Gestión del archivo de

documentación sanitaria
Contenidos de la Unidad Didáctica 5:
1. Concepto de archivo clínico hospitalario.
2. Funciones de un archivo central de historias clínicas.
3. Zonas del archivo.
4. Organización y sistemas de archivo.
5. Archivo y nuevas tecnologías.
6. Indicadores de actividad y controles de calidad del archivo central de
historias.
7. El archivo como unidad de apoyo a la docencia e investigación.
8. Legislación aplicable en sanidad.
1. Concepto de archivo clínico hospitalario
El archivo de historias clínicas (AHC) se puede definir como la sección responsable de reunir,
conservar y administrar las historias clínicas del hospital creadas a lo largo del tiempo, con base en
los sucesivos procesos asistenciales de los pacientes a los que atiende.

Los archivos de historias clínicas son

una parte de los Servicios de
Admisión y Documentación Clínica
(SADC), que están dirigidos por el
médico responsable del servicio.
A su vez, el SADC está adscrito a la
dirección médica de los centros
sanitarios.
1. Concepto de archivo clínico hospitalario
El SADC está adscrito a la dirección médica de los
centros sanitarios
1. Concepto de archivo clínico hospitalario
Los archivos de historias clínicas están regulados a nivel nacional a través de la Ley 41/2002 de 14 de
noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia
de información y documentación clínica:

Obligación de la
existencia de un AHC

Autenticidad del contenido y

posibilidad de réplica

Organización del AHC

competencia de las CCAA
 1. Concepto de archivo clínico hospitalario
Objetivos del AHC
Garantizar el mantenimiento de una historia clínica Asegurar la transferencia al archivo de la documentación
única por paciente a través del tiempo. clínica generada tras cada episodio asistencial o cualquier
otros uso.
Garantizar la localización de la historia clínica de cada Asegurar que todas las funciones que competan al AHC
paciente, es decir, conocer su ubicación exacta dentro queden garantizadas mediante el establecimiento de una
del Archivo. normativa de régimen interno del hospital.
Custodiar y conservar las historias clínicas, Elaborar de forma continuada indicadores de producción y
garantizando la confidencialidad de la de funcionamiento para el adecuado control de la actividad
documentación. del área.
Garantizar la disponibilidad de la documentación
clínica necesaria para sus diferentes funciones.
 1. Concepto de archivo clínico hospitalario
Necesidades del AHC
Recursos humanos con formación en documentación Un manual de uso de la historia clínica que se actualice de
médica. forma continua y defina, como mínimo:
Medios técnicos que faciliten el trabajo de • Catálogo de documentos clínicos de la historia.
identificación de la documentación y su organización • Tipo de información recogida en cada documento.
en la historia clínica del paciente. • Personal responsable de su cumplimentación.

Un Fichero Índice de Pacientes informatizado y un Normativa del centro hospitalario que regule:
protocolo para su gestión que incluya los datos • El acceso a la historia clínica.
mínimos que debe contener y la norma para realizar • Procedimientos de actuación en caso de préstamo:
las búsquedas de pacientes incluidos en el mismo. Urgencias, Consultas externas, docencia, investigación,
Derivación Sanitaria, etc.
• La conservación y perdurabilidad de los documentos.
1. Concepto de archivo clínico hospitalario
¿Qué es el Fichero Índice de Pacientes?
Es el conjunto de los registros de cada uno de los pacientes que tienen HC en el hospital (una
especie de fichero de clientes del hospital) y sirve para poner en relación unívoca a un paciente con
su número de historia y viceversa. Por ello, cada registro debe contener datos que identifiquen al
paciente como son:

En el FIP no se deben recoger

datos específicos de un
episodio asistencial sino sólo
los identificativos de la
persona. Fuente:
http://openaccess.uoc.edu/webapps/o2/bitstream/10609/53609/4/Gesti%C3%B3n%20de%20los%20procesos%20de%20sop
orte%20asistencial_M%C3%B3dulo3_Documentaci%C3%B3n%20hospitalaria.pdf
 1. Concepto de archivo clínico hospitalario
Necesidades del AHC
Normativa del centro hospitalario que regule:
• El establecimiento de un orden de prioridades de préstamo de acuerdo con el motivo de petición.
• Los procedimientos para reclamar las historias clínicas que no se han devuelto en los plazos reglados.
• Los criterios y procedimientos para abrir nuevas historias clínicas.
• Los procedimientos a seguir en caso de historias clínicas no localizadas o extraviadas.
• Los procedimientos en caso de duplicidades.
Este conjunto de normas, aprobadas por la Dirección Médica, deben ser conocidas por todos los profesionales.
Tener infraestructuras suficientes para garantizar la Sistemas de protección de historias clínicas:
conservación de la documentación clínica a lo largo • Estanterías.
del tiempo. • Sobres y/o carpetas.
• Cajas y carros de transporte adecuados.
1.1. Tipos de archivos más habituales
¿Qué criterio se emplea para clasificar los diferentes tipos de AHC?
Grado de concentración de la
documentación clínica almacenada

Centralizado Descentralizado Mixto

• Reúne todas las HC del • AHC de gestión • AHC periféricos ubicados

hospital. independiente y repartida en las Consultas Externas,
• Único sistema de entre los diferentes donde queda depositada la
numeración y archivado. bloques del complejo HC del paciente.
hospitalario.
1.1. Tipos de archivos más habituales
Archivo centralizado • Se trata de un área única que permite la integración de toda la
documentación generada a lo largo del proceso asistencial.
• Acumula la información originada en los distintos episodios

VENTAJAS asistenciales de un mismo paciente.

• Permite conseguir la HC única, integrada y INCONVENIENTES

acumulativa marcada por ley.
• Requiere mayor eficiencia en la
• Evita la duplicación de documentos.
gestión y seguridad.
• Favorece la disminución de costes y ahorra tiempo.
• Requiere disponer de un gran espacio
• Permite la estandarización y protocolización de los
y de fácil acceso desde cualquier
procedimientos.
dependencia del hospital.
1.1. Tipos de archivos más habituales
Archivo • Los diferentes bloques arquitectónicos asistenciales (General,
descentralizado Materno-Infantil, Urgencias, Consultas Externas, etc.), con
independencia en la gestión de sus AHC.

VENTAJAS • Sistema de numeración y sistema de archivado propio.

INCONVENIENTES
• La información está disponible
fácilmente en el lugar de • Requiere un mismo sistema de numeración y archivo de
origen para una consulta la HC para los diferentes bloques.
desde ese servicio asistencial. • La información del paciente queda fragmentada.
• Es necesario repetir procedimientos diagnósticos.
• Dificulta la continuidad asistencial del paciente.
1.1. Tipos de archivos más habituales
Archivo mixto • Se trata de AHC periféricos ubicados en las Consultas Externas,
archivadas y numeradas con criterios unificados (mismo número de HC).
• Una vez el paciente deja de ir a esa consulta debe ser devuelta al archivo

VENTAJAS central.

INCONVENIENTES
• La información está disponible
fácilmente en el lugar de • Ciertos departamentos asistenciales, por mal
origen para una consulta funcionamiento del archivo o un falso sentido de
desde ese servicio asistencial. propiedad de la HC, pueden acabar reteniendo HC de
forma crónica 🡺 NO se cumplirá el requisito de HC única,
integrada y acumulativa.
1.1. Tipos de archivos más habituales
Archivos • Son empresas privadas que se dedican a la custodia y gestión de HC.
externos • Están situados fuera de los hospitales.
• Reparto y recogida diaria de las HC con un completo control informático de
entradas y salidas online.
• Queda garantizada la confidencialidad por la profesionalidad del personal del
archivo externo y por su propio sistema de control informático.
VENTAJAS

INCONVENIENTES
• Solución a la falta de espacio de pequeños hospitales.
• Solución a la necesidad de compra periódica de mobiliario y otros equipos. Coste del servicio
• Solución a la necesidad de nuevas contrataciones de personal para el AHC. prestado
1.2. Métodos de archivo
El archivo central debe mantener una HC única por paciente. Por ello, debe establecer un proceso
metodológico para conseguirlo y evitar:
• Duplicaciones. Archivar es clasificar y ordenar documentos para su protección y
• Pérdidas. consulta rápida, es decir, colocar los documentos en receptáculos
• Fragmentaciones. adecuados de acuerdo con algún método predeterminado.

