remisión el proceso Cuentas por
cuentas por completo, en caso de ver
RE reembolsabl e de compra pagar,
pagar, inconsistencias se debe
del Inventarios
Inventarios. informar
reembolsa
inmediatamente.
ble
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA EXTERNOS
 Norma NTC-ISO 9001: 2008 “Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos”.

 Norma NTC-ISO 9000: 2005 “Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario”.
 Manual de la Calidad” de MONTAJES JM S.A.

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 Manual de competencias y responsabilidades laborales de MONTAJES JM S.A.

 Procedimiento de control de documentos y datos” de MONTAJES JM S.A.
 Estatuto tributario,616,552-2 adicionado ley 863/2003
 Decreto Reglamentario 522 de 2003, articulo 3
 Circular 096 de la DIAN
 Artículo 617 del código de comercio
 Ley 1231 de 2008
 Código de comercio , Art 774
5. LINEAMIENTOS GENERALES
5.1 Proveedores Críticos
Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto e influyen directamente en la
realización del servicio final en las diferentes obras de Montajes JM. La falta, omisión, retraso o falla del
producto o servicio imposibilita la prestación del servicio ofrecido, afectando directamente la calidad e imagen de
la empresa por ende su productividad y rentabilidad.
Clasificación
Para el desarrollo de las actividades en la cadena de abastecimiento intervienen diferentes áreas, las cuales tienen
en custodia ítems categorizados de la siguiente manera;
Clasificación Ítems Área Correspondiente

Accesorios Mecánicos Control de Inventarios
Civil Control de Inventarios
Consumibles Control de Inventarios
Electrica-Instrumentacion Control de Inventarios- Eléctricos
Herramientas Control de Inventarios
HSE HSE
Maquinaria/Equipos/Vehículos Activos Fijos

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Calidad Calidad
Mantenimiento/Maquinaria/Equipo Mantenimiento
Ofimática Ofimática
5.2 Materiales y/o Productos Críticos
En Montajes JM se manejan entre otros los siguientes productos críticos
a. Obra mecánica
 Tubería de acero al carbono.

 accesorios de tubería.
 Válvulas.
 accesorios para válvulas.
 conexiones para ductos en acero al carbono.
 perfilería.
 recubrimientos para tuberías
 aislamiento para tuberías
 electrodos de soldadura
 equipos mecánicos
 Pintura
b. Obra civil
 Tubería de PVC.
 Tubería novafort.
 accesorios y conexiones para ductos en PVC.
 Cemento.
 Aditivos para concreto.
 Agregados

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 Maderas
 material de relleno
 acero de refuerzo
 malla electrosoldada
 malla para gaviones
 malla eslabolana
 geomembranas
 geotextiles
 rejillas
 cubiertas
c. Obra Eléctrica
 Cables
 Tubería de acero conduit
 Tubería PVC conduit
 bandejas porta cables
 borneras
 conectores
 tableros
 cajas de empalme
 luminarias
 postes de concreto
 postes metálicos
 transformadores de corriente
 transformadores de potencia
 pararrayos
 seccionadores
 varillas de cobre
 conduleta

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d. Obra Instrumentación y Control
 Manómetros
 Termómetros
 Medidor de nivel
 Control de nivel
 Medidor de flujo
 Platina de orificio
 Cupones de corrosión
 Válvulas
 Termópozos
 Tubing
 Toma muestras
 Accesorios de instalación para equipos de medición.
 Cables
 Hardware
 Software
e. HSEQ Y RSE
 Equipo de medición y seguimiento

 Suministro de Recursos Naturales
 Suministro de Agua Potable
 Entes certificadores de equipos de Izaje
 Disposición de Residuos Peligrosos
5.3. Servicios Críticos
En Montajes JM se manejan entre otros los siguientes servicios críticos

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a. Obra Mecánica
 Inspección radiográfica de juntas soldadas

