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UNIVERSIDAD NACIONAL DE
SALTA
FAC. DE CS. ECONOMICAS,
JURIDICAS Y SOCIALES

INTRODUCCION A LA
CONTABILIDAD

Tema: Registros y Libros de

Contabilidad

2019

Cr. Sixto Guillermo Alanís

Cr. Sixto Guillermo Alanís
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REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD

CONCEPTO
Los registros contables son una herramienta que se utiliza en el proceso contable para
contabilizar (sinónimos: registrar, asentar) aquellas operaciones y hechos económicos de las
organizaciones (con o sin fines de lucro).
Históricamente estos registros se identificaban como los libros de contabilidad, pero el avance
tecnológico ha llevado a la utilización en forma complementaria o supletoria de otros soportes.
Estos registros son el soporte de almacenamiento en donde queda asentado en forma permanente,
ordenada y sistemática la información generada por la actividad económica de las
organizaciones.
Tienen como función almacenar los datos de las operaciones y hechos que se toman desde otra
herramienta del proceso contable: los comprobantes. Luego de almacenados, son procesados
para permitir generar la salida del proceso contable a través de los informes contables.

CLASIFICACION
Los registros contables pueden clasificarse considerando distintos criterios:
1) Naturaleza de la información que contienen,
2) Exigencia legal,
3) Fuente de la información,
4) Cantidad de información.

Según la naturaleza de la información que contienen se clasifican en:

a) Registros con información heterogénea.
b) Registros con información homogénea.
En los registros con información heterogénea se asientan los hechos y operaciones en forma
cronológica sin un ordenamiento previo por conceptos análogos.
En cambio, en los registros homogéneos se registran teniendo en cuenta los conceptos análogos,
ordenados en forma sucesiva y cronológica.
Según la exigencia legal:
a) Registros indispensables
Los registros indispensables son los exigidos por el Código Civil y Comercial (Art. 322):
i) Diario,
ii) Inventario y Balance
iii) Aquellos que integran un sistema de contabilidad de acuerdo a la importancia y
naturaleza de las actividades a desarrollar
iv) Los que imponen el Código y leyes especiales.

b) Registros auxiliares
Son los necesarios para generar información contable pero no están contemplados en el Código.

Según la fuente de la información:

a) Registros de primera entrada
Son aquellos que toman los datos directamente de la documentación de respaldo para la
registración.
b) Registros de segunda entrada
Son los que utilizan los datos de otros registros o libros para realizar la registración.

Según la cantidad de la información

a) Registros que contienen la totalidad de la información

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Son aquellos que reúnen toda la información de la organización, ya sea en forma analítica o
detallada o en forma sintética o resumida.

b) Registros que contienen información parcial

Contienen en forma parcial la información de la organización.

ASPECTOS FORMALES
El artículo 323 del Código Civil y Comercial establece las formalidades que deben cumplir los
libros indispensables. En este caso se refiere a la forma exterior de los mismos o características
extrínsecas.
Se establece que deben llevarse la contabilidad mediante libros, es decir con soporte papel. Salvo
el libro Inventario y Balance, los demás pueden utilizar computadoras u otros medios mecánicos
o electrónicos que permitan individualizar las operaciones.
Los libros deben estar encuadernados, es decir tener sus hojas cosidas, y foliados, es decir con
sus hojas numeradas, en orden ascendente y sin saltos numéricos.
Deben estar rubricados, es decir que el Registro Público debe individualizar cada uno de los
libros, indicando en la primera hoja mediante un sello el nombre de la organización a la que
pertenece el libro, el nombre del libro, el número de libro, la cantidad de folios utilizable y la
fecha de habilitación.