Cada ACH puede clasificar las historias clínicas según sus necesidades, espacio disponible y/o
características, mediante diferentes métodos de archivado:
• Clasificación secuencial. • Colores y guías auxiliares.
• Clasificación por dígito terminal. • Por diagnóstico o código de enfermedad.
• Clasificación por fecha de nacimiento invertida. • Clasificación alfabética.
1.2. Métodos de archivo
Clasificación • Las HC se clasifican en orden consecutivo según la numeración correlativa.
secuencial
• La historia 123456 precede a la 123457 y va después de la 123455.
• Los números se leen siempre de izquierda a derecha.

VENTAJAS
INCONVENIENTES
• Facilidad para aprender y
• Errores frecuentes al aumentar el número de dígitos.
desarrollar el método.
• Las historias clínicas con números altos se archivan en el
• Si se requiere mayor
extremo del Archivo, por lo que el trabajo se concentra allí.
espacio, basta con agregar
• Al retirar las historias clínicas al archivo pasivo se generan
estanterías al final del
huecos, por lo que hay que correr todas las historias para
ACH.
crear espacio al final de archivo.
1.2. Métodos de archivo
Clasificación por dígito terminal

• Identifica numéricamente las HC por los últimos dígitos del número (los de la
derecha).
• El número de HC se divide en dos o tres grupos de dígitos y se leen de derecha a
izquierda.

Dígito terminal Dígito terminal Dígito terminal

doble simple triple
1.2. Métodos de archivo
Dígito terminal • El Archivo se divide en 100 secciones (00 a la 99).
doble • Cada sección se subdivide en 100 divisiones (00 a la 99).
• Dentro de cada división, los dígitos finales o terciarios se ordenan según la
N.º primario o secuencia numérica que les corresponda.
sección • Este método genera 10.000 divisiones (desde la HC 0000 hasta la 9999).
• Los tres grupos de dígitos en los que se divide el número de HC tienen una
N.º secundario
o división función clasificatoria, la HC n.º 1 será la 00.00.01
• En caso de tener más dígitos, estos se añaden al grupo de dígitos terciarios:
N.º terciario o la HC 1234567 será la 123.45.67.
final
00.00.01 00.00.01 00.00.01
1.2. Métodos de archivo
Dígito terminal
doble VENTAJAS

• Reduce el tiempo necesario para el archivado.

• Reduce los errores de archivado al tener que considerar
INCONVENIENTES
dos o tres dígitos.
• Las HC se distribuyen de forma pareja en las 100 • Requiere un mayor tiempo de

secciones del Archivo. capacitación del personal.

• El trabajo del personal se puede distribuir • Requiere una planificación más

equitativamente. cuidadosa del Archivo, ya que

• Al retirar las HC inactivas, se generan huecos en todas las todas las estanterías se utilizarán

secciones por igual. desde el principio.

1.2. Métodos de archivo
Dígito terminal • Esta modalidad de archivado se recomienda para archivos cuyo
simple número de HC no sobrepase los 5 dígitos, es decir, que como máximo
habrá 99.999.
N.º primario o • El Archivo se divide en 100 secciones (00 a la 99).
sección
• En cada sección se archivarán todas las HC con los dos últimos dígitos

N.º secundario que correspondan. Dentro de esa sección, se ordenarán por orden
o división consecutivo de los dos o tres primeros dígitos.
• La división numérica se efectúa de la siguiente manera: la HC 12345
se escribirá 123.45.
1.2. Métodos de archivo
Dígito terminal • Se suele utilizar este método para HC con números de seis dígitos.
triple • La descomposición numérica que se realiza para la HC 123456 es
123.456:
N.º primario o • 456, número primario.
sección
• 123, número secundario.
123.456 123.456

