CAPACITACIÓN AUDITOR INTERNO

SGI
ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015, ISO
45001: 2018

CASO DE ESTUDIO

Caso propiedad de DC consulting 1

Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización escrita de DC Consulting S.A.C.
Contenido
Introducción e historia. ............................................................................................................... 3
Hechos y eventos recientes ......................................................................................................... 3
Implementación del SGI .............................................................................................................. 4
Organigrama ............................................................................................................................... 7
Política de SGI.............................................................................................................................. 8
Declaración.............................................................................................................................. 8
Definiciones ............................................................................................................................. 8
Alcance y aplicación ................................................................................................................ 8
Objetivos ................................................................................................................................. 8
Política ..................................................................................................................................... 8
Definición de los objetivos y el alcance del SGI ......................................................................... 10
Limites organizacionales: ...................................................................................................... 10
Alcance y límites físicos: ........................................................................................................ 10
Los objetivos del SGI son: ...................................................................................................... 10

Caso propiedad de DC consulting 2

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Introducción e historia.
“ABC Servicios Generales SAC” (ABC SG) es una empresa de construcción edificaciones establecida el 2005
y tiene su sede en Lima, Perú. La compañía fue fundada por los hermanos Perez que solían trabajar cómo
constructores de edificaciones desde temprana edad en Lima. Estando involucrados en la industria de la
construcción, los hermanos Perez entendieron la falta de infraestructura general en el Perú (vivienda,
oficinas, escuelas, hospitales, etc) siempre serán necesarias las empresas de servicios generales en
construcción de edificaciones, así como los profesionales de construcción. Por lo tanto, los hermanos
Perez pensaron establecer su propia empresa que se ocuparía de la construcción de edificaciones, ya que
tenían más experiencia en este campo qué en la construcción de edificios. Sin embargo, trabajando como
constructores por un largo tiempo, los hermanos Perez conocieron profesionales, no sólo en la
pavimentación de carreteras, sino también en la construcción, planificación urbana y arquitectos.
Durante los primeros años de su creación, ABC SG solo ofrecía el servicio de construcción de edificaciones
siendo subcontratado por empresas de construcción más grandes, operaba con 36 empleados y alquilaba
los equipos requeridos. El aumento de la demanda para la construcción de edificaciones hizo que los
hermanos Perez invirtieran para expandir su negocio y ofrecer más servicios a los clientes. Cada año ABC
SG contrataba nuevos empleados y su número aumentó a 146 incluyendo los empleados basados en
proyectos. Después de 6 años de operar como una empresa que ofrece sólo la subcontratación de
edificaciones, ABC SG evolucionó a una empresa mucho más grande que ofrece también servicios de
construcción de edificaciones. Esto significa que ABC SG amplió la gama de servicios ofrecidos a los
clientes a:
• Excavaciones/movimientos de tierra
• Pavimentación
• Habilitación urbana
• Construcción de edificaciones en general

Hechos y eventos históricos

ABC SG tiene entre tres y cinco proyectos corriendo en paralelo. La forma de trabajo de este sector obliga
que la mayoría de veces los equipos y máquinas de ABC SG trabajen en el terreno, luego de revisar el
estatus de los mismos, el Supervisor de Equipos y Maquinarias ha determinado que algunos de los equipos
están desaparecidos y algunos otros están dañados.
Los hallazgos sobre las máquinas y equipos, así como la necesidad unida a la oportunidad de seguir
creciendo, llevó a ABC SG tener que realizar una inversión alta en renovar sus equipos necesarios para los
servicios que ofrecen.
Después del último proyecto terminado por ABC SG, el Gerente de Suministros se dio cuenta que una
cantidad de materias primas no han sido utilizadas durante las fases de proyecto y el resto de los
materiales fueron utilizados para fines personales de los empleados de ABC SG. Así, la compra en exceso
de materias primas se ha identificado como una de las razones por las que ABC SG estaba experimentando
pérdida de dinero.
En uno de los proyectos en curso, por no haber analizado las actividades del proyecto se generó un
accidente grave, afortunadamente el obrero sobrevivió, aun cuando ha terminado con un descanso
médico de un mes. En otro proyecto se tuvo un accidente con la brea, esta se cayó en una zona,
contaminado el suelo, evento generó un reclamo de la comunidad y adicional al sobre costo, tuvimos una
paralización de quince días, mientras identificábamos que hacer y lo ejecutábamos.
EI COO de ABC SG se dio cuenta de que la oferta que presentaron para un proyecto público abierto por
los funcionarios públicos no ha sido aprobada, en cambio, fue aprobada la oferta de su mayor competidor.
Al analizar las causas, encontró que su competidor obtuvo mejor puntaje técnico en la licitación, pues