 Inspección ultrasonido de juntas soldadas
 Inspección partículas magnéticas de juntas soldadas
 Inspección de líquidos penetrantes de juntas soldadas
 Inspección de medición de espesores
 Alivios térmicos
 Tomas de dureza
 Instalación de sistemas de protección catódica
 Calibración / Verificación de equipos de medición
b. Obra Civil
 Diseño de Mezclas
 Pruebas de Resistencia de Concretos
 Mediciones de densidades de terrenos (proctor)
 Mediciones con esclerómetro
 Medición con densímetro nuclear
 Extracción de núcleos

c. Obra Eléctrica
 Protocolo de pruebas eléctricas

d. Instrumentación y control

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 Soporte de software
e. HSEQ Y RSE
 Calibración de equipos
 Auditorías externas de desempeño
 Alimentación (En caso de requerirse)
5.4 Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT)

Todos los requerimientos dentro de las actividades que conciernen a la debida diligencia de prevención de riesgo
ante lavado de activos y financiación del terrorismo son de obligatorio cumplimiento y se deben realizar sin
excepción, el no realizarlos implicará una falta disciplinaria y por ende se llevara al personal implicado a
descargos.
6. DESARROLLO
6.1. NUEVO PROYECTO
 Una vez adjudicado un nuevo trabajo, el Gerente de Proyectos y su equipo de trabajo, revisan el contrato con
sus anexos, especificaciones técnicas e ingeniería aprobada para la construcción, estos deberán planear y
determinar las actividades y recursos necesarios para la ejecución del proyecto, entre los que se encuentran la
clasificación de insumos críticos, dependiendo el tipo de obra o actividad a realizar.
 Definidas las necesidades de recursos para la ejecución de la obra, deberán planear y establecer en lo posible
la periodicidad de sus pedidos y las fechas estimadas de llegada a campo de estos recursos, teniendo en
cuenta los tiempos establecidos en la cadena de abastecimiento, fabricación, importación y de lo requerido
cuando corresponda.
 Por su parte los Coordinadores de Inventarios, Compras, Logística y demás involucrados en la cadena de
abastecimiento, deberán realizar comités periódicos donde se socializan aspectos relevantes de la forma y
disposiciones en las cuales van a realizar sus procesos en los nuevos

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proyectos, de esto deberá quedar un acta que se notificará a Gerencia General para su conocimiento y para
la disposición de recursos.
6.2. GESTIÓN Y ANALISIS DE INVENTARIOS
Tiene como propósito establecer, coordinar y gestionar diferentes actividades encaminadas a proveer a la
empresa de materiales necesarios para su contínuo y regular desenvolvimiento para las diferentes obras,
interviniendo en la recepción ,verificación, almacenamiento, control y distribución garantizando la custodia y la
adecuada ubicación de los mismos utilizando como herramienta el PAG-087 PROCEDIMIENTO PARA LA
TOMA FíSICA DE INVENTARIOS y en cumplimiento con la normatividad legal vigente aplicable,
Documentos Relacionados:
6.2.1 ORDEN DE PEDIDO FAG-026

Es el primer documento de la cadena de abastecimiento, será diligenciado por el solicitante autorizado que tenga
el conocimiento necesario de lo que se requiere para la continuidad de la ejecución de las obras en los diferentes
proyectos, la utilización de este registro permitirá la descripción de forma detallada y completa de lo solicitado
(medidas, materiales, colores, formas, de ser necesario incluir registro fotografico, etc ) evitando al máximo
posibles fallas como la creación de ítems repetidos, compras inadecuadas, reprocesos, entre otros.
En el momento que se verifica y se encuentra lo requerido en la bodega del proyecto se efectuará una Remisión
de Consumo (RM), para dar salida y entrega formal de lo solicitado, de lo contrario se generará una Requisición
Interna (RI) a la cual se adjunta la (OP).
6.2.2 TRATAMIENTO DE REQUISICIONES INTERNAS (RI):
 Seguidamente de la OP interviene la REQUISICIÓN INTERNA (RI) la cual es generada por un autorizado

del Sistema de Información en cada una de las áreas o proyectos, este documento es de uso interno de la
Compañía, se utiliza para realizar peticiones o requisiciones de un recurso tangible expresado a detalle en la
OP (material, equipo, herramienta, maquinaria) exceptuando