Respecto a cómo deben confeccionarse los libros de contabilidad, es decir que se refiere a la
forma interior de los mismos o características intrínsecas, tenemos las de carácter negativo
(prohibiciones) y las de carácter positivo.
Las características intrínsecas negativas están contempladas en el artículo 324 que prohíbe:
a) Alterar el orden en que los asientos deben ser hechos,
b) Dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos,
c) Interlinear, raspar, enmendar o tachar. Todas las equivocaciones deben salvarse mediante
un nuevo asiento en la fecha que se advierta el error y haciendo referencia al asiento
donde se cometió el error.
d) Mutilar parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura,
e) Cualquier otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de las registraciones.
Las características intrínsecas positivas están contempladas en el artículo 325 y establece que
los libros y registros contables deben llevarse en forma cronológica, actualizada, sin alteración
alguna que no haya sido debidamente salvada, se debe llevar en idioma y moneda nacional, y
deben permanecer en el domicilio del titular. Deben permitir determinar al cierre de cada
ejercicio económico anual la situación patrimonial, su evolución y sus resultados.

Por otro lado, la Ley de Sociedades (Ley 19550, actualizada) establece que podrán no cumplirse
las formalidades establecidas por el Código Civil y Comercial para llevar los libros societarios y
contables. En este caso podrán utilizar los registros digitales mediante medios digitales que
utilizan las sociedades por acciones simplificadas instituidas por la ley 27.349.

La Ley de Apoyo al Capital Emprendedor (Ley 27.3.49) creó un nuevo tipo societario no
previsto en la Ley 19550, denominada “sociedad por acciones simplificada” (S.A.S.). Establece
que estas sociedades deben llevar los siguientes registros: a) Libro de actas; b) Libro de registro
de acciones; c) Libro diario; d) Libro de inventario y balances. Todos se individualizarán por
medios electrónicos ante el registro público. Los registros públicos podrán reglamentar e
implementar mecanismos a los efectos de permitir a la SAS suplir la utilización de los registros
citados precedentemente mediante medios digitales y/o mediante la creación de una página web
en donde se encuentren volcados la totalidad de los datos de dichos registros. Para las S.A.S. con

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domicilio en la ciudad de Buenos Aires, la Inspección General de Justicia ha emitido normas

referidas a los registros digitales.

CONSERVACION
De acuerdo al artículo 328 del C. C. y C. deben conservarse, salvo que leyes especiales
establezcan plazos superiores, durante un plazo de diez años:
a) los libros contables, desde el último asiento
b) Los demás registros, desde la última anotación practicada,
c) Los instrumentos respaldatorios, desde su fecha.

DIARIO GENERAL
El artículo 327 del Código Civil y Comercial establece que en este libro “se deben registrar
todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre el
patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no
superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en
subdiarios, los que deben ser llevados en las formas y condiciones establecidas en los artículos
323, 324 y 325.
El registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de
registraciones contables integra el Diario y deben cumplirse las formalidades establecidas por
el mismo.”
En efecto, en este libro deben contabilizarse todas las operaciones y hechos que incidan en el
patrimonio de una organización, que pueden ser cuantificadas en forma razonable, deben estar
individualizadas y en forma cronológica. Esta contabilización se realiza a través de un asiento
contable en donde se individualizan las cuentas deudoras y acreedoras que reflejan las
variaciones producidas por los hechos y operaciones en cada uno de los términos de la ecuación
patrimonial dinámica. En los otros sistemas de cuentas (bienes de terceros, riesgos y
compromisos eventuales, etc.) se debe considerar la ecuación de los mismos para individualizar
las cuentas deudoras y acreedoras. En estos casos debe cumplirse la técnica de la Partida Doble.
Cada una de las registraciones realizadas debe poseer la documentación de respaldo que la
justifique. Los asientos son simples si solo tiene una sola cuenta deudora y una sola cuenta
acreedora. Los asientos son compuestos cuando tienen más de una cuenta deudora, o más de una
cuenta acreedora o más de una cuenta deudora y acreedora.
Al ser un libro de registro analítico cada asiento debe reflejar una sola operación. Se pueden
realizar asientos resúmenes o globales, periódicos, que cubran operaciones de hasta un mes,
cuando las operaciones individuales se encuentran contabilizadas en subdiarios.

