Lab-P-09r15almacenamiento de Muestra

Código : LAB-P-09
PROCEDIMIENTO Revisión : 15
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Página : 1 de 10
Fecha : MARZO 2008
Revisado : CM/JA
Título: ALMACENAMIENTO Y ELIMINACIÓN DE MUESTRAS,
CONTRAMUESTRAS Y MUESTRAS DIRIMENTES Aprobado : ML/CP
Copia Asignada a: LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la conservación de las muestras a ser analizadas y el

almacenamiento y eliminación de contramuestras y muestras dirimentes, manteniendo sus
propiedades originales para que éstas puedan servir como evidencia en caso de litigio o
dirimencias.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
El presente procedimiento se aplica a las Áreas de Recepción y Almacenamiento de muestras

y contramuestras y a los laboratorios con almacén de contramuestras de la División de
Laboratorios de SGS del Perú S.A.C.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3.1 LAB-P-01 Recepción de Muestras y Revisión de Órdenes.
3.2 LAB-I-01 Instrucción para el registro de ingreso de muestras y generación de la

apertura de ensayo o worksheet
3.3 PMI-I-01 Instrucción para la preparación de muestras exploratorias.
4. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
4.1 Contramuestra (muestra testigo): Son las muestras destinadas a ser conservadas por el
tiempo especificado, para cualquier futura referencia o ensayo eventual que sobre ella quiera
efectuarse.
4.2 Muestras: Es una o un grupo de unidades extraídas de un lote que sirve para obtener la
información necesaria que permita apreciar una o más características de ese lote, para servir
de base a una decisión sobre ese lote o sobre el proceso que lo produjo.
4.3 Muestra dirimente (Reglamento de Dirimencias): cantidad determinada del producto

certificado o ensayado que la entidad acreditada mantiene en sus instalaciones en
condiciones controladas para la conservación de sus características iniciales y con el objetivo
de efectuar eventualmente una dirimencia
4.4 Muestra Gruesa ó Rechazo: Es el remanente de la cual se ha extraído una porción de

muestra representativa luego de haber sido sometidas a operación mecánica.
En muestras Geoquímicas, el rechazo se encuentra aprox. a malla 10.
En muestras concentrados, el rechazo se encuentra aprox. a malla 40.
4.5 Muestras Remanentes de Análisis (pulpas) : Corresponden a las muestras sobrantes

remitidas inicialmente para análisis.
Confidencial - no debe ser fotocopiado excepto con permiso de Internal Quality - SGS del Perú S.A.C.
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5. RESPONSABILIDAD
5.1 Los Jefes de Departamento de la División de Laboratorio son responsables de velar por el
cumplimiento del presente procedimiento.
5.2 Es responsabilidad del Supervisor del área de Preparación de Muestras Orgánicas, del
encargado del área de Preparación de Muestras Inorgánicas y de los supervisores de los
Laboratorios que tienen almacén de muestras y contramuestras, aplicar y hacer cumplir el
presente procedimiento, durante la eliminación y el almacenamiento de las muestras,
contramuestras y muestras dirimentes.
5.3 Es responsabilidad del personal que se encarga de la eliminación y el almacenamiento de las

muestras, contramuestras y muestras dirimente cumplir con los establecido en el presente
procedimiento.
6. PROCEDIMIENTO
6.1 DEPARTAMENTO DE ORGÁNICA
6.1.1 REGISTRO DE CONTRAMUESTRAS
El preparados de muestras registra las contramuestras en el Formato de Almacenamiento de

