INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN

Código: CM-PR-02 Versión: 01

Hoja: 1 de 5

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CONTROL DE REGISTROS DE LA CALIDAD CM-PR-02

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Bienes y Suministros de Almacén) con las observaciones realizadas anteriormente. Bienes y Suministros de Almacén) el cual es entregado al Encargado de Almacén. 3. la Unidad de Compras de la Dirección Financiera. Al rectificar las existencias se procede a informar a cada dirección solicitante por medio del formulario antes descrito la cantidad real que debe adquirirse por medio de la unidad de compras. Subgerencia y/o Gerencia. . lo cual aparecerá en la columna de Autorizado. MOBILIARIO Y EQUIPO AL ALMACEN (con base a pedidos efectuados por cada dirección). ALCANCE 3.INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN 1. PROPÓSITO Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 2 de 5 2. 4. ya que existen suministros que cuentan con fecha de vencimiento los cuales pueden llegar a su caducidad antes de poder utilizarlos. recibe el Formulario de Pedido de las Direcciones y procede a cotizar los insumos requeridos. (previo a la elaboración de este pedido debe llenarse el Formulario de Solicitud de Compra de Material. Esto con el fin de evitar mucho volumen en la compra de los mismos. VOCABULARIO 5. esto con la finalidad de ver antes las existencias con que cuenta el almacén en ese momento. METODOLOGÍA : INGRESO Y EGRESO DE INSUMOS. Cada director realiza el requerimiento cuatrimestral de insumos al Departamento Financiero (llenando el Formulario de Pedido a Financiero. USUARIO Y RESPONSABLE: 4. 1. El encargado de Almacén recibe de las diferentes direcciones el Formulario de Pedido a Financiero y el Formulario de Solicitud de Compra de Material. 2. el cual lleva consigo la firma del Director y/o Jefe solicitante.

Almacén remite al Departamento Financiero el expediente (Formulario de Pedido a Financiero. de factura. fecha para entrega de cheque. factura del proveedor y Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario. ubicado en la Dirección de Administración Interna el Formulario de Pedido cuatrimestral de todas las Direcciones y a la vez informa de la fecha de recepción de los insumos por parte de los proveedores. los insumos recibidos 8. ( Esta contraseña será requerida al proveedor por tesorería para la entrega del cheque respectivo. . 7. Encargado de almacén procede a rebajar de tarjetas kardex y archivo electrónico los costos de los formularios de despacho de suministros de almacén. 10. para su respectivo despacho. se Solicita el producto de los mismos. Encargado de almacén procederá a despachar los suministros requeridos por las Diferentes direcciones de la institución. por lo que pueden proceder a efectuar el Formulario de Despacho de Suministros de Almacén y remitirlo a la Dirección de Administración Interna al área de Almacén en los primeros cinco días de cada mes. 12. esto con el fin de realizar el tramite de cheque del proveedor. por parte de Financiero. fecha de recibido y firma y sello del encargado de almacén. 13. Cuando la Unidad de Compras define que proveedores van a ser adjudicados. valor de la factura.INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN 5. Almacén entrega a proveedores contraseña para cheque . Compras traslada al Encargado de Almacén. (únicamente se atenderá un pedido especial de las diferentes direcciones). y luego se procede a ser Ingresados en tarjetas kardex y archivo electrónico. Almacén procede a recibir los insumos por parte de los proveedores cotejando Conjuntamente con el Formulario de Pedido y Factura del Proveedor. Almacén ingresa a bodega los insumos recibidos. No. 9. Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 3 de 5 6. incluyendo en esta el nombre del proveedor. El Encargado de Almacén informa a las Direcciones correspondientes de que la mercadería ya fue recibida. 11.

5.. 4.9-Nit. mes y año actual) 1..Fecha (que sea el día.. copia del vale.1. para que este pueda ser rebajado de las tarjetas Kardex.7-Precio Unitario 1.La factura debe ser acompañada por la copia del vale correspondiente que le fue emitido por el encargado del Fondo de caja chica o el código presupuestario que le asigna la unidad de Presupuesto. fotocopia de la misma. 5.3-La factura debe venir con la palabra CANCELADO 1. Este formulario debe venir firmado por la persona solicitante.8-Factura a nombre de INAP 1.4-La factura debe venir Firmada por la persona que extiende la factura 1.Si la factura es cambiaria debe venir acompañada del Recibo de Caja correspondiente. 3.. autorizado por el Jefe y/o Director de cada Dirección. La factura debe contener los siguientes requisitos: 1.INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 4 de 5 PROCEDIMIENTO PARA INGRESO y EGRESO DE FACTURAS AL ALMACEN POR MEDIO DEL FONDO ROTATIVO DE GASTOS VARIOS 1..Adjunto a la factura original. .Anotar la cantidad en letras 1.6-Valor total 1.La factura debe venir razonada y firmada por la persona que autorizo la compra y con el visto bueno de Subgerencia.Régimen a que se esta afecto 1. adjuntar también el Formulario de Despacho de Suministros de Almacén.El Encargado de Almacén recibe factura original y fotocopia de lo que se desea sea ingresado. Del INAP 344073-7 2.2.

para que esta pueda realizar su liquidación del vale en el Departamento Financiero..Se procederá al Ingreso respectivo al momento de cumplir con los requisitos antes mencionados. y se trasladara el expediente a la persona correspondiente..Encargado de almacén procede a rebajar de tarjetas kardex y archivo electrónico los los formularios de despacho de suministros de almacén. Registros Título Control Maestro de Registros Código CM-FO-04 Versión 01 .INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACION PUBLICA –INAPPROCEDIMIENTO ALMACEN 6. Código: CM-PR-02 Versión: 01 Hoja: 5 de 5 costos de 6. 7.

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