ESCENARIO PROPUESTO CICLO 2004

Diseño Base de Datos Hospital Público

Objetivo General
 Obtener información integrada para tomar decisiones en tiempo y forma, a
partir de una Base de Datos de las Historias Clínicas de pacientes actualizada,
con información disponible en todos los servicios del Hospital.

Objetivos Secundarios
 Llevar un control estricto de las Historias Clínicas.
 Compartir información con otros servicios que lo requieren como Laboratorio y
Farmacia.
 Emitir informes periódicos según lo requieran los distintos sectores u
organismos externos.

Situación Actual
El Hospital tiene como punto de partida del Circuito de la información el Servicio
de Estadística, en el cual se registra a la persona que requiere de atención (en
adelante “Paciente”) por parte de algún profesional de la salud, y que puede ingresar
al sistema por dos vías: ambulatorio o internado. Este servicio cuenta además con un
sistema informatizado para asignación de turnos.
Los pacientes ambulatorios son aquellos que concurren al hospital solicitando
una consulta para un profesional, para lo cual se le otorga un turno indicando la fecha,
hora y profesional que lo atenderá en dicha cita.
Por otro lado el “Paciente” puede ingresar al nosocomio por una Urgencia,
quedando internado. En dicho caso, el personal del Hospital toma la “Hospitalización”,
registrando los datos del paciente.
Por cualquiera de los dos caminos, se toman los datos del paciente y se verifica
si dicho paciente está registrado. En caso de determinar la existencia, el paciente tiene
asignado un número de Historia Clínica único, con el cual se lo identifica dentro del
Hospital. En caso que “nunca haya concurrido al nosocomio”, o no se encuentre
registrado por algún motivo, se le solicitan sus datos personales, generando una
“Historia Clínica” otorgándole un número.
A partir de este momento, todo lo que se le realice o practique al paciente, tanto
atención médica como prácticas de laboratorios entre otras, se deberá registrar en la
Historia Clínica, indicando fecha, hora, datos de la consulta como motivo de la visita,
diagnóstico entre otros, identificación del profesional implicado en dicha consulta o
práctica y firma, en cada servicio al que concurra.
El servicio de Estadística es el encargado de gestionar todo lo referido a la
Historia Clínica, para lo cual se guarda físicamente en el Sector de Archivo, lugar que
solo debería ser accedido por personal autorizado para manipular y entregar a quien lo
solicite y esté autorizado a retirarla, registrando dicho movimiento en forma clara y
precisa indicando servicio y/o responsable de dicho retiro.
En la actualidad el Hospital cuenta con la Historia Clínica llevada en forma
manual, es decir que en dicha carpeta se registra en forma manuscrita (de puño y letra
del profesional implicado en la práctica) todo lo referido a la atención del paciente,
como también el o los profesional/es involucrados.
Para ello, el paciente solicita turno para el profesional o servicio deseado en el
Servicio de Estadística, se registran los datos necesarios, generando posteriormente
una planilla con la totalidad de las personas a ser atendidas en una fecha y horario
determinado, por cada profesional o servicio. Con dicha planilla se “Buscan” en el
Sector de Archivo las Historias Clínicas. Terminada dicha tarea, se entrega al
profesional para que realice la Atención médica.
Las planillas, contienen básicamente la siguiente información: número de ficha
(Nro historia clínica del paciente), nombre y apellido, una grilla que contiene datos
como edad, sexo, si es la primera vez que se atendió o es reincidencia, diagnóstico y
tratamiento. Los médicos deben completar la planilla y la historia clínica en forma
manual, luego las mismas vuelven a estadística donde son archivadas. Estos datos
