LA CIRCULAR

TEMA Nº 3
 INTRODUCCIÓN
La Circular es un documento, que está dirigido a
varios destinatarios, cuyo asunto en especial suele ser
de interés común de todos los trabajadores.
Usualmente es una comunicación vertical
descendente, es decir es emitido por las autoridades
de varios niveles jerárquicos hacia sus subalternos,
con la finalidad de comunicar una noticia, una
información, un evento, disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad.
 DEFINICIÓN
La Circular proviene de la palabra en latín
“Circularis” que significa:
“Formar o poner en círculo”
Entonces definiremos que una Circular, es un
documento que circula entre varias personas,
permitiendo una comunicación interna o
externa de carácter general o normativo.
 CARACTERÍSTICAS
Es un documento interno de carácter
informativo, por tanto, tendrá que redactarse
en un lenguaje sencillo de fácil comprensión
Su redacción, bebe ser de manera clara,
concisa, ordenada, sin rodeos y de forma
directa.
Para llegar a todos los destinatarios, puede
entregar una copia fotostática a cada uno.
CARACTERÍSTICAS
 Sirve de medio de acción
 Tienen un carácter colectivo
 Es un documento
administrativo
 Asegura la pervivencia de las
funciones administrativas
 CLASES DE CIRCULARES

VOLUNTARIA OBLIGATORIA
TIENE EL MISMO TEXTO PARA VARIOS
DESTINATARIOS

Sirve para informar a sus clientes, Mantiene una buena relación

proveedores o distribuidores: sobre
sus productos, servicios, lista de
productos y precios, remisión de
catálogos, y otras informaciones de
carácter general.
Internamente, se da a conocer
normas generales, cambios,
políticas, disposiciones,
invitaciones, órdenes y otros.
comercial, se comunicará cambios
de domicilio, apoderados, apertura
de una nueva sucursal, traspaso de
negocio, clausura, liquidación y
quiebra, convocatoria de asamblea
de accionistas, aumento o
disminución de capital, entre otros,
información que es muy importante
para nuestros clientes y socios.
PARTES DE LA CIRCULAR
1. Membrete
2. Identificación de documento “CIRCULAR”
3. Número de Circular
4. Datos del destinatario
5. Datos del remitente
6. Referencia o asunto
7. Fecha
8. Cuerpo de la Circular
9. Despedida
10. Ante Firma
11. Firma y sello
12. Datos de responsabilidad
13. Referencias Finales
Membrete
Tiene tres elementos esenciales los
cuales son: el nombre de la
Institución, la dirección y el número
de teléfono, generalmente son hojas
ya pre impresas.

Identificación de documento
Es el nombre “CIRCULAR” y esto va
escrito en negrillas con mayúscula
sostenida.
 Número de Circular
Se coloca las abreviaciones de la Unidad que emite la
circular seguido del número correlativo slash y año.
Ej: DIR. ADM. Nº 005/2021
D.A./CONT. Nº 005/2021

Datos del destinatario

A quienes esta dirigido dicho documento siempre se
empieza con la preposición A: luego se escribe el
grupo de personas Ej. Todo el personal administrativo.
Datos del Remitente
Son los datos de quien emite el
documento, empieza con la preposición
DE: luego se escribe la abreviación de su
grado académico y seguido su nombre
completo, un interlineado hacia abajo se
escribe el cargo que ocupa dentro de la
Institución o Empresa.

Referencia o asunto
En la mayoría de los casos se coloca la
abreviación REF.: seguido del texto que
“resume el contenido” de la Circular, se
puede colocar también ASUNTO: ambos
son válidos.
 Fecha
Se escribe la palabra FECHA: luego
el lugar, día, mes y año de emisión
del documento.

Cuerpo de la Circular
Se consigna sólo lo estrictamente necesario suprimiendo
las palabras de cortesía, pero el mensaje debe ser
claro. Debe ser en un lenguaje formal pero no técnico,
debe estar orientado hacia un determinado sector o
grupo de personas, puede ser extensa, mucho
dependerá del contenido que se requiera comunicar,
usualmente se utiliza el párrafo de la idea central y el
párrafo de conclusión con alguna aclaración o
recomendación, puede ser redactado en estilo bloque o
semibloque.
 Despedida
Se escribe solamente atentamente,
cordialmente.

Ante Firma
Son los datos del remitente el nombre completo y un
espacio hacia abajo se escribe el cargo que ocupa.

Firma y sello
Deberá firmar la persona que emite el documento
seguido de su sello Institucional.
 Datos de responsabilidad
Son las iniciales con mayúsculas de la
persona que firma slash y con OBLIGATORIO
minúscula las iniciales de la persona
que transcribe el documento.