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servicios para la ejecución del proyecto, esta debe estar avalada, aprobada y firmada por el Director de
obra, Coordinador del área o persona autorizada del proyecto.
 En caso de no poder contar con el registro físico en el cual se evidencie la firma, por situaciones de fuerza
mayor, se podrá aceptar una autorización vía correo electrónico.
 Los ítems en la RI deben ir categorizados evitando mezclar los mismos para agilidad en el proceso de
gestión. Las categorías para las cuales se debe realizar una RI independiente son:
1. Pintura
2. Dotación - EPP
3. Papelería
4. ACPM
5. Elementos de aseo – Cafetería
6. Soldadura- discos – gratas
7. Elementos de Carpintería
8. Otros ítems categorizados como consumibles
9. Accesorios Mecánicos
10. Calidad
11. Hierro
12. Cemento
13. Geo sintéticos
14. ACC en PVC
15. Materiales de cantera- rio
16. Materiales Construcción
17. Otros ítems categorizados como civiles
18. Eléctrica- Instrumentación
19. Señalización
20. Medicamentos
21. Extintores
22. Equipos HSE
23. Ambiental
24. Otros ítems categorizados en HSE
25. Equipos menores
26. Maquinaria pesada

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27. Vehículos
28. Repuestos según tipo de vehículo/ maquinaria o equipo
 Cuando la RI se trate de la solicitud de Activos Fijos se deberá tener en cuenta aspectos contemplados en el
ITG-009 INSTRUCTIVO PARA LA GESTION DE SOLICITUDES DE ACTIVOS FIJOS.
 La clasificación de las bodegas creadas en Montajes JM para la realización de la RI se contempla de la
siguiente manera:
COMPRA NACIONAL: COMPRA COMPRA COMPRA LOCAL:

00B04 REEMBOLSABLE: MANTENIMIENTO: XXX99
Proyecto: 00B 00B01 00B87 PROYECTO: (XXX)
Bodega: 04 Proyecto: 00B Proyecto: 00B Corresponde al
Bodega: 01 Bodega: 87 Numero de proyecto
Bodega: 99
 Los ítems para la generación de la RI se podrán ver en el sistema UNO, de lo contrario se deberá realizar una
solicitud al área autorizada de inventarios o correspondiente para creación del mismo previa verificación de
su no existencia.
 Llegando la RI y la OP al área correspondiente efectúa una revisión de acuerdo a las especificaciones

técnicas determinando si hay existencias en la bodega general para cumplir con lo requerido o si es posible
realizar homologación la cual deberá tener un aval, así mismo podrá consultar material disponible o no
requerido en las bodegas cercanas al proyecto.
 Si hay existencias no comprometidas en las bodegas consultadas, el área correspondiente genera en el sistema
UNO una transferencia local (TL) para el área de logística muelle, quienes a su vez posteriormente generaran
una Transferencia (TR) hacia el proyecto solicitante en tiempo real y según su correspondiente planeación
permitiendo conocer de forma verídica los diferentes movimientos.

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 Si hay existencias y estas no cubren en su totalidad lo requerido , la gestión de la RI debe dividirse de la

siguiente forma:
a. Gestionar el envío de las unidades disponibles lo antes posible mediante el proceso de transferencias
mencionadas anteriormente.
b. El analista de inventarios o la persona encargada genera una RQ solamente con los ítems o las
unidades faltantes para completar la orden.
 En el caso que las unidades disponibles se encuentren almacenadas en otro proyecto, y se solicite el
traslado de un lugar al otro el área responsable de su custodia internamente tramitará y gestionará con su
personal en el proyecto para que elabore la transferencia (TR) y se gestione su envío de forma oportuna
teniendo en cuenta la RI original con el fin de que se cierre la solicitud y se de por concluido el proceso.
 Si por el contrario en la revisión efectuada por inventarios se determina que no hay existencias para
cubrir la Requisición Interna (RI) se debe generar una Requisición de compra (RQ) por la totalidad de los
ítems solicitados, la cual es transferida al área de compras para dar continuidad al proceso.
6.3 GESTIÓN DE COMPRA
Tiene como propósito planear, coordinar y ejecutar las actividades fundamentales en la consecución y
adquisición del material necesario para la obtención del servicio mediante proveedores idóneos, excelente
calidad, precios más favorables y todas aquellas condiciones que permitan una compra eficaz y favorable para la
empresa.
Documentos Relacionados;
6.3.1 Requerimiento de Compra (RQ): Registro que permite plasmar lo requerido para la compra por
parte del área solicitante y autorizada, es utilizado después de la RI y de haber efectuado la

