Cómo escribir un correo electrónico convincente

Los correos electrónicos son los documentos más comunes en el mundo de los negocios.
Desafortunadamente, muchos de estos correos están escritos tan pobremente que los
receptores deben luchar para poder descifrar el por qué están leyendo el correo y qué se
supone que deberían de hacer con lo recibido.
Aquí hay un método infalible para escribir correos electrónicos que sí cumplen con su
función.

1. Ten una decisión específica en mente.

La función de un correo electrónico es de siempre hacer que el receptor(es) haga una
decisión de cierta clase. De otra manera, ¿Por qué molestarse en escribirlo?
Por consiguiente, antes de empezar a escribir, hazte la pregunta: “Exactamente, ¿Cuál
es la decisión que quiero que mi receptor tome?”
Al igual que con cualquier documento de negocios, la imprecisión es lo opuesto a lo
útil. Entre más clara sea la meta, más convincente va a ser tu correo electrónico.

2. Empieza con escribir tu conclusión.

Tu conclusión es una declaración de la decisión que deseas que el receptor tome,
basada en el contenido de tu correo.
En la escuela probablemente te enseñaron a empezar con una introducción y
terminar con una conclusión. Error.
Nadie en el mundo de los negocios tiene tiempo para aventurarse por el camino del
desarrollo de una idea. Si tú no les cuentas la razón de tu correo inmediatamente, lo
más probable es que solo te ignoren.
Por lo que comienza con tu conclusión. Por ejemplo, supón que tu meta es hacer que
tu jefe apruebe un gimnasio en casa.

INCORRECTO:
Jim,
Como tú sabes, el ausentismo de los empleados es generalmente reconocido como un
problema continuo con un fuerte impacto financiero, tanto en nuestra compañía como
en otras compañías de nuestras industrias. [bla, bla, bla] Por consiguiente, deberíamos
considerar asignar el dinero para la instalación de un gimnasio en la sede de nuestras
instalaciones.

CORRECTO:
Jim,
Yo deseo que apruebe la instalación de un gimnasio en casa.

3. Estructura tu argumento de apoyo en “trozos digeribles.”

Una vez que hayas fijado tu conclusión, clasifica los argumentos que apoyen tu
conclusión (esto es la decisión que tú deseas que sea tomada). Para hacer tus
argumentos “digeribles”, divídelos en “trozos” pequeños, y presenta cada punto con
un formato y estructura similar.

INCORRECTO:
De acuerdo con un reporte del gobierno recientemente publicado, la aptitud física
grupal es extremadamente importante ¡incluso cuando muy pocas compañías han
demostrado compromiso a ella! Muchas empresas identifican la aptitud física como
una infravalorada competitiva posesión capital, pero no tienen un plan para el
mejoramiento en esta área, incluso cuando la aptitud física es fuertemente vinculada al
éxito corporativo y económico tanto individual como personal. Presiento que si no nos
enfocamos en el problema de la aptitud física mientras mejora la productividad en el
área de trabajo, nos quedaremos atrás.

CORRECTO:
Un gimnasio en casa podrá:
-Reducir el absentismo.
-Incrementar la productividad en general.

4. Refuerza cada argumento con evidencia.

Se ha dicho que todos tenemos dos cosas: un esfínter y una opinión. A menos que
proporciones datos que respalden tus argumentos, tu correo se convierte en una
gran opinión y, por consiguiente, a los ojos de tu receptor, tú probablemente
parecerás solo un gran… bueno… captas la idea.
INCORRECTO:
Un gimnasio en casa reducirá el absentismo porque entonces las personas van a querer
venir a trabajar más que quedarse en casa y no se enfermarán tanto.

CORRECTO:
-Reducir el absentismo. De acuerdo con la encuesta del National Health Institute a
1,000 empresas, las compañías que poseen un gimnasio en casa experimentan un 20%
menos de absentismo que aquellas a las que les falta dicha instalación.

5. Repite tu conclusión como un “llamado a la acción.”

Al final de tu correo, repite tu conclusión de una manera que le proporcione al
receptor con los pasos a seguir que el receptor debe de tomar, asumiendo que el
receptor ahora este de acuerdo con tu conclusión, basada en la fuerza de tus
argumentos y evidencias. Mantenlo simple y especifico.

INCORRECTO:
Su apoyo para este proyecto será muy apreciado.

CORRECTO:
Si usted responde a este correo con su aprobación, empezaré con el proceso.

6. Ponle un beneficio en la línea de asunto.

Tu línea de asunto (aka “título”) es la parte más importante de un correo, razón por
la cual es lo último que escribes, después de haber escrito ambas, tu conclusión y
tus argumentos y evidencias que apoyen esa conclusión.
Idealmente, la línea de asunto debe cumplir con dos tareas importantes: 1) interesar
al receptor lo suficiente como para que abra y lea el correo, y 2) dar a entender la
conclusión que deseas que el receptor acepte.
En la mayoría de los casos, la mejor manera para lograr ambas tareas es encapsular
un beneficio (o beneficios) que resultarán de la decisión que deseas que el receptor
tome.

INCORRECTO:
Asunto: El Impacto en la Salud que Genera un Programa de la Aptitud Física
para Empleados

CORRECTO:
Asunto: Cómo podemos reducir el absentismo
 Para terminar, aquí están los dos correos electrónicos:

INCORRECTO:
Para: Jim@Acme.com

Asunto: El Impacto en la Salud que Genera un Programa de la Aptitud Física para

Empleados

Jim,

Como tú sabes, el absentismo de los empleados es generalmente reconocido como un

problema continuo con un fuerte impacto financiero, tanto en nuestra compañía como
en otras compañías de nuestras industrias. Un gimnasio en casa reducirá el absentismo
porque entonces las personas van a querer venir a trabajar más que quedarse en casa y
no se enfermarán tanto. Por consiguiente, deberíamos considerar asignar dinero para
la instalación de un gimnasio en la sede de nuestras instalaciones. Su apoyo para este
proyecto será muy apreciado.

Jill

CORRECTO:
Para: Jim@Acme.com

Asunto: Cómo podemos reducir el absentismo

Jim,

Yo deseo que apruebe la instalación de un gimnasio en casa. Esto podrá:

-Reducir el absentismo. De acuerdo con la encuesta de 1,000 firmas del National Health
Institute, las compañías que poseen un gimnasio en casa experimentan un 20% menos
de absentismo que aquellas a las que les falta dicha instalación.

-Incrementar la productividad en general. Tenemos un 50% más de absentismo que

otras firmas en nuestra industria, por lo que reducir ese número un 20% incrementará
automáticamente nuestra productividad un 10%.

Si usted responde a este correo con su aprobación, empezaré con el proceso.

Jill

En serio, ¿Cuál de los correos TÚ crees que es más seguro que mueva tu agenda
hacía adelante?
Geoffrey James escribe la columna “Sales Source” en la revista Inc.com, el blog orientado a ventas más
visitado en el mundo. Su libro recién publicado es “Ventas de Negocio a Negocio: Palabras de Poder y
Estrategias de los Mejores Expertos en Ventas del Mundo”.