PROCEDIMIENTO Código: EL-P-024

Versión: 01
Fecha: 05-07-17
RECEPCION, VERIFICACION E INGRESO DE MUESTRAS Página: 1 de 4
ECOGECO LAB E.I.R.L AL LABORATORIO

1. OBJETIVO.

El objetivo de este procedimiento es la recepción, verificación e ingreso de muestras

al laboratorio.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para el personal encargado en la recepción e ingreso de

muestras al laboratorio.

3. REFERENCIAS

NTP-ISO/IEC 17025: 2006, Requisitos Generales para la Competencia de los

Laboratorios de Ensayo y Calibración. Cláusula 5.8
Manual de Calidad de ECOGECO LAB, sección: 5.8 Identificación de las muestras.

4. POLITICA

Es Política de ECOGECO LAB E.I.R.L asegurar y garantizar la calidad de sus servicios

capacitando a su personal en materias específicas de acuerdo a los requerimientos de
la NTP-ISO/IEC 17025-2006.

5. RESPONSABILIDADES.

Recepción de Muestras (Asistente Comercial)

 Es responsabilidad del asistente comercial de la recepción, ingreso,

verificación de muestras al laboratorio.
 El Encargado de Recepción de muestras es responsable de generar la solicitud
de análisis EL-F-071 con la información de la cadena de custodia.

Jefe de Laboratorio

 Es responsabilidad de verificar la cantidad de parámetros generados en la

solicitud de análisis (EL-F-071) este debe de coincidir con la cadena de
custodia.
 Al término de la verificación dará su conformidad con un visto (firma) en el
anverso de la cadena de custodia.

6. DESARROLLO.

6.1. Recepción de Muestras Tomadas por el personal de monitoreo de ECOGECO

LAB E.I.R.L

La entrega en el laboratorio se realizara dentro de las 24 horas posteriores a la toma,

no obstante, en este periodo puede variar en función de las condiciones de
conservación del agua y del tipo de determinaciones que se vayan a realizar.
 PROCEDIMIENTO Código: EL-P-024
Versión: 01
Fecha: 05-07-17
RECEPCION, VERIFICACION E INGRESO DE MUESTRAS Página: 2 de 4
ECOGECO LAB E.I.R.L AL LABORATORIO
 En la recepción de la muestra se constata que ésta cumpla los requisitos
mínimos, de los cuales depende la calidad de los resultados.
 Se debe verificar la Cantidad de frascos enviados con la cantidad de frascos
requeridos para el ensayo de cada parámetro, de acuerdo a la Cadena de
Custodia (EL-F-048).
 Se procede a tomar la temperatura por un tiempo no menor de 5 minutos la cual
no deberá ser mayor a 6 °C y será registrada en la cadena de custodia.
 Se verifica si el recipiente es adecuado para contener la muestra de acuerdo al
tipo de ensayo a realizar, si el volumen de muestra es el suficiente para la
realización de las pruebas.
 Se verifica si a la muestra se le han realizado procedimientos de preservación
y conservación.
 Si no tienen ninguna observación se procede con la firma de la cadena de
custodia por el encargado de recepción de muestras y seguidamente se
procederán a ser codificadas y se generara la solicitud de análisis EL-F-071
para su posterior análisis.

De existir alguna observación con respecto a la cantidad o las condiciones de las

muestras, el encargado de recepción de muestras, informa de inmediato al Jefe de
Laboratorio, quien se encargará de comunicar al cliente alguna observación detectada
en la recepción de sus muestras, a fin de que se tomen las medidas correspondientes
según sea el caso.

6.2. Recepción de muestras tomadas por el cliente

Cuando las muestras son tomadas por el cliente, este envía las muestras debidamente
codificadas junto con la cadena de custodia El-F-048.
 La Recepción de muestras se inicia con la verificación de las muestras
ingresadas al laboratorio, las mismas que han sido muestreadas por el
cliente; el personal de recepción de muestras revisará que las muestras
hayan llegado al laboratorio en las condiciones adecuadas de acuerdo al
Documento Informativo, Lista de Métodos Acreditados (EL-DI-009) y
Colección y preservación de muestras de Agua (EL-DI-010).