Características:
1) Es un libro Indispensable exigido por el Código Civil y Comercial.
2) Es un libro Principal en el sistema de contabilidad porque en él se registran todos los hechos
y operaciones del ente.
3) En cronológico porque se contabilizan las operaciones y hechos a medida que van
ocurriendo.
4) Es un registro heterogéneo porque se contabilizan los hechos y operaciones en forma
cronológica sin considerar naturaleza de los mismos, las cuentas que se utilizan, ni sus saldos.
5) Es un libro de 1° Entrada cuando la fuente para la registración son los comprobantes. Es un
libro de 2° Entrada cuando se registran asientos resúmenes provenientes de la registración
analítica realizada en los subdiarios.
6) Debe estar encuadernado, es decir que no puede ser en hojas móviles o sueltas. No obstante,
las sociedades alcanzadas por la Ley 19550 pueden llevar registros digitales.

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Mecanismo para la registración en el libro diario:

1) Determinar si la operación (o) o el hecho (h) es registrable (r) para el ente (o.h.r.). Los
comprobantes respectivos deberán estar ordenados y controlados.
2) De acuerdo a los o.h.r. determinar las cuentas que deben utilizarse y codificarlas de según
el plan de cuentas.
3) Clasificar las cuentas determinadas según su naturaleza y sus movimientos (aumentos o
disminuciones).
4) De acuerdo al sistema de cuentas (patrimonial, de bienes de terceros, etc.), determinar si
los movimientos se colocan al Debe o al Haber teniendo presente la partida doble. Se
puede realizar un formulario interno que facilita la registración denominado minuta de
contabilidad, colocando las cuentas que intervienen, sus códigos, y los importes debitados
y acreditados.
5) Registrar el asiento indicando: a) número de asiento, b) fecha de las o.h.r., c) la o las
cuentas deudoras y la o las cuentas acreedoras, d) los importes de cada una de las cuentas
colocados al Debe o Haber según corresponda, e) referencia a la registración de cada
cuenta en el libro Mayor General (mayorización), f) breve descripción de los o.h.r., que
los usos y costumbres denominan “leyenda del asiento”. Suele indicarse aquí el tipo de
operación, la persona con quien se realiza la misma y el número o descripción del
documento de respaldo.

Modelo de rayado del Diario General

Fecha Mayoriz. DETALLE Mayoriz. DEBE HABER

1
Cuenta/s Deudora/s 000000000

Cuenta/s Acreedora/s 000000000

Breve descripción de la operación/hecho (leyenda)

Cuando la registración en el libro diario general se realiza en forma manual, situación que ya es
poco frecuente, se realiza en forma cronológica indicando la fecha, el número de asiento que
corresponda al folio del libro (para poder individualizarlo en caso de que se requiera) y las
columnas para control de que cada cuenta del asiento ha sido registrada en el libro Mayor
General (mayorización). Puede haber una tercera columna auxiliar (además del Debe y el Haber)
que sirve para llevar en forma más detallada la composición parcial de alguna de las cuentas del
asiento.
Cuando la registración se realiza a través de medios electrónicos, lo más usual, se facilita
notoriamente el proceso de registración por cuanto: a) ya no es necesario la mayorización directa
ya que se realiza en forma automática, b) se puede registrar en forma simultánea desde distintos
dispositivos, c) se puede requerir en cualquier momento la información de cualquier cuenta, d)
las cuentas de los asientos se registran a través de códigos, e) el control numérico es inmediato y
automático.
El control numérico del libro diario, ya sea que se lleve en forma manual o electrónica, se
manifiesta cuando:

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Suma columna del DEBE = Suma columna del HABER

Tipos de asientos que pueden registrarse:

1) Asiento de apertura: se registra el patrimonio al inicio de las actividades del ente y al
comienzo de cada ejercicio económico.
2) Asiento de cierre: es el último asiento del ejercicio económico y se saldan las cuentas
patrimoniales y sus regularizadoras. Esta información se toma para realizar el asiento de
apertura en el ejercicio económico siguiente.
3) Asiento de refundición de cuentas de resultados: al final del ejercicio económico, se
saldan las cuentas de resultados positivos y negativos y se obtiene el resultado final.
4) Asientos de ajuste: se realizan para corregir errores de contabilización u omisiones que
surjan de procedimientos de control que realice el ente.
5) Asientos resúmenes: son los que se realizan para registrar las operaciones contabilizadas
en los libros subdiarios.