N.º secundario • La ubicación de esta HC será la sección 456 y en ella, ocupará la posición
o posición 123.
• El Archivo se divide en 1.000 secciones (de la 000 a la 999) y el número
secundario será el de orden (posición) dentro de la sección.
1.2. Métodos de archivo
Uso de colores • El método de dígito terminal se presta al uso de colores para controlar
y guías
la exactitud del Archivo.
auxiliares
• A cada sección y división se les asigna un color o combinación que
permite distinguir cada una de ellas.
• De este modo, si una HC está mal ubicada se descubrirá rápidamente.
• También es útil el uso de guías auxiliares con el propósito de ubicar las
historias en el Archivo en el mínimo tiempo posible.
• Estas guías indicarán la sección y la división.
1.2. Métodos de archivo
Clasificación • La identificación de toda la documentación clínica del paciente vendrá
por fecha de marcada por su fecha de nacimiento.
nacimiento
• Esta clave numérica consta de 6 dígitos formados de izquierda a derecha
invertida
por:
AÑO – MES – DÍA
N.º primario o
sección • El Archivo se orden en 31 secciones que corresponden con el mayor
número de días del mes.
N.º secundario • Cada sección se dividirá en 12 secciones, correspondientes a los 12 meses
o división
del años.
• Dentro de cada división, se ordenarán secuencialmente por año.
N.º terciario o
final A igualdad de fechas 🡺 ORDEN ALFABÉTICO DE APELLIDOS
1.2. Métodos de archivo
Clasificación
por fecha de VENTAJAS
nacimiento • Facilidad de recuperar el número de HC al ser un dato que recuerda el
invertida
paciente.
• Permite tener ordenada las HC por edad, favoreciendo la elaboración de
N.º primario o
sección pirámides de población, el paso a archivo pasivo, etc.

N.º secundario INCONVENIENTES

o división
• La posible existencia de mismas fechas de nacimiento y nombre.

N.º terciario o
final
1.2. Métodos de archivo
Clasificación
• La documentación clínica se ordenará con base en el nombre y apellidos
alfabética
de la persona, de forma similar al listín telefónico.

• Método muy simple de archivado y conocido por todos.

• Sencillez de organización de espacios al poder dividir el Archivo en
tantas letras como tiene el alfabeto.

• Facilidad de cometer errores con nombres o apellidos compuestos.

• Posible repetición de nombres y apellidos.
1.2. Métodos de archivo
Clasificación • La HC se clasifica según el diagnóstico principal o causa morbosa que
por
diagnóstico o justifique la asistencia prestada.
código de
• Rapidez en la consulta de una serie de historias con patologías
enfermedad
comunes.

• Necesidad de personal cualificado que pueda realizar la sección de

diagnósticos para después ordenar sus historias.
• Difícil cálculo de espacio en el Archivo, dad la variedad tan grande
de patologías.
• La HC de un paciente estará fragmentada.
1.3. Responsables del archivo
El Archivo Clínico Hospitalario forma parte del Servicio de Admisión y Documentación Clínica.

Habitualmente, el personal del Archivo esta compuesto por:

• Personal administrativo y Técnicos Superiores en Documentación y Administración Sanitarias.
✔ Préstamo ✔ Archivado
✔ Preparación de solicitudes ✔ Conservación y
digitalización
• Personal médico y de enfermería documentalista.
Aquí también
✔ Codificación de las HC ✔ Explotación de datos
colaboran los TDAS
• Personal subalterno del Archivo, que se encarga del traslado de las HC en papel a los
diferentes servicios peticionarios del hospital.
1.3. Responsables del archivo
Habitualmente, el personal del Archivo esta compuesto por:
• Las competencias del jefe o jefa médico del SADC respecto al Archivo son.
✔ Es el responsable último del SADC. ✔ Coordinación con la Comisión de
Historias Clínicas.
✔ Optimización del Sistema de ✔ Contrastar los sistemas y recursos
Información Hospitalario, aplicando los disponibles con las necesidades reales
últimos avances tecnológicos y del del SADC.
conocimiento.
✔ Organización del SADC y planificación ✔ Resolución de los casos de historias
del trabajo para asegurar un óptimo clínicas problemáticas (extraviadas,
rendimiento. incompletas, duplicadas, etc.).
✔ Aseguramiento del cumplimiento de las normas internas del Centro y de la legislación
vigente en materia sanitaria (Ley 41/2002, RD 1094/2010
2. Funciones de un Archivo Central de Historias
Clínicas
Las funciones principales del Archivo de Historias Clínicas:
• Normalización de la documentación, tanto en el diseño de documentos como en su revisión
periódica.
• Contribuir a la actividad asistencial a través de unos cometidos específicos:

✔ Apertura de la HC ✔ Custodia
✔ Préstamo ✔ Generación de índices de
actividad
✔ Evaluar la calidad asistencial
• Contribuir en actividades complementarias como:
✔ Investigación ✔ Enseñanza ✔ Formación
profesional
2. Funciones de un Archivo Central de Historias
Clínicas
Las funciones principales del Archivo de Historias Clínicas:
• Normalización de la documentación, tanto en el diseño de documentos como en su revisión
periódica.
• Contribuir a la actividad asistencial a través de unos cometidos específicos:
✔ Apertura de la HC ✔ Custodia Censo de las HC:
• N.º de historia.
✔ Préstamo ✔ Generación de índices de
actividad • Identificación del
paciente
✔ Evaluar la calidad asistencial
• Contribuir en actividades complementarias a la asistencia sanitaria: Fichero Índice de
Pacientes
✔ Investigación ✔ Enseñanza ✔ Formación profesional
2. Funciones de un Archivo Central de Historias
Clínicas
Las funciones principales del Archivo de Historias Clínicas:
• Indización y codificación de la documentación clínica de cada paciente.
• Trata de extraer la mayor cantidad de información contenida en cada episodio asistencial.
• Permite elaborar estadísticas que posteriormente podrán ser utilizadas para análisis de
calidad, planificación sanitaria, investigación o docencia.
• Recuperación de la información, tanto con fines asistenciales, científicos, evaluativos, legales,
etc.
• Custodia y confidencialidad de la documentación clínica de cada paciente, garantizando un
uso correcto de la misma. Se debe velar por el sigilo profesional, ya que se trata de un tipo de
información especial, cuyo nivel de protección es máximo.
3. Zonas del Archivo Central de Historias Clínicas
Un Archivo Clínico se divide tradicionalmente en tres zonas distintas:
A. Área reservada. Esta incluye:
• La zona de pre-archivado.
• La zona de archivado o almacén de historias clínicas.
• La zona de codificación y tratamiento de la documentación.
• La zona de recepción y préstamo de historias clínicas.
• La zona de expurgo (eliminando aquella documentación defectuosa).
• La zona de digitalización.
B. Área privada, reservada a los Despachos de Dirección y otros cargos del SADC.
C. Área pública, la cual incluye la zona de recepción general.
3. Zonas del Archivo Central de Historias Clínicas
4. Organización y sistemas de archivo.
La organización de un archivo de historias clínicas en un centro hospitalario se basa en la actividad de las
propias historias, por lo que se constituye en:
• Archivo activo. Almacena las historias clínicas de uso de acuerdo al método de archivo elegido por el
centro (secuencial, dígito terminal, por colores, por fecha de nacimiento inversa, etc.).
• Archivo pasivo. Es aquel archivo que reúne las historias inactivas, aquel al que se han de transferir los
documentos del archivo activo cuando su consulta durante un intervalo de 3 a 5 años es nula.
Permanecen en este hasta su transferencia al archivo histórico.
• Archivo histórico. Es aquel archivo al que se ha de transferir desde el archivo pasivo la documentación
clínica, que transcurridos 10 años sin ser consultada, debe ser conservada permanentemente.

Activo Pasivo Histórico

4. Organización y sistemas de archivo.
Activo Pasivo Histórico

Expurgo de documentos
• Eliminación de documentos que han perdido
sus valores como primario y secundario.
• La conservación o no de los documentos de la
historia clínica viene ligada al marco legal.
• En España cada CCAA establece su propia base
legal sobre el expurgo de documentos.