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tenía las certificaciones ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 37001, generando una brecha de 7 puntos
técnicos.
El Gerente de Activos de ABC SG ha determinado que dos de los trabajadores de la construcción de ABC
SG han estado aceptando beneficios mediante el préstamo de equipos a otras empresas.
Durante la revisión de los documentos preparados para la oferta, el Director General de Operaciones
(COO) se dio cuenta de un cambio hecho por alguien en el costo fijo ofrecido para el proyecto global.
Debido a estos incidentes en el sistema de transacciones y de nómina, los funcionarios de contabilidad
decidieron pagar a los empleados basados en proyectos de ABC SG con cheques hasta que el sistema sea
fijo, pero fueron expedidos más cheques de los necesarios.
A causa del problema en el sistema de transacciones, la gestión expidió tarjetas a los supervisores de
maquinaria para comprar el petróleo y el gas necesarios cuando se trabaja en los campos. Esta cuestión
planteó inconsistencias en el balance.
A fin de solucionar la situación negativa que provoca el daño de los equipos, la pérdida de equipos y lo
más importante, la pérdida de capital, el Director General decidió aplicar las normas ISO 9001, ISO 14001,
ISO 45001 e ISO 37001 en la organización, previa consulta con el COO. Él decidió delegar la responsabilidad
de la implementación del SGI a alguien dedicado, confiable y que tiene conocimiento previo, experiencia
y habilidades en la aplicación de SGI.

Implementación del SGI

Estos hechos recientes fueron denunciados a la alta dirección; el COO, Arturo Perez, y luego al CEO, José
Perez. Ya que Arturo Perez había sido previamente capacitado en las cuatro normas, era consciente de la
importancia de implementar un SGI en su sector y de cara a los hechos recientes, en su organización en
particular. Consultando con el COO, José Perez decidió que la aplicación de un sistema de gestión
integrado es un paso necesario para prevenir el soborno, proteger a los trabajadores, medio ambiente, y
los activos de la compañía, así como ganar reputación y mejorar la imagen con sus clientes actuales.
Después de la decisión de implantar un sistema de gestión integrado, el Director General decidió no
contratar a una consultora, pero delegó la responsabilidad de la aplicación del SGI al COO ya que estaba
a cargo de supervisar las operaciones diarias y había sido previamente capacitado sobre cómo
implementar un sistema de gestión integrado.
Además, se formaron cinco grupos de trabajo en la empresa, en representación de cada departamento y
coordinados por el auditor interno. Arturo Perez delegó responsabilidades a cada equipo. Cada miembro
del equipo tuvo que analizar y determinar los riesgos correspondientes en sus departamentos y luego
presentar su análisis al líder del equipo, quien sería el gerente del departamento respectivo. Además de
los análisis de riesgos de soborno, cada equipo tenía que estudiar y analizar las normas ISO 9001, ISO
14001, ISO 45001 e ISO 37001 y determinar qué entrada proporcionarían en conformidad con las normas
y objetivos de la empresa. Cada equipo determina los controles necesarios para prevenir, detectar y tratar
los riesgos en conformidad con las normas y los objetivos de la empresa.
Una vez que se determinaron las responsabilidades. los equipos celebraron reuniones semanales que
duraban al menos 30 minutos cada semana durante un período de 12 meses. Durante las reuniones, cada
líder de equipo presentaba los obstáculos y los riesgos de sus departamentos y cómo habían mejorado
desde la última reunión. El Sr. Arturo estuvo presente en cada reunión para observar a cada equipo de
trabajo y mantener el registro de asistencias de reunión. Aunque el Sr. Arturo mantenía registro de
asistencia, no registró el acta de la reunión.
Después de las reuniones, el Sr. Arturo preparaba el plan de ejecución y determinaba los controles
necesarios para ser implementados en la empresa.