MAYOR GENERAL
En el libro Diario se registran todas las operaciones y hechos registrables a medida que se van
generando, en forma cronológica. Si es necesario información sobre el movimiento o el saldo de
alguna cuenta en particular, no resulta eficiente buscarla en cada asiento en que la misma
aparece. Por ello que es necesario procesar la información contenida en el libro Diario para que
permita mostrar los movimientos y saldo de cada una de las cuentas de los asientos. Esta etapa
en el proceso contable se realiza en el registro Mayor General y permite ordenar por conceptos
homogéneos agrupando en una misma cuenta todos los movimientos que la misma tiene
registrados en el libro Diario General y determinar su saldo, denominándose a este pase
mayorización.

Características:
1) Es un libro Indispensable exigido por el Código Civil y Comercial en virtud del inc. c)
del artículo 322, por cuanto toda la información contable generada por el sistema de
contabilidad surge de la síntesis de la registración en el Libro Diario y el Mayor General.
2) Es un libro Principal en el sistema de contabilidad porque en él se registran todos los
hechos y operaciones del ente.
3) Es un registro homogéneo porque se contabilizan, en forma cronológica, en cada una de
las cuentas registradas en los asientos del Libro Diario todos sus movimientos.
4) Es un registro de 2° Entrada porque recibe la información del libro Diario y no de los
comprobantes de respaldo.
5) Normalmente es un registro que puede llevarse en hojas móviles, fichas o planillas, ya
sea que se realice en forma manual o a través de medios informáticos.

Mecanismo para la registración en el Mayor General

La registración en cada cuenta del Mayor General para reflejar los movimientos que cada una de
ellas tiene en los asientos del Diario General se realiza normalmente en un solo renglón. Para
ello se registra la fecha, el número de asiento en el Diario, el detalle de la operación, el
movimiento al Debe o al Haber según corresponda y el saldo que acumula la cuenta.

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Modelo de rayado del Mayor General

Código:……….. Cuenta:………………………………
Fecha N° Asiento Detalle DEBE HABER SALDO

Total 100 85 15

La columna de Saldo puede ser doble para indicar si el saldo es deudor o acreedor.
La diferencia entre el Total de la columna del Debe y el Total de la columna del Haber debe
coincidir con el Saldo.
INVENTARIOS Y BALANCES
Este registro está citado en el art. 322, inc. b) del C. C. y C. como indispensable, pero no hay
otra disposición que se refiera al mismo.
Se utiliza para el registro, en forma cronológica, de los inventarios del ente y sus estados
contables o financieros, a pesar de que la expresión “Balances” hace referencia a uno solo de los
estados contables.
El inventario es el detalle analítico y medición contable de los activos y pasivos del ente. Los
inventarios se practican al constituirse la organización, al final de cada ejercicio económico, y en
situación especiales del ente.
Los “Balances” hacen referencia a los estados contables o financieros. Estos son informes
contables periódicos, sintéticos, que se realizan al final de cada ejercicio económico,
normalmente anuales, que reflejan la situación patrimonial, económica y financiera del ente en
una fecha determinada y deben estar con la firma del representante legal del ente y el contador
dictaminante. Si tuvieran informes sobre los estados contables emitidos por el órgano de
fiscalización debe estar firmado por su representante.
En la ciudad de Buenos Aires, la Inspección General de Justicia establece otros aspectos a
registrar en este libro.
Características:
1) Es un libro Indispensable exigido por el Código Civil y Comercial en virtud del inc. b)
del artículo 322.
2) Es un libro Principal en el sistema de contabilidad porque en él se registran los
inventarios y balances del ente.
3) Es un registro heterogéneo porque se contabilizan, en forma cronológica, información de
diversos tipos.
4) Es un registro de 1° Entrada al habilitar el libro con el inventario de inicio de actividades
y a partir de allí es de 2° Entrada porque recibe la información contenida en los estados
contables.
5) Debe estar encuadernado, es decir que no puede ser en hojas móviles o sueltas. No
obstante, las sociedades alcanzadas por la Ley 19550 pueden llevar registros digitales.
Modelo de rayado del Inventario y Balances