son usados para generar los informes estadísticos (Estadística general).
Si el paciente ingresa por Emergencias, una secretaria toma los datos del
paciente, siempre y cuando éste pueda informar o lo haga algún familiar o persona
que lo acompañe, de otra forma se lo registra como NN, se calcula la edad
(aproximadamente). Además se completa la forma en la que ingresó la hora y el
estado, el médico que lo recibió, lo que se le practicó y/o indicó. Si los datos fueron
tomados, se lleva esa información al área de estadística a fin de comprobar si el
paciente cuenta o no con una historia clínica en el Hospital, en cuyo caso se recupera
la misma para su evaluación por parte de los profesionales que atienden al paciente; si
no, se ingresan los datos del paciente al sistema creándose así una nueva ficha con
su correspondiente historia clínica.
Estadística saca información y vuelca los datos de las planillas a una planilla
diaria y luego a una planilla resumen mensual lo que se realiza de manera manual.
Éstas se deben enviar a la Dirección de Estadística Sanitaria dependiente del
Ministerio de Salud para armar los anuarios.
Del primer análisis realizado en el sistema actual y de los circuitos de información
existentes en el Hospital, se detectaron inconvenientes como:
 Errores en la búsqueda del Número de Historia Clínica del paciente, dado que
éste no siempre tiene disponible dicho identificador.
 Los datos registrados para poder recuperar el número son incompletos o
inexactos.
 Posible duplicación de Historias Clínicas cuando no se encuentra el número del
paciente.
 Se produce pérdidas de tiempo en la búsqueda de la información y en la
localización física de las Historias Clínicas, dado que las registraciones de los
préstamos, envíos a los servicios, casos judiciales, se registran en forma
manual en cuadernos o planillas.
 Los circuitos de información no tienen retroalimentación. No existe forma de
constatar en forma automática, si el paciente fue atendido o no. Lo único que
se puede determinar por el sistema son los turnos que fueron dados a los
pacientes, si se quiere obtener la cantidad de pacientes atendidos por servicio
o profesional se debe obtener en forma manual sumando los datos de las
planillas.
 La alta demanda de turnos excede muchas veces la capacidad del proceso
llevado en forma manual.
 No se tiene información para determinar pacientes atendidos en el Hospital por
área geográfica para poder tomar medidas que permitan descentralizar algunas
tareas, por ejemplo en los centros de salud.
 Debido a no contar con la información en forma oportuna se generan
repeticiones de estudios innecesarios provocando aumento de costos y
ocasionado en el paciente trastornos físicos y de tiempo.
 La falta de integridad y unificación de la información para los diagnósticos
realizados por el profesional conlleva muchas veces a problemas de índole
legal.
  Con respecto al movimiento de los pacientes que se encuentran internados en
el Hospital no se registra un histórico del mismo con el motivo de la internación.
El problema se presenta debido a que si el paciente estuvo internado por
ejemplo en maternidad y ahora entra por otro motivo, se borra del sistema el
ingreso a maternidad y se anota el nuevo motivo.
 No hay generación de informes con respecto a los operarios. Esta información
le es de utilidad al responsable del área para observar el comportamiento del
personal a su cargo. Y de esta manera evitar la asignación de turnos sin seguir
el procedimiento establecido, inclusive para realizar auditorias periódicas.
 Con respecto a las planillas de turnos que se imprimen para el médico existen
datos que se deberían sacar de manera automática sin que reiterativamente
los complete el médico, como grupo etario, sexo, edad, si es consulta ulterior o
de primera vez.