Se debe verificar la Cantidad de frascos enviados con la cantidad de frascos requeridos

para el ensayo de cada parámetro, de acuerdo a la Cadena de Custodia (EL-F-048)
la misma que deberá ser firmada por el encargado de recepción de muestras y/o un
personal representante de ECOGECOLAB E.I.R.L

Para los análisis fisicoquímicos se deberá registrar la temperatura en la que llegaran

las muestras, a fin de verificar si cumplen con las condiciones establecidas en el
documento EL-DI-010.

Cada vez que exista una desviación con la conformidad de las muestras como:
 Muestra insuficiente para el ensayo
 Mal estado de preservación.
 Muestras que excedieron su tiempo de conservación.
 Incongruencia entre muestras recepcionadas o información incompleta del
cliente.
 PROCEDIMIENTO Código: EL-P-024
Versión: 01
Fecha: 05-07-17
RECEPCION, VERIFICACION E INGRESO DE MUESTRAS Página: 3 de 4
ECOGECO LAB E.I.R.L AL LABORATORIO

El encargado de Recepción de muestras comunicará de inmediato al Jefe de

Laboratorio sus observaciones, para que éste previa comunicación con el cliente
evalúe si es viable realizar los ensayos.

En caso de que el cliente dé su conformidad, mediante un correo o algún otro

documento que evidencie su conformidad, se procederá con los ensayos
correspondientes.

Toda observación referente a las muestras, condición de conservación y preservación

se registrará en la cadena de custodia EL-F-048.

6.3. Llenado de la Cadena de custodia.

I. El llenado de la cadena custodia se realizará de la siguiente manera:

 Datos del Cliente
 Orden de Servicio: Numero de cotización
 Cliente: Nombre del cliente.
 Dirección: Colocar el nombre donde se encuentra ubicado la razón social.
Proyecto:

II. Datos de la muestra.

 Código de la Muestra
 Fecha y hora de muestreo: Colocar la fecha y hora en que se tomó la muestra
de agua
 Tipo: Colocar V (envase de vidrio), P (envase de plástico) o B (Bolsa)
 Cantidad: Colocar la cantidad total de frascos por puntos muestreados.
 Firma, Nombre y DNI firma del cliente.

III. Observación sobre la muestra:

Procedencia y/o descripción: Colocar el nombre y ubicación del lugar donde se recogió
la muestra de agua.
Si las muestras han llegado en buen estado de conservación y preservación de
acuerdo al EL-DI-010, se procede con el registro de la Solicitud de análisis.
El Encargado de Recepción de muestras, registrará las muestras con el código de
ingreso del laboratorio, y lo indica en la cadena de custodia, considerando lo siguiente:
1. Los primeros dígitos, corresponden al año de ingreso
2. Los siguientes dígitos corresponden al mes de ingreso
3. Los 3 últimos dígitos corresponden al número de orden consecutivo de ingreso
de la muestra.
4. De acuerdo al número de puntos de muestreo se enumeran en forma
consecutiva desde 1 hasta “n”, según la cantidad de puntos (n puntos) de
muestreo

17 11 003 - 1
 PROCEDIMIENTO Código: EL-P-024
Versión: 01
Fecha: 05-07-17
RECEPCION, VERIFICACION E INGRESO DE MUESTRAS Página: 4 de 4
ECOGECO LAB E.I.R.L AL LABORATORIO

Año Mes N° ingreso N° muestras

s s

El encargado de recepción de las muestras, se encargará de cubrir el nombre del

cliente y la procedencia de la muestra, de forma que se asegure la confidencialidad
del cliente.

El encargado de recepción de muestras, entregará una copia de la cadena de custodia

al Jefe de laboratorio junto con la solicitud de análisis y deriva las muestras al
laboratorio.

7. REGISTROS.

Código Nombre Responsable Lugar Frecuencia

EL-F-071 Solicitud de Asistente Digital -Físico Cada vez que sea
Análisis Comercial necesario
EL-F-048 Cadena de Asistente Digital- Físico Cada vez que sea
Custodia Comercial necesario
EL-DI-09 Lista de métodos Asistente Digital- Físico Cada vez que sea
acreditados Comercial necesario
EL-DI-010 Colección y Asistente Digital- Físico Cada vez que sea
preservación de Comercial necesario
muestreo de agua