Contramuestras
Las contramuestras únicas de ensayos microbiológicos, son registradas por el personal del
laboratorio de microbiología directamente en el Formato de almacenamiento de
Contramuestras y se entregan al personal de preparación, el cual una vez finalizada la
revisión procede al almacenamiento de las mismas.
6.2.1 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS Y CONTRAMUESTRAS :
Se realiza según la naturaleza del producto, todas las muestras se mantendrán en el envase
en que se recibieron, a excepción de aquellas que se prepararon el o los compositos
respectivos.
La temperatura y los periodos de almacenamiento (considerados a partir de la fecha de
recepción de las muestras en el laboratorio), están definidos de acuerdo a la temperatura de
almacenamiento (ver más adelante), pudiendo variar de acuerdo lo recomendado por el
mismo producto (fecha de expiración por ejemplo), a solicitud del cliente, existencia de
requerimientos contractuales o legales.
6.2.1.1. ALMACENAMIENTO A TEMPERATURA AMBIENTE
6.2.1.1.1. Entre otros productos tenemos harina de pescado, cereales y derivados, productos
deshidratados en general.
6.2.1.1.2. Las muestras recibidas previo a los análisis pueden ser almacenadas por el mismo tiempo
que se establecen para las contramuestras, según el tipo de producto.
6.2.1.1.3. Las contramuestras son almacenadas por un período máximo de 3 meses, cumplido este
período son eliminadas directamente por el personal del área de preparación de muestras.
6.2.1.1.4. Las contramuestras de conservas de pescado se almacenan por 6 meses.
6.2.1.1.5. Las muestras preparadas para análisis (muestras finas) de harina de pescado del Laboratorio
de Orgánica se almacenan por 30 días
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6.2.1.1.6. El preparador de muestras registra la ubicación de las contramuestras de harina de pescado y

de diversos (ensayos químicos y microbiológicos en el formato de Registro de
Almacenamiento de Contramuestras (código de la caja utilizada) luego las traslada hacia el
almacén.
La contramuestra de harina de pescado para ensayos microbiológicos entregadas por el
laboratorio de microbiología son trasladadas al almacén, donde se verifican las muestras de
cada orden y luego son colocadas en las cajas codificadas, se registra en el formato Registro
de Almacenamiento de contramuestras.
Las conservas de pescado son almacenadas en cajas colocándose en la parte externa el

número de la orden correspondiente y se trasladan al almacén ubicándose en la parte
superior de los estantes y/o en un lugar disponible.
De acuerdo al tamaño y número de muestras precintadas de papillas, leches, avenas, etc.,

son colocadas en sacos registrando en la parte externa del saco el código de la orden o en
las cajas codificadas.
6.2.1.1.7. Los módulos de almacenamiento de muestras están conformados por columnas, las cuales
tienen compartimentos codificados con letras. Cada letra está dividida por número de caja.
Ejemplo 1A1 significa que la muestra está ubicada en la fila 1 compartimento A y caja 1.
6.2.1.1.8. El responsable del área de preparación archiva el Registro de Almacenamiento de

Contramuestras (codificado correlativamente).
6.2.1.2. ALMACENAMIENTO EN CONGELACIÓN
6.2.1.2.1. Las muestras para análisis y contramuestras de productos congelados tales como : productos
vegetales, productos hidrobiológicos, frutas, y otros se almacenan en congelación a
temperatura por debajo de –15°C.
El período de almacenamiento es de un mes, luego del cual se eliminan.
6.2.1.2.2. Las comidas preparadas y hielo son almacenadas por una semana, por ser productos que se
descongelan en su totalidad para la realización de los análisis.
6.2.1.2.3. La ubicación de las contramuestras se registran en el formato de Registro de Almacenamiento
de Contramuestras, colocándose el número de la nevera.
6.2.1.2.4. Diariamente el preparador de muestras toma la temperatura de las congeladoras con un
termómetro externo calibrado anotando el valor obtenido (considerando el factor de
corrección indicado en el certificado de calibración) en el formato de temperatura de equipos
6.2.1.2.5. Firma en señal de conformidad si la temperatura se encuentra en el rango señalado
anteriormente, en caso contrario procede a la regulación de la temperatura requerida y evalúa
conjuntamente con el supervisor responsable del área, las condiciones de las muestras
almacenadas, según el resultado se procede a su eliminación y comunicación de la división
comercial correspondiente.
6.1.2.3 ALMACENAMIENTO EN REFRIGERACIÓN
6.1.2.3.1. Las muestras y contramuestras de productos tales como: lácteos y derivados, embutidos,
bebidas, jugos, aguas, alimentos frescos, etc, se almacenan en refrigeración a temperaturas
entre 0°C a 5°C.
6.1.2.3.2. El período de almacenamiento será como máximo de 5 días o de acuerdo a la
recomendación del producto (fecha de expiración).
6.1.2.3.3. Para el caso específico de aguas se almacenan por un período máximo de 3 días.
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6.1.2.3.4. La ubicación en la que se encuentran las contramuestras se registran en el formato Registro

