FASE 2 - PROYECTO BPM Y MAPA DE

DESCUBRIMIENTO

Presentado por:
Mauricio Rivera Rangel
Cód: 1122412149

Tutor:
Víctor Hugo Rodríguez S.

Grupo:
212063_12

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

BPM CON TI
INGENIERIA INDUSTRIAL
OCTUBRE 2020
 ACTIVIDAD A DESARROLLAR
Individuales: En el foro colaborativo cada estudiante entrega un documento en Word con:
a) Los conceptos de
 ciclo de vida de un proyecto BPM
 cadena de valor
 componentes de un Mapa de descubrimiento

b) el Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos construido

con la herramienta Blueworks Live de IBM.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

El Ciclo de Vida de un Proyecto BPM

Las actividades o tareas que se desarrollan en BPM se organizan en etapas, cada
una con un enfoque específico. La primera es una etapa previa: Visión, y otras
cinco son cruciales para el
proceso: Diseño, Modelamiento, Ejecución, Monitoreo y Optimización.

Estas fases constituyen el Ciclo de Vida BPM que es cíclico, lo que implica que al
final de la última etapa (Optimización) se retoma la primera (Visión), con el objetivo
de hacer el proceso permanente, dinámico (como lo son las empresas),
flexible (adaptable al cambio), que genere conocimiento nuevo (experiencias e
información bien relacionada), y que garantice el mejoramiento continuo (al
corregir lo que antes se estaba haciendo mal y realizar cosas nuevas que
agreguen valor).
 El ciclo de vida BPM paso por paso

1 – Planificación y Alineamiento Estratégico

Para obtener una visión amplia de los procesos de negocio en línea con la cadena
de valor, en esta etapa tenemos que examinar toda la documentación disponible y
asimilar cómo los procesos están alineados con los servicios prestados, con la
atención al cliente, con el soporte a la gestión y con las ventas. Para eso, se
deben realizar 4 etapas:

 Enmarcar la organización.
 Identificar los procesos primarios de gestión y apoyo.
 Identificar los indicadores de desempeño.
 Preparar para el análisis de los procesos.

2 – Análisis de los procesos

En esta etapa del ciclo de vida de BPM es necesario observar los procesos
exactamente de la forma en que están sucediendo en la empresa en ese
momento, sólo entonces se puede obtener una “imagen” que permitirá hacer el
modelado y la evaluación de los procesos de la organización. Es con este análisis
del momento presente que se hace posible comprender lo que podría mejorarse,
centrándose en las siguientes fases del ciclo de BPM.

 Estos son los pasos en esta fase:

 La entrevista con los actores
 El análisis de la documentación de los procesos. He aquí cómo documentar
los procesos con una herramienta de BPMN gratuita para el modelado.
 La documentación del análisis
 La validación del entendimiento y documentación

3- Diseño de los procesos

Es el momento de tomar decisiones acerca de todo lo que se detectó en la fase

anterior, llamada AS-IS. Ahora que ya se conocen los obstáculos, fallas, retrasos y
otras deficiencias del proceso analizado (con el mayor detalle posible), es el
momento de alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa y diseñar un
nuevo proceso. Para eso, no se puede dejar de hacer simulaciones basadas en
escenarios e incluir las mejoras necesarias. Los pasos de esta fase son los
siguientes:

 Analizar las deficiencias y hacer comparaciones

 Diseñar el proceso y hacer el análisis del uso de TI. Venga a conocer
a HEFLO, una herramienta de BPM en línea que ofrece una cuenta gratis
para la documentación de los procesos.
 Procedimientos de aprobación del nuevo proceso
 Creación del plan de implementación

4 – Implementación de los Procesos

La implementación es una fase del ciclo de vida de BPM que se puede realizar de
dos maneras. A través de una implementación sistémica, es decir, con la ayuda de
la tecnología y los softwares específicos para eso, o una implementación no
sistémica, que no tiene este tipo de herramienta de BPM.

Independientemente de cuál se va a utilizar, el objetivo es el mismo: permitir y

poner en acción la ejecución de los procesos como se han definido y
documentado, en la forma de un flujo de trabajo.

