FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PAE PEREIRA

 Realizar consolidado de raciones entregadas durante el mes. Se consolidan en

una hoja de cálculo de Excel, todas las raciones entregadas por colegio, se debe hacer
claridad en las raciones donadas y en las cancelaciones. Todo esto para no generar
traumatismos en los pagos por parte de la alcaldía. Al final del mes se le envía este
consolidado a los coordinadores de producción y al director técnico, encargados del PAE
PEREIRA. Se debe atender llamada telefónica de la Secretaria de educación para revisar los
cupos atendidos (diariamente).

 Realizar consolidado de control y entrega de menaje. Se consolida en una hoja

de cálculo de Excel, todo el menaje entregado a las unidades aplicativas, se debe tener
información de la cantidad entregada, el destino, la fecha de entrega, quién recibe el
menaje, contacto de quién recibe y el contrato al que pertenece la Institución educativa.

 Supervisión y control de rutas. Se hace seguimiento a las rutas, verificando que los
conductores tengan la indumentaria necesaria para realizar el transporte de los alimentos,
verificando la limpieza y óptimas condiciones de los vehículos, dando seguimiento a los
horarios de entrega y atendiendo novedades en las rutas.

 Tener al día el archivo de los documentos de los transportadores. Se debe

tener una carpeta con las fotocopias de los papeles de los vehiculos y de los conductores
al día. Certificado de fumigación, Acta de inspección de la secretaría de salud, ficha técnica
de los vehiculos, paz y salvo en multas, SOAT, revisión tecnomecanica, licencia para
conducir, cédula de ciudadanía, tarjeta de propiedad y carnet de manipulación de
alimentos.

 Diligenciamiento de planilla de las rutas. Se debe llevar el control de rutas

despachadas diariamente, también se hacen las anotaciones de novedades en el
transporte, tales como viajes extras, cambios de rutas y rutas extras. Esta tarea se realiza
en un cuadro entregado por parte del encargado de diligenciar las cuentas de cobros de
los transportadores (Jorge de bodega o Pablo Loaiza). Al finalizar el mes se entrega la
planilla al encargado, para que proceda a realizar la cuenta de cobro de los
transportadores.
 Dar respuesta a requerimientos y diferencias en el servido que son enviadas por la
alcaldía. Al final del mes, después de enviar el consolidado de entrega de raciones,
la alcaldía envía un cuadro con diferencias entre lo que reporta la Institución educativa y lo
que reporta el operador. El cuadro se responde adjuntando los soportes de entrega o
certificados de donaciones según corresponda.

 Entrega de kit de servido. Se debe gestionar el alistamiento y despacho de kits de

servido a las unidades aplicativas que se requiera. El kit de servido lo componen un
cucharón para sopa, un cucharón para jugo, una cuchara para arroz y unas pinzas. Todos
los elementos que se envíen a las unidades aplicativas deben ir acompañadas por un acta
de entrega según sea el caso.

 Entrega de menaje. Se gestiona el empaque, enrutado y entrega del menaje que

solicite la alcaldía. El menaje consta de plato hondo, plato pando, vaso y cuchara.

 Control de cancelaciones y reducciones en el servido . Con autorización de los

coordinadores de producción se hace uso de uno de los correos corporativos y se verifican
constantemente las cancelaciones y reducciones de servido para el día siguiente. Toda
esta información se lleva en un formato de cancelaciones, se avisa de las novedades al
coordinador de producción encargado del turno para que, el realice los cálculos y todo lo
pertinente con la programación de la producción.