de Almacenamiento de Contramuestras.
6.1.2.3.5. Diariamente el preparador de muestras toma la temperatura de las refrigerados con un
termómetro externo calibrado anotando el valor obtenido (considerando el factor de
corrección indicado en el certificado de calibración) en el formato de temperatura de
equipos.
Firma en señal de conformidad si la temperatura se encuentra en el rango señalado
anteriormente, en caso contrario procede a la regulación de la temperatura requerida y
evalúa conjuntamente con el supervisor responsable del área, las condiciones de las
muestras almacenadas, según el resultado se procede a su eliminación y comunicación de
la división comercial correspondiente.
6.1.3 ALMACENAMIENTO Y RETENCIÓN DE CONTRAMUESTRAS EN EL LABORATORIO DE

MICROBIOLOGÍA
Las muestras y contramuestras para ensayos microbiólogicos que requieren refrigeración o

congelación se pueden almacenar en las congeladoras de preparación de muestras o del
laboratorio de Microbiología.
6.1.4 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS DIRIMENTES
6.1.4.1 Para Muestras provenientes de un Lote o con acta de Muestreo se deberá considerar lo
siguiente:
6.1.4.1.1 Harina de pescado :
Después de separar la cantidad de muestra necesaria para los ensayos, la cantidad restante
o contramuestra se convertirá en muestra dirimente, estas serán colocadas en cajas las
misma que será precintada, el número de precinto será registrado en el formato de Registro
de Muestras/Contramuestras.
En el caso que el cliente solicite ampliación ensayos (microbiológicos) para la muestras

Dirimentes se abrirá la caja, la bolsa y en condiciones asépticas se extraerá la muestra para
luego ser colocada en las cajas las que serán precintadas y el nuevo número de precinto
registrado.
Tiempo de almacenamiento de la Muestra Dirimente es de 03 meses.
6.1.4.1.2 Congelados :
La Muestra recibidas en Paita quedarán almacenada en el mismo lugar debidamente

precintada.
Tiempo de almacenamiento de la Muestra dirimente: 45 días
6.1.4.1.3 Aceites
La muestra deberá llegar precintada e identificada.
Tiempo de almacenamiento de la Muestra dirimente: 3 meses (90 días)
Nota: En la mayoría de los Casos para Harina de Pescado, Productos congelados y aceites la emisión
de Informes con Valor Oficial se dará cuando soliciten ensayos Microbiológicos.
6.1.4.1.4 Productos Diversos

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Las Muestras provenientes de Lote y con Acta de Muestreo serán divididas en: Muestra,
Contramuestra y Muestra Dirimente, éstas pueden ser enviadas ya divididas e identificadas
sino es el caso laboratorio procede a realizarlo identificando claramente la Muestra dirimente
como DIRIMENTE.
6.1.4.1.5 Las Muestra muy perecibles provenientes del lote y con Acta de Muestreo no se conservarán
Muestras Dirimente-
6.1.4.2 Para las Muestras recibidas o Muestra Prototipo es decir que no cuentan con un Acta de
Muestreo no aplica el almacenamiento de la Muestra Dirimente.
6.1.5 DEVOLUCIÓN DE CONTRAMUESTRAS A LOS CLIENTES
6.1.5.1 Cuando la División Comercial solicite la devolución de sus muestra o contramuestras en la