5 – Seguimiento de los procesos

Todas las empresas tienen metas estratégicas. Y es en esta etapa del ciclo de
BPM que se puede averiguar si los procesos están alineados con esos objetivos,
mediante el control de los indicadores apropiados para la evaluación de los
resultados. Los indicadores de desempeño más empleados por lo general implican
cuatro dimensiones: el tiempo de duración del proceso, el costo monetario gastado
en el proceso, la capacidad: ¿cuánto produce el proceso efectivamente? Y la
calidad, que examina si hay muchos errores y variaciones que afectan a una
entrega satisfactoria a los clientes del proceso.
6 – Refinamiento de los Procesos

Es en este momento que comienza la mejora continua de los procesos. Al analizar

el seguimiento de la etapa anterior y darse cuenta si los objetivos estratégicos se
están alcanzando o no, si se logran las metas definidas durante el modelado, en
relación con los resultados observados realmente en la práctica.

El refinamiento de los procesos también se puede entender como la

transformación de los procesos a través de una evolución planificada y siempre
supervisada en relación con los resultados medidos. La atención debe centrarse
en mejorar el rendimiento, reducir los costes y satisfacer las necesidades del
cliente y en la relación con ellos.

Es por eso que toda esta cadena de actividades se denomina ciclo de vida de
BPM: ¡volvemos al principio! ¡Ahora que todo está implementado y en curso,
volveremos a analizar los procesos, asegurar que están alineados con los
objetivos estratégicos y refinarlos continuamente, siempre con el objetivo de
ofrecer el más alto valor percibido al cliente, generando más beneficios para la
empresa!

En este contexto, es evidente que no sólo el análisis y modelado, sino que

también el seguimiento, dependerán del uso de las herramientas BPM, ágiles,
intuitivas y transparentes

CADENA DE VALOR

La cadena de valor es un concepto acuñado por Porter en el que a raíz de las

actividades de una empresa se crea una serie de relaciones o eslabones que
tienen como objetivo aportar el mayor valor posible para el cliente. Hoy en día, la
cadena de valor se entiende como una herramienta estratégica de análisis para
identificar las ventajas competitivas de un negocio frente al mercado.

Este concepto analiza las diferentes actividades o departamentos de la empresa

comparándolas las de la competencia, dando así información muy valiosa sobre la
posición que nuestro negocio ocupa en el mercado y la estrategia que debería
seguir a nivel de procesos internos o externos. Sin embargo, antes de profundizar
más en lo que es o como realizar una cadena de valor, debemos empezar por
entender qué es “valor” para ti y para tus clientes.

Análisis de la cadena de valor

Técnica de diagnóstico estratégico a través de la cual la empresa puede

determinar el valor que genera cada una de sus actividades. En el fondo, mediante
la cadena de valor, la empresa puede identificar sus fuentes de ventajas
competitivas.

En un sentido estricto, el análisis de la cadena de valor describe cada una de las

actividades que realiza la empresa, identificando sus costes y relaciones

las actividades de la empresa en dos grandes grupos: actividades primarias y

actividades secundarias o de apoyo. Las primeras corresponden a las
actividades principales de la empresa, esto es, aquellas actividades que están
directamente relacionadas con el producto o servicio de la empresa:

Actividades primarias:
  Logística interna: actividades correspondientes a la recepción,
almacenamiento y distribución de los factores productivos (inputs) que
necesita la empresa. Incluye la gestión de los materiales, el control de los
inventarios y el transporte, entre otras actividades específicas.
 Producción u Operaciones: actividades correspondientes a la
transformación de los inputs en outputs o producto final. Incluye la
fabricación, el montaje, embalaje, etc.
 Logística externa: actividades correspondientes al almacenamiento,
ordenación y distribución del producto a los clientes. Incluye la gestión de
resultados finales, el control de inventarios y el transporte, entre otras
actividades complementarias específicas.
 Marketing y ventas: actividades correspondientes a la colocación de los
productos en el mercado. Incluye la comunicación (promoción y
publicidad), la gestión de ventas y otras actividades específicas.
  Servicio post-venta: actividades posteriores a la venta del producto y que
tienen por objeto mantener o aumentar el valor del producto o servicio.
Incluye la instalación, el mantenimiento, la formación y los componentes.

