CALIDAD Y

PUESTA EN
MARCHA DEL
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
CALIDAD Y PUESTA
El usuario del sistema de información es el factor individual más importante
EN MARCHA DEL para establecer y evaluar su calidad. Es mucho menos costoso corregir
problemas en las primeras etapas que esperar a que un problema genere crisis o
quejas de los usuarios.
Al proceso de asegurar que el sistema de información sea funcional y después
INFORMACIÓN permitir a los usuarios hacerse cargo de su operación para usarlo y evaluarlo se
le conoce como implementación.
SISTEMA DE

Este proceso implica ceder el poder de cómputo y la responsabilidad a los

usuarios de la empresa mediante la ayuda de la computación distribuida, la
computación en nube y la arquitectura orientada a servicios; también involucra
la capacitación de los usuarios y asegurar que cada uno de ellos comprenda sus
nuevos roles dentro del nuevo sistema de información. Adicionalmente, la
implementación abarca la elección de una estrategia de conversión, proveer las
medidas apropiadas de seguridad, privacidad y planes contra desastres, y la
evaluación del sistema de información nuevo o modificado.
 Gran parte de la responsabilidad por la calidad de los sistemas de
información recae en los usuarios del sistema y la gerencia. Deben ocurrir
dos cosas para que la administración de la calidad total se convierta en una
realidad con los proyectos de sistemas.
En primer lugar debe existir el soporte organizacional completo de la gerencia.
Dicho soporte implica establecer un contexto para que el personal
administrativo considere con seriedad cómo afecta la calidad tanto de la
información como de los sistemas de información en su trabajo.
Responsabilidad de
Es necesario que el analista y los usuarios de la empresa se comprometan con
la administración la calidad lo antes posible para lograr el objetivo de ésta. Este compromiso se
ejerce como resultado de un esfuerzo de ritmo uniforme hacia la calidad en
de la calidad total todo el ciclo de vida de desarrollo de sistemas; además supone un fuerte
contraste con el hecho de tener que invertir mucho esfuerzo para resolver los
problemas al final del proyecto.
Para lograr el apoyo de la organización en relación con la calidad en los
sistemas de información administrativos, debemos proveer tiempo laboral
para los círculos de calidad de sistemas de información (IS), que consisten
en seis a ocho colegas de la organización, cada uno con la responsabilidad
específica de definir cómo mejorar los sistemas de información y cómo
implementar las mejoras.
 Una de las acciones administrativas de calidad
más robusta que el equipo de análisis de sistemas
puede llevar a cabo es realizar recorridos
Recorrido estructurados de manera rutinaria. Los recorridos
estructurados son una manera de usar colegas
estructurado revisores para que supervisen la programación del
sistema y su desarrollo en general, señalen los
problemas y permitan que el programador o
analista responsable de esa parte del sistema
realicen las modificaciones apropiadas.
METODOLOGÍAS DE
DOCUMENTACIÓN El esfuerzo de aseguramiento de calidad total
requiere que los programas tengan una
documentación apropiada.
Hay que documentar el software, los sistemas y los
procedimientos tanto formales como informales, de
manera que se pueda dar mantenimiento a los
sistemas y mejorarlos. La documentación permite a
los usuarios, programadores y analistas “ver” el
sistema, su software y procedimientos sin tener que
interactuar con él.
Una documentación consistente y bien actualizada
reduce el número de horas requeridas para que el
nuevo personal aprenda a usar el sistema antes de
realizar un mantenimiento.
Manuales de procedimientos

Los manuales de procedimientos son documentos comunes en las

organizaciones; la mayoría de las personas los han visto. Los manuales
tienen el objetivo de comunicarse con quienes los utilizan y contienen
comentarios sobre antecedentes, los pasos requeridos para realizar
distintas transacciones, instrucciones sobre cómo recuperarse de los
problemas y qué se puede hacer si algo no funciona (diagnóstico de
fallas). Muchos manuales están disponibles en línea, y en hipertexto para
facilitar su uso.
También es conveniente tener una metodología sencilla y estandarizada
para crear documentación de soporte para los usuarios. Para ser útil, la
documentación del usuario se debe mantener actualizada.
Las secciones clave de un manual son una introducción, cómo usar el
software, qué hacer si las cosas salen mal, una sección de consulta
técnica, un índice e información sobre cómo ponerse en contacto con el
fabricante.
 Una vez que el analista ha diseñado y codificado el sistema, la prueba,
mantenimiento y auditoría de éste son las consideraciones primordiales.