El Hospital cuenta con una Farmacia, cuyo funcionamiento responde a los

siguientes puntos:
 Los pacientes se identifican por su Nro. De Historia Clínica y se registran sus
nombres y edades.
 Los médicos se identifican por DNI. Por cada médico se registra su Matrícula
Profesional, nombre y especialidad.
 Cada Droguería proveedora se identifica por un nombre y tiene un número
telefónico.
 Por cada droga se registra el nombre comercial y fórmula. Cada droga es
vendida por una determinada Droguería y el nombre comercial identifica
unívocamente una droga de entre los productos de dicha Droguería.
 La farmacia cuenta con varios depósitos, cada uno de los cuales tiene un
nombre (y/o número identificatorio), y número telefónico interno.
 Cada paciente puede tener un médico de cabecera. Cada médico tiene al
menos un paciente.
 Cada depósito almacena varias drogas y se lleva un stock para cada una.
 Los médicos prescriben drogas para los pacientes. Un médico puede prescribir
una o más drogas para varios pacientes, y un paciente puede obtener
prescripciones de varios médicos. Cada prescripción tiene una fecha y una
cantidad asociada. Se lleva un histórico de prescripciones por cada paciente.
 Las Droguerías tienen plazos de contratos con la farmacia. Por cada contrato
debe almacenarse una fecha de inicio, una fecha de finalización y el texto del
contrato.

Propuesta
Partiendo del Servicio de Estadística, se considera realizar un análisis integrado
que abarque los servicios de Laboratorio y Farmacia del hospital en una 1ra
etapa, continuando gradualmente por los demás servicios.
La información se inicia o genera en el servicio de Estadística, con la creación y
asignación del número de Historia Clínica para los pacientes tanto ambulatorios como
internados, número único por el cual se identifican a los mismos dentro del Hospital.
Se realizará el diseño de una base de datos que posibilite las respuestas en
tiempo y forma a los requerimientos del hospital, organismos externos, pacientes y
profesionales de la salud. Dicha información será compartida por los servicios en
general, los cuales podrán tener sus propios datos, para su consulta o trabajos de
investigación.
Además si los datos están accesibles para todos los servicios, se reducirán
recursos humanos, materiales y económicos. Por ejemplo, si un servicio solicita a un
paciente la práctica de estudios clínicos, los resultados podrían estar disponibles para
los demás servicios, evitando así la repetición de los mismos.

Punto de partida: El programa de turno del Servicio de Estadística

Dentro del programa está incluido la creación de historias clínicas; listado de
pacientes; búsqueda por HC, DNI y Apellido y Nombre; asignación de turnos; planilla
de pacientes por profesional; y alguna funciones de control y auditoria.

Datos manejados actualmente por sistema de asignación de turnos del servicio

de estadística
1. Pacientes: Número de Historia Clínica, Apellido y nombre completo del
paciente, Tipo de documento, Número de documento, Calle y número – Barrio
del paciente, Descripción de la localidad, Fecha de nacimiento, Sexo, Teléfono,
Obra Social
Otros datos: Código postal, Localidad, Departamento, Provincia, País, Número
de institución o número de Obra Social, Observación.
2. Profesionales: Código del Servicio o profesional que atiende – M.P., Apellido y
nombre del profesional, Descripción del Tipo de Matrícula, por ej. Provincial,
Nac., Número de la matrícula profesional, Descripción del Servicio del cual
depende, Domicilio completo del profesional
Otros datos: día que hace consultorio o que atiende.
3. Servicio: Código del Servicio, Nombre del Servicio, Nombre completo del
Responsable del Servicio
4. Usuarios: Número de Documento del personal, Nombre de usuario,
Contraseña, Código del Servicio, Nivel de permiso para los usuarios, Nivel de
permiso para los usuarios
Otros datos: Observaciones
5. Feriados: Id del Registro de los feriados, Fecha del feriado, Observaciones y o
descripción del feriado
6. Localidades: Id del Registro de localidades, Código de localidad, Descripción
de la localidad
7. Turnos Asignados: Id del Turno Asignado, Código del Profesional. Fecha del
Turno, Hora del Turno, Duración del turno, Servicio al cual pertenece,
Consultorio asignado, Número de Historia Clínica, Nombre del Responsable en
el Servicio de Estadística, Día y Hora de asignación del turno
8. Consultorios: Código de Consultorio, Descripción del Consultorio
9. Licencias: Número de Matrícula Profesional – Código, Fecha de inicio de la
licencia, Fecha de finalización de la licencia, Fecha de finalización de la
licencia, Motivo de la licencia
10. TurnosHistóricos: Id del Turno Asignado, Código del Profesional, Fecha del
Turno, Hora del Turno, Duración del turno, Servicio al cual pertenece,
Consultorio asignado, Número de Historia Clínica, Nombre del Responsable en
el Servicio de Estadística, Día y Hora de asignación del turno
11. Horario Atención: Id del Turno Asignado, Código del Profesional, Fecha del
Turno, Hora del Turno, Duración del turno, Consultorio asignado
12. Horarios Agendados: Id del Turno, Código del Profesional, Fecha del Turno,
Hora del Turno, Duración del turno, Código del Servicio, Consultorio asignado,
Fecha de generación de agenda, Si el turno está asignado o no