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Amanda Castro, la Auditora Interna de la empresa era responsable de la coordinación de los equipos y
supervisó la finalización del proceso de certificación. Además, ella estaba a cargo de garantizar que, los
controles aplicados en general en la empresa se administren eficazmente, sean aplicados adecuadamente
y estén en conformidad con las normas. Ella mantuvo registros y creó informes que fueron comunicados
al CEO.
El Sr. Arturo aseguró que la compañía tiene suficientes recursos para implementar un sistema de gestión
integrado, pero él decidió en primer lugar comunicar esto a los empleados de ABC SG y promover los
principios de una cultura de excelencia, medioambientalmente responsable, seguro para todos los
trabajadores y con una cultura anti soborno en el interior de la empresa. Posteriormente, presentó el plan
de ejecución que él ha diseñado y requirió que cada equipo diseñara políticas, procesos y procedimientos
para su departamento de acuerdo con cada uno de los requisitos mencionados en el plan de
implementación. Por supuesto, las políticas, los procesos y los procedimientos han de estar en
conformidad con las normas correspondientes, adecuados a los objetivos de la empresa y debidamente
diseñados para combatir los riesgos correspondientes.
Cada departamento, a partir del Departamento de Proyectos y Construcción, el Departamento de
Compras, el Departamento de Seguridad Sanitaria y Medio Ambiente, el Departamento de Recursos
Humanos y el Departamento de Finanzas tuvo que diseñar políticas, procedimientos y procesos dentro de
un período de 5 meses. Después de 5 meses, todos los documentos que contienen las políticas,
procedimientos y procesos fueron enviados al CEO, José Perez para ser examinados y determinarse si
están en conformidad con las normas y los objetivos de la empresa. Tomó un mes para que los
documentos fueran revisados y otro mes para que los líderes de equipo efectuaran los cambios necesarios
conforme a lo solicitado.
Durante el proceso de aplicación, fue realizado otro programa de sensibilización y capacitación por el Sr.
Arturo con respecto al sistema de gestión integrado. Esta capacitación explicó el proceso en más detalle,
porque el Sr. Arturo presentó las nuevas actividades y tareas de cada empleado en cuanto al SGI. Durante
la capacitación, los empleados estaban equipados con el manual del SGI que describe la importancia del
SGI, incluidos las nuevas políticas y procedimientos de la compañía, y también las posibles consecuencias
si estas políticas no fueron seguidas.
Durante la implementación, el Sr. Arturo sostuvo reuniones con representantes de cada departamento
de la empresa. Según lo determinado por los acontecimientos recientes, la mayoría de los riesgos fueron
identificados. Con respecto a los riesgos de soborno, representantes tales como el Gerente de
Suministros, el Gerente de Activos y el Gerente de Finanzas debían supervisar diariamente las etapas de
implementación de los controles y cómo se gestionan. Por otra parte, el Sr. Arturo les solicito capacitar a
los empleados de estos departamentos, mediante la celebración de una sesión de capacitación más
detallada a fin de evitar incongruencias y evitar riesgos de soborno. En relación a los riesgos de calidad,
ambiental y de salud y seguridad, los representantes que debían supervisar diariamente las etapas de
implementación de los controles y cómo se gestionan fueron el Gerente de Suministros, el Gerente de
Ejecutivo del Proyecto, e; Gerente de Construcción, Gerente de Seguridad y el Gerente de Recursos
Humanos.
Una vez que la capacitación y la asignación de tareas fue completada, se realizaron dos auditorías en la
empresa. La primera auditoría era una auditoría interna que duró un mes mientras que la evaluación y la
corrección de las no conformidades detectadas duró otro mes. La segunda auditoría fue realizada por una
agencia de consultoría para pre evaluar lo que había sido implementado el SGI en ABC SG. El Sr. Arturo
registró todas las acciones tomadas durante estas fases y ejecutó los cambios necesarios. Por otra parte,
basándose en las necesidades de la empresa estableció un nuevo plan de acciones correctivas y
preventivas y revisó las anteriores acciones correctivas.

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Los procesos del Departamento de Proyecto y Construcción incluyen la evaluación de riesgos ambientales
y la elaboración de la matriz IPERC correspondiente. Se realiza el análisis de riesgos con la finalidad de
identificar los riesgos de calidad y se plantean las acciones para mitigarlos
Los procesos del departamento de Adquisiciones incluyen los análisis medio ambientales y de salud y
seguridad para sus compras, todas las compras de productos se entregan con especificaciones técnicas y
ningún área puede influir en la evaluación. Para compras mayores a S/ 5,000.00 se necesita de una terna
de cotizaciones, donde la evaluación la hace un equipo independiente. La subcontratación de servicios
exige a los proveedores que realicen sus análisis de impacto ambiental y sus matrices IPERC,
documentación que debe estar completa antes de iniciar el servicio.
Los procesos del Departamento de Salud y Seguridad incluyen los aspectos medio ambientales. Incluyen
los análisis de riesgos, coordinación de las acciones ante emergencias y el asegurar que los planes de
capacitación y sensibilización incluyen los temas medio ambientales y se salud y seguridad. Por el nivel de
especialización, la mayoría de los análisis son realizados por los especialistas y se transmiten a los
trabajadores correspondientes para conocer sus opiniones.
El departamento de Recursos Humanos y Administración, en lo que le corresponde al SIG se preocupa
principalmente por que se cuente con la cantidad de personal requerida por los proyectos y por cerrar las
brechas de competencias que se identifiquen. Estas necesidades de competencias se identifican a través
de entrevistas con los responsables y jefe de cada área una vez al año. Con respecto de los pagos al
personal, el SGI indica que el tareo se hace dentro del sistema informático y los pagos se hacen a través
de transferencias a cuentas sueldo. El tareo en campo se mantiene a través de un control manual, el cual
es luego alimentado al sistema informático.

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Organigrama
CEO
José Perez

COO
Arturo Perez

Auditoría Interna
Amanda Castro

Departamento de Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de
Proyecto y RRHH y
Adquisiciones Salud y Seguridad Finanzas
Construcción Administración

Gerente Ejecutivo Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

Ingeniero Gerente de RRHH
del Proyecto Construcción Suministros Seguridad Finanzas
Planificador Joel Aquije
Juan Quispe Pedro Olivarez Roy Estrada Luis Gómez Martha Montero

Representante Auxiliar
Ingeniero Senior Gerente de Activos Contador
Ambiental administrativo
Miguel Sanchez Juan Ramirez Manuel Gonzalez
Esteban Delzo Carmen Marsano

Mantenimiento de Reparación de
Equipos y Equipos y
Maquinarias Maquinarias

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Política de SGI
Declaración
- El objetivo de esta política es definir la política adecuada del Sistema de gestión
integrado (SGI) para ABC SG.

Definiciones
- Sistema de gestión integrado (SGI): Sistema de gestión dedicado a prevenir, detectar,
tratar y evitar los riesgos de mala calidad, impactos negativos al medio ambiento,
amenazas en la salud y seguridad de los trabajadores y entorno, así como los riesgos de
soborno.

Alcance y aplicación
- La política integrada se aplica a toda la organización en lo que respecta a sus activos y
reputación. Todos los empleados están involucrados en el ámbito de la política
integrada y la aplicación de procedimientos y procesos específicos, implica la aceptación
de la política.
- Es responsabilidad de los representantes de cada departamento de la empresa en
colaboración con la alta dirección de ABC SG, garantizar el respeto por la política
integrada y tomar las medidas necesarias para aplicarla.

Objetivos
- Aprobar la política integrada de la organización;
- Establecer políticas y procedimientos que se están fomentando entre los empleados
- Promover una cultura de calidad, medio ambiente, seguridad, salud y anti soborno
dentro de la empresa.
- Obtener reconocimiento internacional.
- Establecer metodologías de evaluación del riesgo incluidos la priorización de riesgos y
la evaluación de los riesgos de calidad, medio ambiente, seguridad, salud y anti soborno.
- Garantizar la mejora continua de la gestión de calidad, medio ambiente, seguridad,
salud y anti soborno confirmando que los procedimientos preventivos y correctivos son
seguidos y están actualizados.
- Garantizar procedimientos de copia de seguridad que eviten el pago en efectivo en caso
de fracaso del programa de transacciones financieras.
- Garantizar la participación de los trabajadores en la evaluación de riesgos y la toma de
medidas preventivas.

Política
- La política se diseña para servir a los fines de la empresa.
- La política debe ser aprobada por la alta dirección.
- La política debe estar disponible en diferentes idiomas y comunicarse a los empleados
- Asegurar que los socios de negocio que representan más que un bajo riesgo de soborno
han implementado un SGI o cumplen con los objetivos anti soborno de la empresa.
- Cualquier transacción financiera debe tener dos aprobaciones para ser procesada.
- Debe ser proporcionado un marco para la mejora continua del SGI.
- Todas las políticas, procedimientos y directrices deben estar disponibles como
información documentada.
- ABC SG debe capacitar a los empleados sobre el sistema de gestión integrado mediante
la celebración de jornadas de sensibilización y capacitación para comunicar
continuamente la importancia del SGI.

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 - Establecer e implementar los procesos apropiados y un marco para gestionar y
supervisar los riesgos de mala calidad, impactos negativos sobre el medio ambiente,
amenazas sobre la salud y seguridad y riesgos de soborno.
- Establecer y aplicar las políticas y procedimientos para garantizar un uso más apropiado
de los recursos.
- Fomentar el uso de los procedimientos de presentación de informes por soborno
sospechado y real, condiciones o actos inseguros, riesgos de impacto medioambiental.
- Evaluar la eficacia de las medidas adoptadas para prevenir, detectar y tratar los riesgos
sobre la calidad, medioambiente, salud, seguridad y soborno.
- Aplicar controles financieros y no-financieros.
- Plantear inquietudes para habilitar que los empleados informen sobre riesgos en medio
ambiente, calidad, salud, seguridad y/o soborno anónimamente y prohibir represalias.

ABC SG Título: Política del SGI N: MTR-POL

Fecha de revisión: 03/2020
Número de páginas: 4
Emitido por: Arturo Perez División: ABC SG Aprobado por: José Perez

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Definición de los objetivos y el alcance del SGI
El alcance del SGI de ABC SG cubre todos los procesos operativos que presentan un más que
bajo riesgo de soborno y los riesgos más que moderados de calidad, medioambiente y de salud
y seguridad, incluida la planificación y diseño de proyectos, licitaciones, contratos, cadena de
suministro, finanzas, asuntos de empleados y mantenimiento de activos.

Limites organizacionales:
- Para el Sistema de Gestión de Calidad, el sistema cubre al Departamento de Proyecto y
Construcción, Departamento de Adquisiciones y al Departamento de RRHH y
Administración.
- Para el Sistema de Gestión Medioambiental, el sistema cubre al Departamento de
Proyecto y Construcción, Departamento de Adquisiciones y al Departamento de RRHH
y Administración y Departamento de Finanzas.
- Para el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad, el sistema cubre a todos los
departamentos de la empresa.
- Para el Sistema de Gestión de Antisoborno, el sistema cubre al Departamento de
Proyecto y Construcción, Departamento de Adquisiciones y al Departamento de
Finanzas.

Alcance y límites físicos:

- Sede e instalaciones de almacén

Exclusiones:
- El Sistema de Gestión de la Calidad exceptúa la aplicación del requisito 8.3, pues los
diseños y desarrollos son realizados por los clientes, quienes nos hacen entrega de las
especificaciones (planos, materiales, requisitos legales, etc) para cada proyecto.

Objetivos del SGI

Los objetivos del SGI son:
- Prevenir, detectar, tratar y evitar el soborno en la organización
- Prevenir, detectar, tratar y evitar el soborno por parte del personal
- Obtener reconocimiento internacional
- Reducir costos
- Promover una cultura de excelencia en calidad, medioambientalmente responsable,
espacio de trabajo seguro y anti soborno dentro de la organización
Firmado por: José Perez
CEO de ABC SG

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