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GESTION de PROYECTOS Cuestionario Primer Parcial
GESTION de PROYECTOS Cuestionario Primer Parcial
Fase 2: Planificación
En esta fase crucial, debes establecer la hoja de ruta para el resto del proyecto.
Esta debe constar (aunque no limitarse):
De unas metas y unos objetivos fijados.
De unos costes estimados.
De un alcance y unos productos principales definidos.
Fase 3: Ejecución
En la mayoría de los casos, es en esta fase de la gestión de proyectos es cuando
el trabajo realizado se vuelve visible para el mundo exterior. Suele empezar con
una reunión de lanzamiento con el equipo, durante la que cada uno será
informado de las tareas que le corresponden y de cualquier detalle relevante del
proyecto. En esta fase se trata de crear un proyecto de calidad. Como jefe de
proyecto, deberás asignar los recursos adecuados y mantener a los miembros de
tu equipo concentrados en sus tareas. Esto también quiere decir que el éxito de la
fase de la ejecución del proyecto depende de lo riguroso que fuiste en la de
planificación.
2. Gestión democrática
Por su parte, la gestión democrática se basa en motivar la participación de sus
empleados. La idea es que cada persona externe sus opiniones y estas son
tomadas en cuenta por la gerencia. Esta forma de gestión promueve la
comunicación interna y el trabajo de equipo.
De hecho, todos expresan sus opiniones, aunque la decisión final la toma el
gerente. Por ese motivo, esta gestión es conocida como un tipo de gestión
consultiva, participativa, colaborativa o de consenso. Esto, dado que todos pueden
opinar sin importar el puesto que ocupan. El objetivo fundamental es que todos
compartan ideas, opiniones, sugerencias y soluciones ante diferentes situaciones.
3. Gestión autoritaria
Ahora bien, la gestión autoritaria es totalmente contraria a la gestión democrática.
En este caso la gerencia toma todas las decisiones en la empresa sin importar lo
que piensan los demás. Los empleados se limitan a cumplir las tareas que se les
ordena realizar.
El empleado puede manifestar estrés laboral y un bajo nivel de autoestima. Por
esta razón, el nivel de productividad suele ser bajo. El sistema de comunicación es
descendente del gerente al empleado, puesto que el superior manda.
4. Gestión transaccional
La gestión transaccional se basa en sistemas de recompensas del gerente hacia
el empleado por hacer bien su tarea. Por lo regular las recompensas son de tipo
económico y se otorgan cuando los empleados logran alcanzar los objetivos
propuestos. Las recompensas ayudan a que los empleados mejoren su
desempeño.
Generalmente, el gerente y el empleado ganan en esta gestión. El gerente logra
las metas y los resultados propuestos y los empleados se benefician con la
recompensa de su esfuerzo. Funciona de manera positiva porque genera nexos
de pertenencia de los empleados hacia la empresa, favoreciendo el clima laboral y
la productividad de los trabajadores. Es un tipo de gestión gana-gana.
5. Gestión transformacional
No cabe duda de que la gestión transformacional le da valor al capital humano que
posee una empresa. Esto, considerando que el éxito de la organización solo se
puede lograr con la entrega y el compromiso de sus trabajadores. Por esa razón
prevalece la comunicación y la confianza entre la gerencia y los empleados.
6. Gestión de servicio
Por otro lado, la gestión de servicios se fundamenta en el apoyo que la gerencia
debe brindar a sus empleados. Los gerentes se preocupan del entrenamiento, la
capacitación y la asesoría de su equipo de trabajo. Los empleados no son
únicamente ejecutores de órdenes, sino que, por el contrario, reciben el apoyo y la
ayuda de la gerencia.
En efecto, prevalecen las relaciones interpersonales del gerente con su equipo.
Claro que, para que esta gestión funcione. el gerente debe tener mucha
experiencia en el trabajo, en el proceso de entrenamiento y en el establecimiento
de relaciones.
7. Gestión de marcapasos
Finalmente, tenemos la gestión de marcapasos. En este tipo de gestión el gerente
se pone al frente de su equipo. Así, comunica las instrucciones y la disciplina del
trabajo para que los empleados sigan sus pasos, marcando el ritmo de trabajo que
impulsa a todo el equipo.
1. Inicio
Primero, debes identificar una necesidad del negocio, un problema o una
oportunidad y luego proponer libremente ideas sobre las maneras en las que tu
equipo puede cubrir esta necesidad, solucionar este problema o aprovechar esta
oportunidad. En este paso, defines un objetivo para tu proyecto, determinas si el
proyecto es factible e identificas los principales entregables del proyecto.
En lugar de esperar a que alguien decida la estrategia del proyecto por ti, Moira
Alexander promueve un cambio de mentalidad, de ser "gestor" del proyecto a
convertirse en "líder" del proyecto:
2. Planificación
Una vez aprobado el proyecto según tu caso de negocio, declaración de trabajo o
documento de inicio del proyecto, ya puedes avanzar a la fase de planificación.
En esta fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, desglosas el proyecto
general en tareas más pequeñas, creas tu equipo y preparas un cronograma para
completar las tareas. Define objetivos más pequeños dentro del proyecto general,
y cerciórate de que se puedan lograr en el plazo establecido. Los objetivos más
acotados tienen una mayor probabilidad de éxito.
Pasos de la gestión de proyectos en la fase de planificación
La fase de planificación del proyecto puede incluir los siguientes pasos:
Crear un plan para el proyecto: Identificar el cronograma del proyecto, incluidas las
etapas, las tareas que deben hacerse y las posibles limitaciones.
Crear diagramas de flujo de trabajo: Visualizar los procesos con carriles para
asegurarte de que los integrantes del equipo comprendan claramente su rol en el
proyecto.
Calcular el presupuesto y crear un plan financiero: Usar las estimaciones de costo
para determinar cuánto se gastará en el proyecto y obtener el mayor retorno de la
inversión.
Reunir los recursos: Armar el equipo funcional con las carteras de talentos
internos y externos y, al mismo tiempo, asegurarse de que todos tengan las
herramientas necesarias (software, hardware, etc.) para completar sus tareas.
Anticipar los riesgos y los posibles obstáculos que impidan garantizar la calidad:
Identificar los problemas que puedan causar que el proyecto se estanque y, al
mismo tiempo, planificar para mitigar los riesgos, mantener la calidad del proyecto
y cumplir el cronograma.
Organizar una reunión de lanzamiento del proyecto: Reunir al equipo y presentar
el proyecto para que puedan ponerse a trabajar rápidamente.
Para empezar, mapea todo los pasos del proceso y las responsabilidades en esta
plantilla de diagrama de flujo de trabajo.
3. Ejecución
Ya tienes la aprobación del negocio, desarrollaste un plan y creaste tu equipo. Es
momento de empezar a trabajar. La fase de ejecución convierte tu plan en acción.
En esta fase del ciclo de vida de gestión del proyecto, la tarea del gerente del
proyecto es mantener el trabajo bajo control, organizar a los integrantes del
equipo, manejar los cronogramas y cerciorarse de que el trabajo se haga según el
plan original.
Pasos de la gestión de proyectos en la fase de ejecución
La fase de ejecución del proyecto puede incluir los siguientes pasos:
Crear tareas y organizar los flujos de trabajo: Asignar los aspectos granulares de
los proyectos a los integrantes del equipo correspondientes sin sobrecargarlos.
Informar a los integrantes del equipo respecto de las tareas: Explicar las tareas a
los integrantes del equipo, ofrecer la orientación necesaria sobre cómo deben
completarse y, si hace falta, organizar capacitación relacionada con los procesos.
Comunicarse con los integrantes del equipo, los clientes y la gerencia superior:
Ofrecer actualizaciones a las partes interesadas del proyecto en todos los niveles.
Controlar la calidad de trabajo: Asegurarse de que los integrantes del equipo
cumplan sus objetivos de tiempo y calidad de las tareas.
Gestionar el presupuesto: Supervisar los gastos y mantener el proyecto bajo
control en términos de activos y recursos.
Si implementaste un proceso adecuadamente documentado, ejecutar el proyecto
será mucho más sencillo.
Según la metodología de gestión de proyectos que sigas, hay muchas
herramientas gráficas que puedes aplicar para ver los entregables que se han
completado y asegurarte de que tu proyecto permanezca bajo control. Haz clic en
las siguientes plantillas de tablero Kanban y diagrama de Gantt para más
información.
4. Cierre
Una vez que tu equipo ha terminado el trabajo de un proyecto, ingresas en la fase
de cierre. En esta fase, proporcionas los entregables finales, liberas los recursos
del proyecto y determinas el éxito del proyecto. Haber completado las tareas
principales de un proyecto no significa que el trabajo del gerente del proyecto haya
terminado. Aún quedan actividades importantes por hacer, como por ejemplo,
evaluar qué funcionó y qué no funcionó en el proyecto.
Pasos de la gestión de proyectos en la fase de cierre
La fase de cierre del proyecto puede incluir los siguientes pasos:
Para entender con mayor claridad, se describen las etapas que conforman la fase
de preinversión:
Idea. Está asociada a la identificación del problema, y consiste en puntualizar la
necesidad insatisfecha o problema por resolver, su localización geográfica, la
identificación de los beneficios esperados, los objetivos, el sector de la economía y
la institución que lo identifica.
Perfil. En esta etapa se incorpora información adicional y se precisa aquella
proveniente del nivel anterior. La información adicional debe referirse a:
cuantificación preliminar de la oferta y la demanda y el tamaño del proyecto
a partir de la información disponible; un análisis preliminar de alternativas
técnicas, una estimación de montos de inversión, costo anual de operación
promedio, vida útil. Con base en la información anterior se debe hacer una
evaluación técnico - económica de las alternativas planteadas como
solución al problema.
Prefactibilidad. En esta etapa se precisa con mayor detalle la información
proveniente del nivel anterior y se incorporan datos adicionales para
descartar ciertas alternativas y perfeccionar las restantes. Para cada una de
las alternativas se hará evaluaciones económicas y técnicas, con el
propósito de identificar aquellas que resultan o presentan la mayor
rentabilidad económica social y descartar las restantes.
Factibilidad. Consiste en perfeccionar la alternativa que presente mayor
rentabilidad económica y social, reduciendo su rango de incertidumbre a
límites aceptables mediante la realización de todos los estudios que sean
necesarios.
Diseños finales. Comprende la elaboración de diseños finales de
arquitectura e ingeniería, la definición de aspectos administrativos, legales e
institucionales, la inscripción de terrenos, la definición final detallada de
todos los costos del proyecto.
Es necesario mencionar que el grado de desarrollo de la fase de preinversión,
dependerá de la naturaleza y dimensión del proyecto. Las siguientes gráficas nos
muestran los aspectos a estudiar en las etapas de la preinversión, y el gráfico de
curvas nos muestra como en la medida en que se desarrollan estudios de
preinversión, se disminuye la incertidumbre.
Para que se ejecuten necesariamente tiene que haber otro proyecto. Por ejemplo
el sistema de evaluación de residuos químicos de una planta minera, para que
exista dicho sistema depende de que exista la planta, por ello es mejor evaluarlos
en conjunto.