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verificación previa por parte del responsable de los inventarios determinando la inexistencia de lo requerido.
Después de generada la respectiva RQ por el área correspondiente y autorizada, se debe transferir al área de
compras la cual deberá realizar los siguientes pasos para la adquisición:
6.3.2 Selección de Proveedores de Productos o Servicios.
Con el fin de determinar qué proveedores de materiales y servicios responden a los requisitos mínimos para
suministrar a Montajes JM, se realiza una selección de los proveedores mediante diferentes formatos:
a) Registro del FAG-342 REGISTRO DE PROVEEDORES, el cual el área de compras debe solicitar
diligenciamiento a todos los oferentes como proveedores de productos o servicios, entregando la misma
al área de seguridad física.
b) El área de compras, control contratistas cuando la Gerencia de Proyectos lo requiera y seguridad física
debe hacer la búsqueda en bases de datos de las compañías y sus socios, indicadas en el MAG-022
MANUAL DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DE TERRORISMO,
dejando como evidencia copia digital de los resultados arrojados en la base de datos.
En caso de tener resultados positivos se debe indicar de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento de
la Compañía.
Son obligatorias el aparte a y b previo a cualquier acuerdo comercial con el tercero.
c) Se realizará una visita con antelación a las instalaciones de los proveedores que correspondan a productos
o servicios críticos o a los cuales tengan una recurrencia de requerimiento de compras de cuatro (4)
solicitudes en adelante. preseleccionados de acuerdo a los parámetros establecidos, esta visita será
realizada con previa solicitud del departamento de compras, en esta se verificarán y examinarán las
condiciones de los proveedores y se deja registro en el FAG-042 (SELECCIÓN/REEVALUACION DE
PROVEEDORES) por parte de las áreas de calidad, HSE y Seguridad física.

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d) Para servicios críticos los cuales de acuerdo a los parámetros requieran verificación y procedimiento por
área de Control Contratistas deberán cumplir con el PAG-055 PROCEDIMIENTO CONTROL
CONTRATISTAS.
6.3.3 Cotizaciones
 Compras, con el apoyo de las demás áreas como HSE, CALIDAD, OFIMÁTICA, ELÉCTRICA o quien
considere necesario, deberá comunicar el requerimiento a los diferentes proveedores pertenecientes a la línea
de lo solicitado, adjuntando la OP, RI y especificaciones enviadas por los ingenieros con el propósito de que
estos envíen sus propuestas y cotizaciones de manera formal para el análisis y selección.
 Los compradores deben realizar seguimiento por medio de correo electrónico o vía telefónica entre otras de
los ítems pendientes de entrega por parte del proveedor, apoyados en la información de las áreas de cuentas
por pagar, inventarios y logística
 Para aquellos que estén dentro del LISTADO DE PROVEEDORES de la organización y se tenga una
negociación previa de precios fijos por un periodo determinado, ésta negociación podrá considerarse
como cotización, siempre y cuando los precios establecidos aun estén vigentes.
 Para aquellos Proveedores que son únicos en el mercado por su tipo de producto o por ser distribuidores de
una marca exclusiva o aquellos proveedores que son solicitados por el cliente como única referencia, se
puede realizar la orden de compra con una sola cotización.
 Cuando el funcionario de compras no tenga claridad o conocimiento del producto requerido, puede solicitar
el apoyo del especialista del área que le corresponda, para que este de su concepto.
 La comparación de cotizaciones se genera únicamente si se tiene varios proveedores para una compra de
Materiales críticos y en tal proceso se analizan mínimo tres (3); a excepción de los casos arriba nombrados y
las compras por caja menor.
 El coordinador de Compras dará el aval para definir el proveedor basado en las condiciones previamente
establecidas, posterior a esto deberá solicitar a la Gerencia General la autorización para realizar la compra (a
excepción de cajas menores). En el Sistema UNO se genera la Cotización y el área de compras elige el
proveedor según los resultados de la selección realizada. (Disponibilidad, Entrega, Facilidades de Pago,
Costo, Calidad, legalidad del proveedor) según se considere.

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 Montajes JM notifica al Proveedor seleccionado la compra por correo electrónico o medio formal indicando
de acuerdo a la negociación la fecha y hora para la recepción. Así mismo esta área notifica a inventarios y
logística el cronograma de recepción de bienes.
6.3.4 Generación de Orden de Compra/Servicio (OC)- (OS)
Después de haber dado ejecución a los anteriores pasos se genera la ORDEN DE COMPRA (OC) por un
usuario autorizado del área de compras, se suministra al proveedor para la confirmación de la adquisición del
producto o servicio, esta debe ser emitida por el sistema UNO, en caso de que sea ORDEN DE SERVICIO (OS)
esta será generada a partir de la (Requisición de Servicio) RQS emitida por el área autorizada solicitante.
6.3.5 TIPOS DE COMPRAS
En Montajes JM se aplican los siguientes tipos de compras
COMPRA DE BIENES MENORES POR CAJA MENOR
Estas compras estarán regidas bajo el manual PAG-071 MANUAL DE CAJA MENOR
COMPRAS LOCALES
Compras que se realizan para minimizar las necesidades y que por su análisis de costo oportunidad o por
solicitud del cliente se deben realizar directamente en las sedes principales de cada uno de los proyectos. Este
tipo de compra debe cumplir entre otros con los siguientes aspectos.
 El comprador del proyecto genera las cotizaciones con los proveedores.

 La persona encargada de compras de cada uno de los proyectos, solicita a la Gerencia General mediante
correo electrónico la autorización para realizar la adquisición directamente por el proyecto.

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 Una vez se tenga la autorización de la compra y la elección de la mejor cotización, se genera en el

Sistema UNO la orden de compra (OC).
 Cuando se entrega el bien en campo, el encargado de compras genera la Entrada al almacén EA y el
almacenista hace firmar el manifiesto de carga y hace la TV que comprueba que el material fue recibido
en campo, con el cual el proveedor soporta su factura para efectos de cobro.
 En el caso que el proveedor entregue el material requerido directamente en campo el almacenista deberá
firmar la remisión confirmando las unidades y especificaciones recibidas, con este documento el
proveedor podrá entregar la factura en las oficinas principales para su posterior facturación.
 Se priorizará en los casos en los cuales se compruebe la competitividad en cuanto precios y calidad de los
servicios y/o productos ofrecidos, los proveedores locales que se encuentren en el área de influencia
directa de los proyectos, validando que dichos proveedores estén debidamente constituidos y se
encuentren certificados conforme lo estipule la normatividad legal vigente, las políticas de Montajes JM
y/o el operador, las compras se realizarán cumpliendo los pasos descritos en el proceso.
COMPRAS DE GASTOS REEMBOLSABLES
Los gastos reembolsables son aquellos reconocimientos por parte del Cliente, del costo de ciertas actividades que
no hacen parte del valor del contrato, pero cuyo costo es asumido por la organización de forma temporal, estas
actividades no son propias o inherentes al objeto del contrato. Para el manejo de estas compras se tiene el
instructivo PAG-012 COMPRA DE MATERIALES REEMBOLSABLES.
COMPRAS DE IMPORTACIÓN
Cuando hay una requisición de Compra, cuyo bien requiere de importación se efectúan los pasos anteriormente
descritos entre estos:
 Se envía la solicitud de cotización al proveedor en el exterior, de acuerdo a la negociación.

