AUDITORES JUNIOR S.A.

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NARRATIVA DE CONTROL INTERNO
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CLIENTE: Agencia de Coordinación Distrital de Comercio
PROCEDIMENTO: Contratación de personal
NOMBRES Y CARGO DEL PERSONAL ENTREVISTADO: Erika Correa - Jefa de Talento Humano
FECHA DE CORTE: 16 de marzo de 2021

NARACCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO

De la entrevista realizada a Erika Correa, jefa de talento humano, el día 16 de marzo de 2021, con el objetivo de detallar
el proceso de contratación de personal en la Agencia de Coordinación Distrital de Comercio, a continuación, se desglosa
el procedimiento:

DESCRIPCION DEL SISTEMA

El proceso comienza viendo si la empresa tiene partida presupuestaria (presupuesto para contratar nuevo personal) y la
autorización de la máxima autoridad, Si posee lo antes descrito se procede a publicar el puesto de trabajo en el portal de
socio empleo, el cual estará especificado el perfil que se necesita y los requisitos a cumplir, posteriormente se procede
con el concurso de méritos y oposición, una vez que las personas que pasaron dicho concurso, las personas deben
acercarse a la entidad a entregar la documentación solicitada, a continuación el área de talento humano se encarga de
ver quienes cumplen con todos los requisitos especificados, (documentación solicitada), visto que la persona a contratar
cumple con los requisitos, se procede con la aprobación del representante de talento humano y de la máxima autoridad
de la entidad, mediante acción de personal se procede con ingreso de los datos al sistema E-SIGEN de la persona a
contratar y para terminar se notifica a la persona.

LUGAR, FORMA Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS CONTABLES

La ubicación de la documentación receptada por parte del personal contratado en este caso contador, forma parte del
archivo de talento humano, adicionalmente se tiene un respaldo en digital a resguardo del representante de talento
humano, es decir en la computadora de Erika Correa Jefa de Talento Humano. El archivo físico esta foliado y se ordena
en dos: Activos y Pasivos, los cuales están en orden alfabético y por último por antigüedad.

- Los que se hallan comprendidos en Activos, incluye la documentación y los procesos de las personas que se
encuentran actualmente trabajando en la entidad.
- Los que se hallan comprendidos en Pasivos, incluye la documentación y los procesos de las personas que ya
no se encuentran laborando en la entidad.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

- El proceso de contratación de personal es extenso, es decir muy burocrático.

- La documentación fuente del departamento no es archivada de forma ordenada según lo establecido en el código de
archivo de la entidad.
- La entidad recién se encuentra en la implantación de un archivo digital.

Elaborado por: PHKL-RSFJ Revisado por: BPAV

Fecha: 2021-03- Fecha: 2021-03-
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CLIENTE: Agencia de Coordinación Distrital de Comercio
PROCEDIMENTO: Elaboración, aprobación y pago de rol de pagos y rol de provisiones sociales.
NOMBRES Y CARGO DEL PERSONAL ENTREVISTADO: Erika Correa - Jefa de Talento Humano, Luís Chicaiza
-Contador General, Marco Mena - Tesorero
FECHA DE CORTE: 16 de marzo de 2021

NARACCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO

De la entrevista realizada a Erika Correa - jefa de talento humano, Luís Chicaiza – Contador General y Marco Mena –
Tesorero, el día 16 de marzo de 2021, con el objetivo de detallar el proceso de elaboración, aprobación y pago de rol de
pagos y rol de provisiones sociales en la Agencia de Coordinación Distrital de Comercio, a continuación, se desglosa el
procedimiento:

DESCRIPCION DEL SISTEMA

El proceso comienza en el área de talento humano, donde el responsable ingresa los datos del personal de nómina al
sistema E-sigen, el cual automáticamente procede a calcular todos los rubros a pagar, los cuales constan: sueldo,
beneficios sociales, aportaciones patronales y personales correspondientes, conjuntamente se elabora el rol de provisión.
De forma posterior se remite a tesorería para su aprobación, y después al área contable donde el contador hará el registro
respectivo. Para finalizar talento humano notifica al personal de nómina.

LUGAR, FORMA Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS CONTABLES

La ubicación de los roles de pagos y roles de provisión se mantiene en el archivo de talento humano, el cual será
clasificado como Activo, siendo este personal de nómina que se encuentra laborando actualmente en la empresa,
adicionalmente se resguarda en archivo digital de talento humano. Por parte del registro de los roles se tendrá en custodia
en el archivo contable.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

- Hay que recalcar que para la aprobación del rol de pagos por parte de tesorería se debe tener partida presupuestaría
al ser entidad pública.

Elaborado por: PHKL-RSFJ Revisado por: BPAV

Fecha: 2021-03- Fecha: 2021-03-
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CLIENTE: importadora el palacio del accesorio imporpalac cia. Ltda.
PROCEDIMENTO: cobro y registro de ventas con cheque
NOMBRES Y CARGO DEL PERSONAL ENTREVISTADO: Steven Cevallos - Jefe de cobranza, Carlos Clavijo-Contador
General
FECHA DE CORTE: Al 17 de marzo de 2021

NARACCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO

De la entrevista realizada con el jefe de cobranza y el Contador General, el día 17 de marzo de 2021, con el objetivo de
registrar el proceso de cobro y registro de ventas de repuestos automotrices con cheque, a continuación, se detalla el
procedimiento:

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Cobranza con cheque

El vendedor solicita autorización al Departamento de Cobranza para realizar el cobro con cheque, el cual debe tener una
numeración mayor a cien, esto se aplica como parte de la política de la empresa. Se revisa que el cheque no tenga
enmendaduras, caso contrario se devuelve el cheque al cliente. Se obtiene la copia de la cédula de identidad del cliente

Elaborado por: PHKL-RSFJ Revisado por: BPAV

Fecha: 2021-03- Fecha: 2021-03-
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CLIENTE: Instituto de Seguridad Social de Fuerzas Armadas
PROCEDIMENTO: Emisión y Aprobación del estado de situación financiera con corte al 31 de diciembre del 2018.
NOMBRES Y CARGO DEL PERSONAL ENTREVISTADO: Cristina Contreras – Contadora General
FECHA DE CORTE: 17 de marzo de 2021

NARACCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO

De la entrevista realizada a Cristina Contreras – Contadora General, el día 17 de marzo de 2021, con el objetivo de
detallar el proceso de emisión y aprobación del estado de situación financiera con corte al 31 de diciembre del 2018 en
Instituto de Seguridad Social de Fuerzas Armadas, a continuación, se desglosa el procedimiento:

DESCRIPCION DEL SISTEMA

El proceso comienza cuando el contador general comprueba la razonabilidad de la información financiera contenida en los
Estados Financieros, dispone la emisión de los Estados Financieros y anexos para la entrega a la Dirección General,
Organismos de Control internos y externos. Se delega a los Analistas contabilidad y Asistente de contabilidad los cuales
emiten los Estados Financieros de la Administración de Fondos y Fondo Administrados, luego estos proceden a
entregarle dichos estados al contador general para su respectiva legalización, quien a su vez se encarga de remite al
director financiero para su aprobación. De forma posterior el Contador General remite los Estados Financieros ya
aprobados, a los diferentes niveles de la Dirección General y Organismos de Control interno y externo. El Asistente
Contable realiza el oficio y coordina la legalización con el Contador General y Director Financiero, una vez legalizado, se
elabora la comunicación para la entrega a Dirección General los cuales darán la aprobación final a los Estados
Financieros y se procede a la entrega a los Organismos de Control Internos y Externos.

LUGAR, FORMA Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS CONTABLES

La ubicación de los Estados Financieros se encuentra en custodia con el Asistente de contabilidad, el cual lo mantiene en
el archivo contable, organizado por periodos fiscales.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

- El proceso de emisión y aprobación de los Estados Financieros es extenso, pero con el propósito de pasar los
diferentes filtros de seguridad y para garantizar la razonabilidad de la información presentada.

Elaborado por: PHKL-RSFJ Revisado por: BPAV

Fecha: 2021-03- Fecha: 2021-03-
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CLIENTE: importadora el palacio del accesorio imporpalac cia. Ltda.
PROCEDIMENTO: concesión de un crédito por venta de mercadería
NOMBRES Y CARGO DEL PERSONAL ENTREVISTADO: Pamela Esteves - Jefa de créditos
FECHA DE CORTE: Al 17 de marzo de 2021

NARACCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO

De la entrevista realizada con la jefa de créditos, el día 17 de marzo de 2021, con el objetivo de registrar el proceso de
solicitud, análisis y aprobación de ventas bajo modalidad a crédito con garante, a continuación, se detalla el
procedimiento:

DESCRIPCION DEL SISTEMA

Solicitud de crédito

El cliente y el garante se encargan de llenar y firmar la solicitud de crédito respectivamente, las cuales son entregadas
junto al resto de documentación habilitante solicitada por la empresa.

Análisis del crédito

El Jefe de crédito se encarga de receptar y comprobar la veracidad de la información proporcionada por el cliente y el
garante, verificando si sobrepasa la base de US$ 5.000,00 con lo cual se debe llenar el formulario de la Unidad de
Análisis Financiero y Económico (UAFE). Por lo tanto, al constituirse una venta a crédito de US$ 3.000,00 este documento
no fue requerido. Adicionalmente, se revisa el historial crediticio del cliente y del garante en el buró de crédito de cada
uno, con lo cual se genera información de respaldo que es añadida al resto de documentación entregada, la cual debe
estar impresa y firmada por el cliente y el garante. Se analiza la información proporcionada, evaluando si la venta a
crédito se encuentra dentro del nivel de tolerancia al riesgo con el que opera la empresa.

Aprobación de crédito

Posterior a la recepción y análisis de la documentación requerida, se emite el informe de análisis del crédito, el cual es
analizado y aprobado por el Gerente de la entidad.

LUGAR, FORMA Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS CONTABLES

La documentación solicitada al cliente es archivada en orden cronológico por la recepcionista en portafolios individuales
para cada cliente y su respectivo garante. Existen dos formas de archivo para las ventas a crédito, a continuación, se
detalla:

- Aquellos portafolios comprendidos en Carteras por vencer, que incluyen la documentación entregada y
verificada de aquellos clientes que mantienen pagos puntuales.
- Aquellos portafolios comprendidos en Carteras vencidas, en los que se encuentra la documentación
proveniente de aquellos clientes que mantienen sus créditos en mora.

PRINCIPALES OBSERVACIONES

- Se identifica inconformidad en la concesión de ventas a crédito, durante la fase de análisis del crédito, debido a
que se encuentra bajo el control de extensos procedimientos.

Elaborado por: PHKL-RSFJ Revisado por: BPAV

Fecha: 2021-03- Fecha: 2021-03-