Administración por Indicadores

Visión General

Origen de la La administración por indicadores o administración por resultados constituye un

Administración modelo administrativo bastante difundido y plenamente aceptado.
por Indicadores
Esta forma de administrar surge con los sistemas de gestión por la calidad y con la
intención de evaluar con mayor precisión el desempeño de personas, áreas o
equipos. La administración por indicadores surge como un método de evaluación y
control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido.

Con las ideas de descentralización y administración por resultados.

Que es la API La Administración por Indicadores es una técnica de Dirección usando la planeación
y el control administrativo.

Para alcanzar resultados, la organización necesita definir en qué negocio está

actuando y a dónde pretende llegar.

 La Administración por Indicadores es un proceso por el cual el Directivo y

subordinado, de una organización identifican Indicadores comunes,
 Definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados
esperados
 Utilizan los Indicadores como guías para la operación de la empresa.

El Directivo debe saber y entender el desempeño, que se espera de él en función de

las metas de la empresa, y su superior debe saber qué puede exigir y esperar de él.

La Administración Por Indicadores es un sistema dinámico que integra la necesidad

de la organización de alcanzar sus Indicadores de servicio y crecimiento, con la
necesidad del Directivo de contribuir a su propio desarrollo.

En el fondo, la Administración Por Indicadores está estrechamente ligada a la

motivación y al desarrollo personal del ejecutivo.

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 1

Características de la Administración por Indicadores
Características La Administración Por Indicadores presenta las siguientes características
de la API principales

Característica Descripción
Establecimiento conjunto El ejecutivo y su superior establecen y fijan
de Indicadores entre el Indicadores.
ejecutivo y su superior La participación del ejecutivo puede variar, desde su
sola presencia, donde puede ser escuchado, hasta
proponer la reestructuración del trabajo, con relativa
autonomía en el desarrollo del plan.

2. Establecimiento de Establecer Indicadores por niveles de Dirección. Los

Indicadores para cada Indicadores, a alto nivel, pueden denominarse
área, Dirección ó posición Indicadores, metas, propósitos o finalidades; el fin es
conocer los resultados que una persona debe
alcanzar.

3. Interrelación de los Se correlacionan los Indicadores de varias unidades o

Indicadores de los Areas Directivos, aunque no todos los Indicadores se apoyen
o departamentos en los mismos principios básicos.

4. Elaboración de planes El Directivo y su superior elaboran planes tácticos

tácticos y planes adecuados para alcanzar los Indicadores, esos planes
operacionales, con son los instrumentos para alcanzar los Indicadores
énfasis en la medición y
el control

5. Evaluación Evalúa y revisa regularmente el progreso, mide los

permanente, revisión y Indicadores alcanzados y por alcanzar, establece
reciclaje de los planes previsiones, y fija nuevos Indicadores para el período
siguiente.

6. Participación activa de Involucra más al Directivo que al subordinado, el

la dirección establece los Indicadores, los vende, los mide y evalúa
el progreso.

7. Apoyo constante del Requiere fuerte apoyo del STAFF previamente

staff durante las primeras entrenado y preparado. Porque exige coordinación e
etapas integración de esfuerzos.

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 2

Determinación de Indicadores
Determinación Un objetivo debe ser una declaración escrita, un enunciado, una frase que oriente
de Indicadores el desempeño de los directivos hacia un resultado con las siguientes característica:

 Especifico
 Medible
 Accesible
 Retador
 Tiempo
 Relevante

Además deben comprender:

 Los propósitos a largo y a corto plazo.
 Se expresan como resultados finales y no como tareas o actividades.
 Deben ser coherentes, además de estar coordinados en los respectivos niveles y
áreas de la organización.
SMART Un Objetivo SMART es aquel con el que se definen las metas que debe seguir
un equipo para generar sinergia y conseguir alcanzar los objetivos para los que se da
forma una estrategia. Su nombre constituye una regla mnemotécnica que se asemeja
al concepto de “Inteligente”.
En concreto, las cinco letras de SMART son las que construyen esta regla. Cada una
responde a uno de los cinco principios a seguir para construir las metas:

S-pecific – Específico.
M-easurable – Medible.
A-chievable – Alcanzable.
R-ealistic – Realista.
T-imely – Definido en un plazo de tiempo determinado.
Este principio general es algo que debe aplicarse en las estrategias de marketing para
plantear escenarios realistas, enfocar recursos en los campos adecuados y evitar
problemas por falta de comunicación entre miembros del equipo.
Es una de las tareas más difíciles y, a la vez, más importantes para cualquier equipo.
Necesita perfilar exactamente los objetivos que se desean alcanzar, plantear unos
que sean realistas, medibles y, sobre todo, establecer el plazo de tiempo en el que
ejecutar los planes para alcanzar los resultados deseados.
A día de hoy, es una metodología que se usa en la inmensa mayoría de agencias, dado
que garantiza mejores resultados y, por supuesto, una mayor compenetración entre
todos los equipos implicados en una estrategia de marketing. El Objetivo SMART es
lo primero que debe plantearse.

Continúa en la siguiente página

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 3

Determinación de Indicadores, Continúa

Características Los Indicadores tienen dos enfoques de acuerdo a sus características son:
estructurales de
los Indicadores Características de comportamiento:
y sus  Hace énfasis en el compromiso de los subordinados, en relación con las metas.
Indicadores:  Autoanálisis del desempeño y en el autocontrol, en relación con los resultados
obtenidos frente a las metas preestablecidas.
 Las desviaciones de los resultados con relación a las metas llevan a la
autocorrección en el desempeño y a la orientación específica por parte del
superior.

Administración por Indicadores:

 Es una técnica participativa de planeación y evaluación.
 A través de ella los superiores y los subordinados, conjuntamente, definen
aspectos prioritarios.
 Establece Indicadores por alcanzar, en un determinado periodo y en términos
cuantitativos, dimensionando las respectivas contribuciones.
 Sistemáticamente hace el seguimiento del desempeño, procediendo a las
correcciones que sean necesarias.

Criterios para Para la selección de selección de Indicadores se deben utilizar los siguientes
selección de criterios
Indicadores
Paso Acción
1 Buscar las actividades que tengan mayor impacto sobre los resultados

2 Debe ser específico en cuanto a los datos concretos.

3 Centrar y Detallar los Indicadores en metas derivadas.

4 Utilizar un lenguaje comprensible para los Directivos.
5 Mantenerse dentro de los principios de la administración.
6 El objetivo debe indicar los resultados por alcanzar, no debe limitar la
libertad para escoger los métodos

7 El objetivo debe tener cierta dificultad para lograrlo, representar una

tarea suficiente para todo el ejercicio fiscal de la Organización

8 Debe tener alguna relación remota con el plan de utilidades de la

Organización, generalmente es el objetivo final.

Continúa en la siguiente página

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 4

Determinación de Indicadores, Continúa
Clasificación de En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan los Indicadores
Indicadores pueden ser:

TIPO DE DESCRIPCION
INDICADORES
Estratégicos o Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
generales. Por Ejemplo: "Obtener una utilidad neta de 100 millones de
pesos en los próximos cinco años".
Tácticos o Se refieren a un área o departamento de la empresa, se
departamentales. subordinan a los Indicadores generales y se establecen a
corto o mediano plazo. Por Ejemplo: "Incrementar las ventas
totales a tres millones de pesos mensuales en el presente
año".
Operacionales o Se establecen en niveles o secciones más específicas de la
específicos. empresa, se refieren a actividades más detalladas e
invariablemente son a corto plazo.
Se determinan en función de los Indicadores
departamentales y obviamente de los generales.

Indicadores Los Indicadores operacionales pueden ser:

operativos
a. Secciónales. Cuando se refieren a una sección o grupo. Por Ejemplo: "Vender
medio millón de pesos semanales del producto X por medio del grupo de ventas de
las zona Y".

b. Individuales. Son metas personales. Por Ejemplo: Cada vendedor adscrito a la

sección X venderá diariamente Y número de unidades".