El proceso de prueba
PRUEBA, Todos los programas de aplicaciones recién escritos o modificados del
sistema (así como los nuevos manuales de procedimientos, el nuevo
MANTENIMIENTO hardware y todas las interfaces del sistema) se deben probar de manera
exhaustiva. No basta con el método de prueba y error al azar. La prueba
Y AUDITORÍA se realiza durante el desarrollo de sistemas y no sólo al final. Su
propósito es sacar a la luz los problemas desconocidos hasta ese
momento, no demostrar la perfección de los programas, manuales o
equipo.
Aunque el proceso de prueba es tedioso, es una serie esencial de pasos
que ayudan a asegurar la calidad del sistema eventual. Es mucho menos
perjudicial evaluar con anticipación a tener un sistema probado en forma
incorrecta que falle después de su instalación. Las pruebas se realizan en
los subsistemas o módulos del programa a medida que avanza su
desarrollo.
Prácticas de mantenimiento

Lo ideal es crear un sistema cuyo diseño sea integral y con una visión
a futuro suficiente para atender las necesidades actuales y
proyectadas de los usuarios durante los años por venir. Entre mejor
sea el diseño del sistema, más fácil será mantenerlo y menos dinero
tendrá que invertir la empresa en ello.
La mayor parte de las veces el mantenimiento se realiza para mejorar
el software existente y no para responder a una crisis o falla del
sistema. El mantenimiento también se realiza para actualizar
software en respuesta a los cambios en la organización. Este trabajo
no es tan sustancial como mejorar el software, pero hay que hacerlo.
El mantenimiento de emergencia y adaptativo representa menos de la
mitad de todo el mantenimiento del sistema.
 Auditoría

La auditoría es otra forma de asegurar la calidad de la información

que contiene el sistema. En términos generales, la auditoría se
refiere al proceso de hacer que un experto que no esté involucrado
en el proceso de establecer o usar un sistema examine la
información para evaluar su confiabilidad. Sin importar que la
información resulte confiable o no, el hallazgo sobre su
confiabilidad se comunica a los demás con el fin de que actúen en
consecuencia.
Para los sistemas de información, en general hay dos tipos de
auditores: internos y externos. El hecho de determinar si ambos son
necesarios para el sistema que usted diseñe dependerá del tipo de
sistema. Los auditores internos trabajan para la misma organización
que posee el sistema de información, mientras que los auditores
externos (también llamados independientes) se contratan del
exterior.
 Auditoría
Los auditores externos se utilizan cuando el sistema de información
procesa datos que influyen en los estados financieros de la empresa;
los externos realizan una auditoría sobre el sistema para asegurar la
imparcialidad de los estados financieros que se producen. También
se pueden usar cuando ocurre algo fuera de lo normal en el que hay
empleados de la empresa involucrados, como una sospecha de
fraude por computadora o malversación de fondos.
Los auditores internos estudian los controles que se utilizan en el
sistema de información para asegurarse de que sean adecuados y
que estén realizando la función esperada. También evalúan la
conveniencia de los controles de seguridad. Aunque trabajan para la
misma organización, los auditores internos no se reportan con la
persona responsable del sistema al que están auditando. Con
frecuencia, el trabajo de los auditores internos es más profundo que
el de los auditores externos.
 CAPACITACIÓN DE
USUARIOS

La capacitación es un proceso educativo en el que participan los

analistas de sistemas con los usuarios. El usuario se ha
involucrado en todo el ciclo de vida de desarrollo de sistemas,
por lo que ahora el analista debe tener una valoración exacta de
los usuarios que se deben capacitar.
Uno de los recursos más valiosos que el analista puede aportar en
cualquier situación de capacitación es la habilidad de ver el
sistema desde el punto de vista del usuario. El analista nunca
debe olvidar lo que es enfrentar un nuevo sistema. Esas
recopilaciones pueden ayudar a analistas a identificarse con los
usuarios y facilitar su capacitación.
A QUIÉN CAPACITAR
Todas las personas que tendrán uso principal o
secundario del sistema deben recibir capacitación:
desde los capturistas hasta aquellos que usarán la
salida para tomar decisiones sin usar personalmente
una computadora.
La cantidad de capacitación que requiere un sistema
depende de cuánto cambiará el trabajo de alguien
debido a las nuevas interacciones requeridas por el
nuevo sistema.