Las actividades secundarias o de apoyo son aquellas actividades que sirven de

soporte o complemento a las actividades primarias y son:

 Aprovisionamiento o abastecimiento: actividades correspondientes a la

adquisición de los factores productivos que necesita la empresa para iniciar
su proceso productivo. Incluye la relación o gestión de los proveedores y la
distribución del factor productivo desde el punto del proveedor hasta el
centro de producción de la empresa.
  Desarrollo de la tecnología: actividades correspondientes a la adquisición y
uso de las tecnologías necesarias para que la empresa pueda realizar sus
actividades primarias. Incluye la gestión de I+D de procesos, productos y
recursos.
  Administración de los Recursos Humanos: actividades correspondientes a
la gestión de los recursos humanos de la empresa. Incluye la selección,
formación, promoción y motivación del personal de la empresa.
 Infraestructura de la empresa: actividades correspondientes a la toma de
decisiones y al diseño organizativo de la empresa. Incluye la Administración
de empresas, el diseño organizativo, los sistemas de planificación y control
y los sistemas de información y comunicación, entre otras.

Implicaciones estratégicas

El análisis de la cadena de valor es útil para identificar aquellas actividades de la

empresa que le proporcionan valor y, por tanto, se trata de actividades
estratégicas para la empresa.

Una primera implicación estratégica del Análisis de la cadena de valor es que

proporciona una guía para internalizar-externalizar actividades (decisión de
fabricar o comprar).

ELEMENTOS DEL MAPA DE DESCUBRIMIENTO

 Elementos del mapa de descubrimiento
Crear un mapa de descubrimiento consiste en asegurarse de que el
orden esperado de actividades en el proceso se describa de manera
eficaz. Esta es la razón por la que Business Process Management
Notation (BPMN)
los estándares son limitados en términos de uso en este punto del
esfuerzo de modelado. Eventualmente, estos elementos pasarán a
formar parte de un conjunto de componentes en el modelo de proceso
en Blueprint y luego WebSphere Lombardi Edition.

Elementos del mapa de

Descripción
descubrimiento
Utilice un hito en un mapa de descubrimiento
para comunicar una fase de proceso en
particular. Los hitos no son un estándar BPMN,
sino un componente muy importante en
Blueprint y Lombardi.
Utilice una actividad para comunicar una tarea
de proceso realizada por una sola unidad de
negocio en un mapa de descubrimiento. La
actividad es un estándar BPMN.

Utilice un subproceso para comunicar una

actividad ejecutada por varias unidades de
negocio. El subproceso es un estándar BPMN.

Hito
Para un mapa de descubrimiento, un hito se usa para definir una fase de
proceso particular, que representa un cambio en el estado o el estado
de la salida del proceso previsto. Para todo el proceso, los hitos se
enumeran de manera secuencial. Cada hito consiste en un grupo de
actividades destinadas a producir un entregable específico dentro de un
período de tiempo determinado.
La colaboración o revisión temprana de la narrativa de un proceso debe
producir los hitos del proceso. Esta es la primera tarea a realizar para
crear un mapa de descubrimiento.
Directrices
 Organice los hitos en el orden en que se realizan.
 Considere usar sustantivos para etiquetar los hitos.
 Los hitos son fases del proceso; Deben indicar las subdivisiones
significativas de todo el proceso, no cada paso individual.
 Los hitos destacan partes del proceso que pueden ser buenos
candidatos para la implementación de los intervalos de seguimiento
del proceso durante la implementación del proceso, y pueden
proporcionar una forma útil de organizar la discusión de las métricas
del proceso con los propietarios del proceso y otras partes
interesadas.

Actividad

Ahora que los hitos del mapa de descubrimiento están en su lugar, es el

momento de agregar las Actividades asociadas para cada hito. En el
modelado de procesos, una actividad representa una unidad atómica de
trabajo, esas cosas que hace una parte responsable en un proceso para
completar una tarea. La colaboración con el propietario del proceso o la
información de una narrativa del proceso debe producir todos los pasos
del proceso necesarios para identificar todas las tareas (actividades).

Pasos
La elaboración del mapa de descubrimiento comienza con la captura de
los pasos del proceso colocados debajo de cada hito.

Subproceso
Una actividad en un mapa de descubrimiento también se puede
comunicar como un subproceso. Los subprocesos son tareas que
pertenecen y son ejecutadas por diferentes unidades de negocio.
b) el Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos, siguiendo paso a paso las
instrucciones dadas en el Anexo B - ZB001 – Student Notebook guía, hasta tener todos los
detalles del Mapa de Descubrimiento (hitos, actividades, subprocesos, participantes, entradas,
salidas, problemas, documentación, riesgos) construido con la herramienta Blueworks Live de
IBM.