DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS …

ALGO MÁS QUE CARTAS.

 CARTAS COMERCIALES
 Características
◦ Externa
◦ Formal
 Propósito
◦ Solicitar información
◦ Hacer una petición
◦ Confirmar
◦ Dar información o felicitar
 Estilos
◦ Bloque (extremo)
◦ Bloque modificado
◦ Bloque modificado con párrafos sangrados (semibloque)
◦ Simplificado (AMS
CARTA COMERCIAL CON
OTRAS PARTES ESPECIALES
MEMORANDOS
Comunicación interna e informal.

Estilos de memorandos
◦ Tradicional

◦ Moderno

◦ Simplificado
CARTA CIRCULAR
Comunicación semiformal que se envía a
dependencias o departamentos de una
misma organización y a divisiones y
subdivisiones de una misma empresa.
CARTA CIRCULAR
Partes de la carta circular
◦ Membrete
◦ Fecha
◦ Título o identificación del documento
◦ Línea del destinatario
◦ Saludo
◦ Texto
◦ Firma mecanografiada
◦ Despedida
◦ Iniciales de referencia y codificación electrónica de archivo
CARTA CIRCULAR
CONVOCATORIA
Se utiliza principalmente para citar a
varias personas a fin de que asistan a un
acto determinado: reunión, asamblea o
convención.
CONVOCATORIA
Partes de la convocatoria
◦ Membrete
◦ Fecha
◦ Título
◦ Texto
◦ Firma mecanografiada
◦ Iniciales de referencia y codificación
electrónica de archivo
◦ Anotación de anexo
CONVOCATORIA
AGENDA
Se conoce además como orden del día a
la lista de los asuntos que se van a tratar
en una reunión. La agenda puede
distribuirse al comienzo de una reunión o
se circula con anticipación para que sirva
como recordatorio de la misma.
AGENDA
Partes de la agenda
◦ Membrete
◦ Fecha
◦ Título del documento
◦ Texto y orden de asuntos
◦ Firma mecanografiada
◦ Iniciales de referencia y codificación
electrónica de archivo
AGENDA
CERTIFICACIONES
Es un documento oficial en el cual se
confirma alguna información. Su contenido
sirve como prueba en casos judiciales o de
investigación. Puede llevar el sello oficial
del organismo que lo emite.
Situaciones en que se puede usar
◦ Para confirmar que una persona es miembro de
una institución u organización.
◦ Para informar la contribución económica a una
organización.
CERTIFICACIONES
◦ Para reclamar la aportación económica en el
sustento de una persona.
◦ Para certificar o dar fe del pago de dinero.
◦ Para confirmar cualquier información o dato
verídico (salarios, fechas, entrega de
documentos o datos que son relevantes de
algún asunto).
CERTIFICACIONES
Partes de la certificación
◦ Membrete
◦ Título
◦ Número
◦ Dirección del destinatario
◦ Texto
◦ Fecha
◦ Firma mecanografiada
◦ Iniciales de referencia y codificación de archivo electrónico
◦ Sello
CERTIFICACIONES
RESOLUCIÓN
Es un decreto, dictamen o decisión
tomada por un cuerpo deliberativo. Es un
documento interno, aprobado en una
reunión por los miembros de ese cuerpo.
Propósitos de la resolución
◦ Introduccir una línea de acción
◦ Felicitar
◦ Expresar condolencia
◦ Honrar, conmemorar
◦ Expresar reconocimiento
RESOLUCIÓN
PROCLAMA
Es una notificación pública que informa en
general sobre algún evento especial o de interés.
Puede publicarse en algún rotativo del país o en
el órgano interno de una empresa.
Se utiliza un tipo de letra diferente al que se usa
en la correspondencia regular, como por
ejemplo, la cursiva.
La proclama se hace en un papel especial de
pergamino o en papel con algún diseño en los
bordes para hacer más atractivo el documento.
PROCLAMA
Partes de la proclama
◦ Membrete
◦ Título del documento, motivo o asunto por el
cual se emite
◦ Texto
◦ Firma mecanografiada
◦ Sello de la entidad que la emite
PROCLAMA
COMUNICADO DE PRENSA
Es un informe especial cuyo contenido es
una declaración que se emite para
conocimiento público. O sea es un texto
noticioso con el propósito de lograr
exposición gratuita en los medios masivos
de comunicación para el beneficio de una
empresa, producto, servicio, organización
o persona.
COMUNICADO DE PRENSA
El formato debe ser de pirámide invertida:
se escribe desde o más importante a lo
menos importante.
Se menciona la persona contacto y sus
teléfonos.
Debe escribirse a espacio doble.
El final del comunicado puede tener la
palabra FIN o los símbolos # # #.
Se escribe objetivamente.
COMUNICADO DE PRENSA
MINUTAS Y ACTAS
Minuta
◦ La toma verbatim de las acciones y la
discusión que ocurre durante una reunión.
Registro de los sucesos.

Acta
◦ Es un resumen de las acciones tomadas, y en
la misma se incluyen aquellos acuerdos sobre
los que el cuerpo constituido toma acción.
ACTA
Resume los acuerdos tomados en una reunión.
Partes del Acta
◦ Encabezamiento (nombre del organismo, fecha, hora
y lugar de la reunión, nombre de los asistentes y el
cargo de los oficinales al lado del nombre).
◦ Texto
◦ Líneas de cierre
◦ Iniciales de referencia y codificación archivo
electrónico
◦ Anotación de Anexo o Apéndice
ACTA
CORREO ELECTRÓNICO (E-
mail)
 Es un medio de distribuir información usando la
computadora y las líneas telefónicas.
 Se utiliza para enviar mensajes a, y recibir mensajes de,
personas, empresas u organizaciones.
 Para poder usar e-mail se requiere un módem y una
línea de teléfono.
 Se puede tener una dirección electrónica personal
mediante contrato con empresas que ofrecen este
servicio o, incluso, gratuitamente en algunos casos.
CORREO ELECTRÓNICO
Reglas de cortesía (netiquette)
◦ Incluir un saludo en los mensajes, así como
una línea de despedida.
◦ Evitar escribir texto con mayúscula sólida.
◦ Borrar la cadena de mensajes que puede
aparecer en el e-mail que se recibe antes de
contestarlo.
◦ Usar vocabulario cortés y adecuado.
CORREO ELECTRÓNICO
Partes
◦ To: Dirección del destinatario
◦ From: Dirección del originador del mensaje
◦ Subject: Tema o asunto del mensaje
◦ C: Copia del mensaje a ser enviado a otras personas
◦ BCC: Copia Confidencial (blind carbon copy)
 Esta parte no aparece en el mensaje de los
destinatarios.
 Date: Fecha y hora en que se envió el mensaje
 Mensaje
CORREO ELECTRÓNICO
BIBLIOGRAFÍA
Delgado, Conchita. Manual de Referencia
para la Oficina Moderna, McGraw Hill, 2004.
Paizy, Gabriel. “Taller Redacción para la
Oficina de Hoy.” Seminarios Imagen, 2008.
Quiñones, Josefina. Guía de Consulta para el
Personal de Oficina, Publicaciones
Puertorriqueñas, 2001.
VanHuss, Forde, Woo, & Heffering. Keyboarding
& Word Processing, South Western, 17e,
2008.
Gracias y…
Recuerda 
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