Referencias Finales
Se puede utilizar la abreviación con copia c.c. archivo
y todas las unidades o dependencias donde llego el
documento, en el caso de que se adjunte alguna
documentación se utilizará la abreviación de adjunto
Adj., en algunas instituciones colocan la palabra
completa de estas referencias finales.
 FORMATO

DOO/br
12
C.c: Archivo

13
 FUNCIONES DE LA CIRCULAR
La circular es un documento interno, cuya finalidad
o función es transmitir:
1. Dictar órdenes
• Cursos de capacitación
• Actos oficiales de la Institución
• Rotación de horarios de turno
• Cambios de horario
 FUNCIONES DE LA CIRCULAR
2. Informar, comunicar las siguientes
disposiciones:
• Aplicación de encuestas
• Asistencia a actividades empresariales
• Convocatoria a reuniones
• Toma de fotografías para anuario empresarial
• Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
 PASOS PARA REDACTAR UNA
CIRCULAR
Debemos considerar los espacios a utilizar, margen superior y
lateral izquierdo de 3 a 4 cm, margen inferior y lateral derecho de
2 a 3 cm, se recomienda centrar el nombre “CIRCULAR”, que será
el referente, para centrar los demás datos que conforman el
encabezado, recuerde que el documento debe ser estético.
 PASOS PARA REDACTAR UNA
CIRCULAR
La línea de separación, será el parámetro que delimitará al desarrollo del
cuerpo de la CIRCULAR, este debe iniciar y finalizar el trazado en 3 a 4 cm del
lateral izquierdo y 2 a 3 del lateral derecho.
 PASOS PARA REDACTAR UNA
CIRCULAR
PROCEDIMIENTO
A) BUSQUEDA DE DATOS
B) ORDENE SUS IDEAS (BOSQUEJO SINTÉTICO DE IDEAS)
C) ESCRIBA SUS PÁRRAFOS QUE CONTENGAN FRASES Y ORACIONES CORTAS
D) NO REPITA LAS FRASES O PALABRAS
E) USE UN TONO ADECUADO
F) PREPARE SU BORRADOR
G) APLIQUE LAS CARACTERÍSTICAS DE LA CIRCULAR
H) AUTOCRÍTICA
 PASOS PARA REDACTAR UNA
CIRCULAR
BUSQUEDA DE DATOS
La recolección correcta de datos garantizará que la comunicación sea efectiva.
Ejemplo. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

¿A quien ? R. Direcciones, Subdirecciones, Jefes de Unidades, Jefes de Área

¿Cuándo? R. A partir del 13 de julio en el horario de 15:00 en adelante,
sujeto a programación.
¿Dónde se programara? R. Jefatura de Soporte Técnico
¿Con quien? R. Con el Lic. Justo Ruiz Arce
¿Se suspenderá las actividades? R. sin suspensión de actividades.
 PASOS PARA REDACTAR UNA
CIRCULAR
Encabezado, escribe los datos del encabezado que están al inicio antes de la
línea de separación, recuerda que en el destinatario, debemos colocar al grupo
que va dirigido la circular y del remitente deben ir todos sus datos.
 PASOS PARA REDACTAR UNA CIRCULAR

Cuerpo de la Circular, al momento de redactar una circular

debemos utilizar un lenguaje formal y sencillo de fácil
comprensión, en tercera persona, pero puede existir cierto
grado de cercanía, si lo que se pretende comunicar es un nuevo
beneficio para el personal.
El párrafo de apertura, inicia la redacción del texto, y tiene la
finalidad de introducir al tema central del documento.
Se pone en conocimiento de…
Se comunica…
Por disposición…
De acuerdo con…
 PASOS PARA REDACTAR UNA CIRCULAR

El párrafo de la idea central o la exposición, se desarrolla en

forma breve, clara, precisa y directa, es la información que se
desea hacer conocer al personal de una institución o de una
empresa.
En la situación que se desee informar varios aspectos en la
misma circular, esta deberá ir enumerada por ejemplo.
1.
2.
El párrafo de conclusión o de cierre, se puede realizar
recomendaciones sobre el cumplimiento de la circular.
 PASOS PARA REDACTAR UNA CIRCULAR

“De mi mayor consideración:

Se pone en conocimiento de ustedes que, desde el 13 de

julio, el Departamento de Soporte Técnico, procederá a
realizar la limpieza y mantenimiento de los equipos de
computación a partir de horas 15:00 en adelante, para lo cual
deberán realizar la programación correspondiente
directamente con el Lic. Justo Ruiz Arce, Jefe de Soporte
Técnico, para acceder a este servicio.

Asimismo, este trabajo no debe interferir en el cumplimiento

de sus funciones; por tanto, debe recomendar al personal
bajo su dependencia tomar los recaudos pertinentes.”
 PASOS PARA REDACTAR UNA CIRCULAR

Despedida, se utiliza directamente las palabras atentamente o cordialmente.

Atentamente,

La Antefirma, está compuesta por los datos de la persona que firma el

documento y el cargo que ocupa dentro de la empresa.

Lic. Osvaldo Córdova Daltez Oporto

GERENTE GENERAL
La firma y el sello, debe ser firmado y sellado por la persona que emite la
circular
 PASOS PARA REDACTAR UNA CIRCULAR

Referencias finales, abreviación con copia c.c. se debe colocar todas las
unidades o departamentos que reciben esta copia como también archivo, si de
adjunta algún documentos se colocará la abreviación Adj.: y el detalle.

c.c.: Dirección Administrativa

Dirección Comercial
Dirección Operativa
Archivo

Datos de responsabilidad, su exposición es obligatoria recuerda que son las

iniciales en mayúsculas de la persona que firma seguida de las iniciales en
minúscula de persona que transcribe el documento.
OCD/br