orden de ensayo, se deberá registrar en observaciones este requisito. La devolución se
realizará en la fecha acordada adjuntándole un memo o carta la cual debe ser firmada por el
Supervisor del Área de Preparación de Muestras Orgánicas.
Nota : Si el cliente solicita la devolución de las muestras y contramuestras significa que el cliente pierde el derecho a
que se le atienda un reclamo ante un resultado.
6.1.5.2 Si se conoce que la contramuestra es solicitada por algún reclamo, el Supervisor del Área de
Preparación de Muestras deberá tomar siempre la precaución de retener una cantidad
suficiente de contramuestra para repetir el ensayo en cuestión.
6.2 TRASLADO Y ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS INORGÁNICAS
6.2.1 TRASLADO DE MUESTRAS Y CONTRAMUESTRAS EN LOS LABORATORIOS
6.2.1.1 Las muestras deberán ser distribuídas desde PMI con cinta maskintape de 2” y es
responsabilidad de los laboratorios de Falab y Minerales, cambiar esta cinta por una nueva
después de culminar su pesado.
6.2.1.2 El encintado de las muestras debe hacerse con 3 dobles, y el tamaño de la cinta debe ser del
ancho total de la bolsa para evitar pérdida de la misma (colocar la cinta horizontalmente no
vertical).
6.2.1.3 Cada laboratorio es responsable de acomodar correctamente las muestras después del
pesado dentro de sus cajas, manteniendo el orden inicial.
6.2.1.4 Si tuvieran que realizar algún chequeo deberán llevar las cajas que contiene la muestra a
reensayar y al final de éste, devolver la caja al punto de donde fue tomada.
6.2.1.5 No pueden retirar muestras individuales de sus cajas y llevárselas, ya que se corre el riesgo
que éstas se pierdan o que después las pongan en otras cajas que no corresponden (como
viene pasando)
6.2.1.6 PMI distribuirá las órdenes con un número máximo de 30 muestras por caja, para facilitar el
acomodo de las mismas en su caja luego del pesado.
6.2.1.7 En PMI se encuentran 6 estantes identificados como muestras en tránsito donde deben ser
colocadas todas las órdenes por reportar. Actualmente estos estantes son insuficientes para
los volúmenes de muestras pendientes que se manejan (aprox. 10000) por lo que hemos
optado por el demarcado de un área para poder colocar las órdenes pendientes en rumas
(hasta que se aprueben los Racks solicitados), las mismas que PMI se encargará de ordenar
por órdenes y es compromiso de los laboratorios mantener el mismo al momento de tomar las
cajas, quedando TOTALMENTE PROHIBIDO QUE MEZCLEN LAS RUMAS DE CAJAS.
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6.2.1.8 Los laboratorios tanto de Falab como Minerales se comprometen al correcto traslado de las
cajas, evitando las caídas de las mismas.
6.2.1.9 Los laboratorios de PMI / FA / MN tienen potestad de colocar NC al laboratorio que no cumpla
con los acuerdos mencionados.
6.2.1.10 Es responsabilidad de los supervisores hacer el seguimiento respectivo de estos acuerdos
mediante la base de NC, esta será la herramienta de medición en este proceso de mejora.
6.2.2 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS GEOQUÍMICAS PARA DEVOLUCIÓN Y

CONTRAMUESTRAS (GQ)
6.2.2.1 Cuando el cliente solicita la devolución de una muestra, de la muestra pulverizada (aprox. 250
g ó 500 g) se separa aprox. 100 g a 250 g al momento del cuarteo y se coloca en un sobre
plástico, se identifica con el código interno secuencial de la orden de ensayo, se sella y se
envía la(s) muestra(s) en cajas al almacén para la devolución al cliente.
6.2.2.2 La muestra restante contenida en sobres plásticos sellados con cinta adhesiva se ubican en
cajas de cartón las cuales deben contener hasta 40 muestras por caja, se anota en la parte
frontal de la caja la orden de ensayo (GQXXXXX) y la secuencia de muestras que en ella se
encuentran contenidas <aa - bb>, se envía a los laboratorios de Ensayo al Fuego y/o
Minerales para los análisis respectivos.
6.2.2.3 Cuando las muestras son enviadas al Laboratorio de Minerales o FALAB por los preparadores
de muestras se anota en los registros de ingreso de muestras con que cuenta cada
laboratorio.
6.2.2.4 Las muestras a las cuales solo solicitan preparación y devolución, son selladas
herméticamente con una selladora de calor o selladas con cinta masking tape y es depositada
en una(s) caja(s) de cartón anotando en ella la orden de ensayo, (GQ XXXXX) el nombre del
cliente y la secuencia de muestras que se encuentran contenidas <aa - bb> hasta completar
la orden a devolver y es almacenada en el estante de muestras pendientes para la devolución
al cliente.
6.2.2.5 Luego de realizarse los ensayos en el laboratorio de Minerales o de Ensayos al Fuego, el