Fuente:
https://blogoac.files.wordpress.com/2016/04/archivo-hc-t-2.pd
f
4. Organización y sistemas de archivo.
Activo Pasivo Histórico

Expurgo de documentos
• Hojas de balances hídrico y gráficas de
enfermería.
• Radiografías o documentos iconográficos.
• Hojas de urgencias y consultas externas.
• Hojas de resultados analíticos.
• Hojas de evolución.
Siempre y cuando esta información esté reflejada
en un informe de alta u otro documento final.
4. Organización y sistemas de archivo.
Activo Pasivo Histórico

• Este archivo contiene las historias clínicas que tienen una vigencia de “n” años.
• En el se almacenan aquellas historias clínicas cuyo último movimiento tenga un número
determinados de años de antigüedad.
• Este número “n” de años será mayor o menor, dependiendo del espacio del que disponga el
hospital y del número de historias clínicas que se abran cada año. Suele estar entre los 3 y los
5 años.
• También se consideran activas aquellas historias que son solicitadas para investigación o
docencia, aunque el paciente no haya acudido al centro o haya fallecido.
4. Organización y sistemas de archivo.
Activo Pasivo Histórico

• Contiene aquellas historias clínicas de vigencia superior a “n” años.

• También son consideradas historias pasivas las pertenecientes a pacientes fallecidos y que NO
son reclamadas para investigación o docencia.
• La idea del archivo pasivo es agrupar y almacenar ordenadamente dichas historias clínicas en
un lugar escindido del archivo activo, con el fin de que no ocupen un espacio utilizable de
archivado y búsqueda frecuente diaria.
• Zona del hospital poco útil para otros servicios o trabajos.
• Archivo externo.
• Dentro del mismo edificio de archivo, convenientemente dividido.
4. Organización y sistemas de archivo.
Activo Pasivo Histórico

• Archivo al que se ha de transferir, desde el archivo pasivo, la documentación clínica que,

transcurridos 10 años sin ser consultada, debe conservarse permanentemente.
• No ha sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la comisión competente.
4. Organización y sistemas de archivo.

Archivo activo Archivo pasivo

6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Por lo que respecta al archivo de HC, los métodos y
técnicas de archivado deben aplicarse correctamente y
han de existir controles que, a partir de muestreos
periódicos, permitan determinar la situación real del
fondo documental, identificando pérdidas y errores de
localización, archivo y duplicación, etc.
Para ellos, los archivos clínicos deben elaborar de forma
periódica informes sobre la marcha del SADC, detallando
la actividad realizada y especificando las deficiencias
observadas y los motivos que las explican.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Todo archivo hospitalario
debe elaborar una serie de
indicadores de actividad,
con periodicidad variable,
aunque no superior a un
año. El análisis de estos Diseño del estudio

indicadores dará idea de los

resultados de su actividad, Recogida y análisis de datos

lo que permitirá
posteriormente elaborar y
ejecutar los diversos
controles de calidad.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Son muchos los indicadores de actividad y control que se pueden utilizar para el control de calidad de
un archivo.
Todos ellos deben venir detallados en las normas de funcionamiento del AHC, tanto su cálculo,
periodicidad y valores estándar.
Los indicadores de actividad de uso generalizado se clasifican en dos grandes grupos:
• Indicadores del proceso de archivado. Pretenden evaluar la capacidad del archivo en cuanto a su
rentabilidad, eficacia en el proceso de archivado y fiabilidad de la información disponible sobre la
situación y ubicación de las HC.
• Indicadores del proceso de préstamo. Recogen el nivel de seguridad del archivo con respecto al
reingreso de HC y el nivel de control en su devolución, así como el porcentaje de historias que no
pueden suministrarse o el porcentaje que se solicita con carácter urgente.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Indicadores del proceso de archivado
Índice de Eficacia (IE)

• El valor obtenido debe situarse entre 0,95 y 1. Cualquier resultado inferior a 0,95 se
considerará inadecuado.
• Tiene en cuenta, tanto las HC almacenadas en el archivo activo como en el pasivo.

