CÓDIGO: TECBIO-PT-004

PROTOCOLO
VERSIÓN: 1
RENOVACION Y REPOSICION DE TECNOLOGIAS FECHA SEPTTIEMBRE
APROBACIÓN: 2020
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1. INTRODUCCÓN

Los procesos de renovación y reposición del equipo biomédico, permiten garantizar la calidad
de la prestación del servicio, poder obtener un equilibrio en costo-efectividad. Analizar la
conveniencia y la viabilidad al momento de hacer una renovación o reposición de la tecnología
biomédica, estos procesos son de gran importancia en la institución.

Para hacer una adecuada renovación o reposición de las tecnologías biomédicas se deben
tener en cuenta los siguientes temas:

 Vida útil: Es el tiempo establecido para que el equipo biomédico tenga un correcto
funcionamiento, durante este límite temporal el objeto debe conservar sus
características y funcionalidad sin ser considerado un riesgo para el personal asistencial
o para el paciente.
 Reacondicionamiento: consiste en reemplazar o reconstruir una o varias de las partes
principales de un equipo para garantizar que su funcionamiento siga siendo óptimo, en
la mayoría de los casos reacondicionar el equipo puede significar una inversión
monetaria considerable.
 Trazabilidad del equipo: Es el registro en el que se fijan los antecedentes básicos del
equipo biomédico, se establece la periodicidad del mantenimiento preventivo de todo el
equipo biomédico con el que cuenta la clínica.

 Equipo obsoleto: Un equipo biomédico se considerado obsoleto cuando no existe

disponibilidad de repuestos en el mercado, cuando su costo de mantenimiento u
operación aumenta hasta llegar a un punto en el que se vuelve insostenible, y en el
momento en el que el equipo biomédico u accesorios, no brinda las condiciones
necesarias de seguridad y confiabilidad para ser manejado ni empleado en ninguno de
los servicios de la clínica.

OBJETIVO

Realizar un plan de mejoramiento para el proceso de renovación y reposición de las tecnologías

de la institución UNIDAD MEDICO QUIRURGICA SANTA CLARA.

 Analizar la tecnología biomédica existente en la Clínica, observando su

funcionamiento y control en los diferentes servicios de la institución.
 Observar y modificar las metodologías de control existentes en la clínica
respecto a la renovación y reposición de las tecnologías biomédicas
asegurando así un control en los procesos de la institución.
 Realizar un plan de mejora con base de las falencias y oportunidades de
mejora en la renovación y reposición de quipos biomédicos.
 Validar la metodología de Renovación y reposición de los equipos
biomédico de la institución.

DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO

El documento impreso se considera copia no controlada
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2. ALCANCE

Aplica para todos los equipos biomédicos que necesitan hacer una renovación o reposición en
la institución UNIDAD MEDICO QUIRURGICA SANTA CLARA.

3. DEFINICIONES

3.1. Renovación: tiene como propósito evitar que los equipos se vuelvan obsoletos; se
realiza teniendo en cuenta los planes y programas de mantenimiento, evaluando el
estado físico-funcional de la tecnología con respecto a su seguridad, eficiencia y
productividad; la disponibilidad de los recursos financieros, evitando que los equipos se
vuelvan obsoletos y por consiguiente se presenten problemas de accesibilidad en la
prestación del servicio.

3.2. Equipo biomédico:  Dispositivo médico operacional y funcional que reúne sistemas y
subsistemas eléctricos, electrónicos e hidráulicos y/o híbridos, que para uso requieren
una fuente de energía; incluidos los programas informáticos que intervengan en su buen
funcionamiento.

3.3. Reposición: La reposición de equipos biomédicos se debe realizar con un plan que
identifique necesidades, prioridades y factores como la reparación y el mantenimiento.