Continúa en la siguiente página

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 5

Determinación de Indicadores, Continúa

Planeación La planeación estratégica es la manera como una Organización intenta aplicar una
Estratégica determinada estrategia para alcanzar los Indicadores propuestos.

 Es generalmente una planeación global y a largo plazo.

 Formulación de los Indicadores organizacionales por alcanzar

La Organización elige Indicadores globales que pretende alcanzar a largo plazo y

define el orden de importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de
Indicadores.

Realiza un análisis interno y externo de las fortalezas y debilidades de la

Organización

Desarrollo de A partir de la planeación estratégica, la organización puede emprender la ejecución

Planes de la planeación táctica.
Estratégicos  Planeación organizacional de la estructura para el logro de los Indicadores
globales.
 Planeación del desarrollo del producto/mercado.
 Planeación del desarrollo de recursos para las operaciones de la organización.
 Planeación de las operaciones de la organización relacionadas con la producción y
la comercialización.

Para que cada uno de estos 4 planes tácticos pueda implementarse y producir
resultados, es necesario que cada uno se descomponga nuevamente en otros
planes operacionales más específicos.

Continúa en la siguiente página

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 6

Determinación de Indicadores, Continúa

Dinámica De acuerdo a los resultados del análisis FODA , escriba un objetivo y

elabore el plan a nivel Estratégico, Tactito y Operativo

Cual es ciclo de La ADMINISTRACION POR INDICADORES tiene un comportamiento cíclico, de tal

la manera que el resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el
ADMINISTRACIÓ ciclo siguiente, a través de la retroalimentación proporcionada por la evaluación de
N POR los resultados.
INDICADORES
Este ciclo corresponde comúnmente al ejercicio fiscal de la organización para
facilitar la ejecución y el control.

Modelo Este modelo esta desglosado en siete etapas:

ODIORNE
Etapa Concepto
1 Establece medidas desempeño de la organización y Indicadores
organizacionales por alcanzar

2 Revisa la estructura de la organización, en función de los Indicadores

propuestos

3 Cada directivo establece propósitos y medidas de evaluación para sus

subordinados, que a su vez, propone Indicadores

4 El Directivo y cada uno de sus subordinados llegan a un acuerdo de los

Indicadores y medidas de evaluación de su propio trabajo.

5 Se da seguimiento a los resultados periódicos del trabajo del

subordinado, de acuerdo a los plazos establecidos en la 4 etapa.

6 Evalúa periódica y acumulativa los resultados del trabajo del

subordinado, de sus puntos fuertes y débiles, así como de aquellas
medidas propuestas para su desarrollo

7 Evalúa el desempeño de la organización como un todo.

Continúa en la siguiente página

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 7

Determinación de Indicadores, Continúa

Recomendamos La ADMINISTRACION POR INDICADORES no es una fórmula mágica, es método de

administración muy práctico que requiere un trabajo ordenado y consciente.

Como la ADMINISTRACION POR INDICADORES incluye un proceso de planeación y un

proceso de dirección, es común que uno o más de esos tres procesos no funcionen
bien, y es donde comienzan a presentarse el conflicto

Los diez pecados capitales de la ADMINISTRACION POR INDICADORES son:

Acción
1 No lograr la participación de la alta gerencia

2 Decir a todos que la ADMINISTRACION POR INDICADORES es una

técnica poderosa, capaz de resolver todos los problemas.
3 Adoptar la ADMINISTRACION POR INDICADORES dentro de una manera
acelerada
4 Fijar solamente Indicadores cuantificables

5 Simplificar al extremo todos los procedimientos.

6 Aplicar la ADMINISTRACION POR INDICADORES en áreas aisladas, no

hacer que la compañía participe globalmente.