¿Por qué no se
encuentran todas?
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Indicadores del proceso de archivado  

Índice de Errores de Localización (IEL)

• Se define como la suma de los errores de localización de HC en el Archivo (IELA) y los errores de localización de
HC en préstamo (IELP).
• El valor obtenido ha de situarse entre 0 y 0,5. Valores superiores al estándar indican problemas en el procesos de
archivado y de control de las HC.

   

HCEL: n.º de HC con errores de localización. HCELP: n.º de HC en préstamo con errores de
HCA: n.º de HC archivadas. localización.
Se expresa en tanto por uno. Se expresa en tanto por uno.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Indicadores del proceso de archivado
Índice de Rentabilidad (IR)

• Este índice se refieres a la HC del Archivo activo y se considera adecuado que el valor
obtenido esté situado entre 1 y 4.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Indicadores del proceso de préstamo
Índice de Seguridad (IS)

• El valor obtenido debe situarse entre 0,95 y 1. cuanto más cerca estemos de la unidad, mayor
seguridad tendrá el archivo a la hora de controlar las HC que están circulando por el Centro durante
el proceso de préstamo.
• Cualquier resultado inferior a 0,95 se considera inadecuado.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Indicadores del proceso de préstamo
Índice de Devolución (ID)  

• Es igual al n.º de HC no devueltas en un plazo determinado respecto al n.º de HC prestadas.

• HCND (n.º de Historias Clínicas No Devueltas en un plazo determinado de tiempo).
• HCP (n.º de Historias Clínicas Prestadas al día en los últimos 12 meses).
• Su valor debe situarse entre 1 y 3 (estándar). Valores diferentes nos indican que no se cumple el plazo
de tiempo autorizado para el uso de las HHCC y que, por tanto, se encuentran innecesariamente fuera
del archivo.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Indicadores del proceso de préstamo  

Índice de HC no suministradas (HCNS)

• Se corresponde con el tanto por ciento de HC solicitadas que no se encuentran en el archivo.

• HCNS (Historias Clínicas No Suministradas).
• HCNE (Historias Clínicas No Encontradas).
• HCS (Historias Clínicas Solicitadas)
• El valor del cociente obtenido debe situarse entre el 5 y el 10%. Cualquier valor superior al 10% indicará que el
servicio que se está ofreciendo es inadecuado y habrán de revisarse los procesos de archivado y control de la
documentación prestada.
6. Indicadores de actividad y control de calidad del AHC.
Indicadores del proceso de préstamo  
Índice de control de préstamos urgentes (ICPU)

• Tiene como objetivo conocer el n.º de HC que se solicitan con carácter urgente, es decir, aquella cuyo préstamo sea
necesario para el mismo día en que se solicita.
• Puesto que la mayoría de HC son solicitadas con carácter programado, el número de HC que lo hacen de forma
urgente puede ser un indicativo del control de pacientes atendidos por el Servicio de Urgencias.
7. El ACH como unidad de apoyo a la docencia e investigación.
Los archivos son una unidad de apoyo a la docencia e investigación fundamentales en los
hospitales.

Solicitud Consulta

• Petición formal al • Sala acondicionada

SADC (constando los en el propio Archivo.
motivos).
• Autorización del
SADC.
 7. El ACH como unidad de apoyo a la docencia e investigación.
Cabe destacar que gran parte de la investigación de las publicaciones científicas y de los estudios
epidemiológicos se fundamentan en el estudio de los datos obtenidos a través de las HC de los
pacientes o en la presentación de casos de interés. Qué es Scielo
https://scielo.org/