Detalle Parcial Subtotal Total

ACTIVO
Muebles y Útiles 7.500
10 Sillas, metálicas, respaldo y asiento tapizado
Color negro, en buen estado 500 5.000
1 Mesa de reunión, rectangular, de madera
Color nogal, de 2.50 x 0,90 mts., en buen estado 2.500 2.500

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REGISTROS AUXILIARES: MAYORES AUXILIARES Y SUBDIARIOS

Los registros auxiliares surgieron como una necesidad cuando la registración contable era
manual y el volumen e importes de las transacciones a procesar fue aumentando al crecer los
mercados. Ello llegó a ocasionar demoras e inconvenientes de control en el procesamiento de los
datos contables. Frente a ello, la técnica contable implementó los registros auxiliares permitiendo
una adecuada y coordinada división del trabajo de registro que facilite la generación de los
informes contables y un eficaz control, integrando junto con los registros principales el sistema
contable.
Esta situación no se plantea cuando la registración es mediante sistemas informáticos por cuanto
la carga de datos al sistema se realiza por única vez y en forma automática y simultánea se
actualizan las bases de datos de los distintos registros contables, entre ellos los auxiliares, de
acuerdo al diseño y los requerimientos de información que necesite la organización.

MAYORES AUXILIARES

Se utilizan para facilitar y coordinar el control de una cuenta colectiva o sintética del Mayor
General a través de cuentas analíticas o individuales que se habilitan en los Mayores Auxiliares.
De esta forma, el Mayor General recibe la información resumida de los movimientos de una
cuenta, y en los Mayores Auxiliares o Submayor se lleva el registro detallado de los
movimientos de todas y cada una de las cuentas individuales que integran la cuenta sintética. Se
justifica el uso de los mayores auxiliares de acuerdo al volumen de información que generen las
cuentas a procesar. Los casos de las cuentas sintéticas que requieren el uso de Mayores
Auxiliares son, entre otras, Deudores por Ventas (Clientes), Mercaderías, Materias Primas,
Proveedores, Bancos.
Se lleva el registro en hojas móviles, fichas o planillas, ya sea que se realice en forma manual o a
través de sistemas informáticos, y tiene el mismo rayado que el Mayor General.
Por ejemplo, si la cuenta sintética del Mayor General fuera Deudores por Ventas en la misma se
registrarían los débitos y créditos surgidos del Diario General. Y en los Mayores Auxiliares se
llevarían los movimientos de cada uno de los deudores, individualizados por sus nombres, y los
movimientos de sus cuentas (débitos y créditos) se toman de la documentación de respaldo. El
saldo a una fecha determinada de la cuenta Deudores por Ventas se controla verificando que
coincida con la suma de todos los saldos de las cuentas individuales de los Mayores Auxiliares
respectivos.

Saldo Deudores por Ventas = Sumatoria de saldos individuales de cada deudor

MAYOR GENERAL = Sumatoria saldos MAYORES AUXILIARES

En el siguiente gráfico se muestra el vínculo entre una cuenta del mayor general, la cuenta
Clientes en este ejemplo, y las cuentas de los mayores auxiliares (también llamados submayores)
correspondientes a tres clientes:

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Vínculo entre cuentas del Mayor General y Mayores Auxiliares

D CLIENTES- JUAN P. H
100 75
40
140 75
SD: 65

D CLIENTES- LUIS P. H
D CLIENTES H 500 100
600 325 200
40 400 700 100
2200 SD: 600
2840 725
SD: 2115 D CLIENTES- TITO P. H
2000 150
400
2000 550
SD: 1450

SD JUAN 65
SD LUIS 600
SD TITO 1450
2115

MAYOR GENERAL MAYORES AUXILIARES

Saldo deudor 2.115 = Ʃ Saldos deudores 2.115

SUBDIARIOS
La registración de todas las operaciones y hechos registrables en el Diario General ocasiona una
centralización de datos que puede entorpecer el proceso contable cuando el volumen de los
mismos es significativo. Para minimizar este problema, la técnica contable ha propuesto dividir
este registro para facilitar la registración. Para ello, se habilitan distintos subdiarios o diarios
auxiliares con el objeto de utilizarlos para contabilizar las operaciones repetitivas y más
frecuentes. Estos subdiarios son divisiones o partes del Diario General y deben cumplir las
mismas formalidades.
Los subdiarios de uso más frecuente son Suddiario de Ventas, de Compras, de Cobros o Caja
Ingreso, de Pagos o Caja Egreso y los que fuesen necesarios para una adecuada gestión de
información de la organización.

Diseño
Los subdiarios originalmente utilizados en la registración manual, ya casi inexistente, contenían
múltiples columnas para registrar los débitos y créditos de cada operación y se denominan
registros tabulados. La cantidad de columnas dependía del tamaño del libro. Los espacios del
Debe y el Haber destinados a los nombres de las cuentas, son para las de mayor movimiento de
acuerdo al tipo de subdiario. Aquellas que tienen poco movimiento se colocan en el espacio de
Cuentas Varias. Al final de un período, no mayor a un mes, se suman las cuentas deudoras y las
acreedoras, incluidas las que están en la columna de Cuentas Varias, y se realiza un asiento
resumen o global que se traslada al Diario General.

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Subdiario ……………….

Debe Cuentas Varias Haber Cuentas Varias

Fecha Comp Detalle Cuentas Cuentas

TOTALES
La utilización de sistemas informáticos de registración hizo que el procesamiento de grandes
volúmenes de datos se pueda realizar en forma simultánea, en menor tiempo, con más seguridad
y control y sin necesidad de tantas columnas.

El siguiente cuadro resume los libros necesarios que deben llevar distintas organizaciones:

Libros indispensables de distintas organizaciones

S.R.L.
ASOC.
S.A. S.C. S.C.A. FUND. MUT.
CIVILES
S.C.S.
1 2 3 4 5 6
1 Diario General X X X X X X
2 Inventario y Balances X X X X X X
3 Caja X
4 Actas de Asamblea X X X X X
5 Actas de Directorio X
Depósito de Acciones y Registro de
6 Asistencia a Asambleas X X
7 Registro de Acciones y/o Accionistas X X
8 Actas de Reunión de Socios  X X
9 Actas de Reunión de Comisión Directiva X
10 Asistencia a Asambleas X X X
11 Registro de Asociados y/o Socios X X
Actas de Comisión Revisora de Cuentas
12 (Optativo) X
13 Actas del Consejo de Administración X
Asistencia a Reuniones del Consejo de
14 Administración X
Actas de Consejo Directivo X
15 Actas de Comisión Junta Fiscalizadora X
1 Sociedades anónimas (S.A.)
2 Soc. de Responsabilidad Limitada (SRL) - Soc. Colectiva (S.C.) - Soc. en Comandita Simple (S.C.S.)
3 Sociedad en Comandita por acciones (S.C.A.)
4 Asociaciones Civiles (Asoc. Civ.)
5 Fundaciones (Fund.)
6 Mutuales (Mut.)
Además de los libros indicados, también deben llevar los libros exigidos por leyes o normativas
específicas (por ej.: laborales, impositivas, etc.) y los que sean necesarios para el sistema contable
de una organización

Bibliografía consultada:
1. Lorenzetti, Ricardo Luis. Código Civil y Comercial Comentado, Tomo II. Rubinzal – Culzoni
Editores. Buenos Aires. 2015.
2. Fowler Newton, Enrique. Contabilidad Básica. Editorial La Ley. 6ª Edición. Buenos Aires. 2019.
3. Ostengo, Héctor C. El Sistema de Información Contable. Editorial Osmar Buyatti. Buenos Aires.
2015.
4. Popritkin, Alfredo. Fraudes Contables y Tributarios. Editorial La Ley. Buenos Aires. 2009.

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