7 Delegar todo el proyecto de la ADMINISTRACION POR INDICADORES a

personal de nivel inferior

8 Concentrarse en individuos e ignorar los problemas de grupo.

9 Inaugurar el sistema con una fiesta y después dejarlo andar solo, sin
verificar jamás cómo está andando.

10 Ignorar las metas personales de los Directivos, concentrándose sólo en

los Indicadores de la Organización

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 8

Definición de indicadores - KPI
KPI KPI, del inglés Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño,
miden el nivel del desempeño de un proceso, enfocándose en el "cómo" e indicando
el rendimiento de los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

Los indicadores clave de desempeño son métricas financieras o no financieras,

utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una
organización, y que generalmente se recogen en su plan estratégico. Estos
indicadores son utilizados en inteligencia de negocio para asistir o ayudar al estado
actual de un negocio a prescribir una línea de acción futura.

El acto de monitorizar los indicadores clave de desempeño en tiempo real se conoce

como monitorización de actividad de negocio. Los indicadores de rendimiento son
frecuentemente utilizados para "valorar" actividades complicadas de medir como los
beneficios de desarrollos líderes, compromiso de empleados, servicio o satisfacción.

Los KPIs suelen estar atados a la estrategia de la organización (ejemplificadas en las

técnicas como la del cuadro de mando integral). Los KPIs son "vehículos de
comunicación"; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y
visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente
a todos los colaboradores en realización de los objetivos estratégicos de la empresa.

Así los KPIs tienen como objetivos principales : medir el nivel de servicio, realizar un
diagnostico de la situación, comunicar y informar sobre la situación y los objetivos,
motivar los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos reflejados en el
KPI, progresar constantemente.
Usado para calcular, entre otros:

 Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado.

 Nivel de la satisfacción del cliente.
 Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio.
 Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para
realizar el nivel de servicio definido.
 Rentabilidad de un proyecto (Retorno de la Inversión ROI)
Calidad de la gestión de la empresa (Rotación del inventario, Días de Cuentas por
cobrar DCC, y por Pagra DCP...)

Continúa en la siguiente página

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 9

Definición de indicadores - KPI, Continúa

KPI Para una organización es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPI's.
La clave para esto son:
1. Tener predefinido de antemano un proceso de negocio.
2. Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el proceso de negocio.
3. Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados y que sea posible su
comparación con los objetivos.
4. Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para alcanzar metas a corto
plazo

Cuando se definen KPI's se suele aplicar el acrónimo SMART, ya que los KPI's tienen
que ser:
eSpecificos (Specific)
Medibles (Measurable)
Alcanzables (Achievable)
Realista (Realistic)
a Tiempo (Timely)

Lo que realmente es importante:

 los datos de los que dependen los KPI tienen que ser consistentes y correctos.
 Estos datos tienen que estar disponibles a tiempo.

Definición de El establecimiento de estándares de desempeño puede dividirse en una jerarquía con

estándares de cuatro niveles:
desempeño El primero es para la organización como un todo.
El segundo se refiere al desempeño de la función de producción.
El tercero tiene que ver con el desempeño del área de fabricación comparado con los
planes determinados por la administración de la producción y de los inventarios.
Por último, se necesita un grupo de medidas de desempeño para las actividades
detalladas en la gestión de stock

Indicadores de El cumplimiento se puede medir en base de:

cumplimiento Flexibilidad del sistema de distribución (tiempo de respuesta a requerimientos
especiales).
Información al/del sistema de distribución (velocidad, eficacia y detalle de
respuesta del mensaje).
Cobertura de errores en el sistema de distribución (eficiencia para rectificar errores
en factura, daños, reclamaciones, etc.)

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 10

 Documento RIO
Responsabilidades Indicadores y Objetivos
Nombre Periodo de evaluación
Jefe inmediato Quien Evalúa
Puesto Calificación Anterior

No. Responsabilida Indicador Objetivo Frecuencia Controles Resultado Calificación

d (auditables)
1 

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores

Firma del Colaborador: Firma del Jefe Inmediato:

11
 NOTAS

Seven Opex Training – Opex Líder - Administración por Indicadores 12