Cómo buscar en Scielo

Otras bases de búsqueda de información científica (Universidad Miguel Hernández):

https://www.youtube.com/playlist?list=PLClKgnzRFYe7okewK7zUhkGugdq6jWEYG
7. El ACH como unidad de apoyo a la docencia e investigación.
El uso de la historia clínica con fines epidemiológicos, de salud pública, de investigación o de
docencia viene regulado por lo dispuesto en
• Ley 14/1986 General de Sanidad.
• Ley 41/2002 de autonomía del paciente.
• Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
 7. El ACH como unidad de apoyo a la docencia e investigación.
Además de las leyes citadas anteriormente, el artículo 19.2 del Código Deontológico de la
Organización Médica Colegial de España recoge la obligación de preservar la intimidad de los
pacientes en estos casos:
La historia clínica se redacta y conserva para la asistencia
del paciente. Es conforme a la Deontología Médica el uso
del contenido de la historia clínica para su análisis
científico, estadístico y con fines docentes y de
investigación, siempre que se respete rigurosamente la
confidencialidad de los pacientes y las restantes
disposiciones de este Código que le puedan afectar.

Fuente: https://www.cgcom.es/codigo_deontologico/files/assets/common/downloads/codigo%20de%20etica.pdf
7. El ACH como unidad de apoyo a la docencia e investigación.
En definitiva, la utilización de las historias clínicas con la finalidad de docencia e investigación
debe acogerse a las normas que preservan el derecho a la intimidad del paciente, por lo que
nunca puede ser reconocible o identificable un paciente.

Declaración
universal DDHH
Constitución
Española
Legislación
sanitaria
Deontología
profesional
Fuente:
https://www.un.org/es/about-us/universal-declaration-of-hum
an-rights
7. El ACH como unidad de apoyo a la docencia e investigación.
En definitiva, la utilización de las historias clínicas con la finalidad de docencia e investigación
debe acogerse a las normas que preservan el derecho a la intimidad del paciente, por lo que
nunca puede ser reconocible o identificable un paciente.

Declaración
universal DDHH
Constitución
Española
Legislación
sanitaria
Deontología
profesional
Fuente:
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1978-31229
8. Legislación aplicable en sanidad.
A lo largo de las últimas dos Unidades Didácticas se ha nombrado la legislación actual aplicable,
según los contenidos tratados en cada caso.
La legislación nacional en materia de Sanidad es el punto de partida, a partir del cual las
consejerías de sanidad de las comunidades autónomas legislan, ya que se trata de una
competencia transferida, y por lo tanto, su ejecución la llevan a cabo las CC.AA.

https://www.sanidad.gob.es/organizacion/ministerio/organizacion/homeMS.htm
8. Legislación aplicable en sanidad.
La legislación nacional aplicable en sanidad se resume a continuación:
• Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad. Tiene por objeto la regulación general de
todas las acciones que permitan hacer efectivo el derecho a la protección de la salud
reconocido en el artículo 43 de la Constitución.
8. Legislación aplicable en sanidad.
La legislación nacional aplicable en sanidad se resume a continuación:
• Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de
derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Tiene por
objeto la regulación de los derechos y obligaciones de los pacientes, usuarios y profesionales,
así como de los Centros y servicios sanitarios, públicos y privados, en materia de autonomía
del paciente y de información y documentación clínica.
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los
derechos digitales. Tiene por objeto la protección de las personas física en lo que respecta al
tratamiento de sus datos personales (artículo 18.4 de la CE) y a la libre circulación de estos
datos.
8. Legislación aplicable en sanidad.
La legislación nacional aplicable en sanidad se resume a continuación:
• Ley 44/2003, de 21 de noviembre, de ordenación de las profesiones sanitarias. Regula los
aspectos básicos de las profesiones sanitarias tituladas:
• Su ejercicio por cuenta propia o ajena.
• La estructura general de la formación de los profesionales.
• Requisitos profesionales que permiten hacer efectivo los derechos de los ciudadanos
respecto a las prestaciones sanitarias y la adecuada planificación de los recursos humanos
del SNS.

Las disposiciones de esta ley son aplicables tanto si la profesión se ejerce en los servicios
sanitarios públicos como en el ámbito de la sanidad privada.
8. Legislación aplicable en sanidad.
La legislación nacional aplicable en sanidad se resume a continuación:
• Ley 44/2003, de 21 de noviembre, de ordenación de las profesiones sanitarias. Regula los
aspectos básicos de las profesiones sanitarias tituladas: