CAPITULO V

CICLO DE TESORERIA

Naturaleza y funciones de tesorería o de egreso, o la función de

desembolsos como del ciclo de tesorería o
Este ciclo comprende aquellas funciones del de adquisición y pago o de todos.
relativas a los fondos de capital ; por lo
tanto, se inicia considerando las En una empresa se da la función de
necesidades de efectivo, distribución y ingresos y desembolsos de efectivo, que
aplicación del disponible, culminándose puede provenir de uno o más de estos
con su retorno a las funciones que lo ciclos, la cual se une para efecto de
originaron, como inversionistas, procesarse ; por lo tanto, los ingresos y
acreedores, etc. desembolsos de tesorería, del de
adquisición y pago e ingreso van unidos.
Un ciclo regular de tesorería comprende, De esta manera, una función de ingresos
entre otras, el desarrollo de las siguientes de efectivo puede identificarse con el ciclo
actividades : a)Administración del efectivo de tesorería o el de ingreso. Similarmente
e inversiones, de las deudas u una función de desembolso de efectivo
obligaciones, de las acciones y demás bien puede corresponder al ciclo de
valores mobiliarios ; b)Mantenimiento de tesorería o al de adquisición y pago. Esto
relaciones con instituciones financieras y conlleva a decir, que la función de
afines, con agentes de valores y ingresos y desembolsos es común para
accionistas ; c)Custodia del efectivo y estos ciclos. Para situar o localizar esta
demás valores, incluyendo conciliaciones función común en un ciclo determinado,
de saldos ; d)Acumulación y pago de lo más apropiado es hacerlo en razón al
intereses y dividendos. volumen de transacciones que produce
cada ciclo que implica esta función.
Las funciones de ciclo de tesorería pueden
dar iniciación a registros contables Objetivos del Control Interno
representativos de hechos económicos
por : adquisición de obligaciones y sus Los objetivos del Control Interno del ciclo
operaciones de pago ; emisión y retiro de de tesorería son de : autorización,
acciones ; amortizaciones ; cambios de procesamiento, clasificación, verificación,
valores ; operaciones de compra y venta evaluación y protección física, los cuales
de divisas, etc. pueden sintetizarse en la siguiente forma :

Ingresos y desembolsos. En el ciclo de Autorización. Conforme a criterios de la

tesorería se recibe y desembolsa efectivo
como culminación de las transacciones
propias de esta actividad. Debe entenderse
que la entrada y salida de efectivo no
solamente proviene del ciclo de tesorería
sino también de los ciclos de ingreso y
adquisición y pago, que originan entradas
y salidas de efectivo. Lo anterior en razón
a que en ocasiones ha llegado a
manifestarse, de si es prudente considerar
la función de ingreso como parte del ciclo
administración o dirección, debe
autorizarse : la obtención de fondos de
efectivo ; la oportunidad y demás
condiciones de las deudas ; los montos y
oportunidad para inversión de fondos ; los
ajustes y distribución a cuentas de
inversionistas, acreedores, etc. ; creación
y mantenimiento de procedimientos para
el proceso del ciclo.
Proceso de transacciones. Aprobación de
solicitudes o requerimientos para retorno
de fondos de capital y compra o venta de
inversiones ; informar exacta
oportunamente hechos económicos
derivados de : obtención de fondos de
capital, de inversionistas y acreedores ;
necesidades de fondos de capital y
devolución o retorno de tales sumas ;
compra y venta de inversiones y demás
valores, y el producto o rendimiento de las
inversiones.
Determinar con exactitud, clasificar
correctamente y resumir e informar de :
las sumas adeudadas a ; o por
y inversionistas y acreedores, empresas en
donde se invierte, corredores, etc.
Clasificación. Deben efectuarse asientos
apropiados de : las sumas adeudadas,
fondos de capital, devoluciones de fondos,
de operaciones de compra y venta de
inversiones y de los rendimientos.
Además, adecuado resumen y clasificación
de las actividades económicas, conforme
al plan establecido por la dirección e

Gráfico No. 7
CICLO DE TESORERIA

información exacta y oportuna de datos

relativos a impuestos.
Verificación y evaluación. Deben
evaluarse y verificarse periódicamente los Procesamiento de transacciones. Se
datos de impuestos, los saldos de las puede llegar a registrar en períodos
diversas cuentas de efectivo, diferentes, gastos de intereses, ingresos
inversionistas, deudas de capital y por dividendos y ganancias o pérdidas o
actividades de transacciones relacionadas. contabilizarse intereses que aún no se han
causado ; liquidarse o informarse
Protección física. El paso o acceso al erradamente los rendimientos o pérdidas
efectivo, documentos y registros de por operaciones en moneda extranjera.
accionistas, deudas e inversiones y
procedimientos para el proceso, deben Se pueden originar saldos incorrectos en
efectuarse conforme a planes de seguridad las cuentas de inversiones, de los derechos
y control, establecidos por la dirección. a cobrar y obligaciones a pagar, lo mismo
que de los rubros del patrimonio de los
Riesgos al no lograrse los objetivos del accionistas ; se pueden afectar de manera
ciclo incompleta o inexacta, cuentas en los
libros contables, especialmente en el
Al no conseguirse los objetivos del ciclo mayor general (v.gr. errores en asientos o
de tesorería, precedentemente cifras). También inclusión de datos no
relacionados, la empresa puede correr los autorizados, duplicados o erróneos, o
siguientes riesgos : desactualización en la contabilidad y
atraso en otros datos.
Autorización. No llegar a satisfacer sus
necesidades de recursos financieros, Incurrir en informaciones inexactas,
cuando estas se presenten ; los acreedores principalmente en las clasificaciones de
o inversionistas pueden llegar a obtener el transacciones, así las ventas de una línea
control de la empresa, de algunos de sus de productos relacionarse como de otra o
derechos o retirarse de ella en tiempo no en períodos diferentes respecto de aquellos
propicio ; la empresa puede llegar a en que ocurren los hechos ; pueden
obtener financiamiento en condiciones que tomarse decisiones con base en
no le son favorables como el incurrir en informaciones inexactas o incompletas.
costos financieros demasiado onerosos ;
no ajustarse a limitaciones o restricciones Clasificación. Los estados financieros e
en razones o parámetros de solvencia informes requeridos pueden no ser
económica o infringir disposiciones de elaborados oportunamente o presentarse
orden legal. estos incorrectamente, como también no
estar preparados conforme a principios de
La empresa puede correr el riesgo de contabilidad generalmente aceptados y/o
llegar a una estructura de capital que no es disposiciones de carácter legal ; errores y
adecuada, producida por diferentes omisiones en la autorización o
aspectos como deficiencia de procesamiento de transacciones y custodia
capitalización o hacer inversiones en física, pueden pasar inadvertidos y por
contravención a reglamentos o políticas ende sin corregirse.
establecidos ; las secciones o
departamentos pueden llegar a Verificación y evaluación. Los saldos
reorganizarse en aspectos tales como registrados aunque muestren los valores
modificar las funciones del personal, para históricos, pueden no estar reflejando las
debilitar o reducir la segregación de valuaciones acorde con reglamentos o
funciones, con el objeto de menoscabar el sanas prácticas contables, a una fecha
Control Interno.
determinada (v.gr. valores de mercado Constituye práctica inadecuada, no separar
pueden estar por debajo del costo, etc.) ni especificar los fondos que están
restringuidos, ya porque que se encuentren
Protección física. El efectivo y demás comprometidos en usos o destinos
valores pueden perderse, sustraerse, especiales, depósitos o plazos, en
destruirse o distraerse temporalmente. fideicomiso o estén sujetos a gravámenes,
embargos o no se encuentren disponibles
Prácticas contables inadecuadas para desembolsos regulares en un
momento determinado. Al no tenerse en
Efectivo cuenta esta situación, se puede presentar
incorrectamente la posición corriente o
Los medios, formas o maneras de llegarse liquida de una empresa. Si se trata de la
a una presentación incorrecta en las emisión de estados financieros se debe
cuentas del ciclo de tesorería, como hacer la revelación de este hecho, como
también de los restantes ciclos, pueden ser nota integrante de estos documentos.
por errores, presentación de apariencia y
otras prácticas inadecuadas. Puede considerarse también motivo de
presentación no adecuada del efectivo si
Entre estas prácticas pueden referirse giros a cargo de una empresa se muestran
cortes incorrectos de ingresos y egresos de dentro del pasivo corriente, en lugar de
caja y bancos, lo cual no implica aplicarse al efectivo, ya que esta operación
necesariamente una falsedad o clase de tiene el mismo sentido de los cheques
fraude. De manera similar, si los registros pendientes de pago. Sin embargo, la
de ingresos no se cierran oportunamente inclusión de esta clase de obligaciones en
pueden dar lugar a que se incluyan en los el pasivo corriente no debe tenerse como
rubros de caja y bancos, sumas que motivo para una revelación o nota.
corresponden al período contable
siguiente. Este hecho sobreestima el Inversiones
efectivo del período contable en cuestión y
también otros rubros del activo que por lo Se presentarán inflados los valores y
general suelen ser las cuentas por cobrar. títulos negociables, si su costo en libros no
Efecto contrario se tiene si los cortes de se ajusta por las bajas significativas que
ingresos de efectivo se hacen con afecten en el mercado de valores a estos
demasiada antelación. instrumentos.

Al mantenerse los libros o registros de
egresos abiertos por un período de tiempo
prolongado respecto a la fecha de cierre
del ejercicio contable, tanto el efectivo
como las cuentas por pagar pueden
mostrar cifras inferiores a las reales,
teniendo como efecto un mejor índice de
capital de trabajo o liquidez. Si los
registros de egresos de caja se cortan con
mucha antelación la fecha considerada de
cierre, el efectivo y cuentas por pagar
pueden estar inflados y los gastos o rubros
de resultados sobrestimados.
Las inversiones a largo plazo y los títulos
o valores susceptibles de esta
clasificación, se presentarán sobrestimados
al no registrarse en los libros contables las
disminuciones o bajas permanentes de
valor.
No se expresa aquí ni forma práctica
inadecuada, el presentar las inversiones
por debajo de su costo, ya que se puede
manifestar que no constituye postulado
generalmente aceptado el ajustar el
importe de las inversiones con el objeto de
reflejar aumentos por fenómenos de
cotización, salvo en los casos de
inversiones en venta o especulación en Puede incurrirse en presentación
empresas filiales no consolidadas. No incorrecta de las distintas cuentas
obstante en estos casos, como información capitalizadas por reservas si su importe no
y a manera de nota, es prudente que se se ha determinado correctamente
indique en el balance general lo siguiente : conforme a disposiciones legales o
a)Precio o cotización de mercado de tales principios contables con motivo de la
títulos o instrumentos bien que se asignación de dividendos y división de
clasifiquen en activo corriente o a largo acciones.
plazo ; b)El costo más los incrementos
posteriores en el caso de que estos títulos Constituye práctica inadecuada presentar
no se encuentren ajustados en libros. las acciones propias readquiridas como un
menor valor del capital de la empresa.
La situación de liquidez de una empresa Conforme a reglamentaciones existentes y
estará presentada incorrectamente, si las principios de contabilidad, su presentación
inversiones no se encuentran debidamente en el balance general debe hacerse en el
clasificadas por su naturaleza en activos superávit ganado, disminuyendo la reserva
corrientes y no corrientes. que por igual valor se debe haber hecho
para tal efecto. Es prudente que en nota a
Patrimonio de los accionistas, los estados financieros se consigne
valorizaciones y desvalorizaciones información relacionada con esta clase de
operación como volumen de acciones
Las cuentas del patrimonio de los readquiridas, suspensión de los derechos
accionistas pueden ser objeto de inherentes a tales títulos y su exclusión
presentación incorrecta al interpretarse y para determinar el valor intrínseco de las
aplicarse erróneamente disposiciones acciones.
estatales referente a protocolización de
instrumentos de constitución y En la presentación del capital en acciones
organización como escrituras, estatutos, y de las reservas capitalizadas (superávit),
reglamentos, convenios, etc. puede llegarse a la omisión en señalar y
acatar restricciones importantes o
Afectaciones contables indebidas al condiciones existentes de carácter legal o
superávit pagado por pérdidas o reglamentario para el pago de dividendos,
dividendos en lugar de hacerlo contra el el retiro o emisión de capital en acciones.
superávit ganado. No es apropiado En la legislación colombiana es abundante
tampoco manejar los registros contables la normatización existente, especialmente
sin hacer una clara distinción entre los en el Código de Comercio y otras
conceptos de superávit pagado y superávit disposiciones.
ganado, de conformidad con disposiciones En cuanto al patrimonio de los accionistas,
legales o con principios de contabilidad es de consideración general que cuando
que sean aplicables . Constituyen superávit los activos y los pasivos no se encuentran
pagado las cantidades recibidas por la debidamente presentados, el efecto por tal
venta o cambio de acciones por encima de situación se refleja en el mayor de los
su costo o del precio que se les haya casos bien en el superávit pagado, en el
asignado al constituirse una empresa, y superávit ganado o en el capital de
superávit ganado el saldo de utilidades acciones.
netas acumuladas después de deducir
distribuciones a socios o accionistas y el Estafas, desfalcos, fraudes y otras
valor de las reservas capitalizadas. irregularidades

Efectivo
 la empresa pueden ser endosados
Como ya se dijo anteriormente, en esta apócrifamente y consignarse en cuentas
parte se trata de considerar aquellas particulares, sin registrarse estas
actuaciones o hechos que por lo general operaciones en los libros de la empresa.
conllevan a la materialización de Asimismo, las cuentas bancarias inactivas
responsabilidades de carácter penal y o que se dejen sin saldar, aprovechando su
destacar algunos métodos y estaticidad pueden ser utilizadas
procedimientos empleados en su indebidamente para depositar cheques a la
ejecución. orden de la empresa para posteriormente
apropiarse de su importe, pasando estas
El efectivo representa el activo de una operaciones desapercibidas. También
empresa que por diversos aspectos suelen consignarse cheques sin dejar
fácilmente puede emplearse en usos o evidencia en los registros o restituir dinero
aplicaciones no autorizados. Constituye de cobros que han sido previamente
también el área donde el Control Interno desviados o apropiados irregularmente.
debe ser mucho más estricto y eficiente
por aquello del riesgo que por su El efectivo puede sustraerse no registrando
naturaleza involucra esta clase de bien. los ingresos en los registros contables
establecidos para tal fin o sustituyendo
Para efecto de la tipificación de las efectivo por cheques en los libros
irregularidades que en el manejo del contables.
efectivo se pueden cometer, el derecho
penal lo clasifica como cosa mueble. El apoderamiento de fondos a través de
caja menor o mediante erogaciones en
Las irregularidades que suelen cometer efectivo, regularmente es mucho más fácil
contra el efectivo pretenden un fin propio que por pagos en cheques. No obstante, las
o no autorizado o para cubrir faltantes en partidas distraídas por manipulaciones de
otros rubros, especialmente en derechos caja menor o egresos de efectivo, suelen
por cobrar. Cuando se realiza esta clase de ser de menor trascendencia por aspectos
operaciones se trata de manipular limitativos tales como importe de los
fraudulentamente o falsear documentos de fondos por ser de carácter fijo y a menudo
registro o caja, bien por ingresos o rotativos.
egresos. Puede realizarse sustracción de efectivo
mediante la expedición de cheques al
Según las circunstancias en que se realice “portador” o a la “orden” por falsificación
un acto irregular con el efectivo o también del endoso u obteniendo este mediante
con otra clase de bienes, se puede estar procedimientos engañosos. También
dando lugar no solamente a una clase de puede llegarse a la apropiación indebida
delito sino a otras faltas. de efectivo, logrando el libramiento de
cheques a favor de bancos, con el pretexto
Así, se tiene que un apoderamiento de de realizar giros o traslado de fondos a
efectivo en donde se han falseado registros clientes de la empresa u otros motivos
contables estará configurando de una parte indicados por el defraudador, valiéndose
un delito de hurto y de otro lado una de astucias o engaños. En estos casos suele
falsedad en documentos que pueden ser de contarse con la participación de empleados
orden público o privado. de bancos.

Los ingresos desviados de caja, fuera del Es importante tener presente que los
efectivo, también encierran irregularidades faltantes no ocultados por cargos a cuentas
mediante cheques. Los cheques a favor de del estado de resultados, pueden ser
trasladados a cuentas reales o de balance, fondos que no son registrados en los libros
haciendo uso de amaños o artificios, como contables.
preparando asientos de diario, falseando
sumas, los pases a los libros o los saldos La ocultación de faltantes a través de los
de estas cuentas. egresos puede realizarse eliminado
cheques pendientes de las conciliaciones
Se hace uso indebido del efectivo en caja, bancarias, con el objeto de hacer
mediante colusión, para lo cual el efectivo corresponder aparentemente los saldos de
es entregado por la persona responsable de las cuentas bancarias con los saldos en
su manejo a un cómplice para que este libros. Estos cheques también suelen ser
durante el día (períodos mayores cuando suprimidos de los estados de cuentas
no se realizan regularmente los arqueos) bancarias (extractos) posteriores, siendo
lleve a cabo operaciones comerciales, de esta forma alterados dichos estados con
especialmente de compra y venta de el fin de refundir el faltante.
divisas, restituyendo la suma al finalizar el
día o el período acordado según sea el Se pueden sustraer fondos u ocultar un
caso. faltante en caja, aprovechando el tiempo
que transcurre desde la fecha en que es
Faltantes en cajas y bancos. Se estará emitido un cheque, hasta la de su pago en
dado facilidad a la ocurrencia de faltantes el banco. Esta operación se realiza
al no efectuarse arqueos simultáneos o mediante consignación de cheque carente
coordinados con las conciliaciones, dado de fondos antes de la fecha de corte, sin
que se puede transferir dinero de cuentas dejar evidencia de tal hecho en el registro
bancarias para ocultar una sustracción de de caja, resultando de esta forma un saldo
efectivo en caja. Igualmente se puede en el banco que conciliará con los saldos
disfrazar faltante de efectivo que muestran los libros.
especialmente en caja menor, incluyendo
cheques, títulos u otros valores ficticios o Irregularidades en los ingresos. Para la
que no cuentan con el correspondiente ejecución de irregularidades en este
respaldo. concepto, suelen emplearse métodos como
Mediante anotaciones impropias o ficticias la centrífuga o el jineteo, tomando fondos
en los libros o registros de bancos, pueden de un cliente y acreditándoselos a la
hacerse figurar traspasos o transferencias cuenta de otro, al cual previamente se le
de efectivo con el objeto de ocultar han sustraído dineros de su cuenta. Este
faltantes en una cuenta bancaria. Este método en ocasiones implica también la
procedimiento ordinariamente suele manipulación de los rubros por cobrar o
denominarse “centrífuga” o “jineteo” y se simplemente interceptando o sustrayendo
ejecuta mediante el traslado de fondos dinero o fondos diversos de la empresa.
bien entre cuentas, entre bancos o entre
empresas, llegando a conformar el sentido La irregularidades factibles de llevar a
de la operación, un proceso rotativo con cabo por este último método pueden
los rubros o sujetos que se estén utilizando realizarse de la siguiente forma :
para tal fin.
Disminuyendo sumas en las columnas de
El encubrimiento de faltantes de efectivo efectivo del registro de ingresos a caja,
se puede llevar a cabo mediante utilización compensándolas luego mediante aumentos
de los depósitos para : a)Registrar faltos en otras columnas o descomposiciones de
depósitos en tránsito que en ocasiones naturaleza débito o por una disminución
corresponden a partidas reales de ingresos en las columnas o descomposiciones de
del siguiente período, y b)Depositando naturaleza crédito.