supervisor, el asistente o encargado se comunica con el encargado del Área PMI para el
recojo de las muestras. El encargado del almacén mediante el estatus de órdenes toma
conocimiento de la situación de la orden y si tiene informe de Ensayo procede a colocar las
muestras en el estante correspondiente y registrarlas en el Formato de almacenamiento de
Muestras Geoquímicas (la base de datos para el almacenamiento se obtienen del sistema
CCLAS) en el cual se indica :
- orden de ensayo
- nombre del cliente
- número de muestras
- fecha de recepción
- fecha de emisión del reporte final
- características del producto
- pesos
- procedencia
Las muestras que se encuentren pendientes de informes serán colocadas en los estantes
correspondientes (muestras en tránsito).
Se imprime el formato con los datos mencionados y se registra en forma manual :

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- la ubicación de las muestras

- fecha de devolución
- fecha de descarte
- notas
6.2.2.6 Las muestras gruesas o rechazos una vez procesadas se retornan a sus respectivos envases
o bolsas originales o nuevas con el cuidado respectivo, engrampando la etiqueta de la
muestra en la parte superior de la bolsa de tal manera que al momento del amarrado con rafia
se doble y quede visible para una rápida identificación ,luego se procede al ordenado de las
mismas chequeando que las bolsas se encuentren en buenas condiciones (no estén picadas
ni rotas) al momento de guardarlas en los sacos de polipropileno, atando las bolsas plásticas
y se van ordenando, luego estas muestras se comienzan a guardar en sacos de polipropileno.
En los sacos se anota los siguientes datos: "Nombre del cliente", "Orden de análisis" y la
"secuencia de muestras que contiene el saco". Y el total de sacos ejemplo 1/3,2/3.3/3 para
luego guardarlos en el almacén con el cuidado respectivo para evitar que se puedan romper
las bolsas internamente ,debe quedar claro que por ninguna razón los sacos deben ser tirado
sino cargados
6.2.2.7 Los remanente de análisis o pulpas se almacenan por un período de 90 días contados a partir
de la fecha de emisión del Informe de Ensayo; las muestras gruesas o rechazos se
almacenan por un período de 30 días contados a partir de la emisión del Informe de Ensayo.
Los Clientes externos a través de el Area Comercial pueden solicitar al Dpto. Inorgánico una
ampliación de la fecha para el almacenamiento tanto de las pulpas y rechazos.
6.2.2.8 Mensualmente el encargado de PMI enviará al área Comercial la relación de órdenes