 Direccionamiento de donaciones; se donan las raciones que cancelan

extemporáneamente. Se hace seguimiento a las cancelaciones y reducciones, las
cancelaciones que se realicen por fuera del horario estipulado serán donadas. Se
direccionan estas raciones como donación, tener en cuenta la capacidad de recepción de
alimentos por parte de las fundaciones; ya que hay fundaciones con poca o mucha
capacidad. Toda esta situación debe ser informada a los coordinadores de producción.
 Recepción y control de actas de entrega de preparado en sitio . Las actas de
entrega de mercado a los puntos de preparado en sitio, se recolectan semanalmente
teniendo en cuenta las fechas de despacho, se reclaman en bodega y se archivan
cuidadosamente y en orden. Al finalizar el mes deben estar en su totalidad de acuerdo a
los días servidos.

 Recepción y control de actas de entrega de raciones. Las actas de entrega de

raciones se recolectan diariamente, estas se pueden reclamar a la persona encargada de
recibir los contenedores. Es de aclarar que es una de las labores más importantes, pues
son los soportes con los que la alcaldía realiza los pagos. Se deben separar por unidad
aplicativa y al final del mes se escanean.

 Recepción y control de actas de entrega de dotación. Las actas de entrega de

dotación se recolectan cada vez que se despache dotación, estas se pueden reclamar a la
persona encargada de recibir los contenedores.

 Gestionar alistamiento, despacho y entrega kit de aseo. Esta labor se realiza

empezando cada mes, verificando que en bodega si estén los productos de aseo del
programa, gestionando las actas de entrega con compras, realizando la verificación de
empaque y enrutado de dichos productos, gestionando el acta de salida de los productos
con compras y realizando el despacho de los kits de aseo. Es de aclarar que a todas las
unidades aplicativas deben llegar los productos de aseo cuanto antes posible.

 Recepción y control de actas de entrega de aseo. Las actas de entrega de

dotación se recolectan cada vez que se despache dotación, estas se pueden reclamar a la
persona encargada de recibir los contenedores.

 Al final del mes se escanean todas las actas de entrega, también las actas de visita de los
supervisores de la alcaldía. todas las actas deben ir separadas por contratos.
 Apoyar despachos
ENTREGA PUESTO DE TRABAJO. 15/08/2019

 Computador todo en uno marca COMPAQ (buen estado).

 Archivos digitales del PAE PEREIRA, así:

 Carpeta “PAE PEREIRA 2019”, en esta carpeta se encuentran subcarpetas con los
nombres de cada mes atendido. Cada subcarpeta contiene los archivos que se
relacionan a continuación:
Actas de entrega de raciones (por contrato).
Actas de entrega de aseo (por contrato).
Actas de entrega de mercado preparado en sitio.
Certificados de donaciones (por contrato).
Actas de entrega de menaje (por contrato).
Respuesta a diferencias; son los soportes requeridos por la alcaldía (por contrato).
Consolidado de entrega de raciones (por contrato).
Consolidado de donaciones (por contrato).
Relación de pagos de nómina a manipuladoras del programa (por contrato).
Actas de visitas de la alcaldía.
 Carpeta “DOCUMENTOS PAE PEREIRA”, contiene los formatos de actas de entrega,
formatos del plan de saneamiento, formatos acta de despacho, base de datos de
transportadores 2019, directorio I.E, señalizaciones de planta, formato de
cancelaciones, formatos de donaciones.
 Carpeta “DONACIONES”, contiene los documentos de todas las fundaciones a las que
se realizan donaciones, formatos de certificados de donaciones y la base de datos de
las fundaciones.
 Carpeta “PLANES DE MEJORA 2019”, contiene evidencia de los planes de mejora
ejecutados por el equipo PAE PEREIRA, enviados por la alcaldía.
 Carpeta “PLANOS”, contiene los planos de las bodegas 3, 4,8 y 9.

 Celulares marca ALCATEL, LANIX Y AMGOO con plan de minutos número: 313-686-2732
313-502-3177
 Elementos de escritorio y papelería.
 Cajas de archivo (6), contienen toda la documentación recolectada durante la ejecución
del programa del año 2019.
NOTA: es de aclarar que el archivo digital coincide totalmente con el físico.
QUIEN ENTREGA QUIEN RECIBE