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 Se elabora un cuadro comparativo de las cotizaciones y se elabora la orden de compra con el proveedor
elegido.
 El Coordinador de compras, inicia el trámite de importación, se elige el agente de aduana, y el tipo de
transporte marítimo o aéreo, de acuerdo a los requerimientos de la compañía.
 Una vez se tengan establecidos todos los criterios de la importación, se realiza la solicitud de licencia
de importación con aprobación de Gerencia General.
 Se realiza el seguimiento de la aprobación para la licencia de importación.
 Cuando el proveedor despacha a conformidad, el agente de aduana informa acerca del recibo en puerto al
coordinador de Compras.
 Se coordina la logística y el transporte nacional según lo coordinado.
Las anteriores actividades serán apoyadas con el FAG-340 CHECK LIST DOCUMENTOS PARA
LEGALIZACIÓN DE IMPORTACIONES.
COMPRAS POR SERVICIOS
Cuando se requiere subcontratar y en el momento de la solicitud del servicio se efectuarán todos los pasos
aplicables del proceso de compras ya mencionado, si el servicio tiene los parámetros de valor y recurrencia que
ameriten involucramiento del área de CONTROL CONTRATISTAS se deben cumplir con lo estipulado en el
PAG-055
-Instructivo Para La Gestión de Solicitudes de Vehículos, Equipos y Maquinaria Requeridas

-Instructivo Para La Gestión de Solicitudes de Contratos de Servicio
-Instructivo de Auditoria Laboral
6.3.7 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CRÍTICOS
 El Coordinador Nacional de Compras con apoyo de su equipo de trabajo tendrán la facultad de evaluar
los proveedores críticos de forma anual calificando el grado en que cumplieron las condiciones pactadas,
de acuerdo a los criterios establecidos en el (FAG- 017. EVALUACION DE PROVEEDORES).

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Para los proveedores que obtuvieron resultados deficientes se notifica la calificación con el objetivo que el
proveedor se comprometa a cumplir una meta concreta en un plazo definido y a mantener un desempeño
sobresaliente. Si el proveedor incumple el compromiso de mejora será retirado definitivamente del registro de
proveedores.
 Para proveedores que no alcanzan la valoración estimada y que sean únicos en su línea, se les
realizará un seguimiento de mejora de su desempeño y se volverá a evaluar en un periodo máximo a 6
meses, para lo que deberán demostrar mejora.
6.3.8 RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CRÍTICOS:
 La re-evaluación consiste en verificar documentalmente al inicio de cada año que las personas jurídicas o
naturales que hacen parte del registro de proveedores, siguen cumpliendo los requisitos y acuerdos
pactados.
 De la misma manera se debe hacer la búsqueda en bases de datos indicados en el MAG-022 (MANUAL
DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO) guardando
copia digital de los resultados e informando cualquier novedad al Oficial de Cumplimiento de Montajes
JM.
 Esta Verificación se realiza durante durante el transcurso del primer trimestre de cada año y el registro
correspondiente se archiva en el fólder del REGISTRO DE PROVEEDORES FAG-342, sustituyendo el
registro de selección inicial.
7. RECIBO, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE LAS COMPRAS
Revisar el instructivo adjunto ITG-012
8. RECEPCIÓN DE FACTURAS O CUENTAS DE COBRO
Con el soporte (Remisión firmada por los autorizados) de entrega por parte del proveedor y orientado hacia la
oficina de Cuentas Por Pagar se le informará que debe esperar la correspondiente EA, pues este documento
habilita a la compañía a recibir la factura y seguir a la siguiente fase.