pendientes para devolución, el área Comercial se comunicará con el cliente para definir la
acción a tomar con respecto a las contramuestras (remanentes, pulpas o muestras gruesas)
cuyas fecha de almacenamiento haya concluido.
6.2.2.9 El encargado de PMI registrará en el FILE DE DEVOLUCION la respuesta del área Comercial
a la solicitud de devolución .
Nota: Si Comercial no respondiera a la solicitud de devolución de Muestras el encargado de PMI antorá en el registro
que no hubo respuesta y hará el seguimiento a esta solicitud.
6.2.3 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS DE CONCENTRADOS Y VARIOS
6.2.3.1 En la mayoría de los casos las muestras de concentrados y productos varios se reciben
preparadas, el preparador iniciará el proceso separando una porción que se destinará a los
análisis y el resto quedará como contramuestra en lo posible en su sobre original. En caso de
no contar con muestra suficiente para el análisis y contramuestra, se comunicará a la División
Comercial por medio del formato Revisión de Órdenes de Ensayo del LAB-P-01 y luego de la
aceptación por escrito se procederá a trabajar las muestras y en el formato de
almacenamiento se anotará el termino "sin contramuestra". Para el caso de muestras que se
reciban gruesas, se procederá según PMI-I-02. De la muestra pulverizada se separará un
sobre adicional como contramuestra en bolsa sellada y la muestra gruesa o rechazo sin
pulverizar se conservara en bolsa plástica sellada herméticamente. Los remanentes de
análisis serán recuperados de los Laboratorios cada seis meses para su posterior descarte.
6.2.3.2 Para el caso de muestras de bulliones, metálicos y precipitados, las muestras son remitidas
en su totalidad a los Laboratorios. Concluidos los análisis y emitido el Informe de Ensayo, los
remanentes de análisis son recuperados por el Laboratorio de Preparación de muestras. El
encargado de Preparación de muestras elabora carta y adjunta las muestras y deriva al Area
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Comercial para su entrega al Cliente. El cargo de la carta firmada por comercial se archivará
en el file de devoluciones.
6.2.3.3 Las muestras de soluciones son codificadas y en su totalidad son entregadas y registradas en
el Lab. de Minerales. Concluido los análisis y emitido el Informe de Ensayo, el supervisor del
Lab. Minerales comunica al encargado del Laboratorio de Preparación de muestras la
disposición para su recojo. Posteriormente el encargado comunicará al Area Comercial
mediante un listado, las ordenes disponibles para su entrega o descarte inmediato. El
documento de la decisión del Area Comercial será archivada en el file de devoluciones.
6.2.3.4 Las contramuestras son almacenadas en cajas de cartón, etiquetadas con la denominación
de concentrados/varios y la numeración inicial de la orden (MNXXXXX), hasta que dichas
cajas queden completamente llenas y su contenido se registra en el formato de
Almacenamiento de Muestras de Concentrados (la base de datos para el almacenamiento se
obtienen del sistema CCLAS), consignando los mismos datos indicados para las
contramuestras geoquímicas.
6.2.3.5 Las contramuestras son almacenadas por un período de 90 días y 30 días para rechazos o
gruesos a partir de la fecha de emisión del Informe de Ensayo, concluido este período, se
solicita a la División Comercial indique si las muestras serán devueltas, se ampliará el tiempo
de almacenamiento ó se descartan y se procede del mismo modo que en el caso de
muestras Geoquímicas 6.2.1.7. y 6.1.2.8.
6.2.3.6 Para el caso de determinación de humedad, los sobrantes húmedas son almacenadas por un
período de 30 días y deberán de ser preservadas en bolsas herméticamente selladas para el
caso que se solicite una verificación de la humedad, caso contrario cumplido el tiempo son
descartadas previa confirmación del área comercial.
6.2.3.7 Para el caso de muestras únicas identificadas de acuerdo al PMI-I-02 que fueron entregadas
al laboratorio para análisis, concluidos los mismos, la muestra deberá ser recuperada por el
laboratorio de preparación de muestras, colocarlos en sus sobres originales si los y proceder
a almacenar en el lugar correspondiente en el almacén, según código correspondiente.
6.2.3.8 Para el caso de muestras que requieren almacenamiento especial como por ejemplo las
cales, se cogerá una porción aproximadamente de 1/2 Kg o menos según cantidad de
muestra recepcionada, dicha porción se colocarán en sobres aluminizados debidamente
sellados para su conservación, el remanente de muestra si es el caso se guardará en doble
bolsa. En ambos casos se almacenará pro tres meses.
6.2.4 UBICACIÓN DE LAS MUESTRAS EN EL ALMACÉN
El Área del Almacén de las Muestras Geoquímicas, Concentrados y varios, está dividida en 2
partes:
a) Muestras geoquímicas
El módulo del almacén de muestras geoquímicas consta de 41 columnas, numeradas

del 01 al 41, cada columna tiene cinco compartimentos codificados con letras de la A
hasta la E.
En caso que la cantidad de estantes sea insuficiente debido a la capacidad, se
adicionará tantos estantes como sea necesario conservando el orden correlativo.
b) Concentrados polimetálicos y otros