Reduciendo sumas créditos por concepto
de ventas u otros ingresos en los
respectivos registros contables,
correspondiendo a la vez esta operación
con una disminución igual en los rubros
por cobrar, apropiándose posteriormente
del efectivo que representa tal variación.
Anotando incorrectamente u omitiendo
registrar en los libros cantidades en igual
importe por ventas de contado o por otros
ingresos diversos. Estos ingresos también
pueden apropiarse indebidamente a través
de los egresos, realizando asientos
fraudulentos, como retirando activos cuyo
producto no se ha registrado. También, se
puede llegar al apoderamiento de efectivo,
falsificando o adulterando las
conciliaciones bancarias.
Irregularidades en egresos de caja. Las
irregularidades que se suelen cometer
relativas a este concepto, en muchos de los
casos se ejecutan haciendo uso de la
colusión, para lograr sobrepasar de esta
forma las barreras operantes del Control
Interno. Las erogaciones indebidas
abordan los siguientes procederes :
el estado de cuenta (extracto), y en el
segundo caso pueden alterarse los cheques
pagados para que coincidan los importes
de estos, con los anotados en los registros
de caja. La culminación de la operación se
lleva a cabo aumentando los totales de los
créditos en los registros de egresos de caja
o disminuyendo los débitos en los ingresos
de caja. También, alterando los totales de
columnas o descomposiciones de otras
cuentas ya sea en su naturaleza débito o
crédito, especialmente descuentos
recibidos o concedidos.
Igualmente, puede ocultarse esta
operación falsificando las conciliaciones
bancarias, para así mostrar saldos que
concilien con los de los libros.
Efectuando reembolsos indebidos de caja
menor, utilizando como soporte
comprobantes cuyos importes ya se
encuentran restituidos y por lo tanto
debidamente contabilizados, o
aumentando los montos o valores de los
comprobantes a reembolsar mediante su
adulteración. También, utilizando
comprobantes o soportes apócritos, para
reembolsar el fondo de caja menor.

Registrando en los libros de caja, titulares En los pagos por contratos de obras
por egreso diferentes al que aparece en el (construcciones, adiciones, mejoras, etc).
cheque extendido, desvirtuándose así el suele llevarse a cabo apropiación indebida
nombre del verdadero beneficiario del de efectivo, insertando en los documentos
pago. soporte o actas de obras, cantidades de
labores u obras superiores a las realmente
Listando en el registro de egresos de caja, ejecutadas, conllevando por lo tanto, la
cheques con conceptos diferentes a los expedición de cheques(s) por un valor
que realmente corresponde el pago, esto mayor al que realmente representa o
es, falseando la naturaleza del egreso. Así corresponde al trabajo realizado.
se tiene que gastos personales se
confunden con los de la empresa, Pagos indebidos en nóminas por extensión
cargándose estos como si se tratara de de cheques o en efectivo a nombre de
alguna comisión, etc. personas ajenas a la empresa o ex-
empleados ; alterando la suma total de la
No registrando en los libros de Caja, los nómina para ocultar sustracción o egresos
cheques girados o librados o haciéndolo indebidos o deducciones por anticipos de
por cantidades menores. El primer caso se salarios ; apropiándose de efectivo o
presta para que sean extraídos los cheques cheques no reclamados por los empleados.
pagados cuando el banco los regresa con
Anotando cheques en los registros de
egresos de caja, expedidos a favor de
proveedores o de terceros que actúan en
colusión para : a)Obtener pagos dobles de
facturas o por adulteración de estas o de
cheques por un mayor valor ; b)Pagando
o rendimiento bonos o títulos sustraídos o
autorizaciones apócrifas para reintegrar
depósitos, salarios no reclamados, saldos
acreedores de clientes, etc.
En estos casos de sobrantes o acreedores a
favor de clientes, suele utilizarse la
colusión, pues un empleado se encarga de
cambiar las tarjetas contables y demás
datos identificatorios del verdadero titular
o beneficiario del sobrante, por los de la
persona que le sirve de cómplice, para que
luego este se presente a reclamar la suma
Gráfico No. 8
n
n
sobrante, se le expida sin ningún sobrante
y se le dé el correspondiente cheque. Este
procedimiento se utiliza y en forma
continuada, cuando las sumas no son tan
grandes y se tiene la posibilidad de que no
son reclamadas regularmente por sus
beneficiarios.
Inversiones.
En inversiones, se llevan a cabo
malversaciones de dividendos, intereses y
rendimientos por venta de valores.
Igualmente, no registrando venta de
valores o haciéndolo por importes
menores a los realizables. También,
mediante uso no autorizado de valores
como garantía parcial o total de deudas
personales.