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8.1 ENTRADA DE ALMACÉN (E.A): Documento que registra la entrada de inventarios de los materiales,
equipos y vehículos allegados de la respectiva compra, para efectos de control y soporte para el pago de los
proveedores.
 Para el cobro: el proveedor requerirá como soporte de su entrega el documento impreso generado por el
sistema UNO Entrada al Almacén (EA), donde se indica el material recibido por parte de Montajes
JM.
 La factura que remisione deberá estar relacionada con el valor que corresponda a la EA.
 El pago se realizará teniendo en cuenta la modalidad y el plazo establecido con el proveedor previamente
a la compra.
 Se deben especificar todos los datos del proveedor: Razón Social o Nombre, Nit ó C.C., Dirección,
Contacto Comercial, Teléfono, Proyecto, Precios Unitarios, Descuentos o Retenciones y Total a Pagar.
 Revisar que las retenciones aplicadas sean las adecuadas para el concepto descrito en la respectiva
factura o cuenta de cobro.
 Los precios y descuentos deberán coincidir con los estipulados en las respectivas cotizaciones.
8.2 RECEPCIÓN DE FACTURA
El proveedor puede entregar la factura inmediata a la entrega del material o después de ella. Por lo cual se debe
verificar que la factura entregada corresponda al proceso y EA generada. Existen ocasiones donde el proveedor
en una factura relaciona varias entradas por lo cual se deben verificar todas.
Para la recepción de este documento:
 Cuando el proveedor llegue con la correspondiente factura o copia original de la misma junto al soporte
de recibo EA, se debe indicar que debe acercarse a la oficina de compras para solicitar los documentos
en su requerimiento (RI-RQ-OC), el área de compras deberá buscar en la

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intranet, imprimirlos y entregarlos al proveedor indicando que con ellos deberá acercarse a la oficina de
cuentas por pagar.
 Junto con la copia de los documentos RI-RQ-OC-AUTORIZACIÓN GERENCIA, la factura original o la
copia original de la misma, la EA original, el proveedor puede radicar la factura en cuentas por pagar.
 En caso que la factura no concuerde con lo negociado o entregado, esta no deberá ser aceptada.
 No se puede radicar la factura por parte del proveedor, si no ha entregado los documentos soportes
pendientes de la mercancía (certificados de calidad, fichas técnicas, hojas de seguridad, etc., así como los
demás requisitos tributarios aplicables a la norma vigente.
 Si el proveedor hace entregas parciales, la factura debe corresponder únicamente a lo entregado.


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Las transferencias deben

Asignación a HSE Se debe realizar en todos

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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA EXTERNOS

 Norma NTC-ISO 9001: 2008 “Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos”.

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 Manual de competencias y responsabilidades laborales de MONTAJES JM S.A.

5.1 Proveedores Críticos

Clasificación Ítems Área Correspondiente

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5.2 Materiales y/o Productos Críticos

En Montajes JM se manejan entre otros los siguientes productos críticos

 Tubería de acero al carbono.

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d. Obra Instrumentación y Control

 Equipo de medición y seguimiento

5.3. Servicios Críticos

En Montajes JM se manejan entre otros los siguientes servicios críticos

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 Inspección radiográfica de juntas soldadas

 Protocolo de pruebas eléctricas

 Calibración / Verificación de equipos de medición

5.4 Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT)

6.1. NUEVO PROYECTO

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6.2. GESTIÓN Y ANALISIS DE INVENTARIOS

6.2.1 ORDEN DE PEDIDO FAG-026

6.2.2 TRATAMIENTO DE REQUISICIONES INTERNAS (RI):

 Seguidamente de la OP interviene la REQUISICIÓN INTERNA (RI) la cual es generada por un autorizado

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COMPRA NACIONAL: COMPRA COMPRA COMPRA LOCAL:

 Llegando la RI y la OP al área correspondiente efectúa una revisión de acuerdo a las especificaciones

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 Si hay existencias y estas no cubren en su totalidad lo requerido , la gestión de la RI debe dividirse de la

6.3 GESTIÓN DE COMPRA

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6.3.2 Selección de Proveedores de Productos o Servicios.

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6.3.4 Generación de Orden de Compra/Servicio (OC)- (OS)

6.3.5 TIPOS DE COMPRAS

En Montajes JM se aplican los siguientes tipos de compras

COMPRA DE BIENES MENORES POR CAJA MENOR

 El comprador del proyecto genera las cotizaciones con los proveedores.