Bryllitd Alejandra Estrada Portela

informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
cinco documentos de diferente contexto.

recepcion:
Recepción El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la
tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los
servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral
del Programa de gestión Documental.Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso
de recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.Su función es la
de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta los
siguientes aspectos.
• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.
Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes ymedios, tales como
correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los
anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en
buen estado.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas
las comunicaciones producidas o recibidas,al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la
empresa).
Se registran los siguientes datos:
Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
Asunto
Número de folios y anexos.
radicación e impresión de rótulo:
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el sello radiador
en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al
extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, seprocede a escanear el
documento para grabarlo en la base de datos yal presionar el botón de radicar, el aplicativo
automáticamente asignael número de radicación del documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignadopor el aplicativo. Este
rótulo identifica el documento dentro de la basede datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin
de de velar por latransparencia de la actuación administrativa asignada en estrictoorden
de recepción de los documentos.Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser
ascendentey continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivoque se
registre al cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas
que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica lascomunicaciones externas en
carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega
al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución.El
mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que los
datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la correspondencia física,
organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las
copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato
para verificación y control del recibido.Comunicaciones oficiales externasSi las comunicaciones
oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la correspondencia para controlar la
fecha de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según el servicio
requerido donde corresponda Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se
verifica el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o
correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a la que
va , tipo de servicio, Peso, volumen, formade pago , Observación, Centro de costo y
departamento que envió. Llamar al Operador para programar recogida de Correspondencia.