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En el almacén se ubican las muestras en las columnas del 1 al 5, cada columna tiene
5 compartimentos codificados con letras de la A hasta la E. En caso que la cantidad
de estantes sea insuficiente debido a la capacidad, se adicionará tantos estantes
como sea necesario conservando el orden correlativo.
Nota: A partir de la fecha de entrega de los listados de órdenes pendientes se dará como
tolerancia 60 días para obtener respuesta del área comercial (devolución, ampliación de tiempo
para el almacenamiento o descarte).
En caso de ampliación por el servicio de mantenimiento comercial definirá si procede la emisión
de una factura por este servicio.
6.2.5 DEVOLUCIÓN DE LAS MUESTRAS A LOS CLIENTES
La devolución de las muestras de las muestras se realizan bajo tres modalidades:
a) el cliente externo las recogen, para la cual se deben entregar adecuadamente

empacadas.
b) El laboratorio las entrega al cliente comercial quien realiza el envío al cliente externo,
para la cual se deben entregar las muestras adecuadamente empacadas.
c) El laboratorio a solicitud del cliente comercial realiza el envío de las muestras a los
clientes externos: el laboratorio envía las muestras adecuadamente empacadas en
medio de transporte seguro.
6.2.5.1 CONDICIONES A TENER EN CUENTA DURANTE LAS DEVOLUCIONES
Empaque
• E bolsas de polietileno que aseguren que las muestras se encuentran herméticamente

cerradas, para evitar pérdidas.
• Las bolsas deben colocarse en cajas de cartón suficientemente resistentes, (si
correpsonde).
• Deben estar identificadas claramente las muestras, la etiqueta es generada del sistema
CCLASS, la identificación no deberá ser escrita a mano, salvo situaciones especiales en
las que se solicitará autorización del Jefe de Departamento.
Transporte de muetras
Se deberán dar instrucciones a los transportistas para la manipulación de las

muestras.
Carga pesada
• El vehículo debe tener tolva para el caso de envío a provincias con la finalidad de que las
muestras estén protegidas de las lluvias.
• El vehículo no debe tener fisuras en la superficie y paredes laterales en el lugar donde se
colocarán las cajas conteniendo las muestras.
Transporte público
• Cuando se requiera emplear los servicios de transporte público de pasajeros para el
traslado de muestras, se deberá asegurar que la empresa a contratar sea una empresa
formalemente constituida y que cuente como mínimo con una licencia de funcionamiento,
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a demás de verificar que las unidades de transporte empleen las bóbedas para el
transporte de las muestras y no se realice a la intemperie.
Entrega
Las muestras estarán acompañadas de una carta en la que se indique la relación de las
muestras y una copia de ésta será el cargo de recepción, el cual deberá tener el sello y/o
firma de un representante del cliente en señal de la conformidad de las muestras recibidas.
Este cargo es archivado en el file de devolución del muestras del Departamento de
inorgánica.
7. REGISTROS Y ARCHIVOS
7.1 Los documentos que darán lugar a los registros de este procedimiento son:
Código Nombre/Título Categorí

a
D-LAB-P-01-01 Revisión de las órdenes de ensayo A
D-LAB-P-09-01 Registro de contramuestra del Laboratorio de B
Microbiología
D-LAB-P-09-02 Registro de Almacenamiento de Contramuestras B
D-EF-P-01-13 Hoja de Remisión B
D-LAB-P-09-03 Almacenamiento de Muestras Geoquímicas B
D-LAB-P-09-04 Almacenamiento de Muestras de Concentrados B
D-LAB-IO-22-01 Control de Temperatura de Equipos A
D-LAB-IO-19-01 Registro de Lectura de Equipos A

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Establecer el procedimiento para la conservación de las muestras a ser analizadas y el