4. RESPONSABLE

 Gerencia
 Subgerencia
 Calidad
 Ingeniero Biomédico
 Compras

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. El área responsable de aprobar o denegar finalmente el proceso de renovación o

reposición de los equipos biomédicos es gerencia.
5.2. Bioingeniería La será el responsable de la evaluación técnica de los dispositivos
biomédicos/Insumos para la selección del más idóneo con respecto a las características
técnicas que debe cumplir el dispositivo.
5.3. La evaluación técnica solo será realizada por el personal capacitado para ello.
5.4. La revisión del equipo se deberá realizar de preferencia en coordinación con el personal
encargado del uso del equipo, para definir las características requeridas en el servicio.
5.5. Todos los conceptos deberán estar firmados por el jefe de calidad y el subgerente.

6. DESCRIPCIÓN / PROCEDIMIENTO
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 Ingeniero Biomédico / Técnico Biomédico

1. El ingeniero biomédico en conjunto con el coordinador de enfermería y el personal

asistencial identifican la necesidad del equipo biomédico por el proceso de renovación o
reposición, ya sea por vida útil del equipo u obsolescencia.

2. La solicitud llega al área de calidad y subgerencia por medio del ingeniero biomédico o
el coordinador de enfermería quienes han analizado que la tecnología biomédica
requiere ser renovada porque no cumple con los estándares de calidad y funcionalidad.

3. Para la renovación o reposición de tecnología biomédica el área biomédica establece la

necesidad según el resultado obtenido en la evaluación de los equipos biomédicos y
teniendo en cuenta los estándares de calidad y funcionamiento de cada equipo
biomédico en los diferentes servicios de la institución.

4. Después de tener la evaluación en términos técnicos y funcionales de la tecnología este

formato deberá pasar al comité de Tecnovigilancia y el comité de seguridad y salud en el
trabajo SST para su aprobación.

5. Con esta información el subgerente de acuerdo con estas evaluaciones se comunicará

con compras para que realice la renovación, teniendo en cuenta las recomendaciones
dadas por las partes es decir la evaluación técnica, la de Tecnovigilancia y la SST.

6. Cuando se va a recibir el equipo biomédico o accesorio se debe diligenciar el formato de

acta de entrega de la institución, el cual se realizará con un estricto seguimiento de lo
que entrega el proveedor.
7. Si la entrega cumple con la documentación requerida en la renovación del dispositivo
será entregado a inventarios para su respectivo registro y puesta de stickers de código
interno de identificación de la institución.
8. Luego el área de biomedicina recibirá la documentación del equipo nuevamente para la
elaboración de hojas de vida, ingreso a los inventarios y cronogramas de mantenimiento
y calibración.
9. Luego de registro por parte de inventarios el equipo será entregado al servicio con su
respectiva acta de entrega al servicio.

 Para la renovación o reposición de equipo biomédicos se debe tener en cuenta

Las actas de entrega de los equipos biomédicos a los servicios, los formatos de recepción
técnica de los equipos biomédico o accesorios de estos, deberán ser debidamente archivadas
en una carpeta como soporte de las actividades realizadas con los equipos y permitir llevar un
control sobre los insumos de estos.

Fin del proceso.

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Autorización de ingreso y egreso de dispositivos, equipos biomédicos y muebles.

 Protocolo de socialización, manejo y seguridad de las tecnologías existentes
 Inventario de equipos biomédicos.
 Protocolo de recepción e ingreso de equipos biomédicos.
 Cronograma (Calibración, mantenimiento, capacitación) equipos biomédicos.
 Matriz de obsolescencia de equipos biomédicos.

8. CONTROL DE CAMBIOS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

9. CUADRO
No. DE APROBACIÓN
VERSIÓN DEL
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
CAMBIO RESPONSABLE FECHA
1 1 Elaboración del documento DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SEPT 2020

ELABORADO POR
REVISADO POR

JEFE JOSE MANUEL SOLANO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO COORDINADOR DE ENFERMERIA
REVISADO POR REVISADO POR

DRA ELIZABETH TERREROS DR. JOSE RICARDO GUERRERO

DIRECTORA DE CALIDAD SUBGERENTE
APROBADO POR

DR. LUIS GUILLERMO PASMIN

GERENTE GENERAL