EUDE

Master Proyect Management

Entrega de Caso de Estudio

Alumno: Luis Figueira

Feb.2018

IMPLANTACIÓN DE UNA P.M.O. EN LA BOLSA NACIONAL DE VALORES DE COSTA RICA

¿Qué ventajas específicas trajo consigo la realización de la ENCUESTA a PERFILES EJECUTIVOS

de B.N.V. involucrados con la Gerencia de Proyectos (Project Management) de dicha
Organización?

Las ventajas que trajo la encuesta a las personas con perfiles ejecutivos fueron:
- Identificar los problemas o necesidades dentro de la unidad.
- Priorizar las necesidades de acción.

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- Crear credibilidad en los directores.
- Reducir la resistencia al cambio con la implementación de la PMO.

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También permitió un análisis de riesgo en la planificación y se realizó un plan de mitigación para

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los siguientes riesgos: rs e
- Falta o poca Comunicación a los stakeholders del avance de la implantación de la PMO.
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- Falta de conocimiento y experiencia del personal involucrado en el tipo de proyecto.

¿Cómo se manejó la Información vinculada con este Proyecto de Implementación de P.M.O.?

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Se identifican diferentes fases en relación a la información manejada en la implementación, las

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cuales se identifican dentro del proyecto cómo:

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1. Levantamiento de información: Inicialmente a la PMO se le asignó la tarea de recolectar

la información de todos los proyectos y clasificarlos según los objetivos estratégicos,
clasificarlos por estado y otros requerimientos.
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2. Clasificación de información: se definió que lo más importante en el manejo de

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la información eran comunicar el avance y las dificultades que se podrían encontrar en

los proyectos y el impacto que el producto del proyecto podría causar en los usuarios
finales de la BNV.
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3. Creación de base de datos e Informes: Después de que la PMO clasificara la

información, esta se guarda en una base de datos y se crean los informes necesarios
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para la Gerencia General.

4. Identificación de problemas: Seguido a la creación de los informes se realiza el análisis
de la información en donde se identifican posibles problemas de gestión y problemas
en la ejecución de la estrategia, esta información es clave para la PMO, ya que de esta
depende las estrategias para eliminar los problemas en común de los proyectos.
5. Sistematización de comunicación y estatus a través de sistemas: La información
detallada de cada proyecto debía ser colocada en el MS Project Server por el Gerente
de Proyecto. Esto para los proyectos que estaban en ejecución o congelados (es decir,
que contaban con cronograma hecho en MS Project). Además la documentación de los
proyectos se debía colocar en el SharePoint Server.

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 6. Establecer sistema de reuniones periódicas: La gerencia cada semestre presentaba a
toda la empresa un resumen del avance de la estrategia del portafolio de proyectos,
también se debía comunicar a la junta directiva el estado del avance de la estrategia.

¿Qué importancia tuvo en el éxito del Proyecto el apartado de Formación o Capacitación

dirigida a los empleados?

La formación y capacitación en este proyecto fue el elemento catalizador del éxito del proyecto,
pudiéndolo ubicar cómo protagonista.

Debido a que los gerentes, personal de mandos medios y trabajo operativo en su mayoría, no
conocía la teoría y los correctos procesos sobre la gestión de proyectos, aunque la practica lo
ejecutaban de acuerdo a su experiencia, era imperante asumir la capacitación y formación en
esta materia para poder alcanzar el objetivo.

Cabe destacar lo interesante de aplicación de formación, la cual se gestionó como un proyecto

en si mismo, creando sus principales elementos; Acta Constitutiva, Estructura Detallada

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de Trabajo (EDT) y un Cronograma. Se planeó el uso del recurso humano y se analizaron los

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riesgos. Aplicando una excelente metodología donde en la misma formación cada involucrado

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fue desarrollando uno de los proyectos.

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