Detalle de las Funcionalidades de los Módulos del Nuevo Sistema

Propuesto
Administración de Accesos

Permite la administración del nivel de acceso de cada usuario y a cada módulo del
sistema, tareas de mantenimiento de base de datos y datos inherentes a los centros
de atención ambulatoria que conformen el sistema de atención.

Entre sus funcionalidades se mencionan las siguientes:

 El mantenimiento de la tabla de usuarios, claves y perfiles.

 El ingreso, consulta y modificación de los permisos de cada usuario a cada
opción de los módulos incluidos en el mapa del sistema.
 Actualización de datos referidos a la empresa y a sus centros de atención
referidas a modalidades de atención, horarios, etc.

Historia Clínica

Permite realizar en forma totalmente asistida y altamente parametrizable, la

registración de la información médica necesaria para conformar una historia clínica
que refleje los actos médicos realizados durante la relación medico – paciente.

El acceso a la información contenida se encuentra limitado a los usuarios que en el

módulo de Accesos se encuentren bajo el perfil de “profesionales”, dentro de este
grupo de usuarios, sólo podrán acceder aquellos que alguna vez hayan atendido al
paciente o que este haya sido el atendido por el servicio al que el profesional
pertenece. Solo se ingresa al modulo, estando dentro del módulo de Consultorio
Médico.

Entre sus funcionalidades se mencionan las siguientes:

 Visualizar los datos filiatorios. Ingresar los antecedentes laborales del paciente.
Información referida al Grupo Familiar.
 Registrar los antecedentes patológicos y fallecimiento de familiares del
paciente.
 Ingresar los antecedentes personales del paciente:
 Patológicos.
 Tóxicos.
 Perinatales.
 Inmunizaciones.
 Alergias.

 Registrar los antecedentes ginecológicos.

 Ingresar los datos correspondientes a la consulta actual o consultar una
reseña de las realizadas. La evolución de la consulta recorre las siguientes
opciones:
 Motivo de la consulta.
 Examen físico guiado.
 Diagnósticos encontrados:
 Tratamiento recomendado:
o Farmacológico.
 o Quirúrgico.
o Radioterapia
o Rehabilitación
o Dietas.
o Hábitos.

 Registro de los estudios complementarios recetados:

o Exámenes de laboratorio.
o Diagnóstico por imágenes.
o Otros estudios.
o Rehabilitación
o Dietas

 Ingreso de los resultados de los estudios complementarios recetados:

 Consulta de los resultados registrados en los estudios complementarios en
consultas anteriores.
 Consulta de las imágenes ingresadas en el examen físico.
 Datos relativos a las internaciones.

Mantenimiento de Tablas Auxiliares de la Historia Clínica

Permite determinar el alcance de los parámetros y contenido de las tablas auxiliares

del módulo de Historia Clínica y de otros módulos relacionados.