El presente procedimiento se aplica a las Áreas de Recepción y Almacenamiento de muestras

3.1 LAB-P-01 Recepción de Muestras y Revisión de Órdenes.

3.2 LAB-I-01 Instrucción para el registro de ingreso de muestras y generación de la

3.3 PMI-I-01 Instrucción para la preparación de muestras exploratorias.

4. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS

4.3 Muestra dirimente (Reglamento de Dirimencias): cantidad determinada del producto

4.4 Muestra Gruesa ó Rechazo: Es el remanente de la cual se ha extraído una porción de

4.5 Muestras Remanentes de Análisis (pulpas) : Corresponden a las muestras sobrantes

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5.3 Es responsabilidad del personal que se encarga de la eliminación y el almacenamiento de las

6.1 DEPARTAMENTO DE ORGÁNICA

6.1.1 REGISTRO DE CONTRAMUESTRAS

El preparados de muestras registra las contramuestras en el Formato de Almacenamiento de

6.2.1 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS Y CONTRAMUESTRAS :

6.2.1.1. ALMACENAMIENTO A TEMPERATURA AMBIENTE

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6.2.1.1.6. El preparador de muestras registra la ubicación de las contramuestras de harina de pescado y

Las conservas de pescado son almacenadas en cajas colocándose en la parte externa el

De acuerdo al tamaño y número de muestras precintadas de papillas, leches, avenas, etc.,

6.2.1.1.8. El responsable del área de preparación archiva el Registro de Almacenamiento de

6.2.1.2. ALMACENAMIENTO EN CONGELACIÓN

6.1.2.3 ALMACENAMIENTO EN REFRIGERACIÓN

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6.1.2.3.4. La ubicación en la que se encuentran las contramuestras se registran en el formato Registro

6.1.3 ALMACENAMIENTO Y RETENCIÓN DE CONTRAMUESTRAS EN EL LABORATORIO DE

Las muestras y contramuestras para ensayos microbiólogicos que requieren refrigeración o

6.1.4 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS DIRIMENTES

6.1.4.1.1 Harina de pescado :

En el caso que el cliente solicite ampliación ensayos (microbiológicos) para la muestras

La Muestra recibidas en Paita quedarán almacenada en el mismo lugar debidamente

La muestra deberá llegar precintada e identificada.

Tiempo de almacenamiento de la Muestra dirimente: 3 meses (90 días)

6.1.4.1.4 Productos Diversos

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6.1.5 DEVOLUCIÓN DE CONTRAMUESTRAS A LOS CLIENTES

6.1.5.1 Cuando la División Comercial solicite la devolución de sus muestra o contramuestras en la

6.2 TRASLADO Y ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS INORGÁNICAS

6.2.1 TRASLADO DE MUESTRAS Y CONTRAMUESTRAS EN LOS LABORATORIOS

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6.2.2 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS GEOQUÍMICAS PARA DEVOLUCIÓN Y

6.2.2.5 Luego de realizarse los ensayos en el laboratorio de Minerales o de Ensayos al Fuego, el

Se imprime el formato con los datos mencionados y se registra en forma manual :

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- la ubicación de las muestras

6.2.2.8 Mensualmente el encargado de PMI enviará al área Comercial la relación de órdenes

6.2.3 ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS DE CONCENTRADOS Y VARIOS

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6.2.4 UBICACIÓN DE LAS MUESTRAS EN EL ALMACÉN

El módulo del almacén de muestras geoquímicas consta de 41 columnas, numeradas

b) Concentrados polimetálicos y otros

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6.2.5 DEVOLUCIÓN DE LAS MUESTRAS A LOS CLIENTES

La devolución de las muestras de las muestras se realizan bajo tres modalidades:

a) el cliente externo las recogen, para la cual se deben entregar adecuadamente

6.2.5.1 CONDICIONES A TENER EN CUENTA DURANTE LAS DEVOLUCIONES

• E bolsas de polietileno que aseguren que las muestras se encuentran herméticamente

Se deberán dar instrucciones a los transportistas para la manipulación de las

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Código Nombre/Título Categorí

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