REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA

ARMADA

NÚCLEO CARABOBO – EXTENSIÓN GUACARA

IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS:
UNIDAD 1

Alejandro Antonio Veleiro Chirinos

CI: 29618479
 Introducción

La ingeniería de sistemas es una carrera en la que el objetivo de sus practicantes

es diseñar, crear, e implementar sistemas informáticos que permitan la agilización
de las actividades de una determinada empresa. Entre las tareas que ejecuta un
ingeniero de sistemas las más comunes son la implementación y la auditoría de
sistemas computarizados, aquí nos concentraremos específicamente en el
apartado de la implementación, o mejor dicho, la implantación de sistemas.

Hoy en día la mayoría de las empresas necesitan hacer uso de sistemas

informáticos, en especial las organizaciones grandes que manejan grandes
cantidades de información y requieren de un método de registro y gestión
eficiente. En estos casos la tarea de un ingeniero de sistemas es la proporcionar el
sistema que permita el manejo de toda la información, diseñarlo e implantarlo en el
quehacer de la empresa u organización para la que esté prestando sus servicios,
no basta con solo crear el sistema y entregarlo, el proceso de implantación incluye
hacer que el sistema cale profundo y se vuelva una parte crucial más de la
empresa.

Más a detalle, estaremos hablando en este trabajo escrito.

¿Qué es la Implantación de un Sistema?

La implantación es parte de la implementación, pero no son lo mismo.

La implantación es un proceso especial de inserción del sistema en la institución,

el cual debe ocurrir en el primer periodo por parte de sus potenciales usuarios. No
obstante que la herramienta adquirida o desarrollada es robusta y probada, no es
suficiente para su inserción en la organización, pues requiere ser utilizada.

La implantación de un sistema requiere no solo el diseño y creación del sistema en

sí mismo, sino su integración con el ambiente en el que se desenvolverá, debe
haber pasado por varias pruebas que permitan decir que es una herramienta
funcional y ajustada a su entorno.

Gestión del Cambio

La implantación entonces, es un proceso, que dice relación con la gestión del

cambio y es crucial para que los usuarios comiencen a apropiarse del sistema. Es
decir, que los clientes conviertan la herramienta en una solución de su quehacer,
explotando apropiadamente los atributos, multiplicando la socialización del uso y el
conocimiento sobre la aplicación. (Nótese que estamos asumiendo que nuevo
sistema es mejor que lo anterior).

La implantación debe romper hábitos y costumbres culturales, intervenir en la

pereza de aquellos que no quieren darse la molestia de aprender o cambiar la
forma antigua de interactuar, con aquellos que se niegan a ver más allá.

Los nuevos sistemas deben hacer más fácil el trabajo, y es necesario adaptarse a
la clase de usuarios para los que están dirigidos, haciendo que sea más fácil para
ellos el utilizar las nuevas herramientas con las que no están familiarizados.

Componente Política de la Implantación

La implantación debe trabajarse con un plan muy bien diseñado, de modo que
pueda integrarse sin dificultades con los otros sistemas de la organización y
comunicar bien. A este efecto, es necesario diseñar medios de comunicación
eficaces entre los actores involucrados, controlar y registrar evidencias del
proceso. Identificar la metodología de coordinación que contemple las mejores
prácticas y normas.

Por tanto, la implantación contiene una importante componente política, y debe

contar con el apoyo irrestricto de la alta gerencia dado que no se reduce sólo a
planificar y comunicar, sino también en superar los casos donde aparecen
obstrucciones; carencia de apoyo de la tecnocracia corporativa; tratamiento con
gestores adelantados y "winner"; romper las parcelas y feudos de información que
se resisten al nuevo estándar; evitar el bloqueo de las nuevas ideas por la
inseguridad que ocasionan los cambios en la metodología de trabajo.

Evaluación del Exito o Fracaso

La forma de evaluar el éxito de un proceso de implantación una vez finalizada esta

etapa, pasa por los mejoramientos significativos que obtendrán los usuarios en
sus tareas y por el “rating” que le entregan sus clientes.

Es decir, por la facilidad y mejoramiento que tengan los clientes en obtener

información oportuna y exacta; por la cobertura sobre los usuarios pertinentes
(población objetivo). Es decir, la proporción de usuarios del sistema, debe ser
creciente y significativa con respecto a la población a cubrir. El óptimo es que la
cobertura o número de usuarios que acceden al sistema, tienda al total.

Metodología

Para la implantación existen variadas metodologías. DocIRS utiliza una etapa

llamada piloto, la que implica poner en marcha el sistema con un grupo selecto y
representativo de usuarios, a fin de comenzar a consolidar la operatividad,
complementar o corregir las funciones del análisis inicial e ir paulatinamente
ampliando su utilización hacia el conjunto de la institución.

La metodología de implantación debe describir paso a paso el proceso, a través

de un conjunto de actividades que apunten hacia el acceso y uso del sistema. Es
decir, la metodología debe contemplar el diseño de un conjunto de indicadores con
metas medibles.

Soporte

Nótese que para llevar a cabo este proceso de implantación, se debe contar con
un equipo operativo que visite a los usuarios, una mesa de ayuda, soporte del
área de informática ciertamente, y configurar una red de comunicación entre los
usuarios para que se ayuden entre ellos.

Ejemplos

1.- Implantación Software World Class

Una alta ejecutiva de una prestigiosa universidad y su equipo, deben trabajar con
los científicos y docentes de decenas de facultades, en el ámbito del tratamiento
documental de las publicaciones de investigación científica en el mundo. Con este
propósito, adquirieron unos de los mejores sistemas computacionales que operan
sobre plataforma Internet, para el análisis de datos de dichas publicaciones
especializadas.

Obviamente, el software que adquirieron, lo realizaron sobre la base de consultas,

análisis, recomendaciones y pruebas que resultaron en un diagnóstico. A partir de
ahí, la dirección académica de la universidad tomó la decisión de adquirir la
licencia, dado que cumplía con todos los requisitos del negocio y además el
sistema es 100% cloud computing, de modo que sólo exige una buena conexión a
Internet para su uso en sus diferentes perfiles de administrador y usuarios.

Sin embargo, se presentaron dos problemas a resolver:

  Aceptación y apoyo del Area de Informática de la Institución
 La Implantación del nuevo sistema.

Aceptación y apoyo del Area de Informática de la Institución El área de Informática

tiene un sistema interno basado en bases de datos, sobre las cuales se pueden
montar interfaces, que están dispuestos a desarrollar a fin de mejorar, y lograr que
se continúe utilizando su herramienta.

El problema es que dicha herramienta no ha sido solución para las necesidades

de búsqueda, cruce, estadísticas y novedades que requieren los investigadores
académicos. A pesar que, por largo tiempo se formularon repetidas peticiones,
tanto por el equipo responsable de la gestión de publicaciones científicas como
por los usuarios, y no se dio ni la solución apropiada ni a tiempo.

Es decir, los clientes no fueron escuchados a tiempo, porque el área de

informática centró sus respuestas y entregables en las funcionalidades del sistema
y no sobre el quehacer investigativo y diferenciado de los académicos.

Los altos niveles de competencia, la internacionalización de la investigación

científica, y el intercambio veloz de las nuevas tecnologías, son factores que
explican e impactan la gestión del cambio al interior de las organizaciones. Si el
área de la informática cuyo deber es el de soporte logístico a todas las instancias
de la institución no logra levantar estos requerimientos y realizar la renovación,
está condenada a externalizar los productos y servicios tecnológicos.

Fases de implantación de un sistema informático

1. Consultoría y análisis

Lo primero que necesitas es identificar qué necesitas. Y eso no es tarea fácil. Las
empresas suelen combinar distintos procesos de importancia que deben funcionar
como la seda, y resulta muy útil preguntar a cada departamento cuáles son sus
necesidades, en qué pierden más tiempo… En definitiva, escuchar a quienes
desarrollan el día a día empresarial para mejorar su experiencia y, con ella, la
eficiencia de la empresa.

En este sentido, este análisis previo le será de gran utilidad a los profesionales
que se encarguen de desarrollar el nuevo sistema informático. La relación entre
ambas partes debe ser de extrema confianza: es mejor que no se quede nada en
el tintero para que la solución aportada sea verdaderamente útil. Si sientes que tu
empresa informática no te escucha, estás a tiempo de cambiar, pero jamás dejes
de expresar tus necesidades: nadie mejor que tú conoce cómo funciona tu
empresa.

Estos son algunos aspectos que te interesa identificar, junto con tu proveedor de
servicios informáticos:

 Identificar los problemas con el sistema actual

 Aclarar cuáles son los principales objetivos del nuevo sistema
 Fijar cuánto podemos invertir y qué soluciones son prioritarias
 Identificar el alcance del sistema que se podría implantar
 Identificar un número de soluciones que pueden satisfacer las necesidades
del usuario dentro de su esquema
 Desarrollar los beneficios y desventajas de cada solución

2. Gestión de proyectos

La siguiente fase es bastante más práctica, pero se trata de un punto en el que la

mayor parte del trabajo viene de la mano del equipo informático. En esta etapa, los
técnicos de la empresa proveedora se pondrán a trabajar para evaluar cuáles son
los productos y servicios que más se adecúan a las necesidades de tu empresa,
buscando siempre la mejor relación calidad-precio para que el presupuesto
definido se traduzca en una mejora lo más cercana a la meta final posible.
El resultado será un proyecto a medida y un presupuesto que se ajuste a los
límites marcados. En éste se suele incluir todo lo necesario para la puesta a punto
de esa nueva etapa: equipo informático, programas, desarrollo, horas de trabajo
del equipo, implantación, formación del personal… Además, esta fase de
definición del proyecto (como la anterior) suele ser gratuita para el cliente, excepto
en el caso de proyectos de gran envergadura.

3. Implantación y formación

Una vez aceptado el proyecto, toca ponerse a trabajar en la implantación. La clave

está en introducir las nuevas soluciones en un plazo rápido de tiempo y ajustando
en todo momento lo que sea necesario, probando las soluciones y comprobando
la satisfacción del cliente. Hardware, software, instalación, preparación para que
todo quede operativo… Todo ello indicando al cliente cómo utilizar su nuevo
equipo.

La fase de implantación va íntimamente unida a la de formación. Y es que resulta

necesario que los trabajadores de la empresa conozcan en profundidad cómo
funcionan las nuevas herramientas de que disponen, no solo para que
comprendan cómo deben realizar ahora sus tareas, sino para que puedan sacar el
máximo partido a todas las nuevas funcionalidades. De esta forma se busca evitar
la infrautilización del sistema implantado, algo que a veces, por pereza o por falta
de conocimiento de los empleados, puede llegar a suceder, restando eficiencia a
la inversión.

En este sentido, resulta muy conveniente que, al menos durante un tiempo, exista
un canal de formación y consulta para los empleados. También que la fase de
implantación y formación se lleve a cabo con rapidez, ya que todo el tiempo que la
empresa se encuentre en ese ‘limbo’ informático puede resultar perjudicial para su
actividad.
 4. Soporte y mantenimiento

La última fase (no menos importante) es la de soporte y mantenimiento. Se trata

de que tu proveedor informático mantenga una relación ‘en la sombra’ pero
constante que consiste precisamente en implantar mejoras y llevar a cabo un
seguimiento del funcionamiento de las soluciones contratadas. Además, te
atenderán en caso de que existan incidencias y se encargarán de solucionarlas.

Normalmente el mantenimiento preventivo es la opción favorita: se trata de que tu

informático lleve a cabo las operaciones necesarias para que tu equipamiento
reúna las condiciones para el propósito para el que fue construido y funcione
correctamente y al cien por cien durante su vida útil. Todo ello garantizando la
fiabilidad de equipos en funcionamiento antes de que pueda producirse un
accidente o avería.

Las herramientas para hacerlo son muchas: revisión del estado físico de los
equipos y servidores, revisión del estado de la instalación del sistema operativo,
copia de seguridad, comprobación de antivirus, soporte telefónico, soporte remoto,
informes mensuales…

Los motivos por los que un sistema informático puede desajustarse son muchos:
el deterioro provocado por el uso, su obsolescencia, causas meteorológicas, uso
inadecuado… Anteponerse a estos problemas suele ser mucho más rentable a la
larga que optar por un mantenimiento correctivo, que se basa en llamar al técnico
informático solo cuando ya es demasiado tarde.

Así, enmendar el error cuando ya se ha producido no solo supone un coste técnico

(reparación o sustitución del equipo), sino una pérdida temporal de productividad,
al ‘pararse’ la actividad hasta que se solucione la incidencia.
 Conclusión

El proceso de implantación de sistemas pasa por varias etapas, siendo las

primeras el proceso de familiarización con la situación de la empresa u
organización objetivo, es decir, un diagnóstico, donde se obtienen datos de las
necesidades actuales de la empresa y las deficiencias que pueden ser cubiertas,
también saber el tipo de personal con el que se trabaja para predecir la posible
recepción de un nuevo sistema que cambie la dinámica de trabajo, luego se
procede a realizar la implantación del sistema creado para dicha empresa, se hace
el monitoreo de su funcionamiento y la respuesta del personal; al final se obtiene
el resultado que indica si fue un éxito o un fracaso.

Todas estas etapas son necesarias, ya que los sistemas de gestión son una
herramienta principal para el funcionamiento de una empresa y por tanto debe
cumplir con muchos requisitos, siendo el primero de todos que sea adecuado y de
fácil empleo por parte de los integrantes de la empresa, los cuales no son
necesariamente expertos en sistemas informáticos.

Es trabajo del ingeniero que desarrolla el sistema y lo implementa, que este sea
amable para los usuarios y útil en el quehacer de la empresa.
 Bibliografía

 https://www.docirs.cl/implantacion_sistema.htm
 https://sotesa.com/asi-las-4-fases-para-implantar-un-sistema-informatico/