Entre sus funcionalidades se mencionan las siguientes:

 El mantenimiento de las tablas auxiliares y definición de parámetros que

permiten personalizar el funcionamiento de la Historia Clínica:
 Diagnósticos.
 Nomenclador de procedimientos.
 Monodrogas.
 Tipos de Fármacos.
 Medicamentos.
 Patologías Comunes.
 Grupo de Familiares.
 Acción Terapéutica
 Plan de Vacunación.
 Enfermedades Prevalentes.
 Antecedentes Tóxicos.
 Frecuencias de Consumo.
 Muestras de Laboratorio.
 Especialidades Médicas.
 Modalidades de Empleo.
 Etc.

Laboratorio

Este módulo permite la administración del laboratorio central y sus sectores. La

planificación de las extracciones, la definición por parte del usuario del formato de los
informes con sus contenidos, la administración de las extracciones y recepción del
material, también incorpora a la ficha de consumo del paciente el cargo por las
prestaciones efectuadas.

Entre sus funcionalidades se mencionan las siguientes:

 Definición de la estructura y contenido de cada uno de los exámenes que se

realizan en el laboratorio central.
 Los formularios que se utilicen en la confección de los informes y el contenido
de los mismos son totalmente definidos por el usuario y pueden ser
modificados en cualquier momento.
 Mantenimiento de los distintos sectores que componen el laboratorio.
 Tratamiento diferenciado de la recepción de material de pacientes
ambulatorios, internados o derivados. Permitiendo en todos los casos la
reserva de turnos de extracción o de recolección de materiales en forma
diferida o para el día corriente facilitando de esta manera la planificación de las
operaciones del laboratorio.
 Emisión de etiquetas identificatorias del número de muestra.
 Identificación única de la muestra a través de todo el proceso.
 Impresión de los informes generados por paciente o por número de muestra.
 Facilita la generación de estadísticas referidas a virología, desviación de los
valores normales, ranking de exámenes realizados discriminados por tipo de
paciente, etc.
 Permite la planificación de las compras del sector.
 Cargo de las prestaciones efectuadas a la ficha de consumo, para su posterior
cobro

Farmacia

Este módulo permite llevar el control del Stock General en Depósito y Farmacia, tasas
de consumo, modelo de provisión; compras, egresos y transferencias entre depósitos,
diseñar una política de uso racional de medicamentos y la generación de informes del
movimiento diario correspondiente.

Entre sus funcionalidades se mencionan las siguientes:

 El mantenimiento del maestro de artículos con puntos de reposición, crítico y

máximo; precios de costo y de venta con distintos tipos de actualizaciones,
inclusive externa (mediante información proporcionada en medios magnéticos
por Cooperativas Farmacéuticas, Droguerías, Proveedores, etc.), identificación
del artículo por código, descripción comercial, y nombre de la monodroga,
agrupamiento de los mismos por familia de productos o rubros, etc.
 La administración del stock en 99 depósitos distintos.
 La consulta de stock por artículo o depósito.
 El ingreso y consulta de información presupuestaria.
 Registración de los movimientos de entrada, salida y transferencia entre
depósitos;
 Registro en la ficha de consumo de pacientes internados, Salidas a servicios,
Devoluciones a proveedores y/o a otras instituciones, Bajas por motivos varios,
etc.
 La emisión de informes relacionados a :
 Datos relacionados a los artículos ingresados al sistema.
 Información referente a la ubicación y otros datos relacionados a los
depósitos.
 Unidades de Gestión (Centro de gastos) en que se divide la organización.
 Detalle del Stock por depósito y/o por artículo.
 Ficha de stock general o por depósito.
 Detalle de los movimientos efectuados entre dos fechas determinadas
 Detalle de las transferencias efectuadas entre depósitos.
 Salidas de stock totalizadas por artículo.
 Saldos de stock valorizados.
 El detalle de artículos entregados a cada Unidad de Gestión.
 El detalle de artículos entregados a pacientes.
 El detalle de los artículos solicitados por profesionales.
 Listado de faltantes para la elaboración de pedidos de compras.
 Libro de recetario para pacientes ambulatorios y/o internados.
 Mantener el nomenclador de insumos valorizado y actualizado.